Het meeste halen uit uw gratis CMMS-proefperiode

Een gratis proefperiode kan een belangrijk onderdeel zijn van het vinden van de juiste CMMS-oplossing. Het is uw kans om de software in handen te krijgen, te zien hoe het werkt en te beslissen of het voor u werkt.

Maar het is net als bij de meeste kansen:je moet voorbereid zijn om er het maximale uit te halen.

Waar moet je op letten als het gaat om gratis proefversies en wat zijn de beste manieren om het te vinden?

Hier zijn enkele van de stappen die u kunt nemen om het meeste uit uw gratis proefperiode te halen.

Begin met voorbereiden voordat de proefperiode begint

Het is een goed idee om te beginnen voordat de proef officieel begint. Over het algemeen heb je ongeveer twee weken toegang, wat genoeg tijd is, maar je wilt er niets van verspillen aan het beenwerk dat je eerder had kunnen doen.

Hoe ziet dat beenwerk eruit?

Zorg ervoor dat u een duidelijk idee heeft van wat u met de proef wilt bereiken. Het kan gaan van zo simpel als "Ik wil weten of deze CMMS-softwareoplossing goed is" tot zo complex als een checklist van 100 items die elk aspect van het ontwerp en de toepassing van CMMS-software omvat.

Maak tijd vrij om jezelf een kans te geven om het CMMS te verkennen. Als je al weet dat volgende week vol zit met PM's waarbij de hele bemanning plus externe leveranciers betrokken zijn, en bovendien verwacht je een grote zending onderdelen en materialen die dan moeten worden gesorteerd en zorgvuldig aan je inventaris moeten worden toegevoegd . Ook gaan drie van je beste technici op vakantie...

Elke week is het druk voor onderhoudsafdelingen, vooral als de reden dat u naar moderne CMMS-oplossingen kijkt, is dat u nog steeds worstelt met oude papier- en spreadsheetmethoden. Plan wat tijd in om ervoor te zorgen dat u zoveel mogelijk uit de proefperiode haalt.

Maak tijd vrij voor iemand anders die u ook naar de software wilt kijken, vooral onderhoudstechnici. Het kan zo formeel zijn als een sit-down meeting tot zo informeel als een praatje tijdens de lunch.

In alle sectoren kunnen de mislukkingspercentages voor implementaties oplopen tot 80%, vaak omdat de mensen die de software zouden moeten gebruiken, besluiten dat het te moeilijk is om te leren, dat het alleen maar in de weg staat.

U kunt uzelf helpen dit probleem te voorkomen door er in een vroeg stadium voor te zorgen dat technici aan boord zijn. Door de juiste reactie van hen te krijgen, wordt uw hele CMMS-project een groot succes.

Zorg ervoor dat je contactgegevens hebt van iemand bij de CMMS-provider. Als je al in het stadium bent waarin je een gratis proefperiode doet, is het gegarandeerd dat je op iemands radar staat en dat ze weten hoe ze contact met je kunnen opnemen. Maar zorg ervoor dat je weet hoe je contact met hen kunt opnemen als je vragen hebt tijdens de gratis proefperiode.

Als dat klaar is, kunnen we gaan kijken hoe u uw gratis CMMS-proefperiode kunt maximaliseren zodra deze is gestart.

Denk niet alleen in termen van functies; zoek ook naar het gebruiksgemak van CMMS

Het is verleidelijk om meteen in de functies te duiken, maar er zijn een paar dingen die u eerst moet bekijken.

En de eerste op de lijst is de algehele UX, lay-out en gebruiksgemak.

Open het CMMS op zoveel mogelijk verschillende apparaten, waaronder desktop, tablet en smartphone. Vergelijk hoe het eruit ziet op elk scherm. Is het perfect op desktop, maar druk op mobiel? Is het logischer op de tablet dan op het computerscherm op uw bureau in het onderhoudskantoor?

Waarom is dit van belang? Onthoud dat elk gebruikerstype het CMMS meestal vanaf één apparaat benadert. Dus wanneer de CEO rapporten uitvoert, is dit vanaf de desktop. Maar wanneer technici werkorders controleren en streepjescodes scannen, komt dit via de mobiele onderhoudsapp. Als je beoordeelt hoe goed het CMMS werkt voor een bepaalde gebruiker, zorg er dan voor dat je naar het overeenkomende apparaat kijkt.

Kijk hoeveel je zelf kunt bedenken. Alleen al door naar de software te kijken, waar dingen zich op het scherm bevinden en hoe ze worden gelabeld, hoeveel kun je erachter komen?

Het zou veel moeten zijn. Als een bedrijf zijn software goed ontwerpt, moet dat over het algemeen vanzelfsprekend zijn. Dat betekent niet dat je de software van de ene op de andere dag onder de knie hebt. CMMS-software is niet hetzelfde als game-apps zoals Candy Crush of Tetris die je meestal met vallen en opstaan ​​kunt oppikken. Maar als een CMMS echt gemakkelijk te leren is, moet je vrij snel een goed basisbegrip krijgen.

Focus op de CMMS-functies waarvan u weet dat u ze nodig heeft

Veel software voor onderhoudsbeheer wordt geleverd met lange lijsten met functies, maar u moet zich alleen zorgen maken over de functies die u ooit gaat gebruiken. Het is hetzelfde als het kiezen van een kabelpakket. Het maakt niet uit hoeveel kanalen je krijgt; het maakt uit hoeveel je krijgt dat je wilt kijken. En net als bij kabel zijn moderne softwareoplossingen voor onderhoudsbeheer een abonnementsservice. Het laatste dat u wilt, is betalen voor een heleboel dingen die u nooit gaat gebruiken.

Dit lijkt in eerste instantie misschien een vreemd advies, maar het kan handig zijn om helemaal niet aan functies te denken. Richt u in plaats daarvan op workflows, verzamelingen van gerelateerde functies die samenwerken om u te helpen bij het uitvoeren van onderhoudstaken. Waarom? Want zo gebruiken mensen CMMS-software.

U kunt zich bijvoorbeeld concentreren op deze veelvoorkomende use-case:

1. Een nieuwe on-demand werkorder genereren
2. Wijs het toe aan een onderhoudstechnicus
3. Accepteer de werkorder
4. Voeg wat opmerkingen toe aan de werkbon
5. Sluit het af
6. Bekijk de geschiedenis met behulp van KPI's en rapporten

Nu, in plaats van alleen te weten hoe de functies werken, heb je een idee van hoe het zou zijn om het CMMS elke dag te gebruiken.

Controleer op verschillen tussen de app en desktop

Dit gaat terug naar het proberen een idee te krijgen van hoe de software voor verschillende gebruikers anders werkt. U wilt ook controleren of u geen van de functies mist.

De Hippo CMMS Mobile-app is een perfect voorbeeld. Als je alleen de desktopversie uitprobeert, mis je alle functies van de app.

Waarom zijn er verschillende functies voor verschillende apparaten? Omdat de app rechtstreeks op het mobiele apparaat aanwezig is, kan hij zichzelf rechtstreeks koppelen aan de software en hardware, waardoor er nieuwe functies ontstaan, waaronder:

• Pushmeldingen
• Scannen van streepjescodes
• Spraak-naar-tekst op woordvolgorde
• Offline synchroniseren

Als er alleen functies in de app zijn, neem dan even de tijd om ze te bekijken.

Controleer ook de ondersteuning, bronnen en software-updates van de CMMS-providers

Als je eenmaal de UX en het gebruiksgemak en de lay-out hebt bekeken, kun je kijken naar de functies en hoe deze in workflows zijn ingebouwd.

Zorg ervoor dat u wat tijd besteedt aan het kijken naar het informatiecentrum van de provider. Het maakt niet strikt deel uit van de software, maar het is een belangrijk onderdeel van de algehele gebruikerservaring, en dat is waar je een idee van probeert te krijgen tijdens de gratis proefperiode.

De ontwerpexperts van Apple staan ​​bekend om hun baanbrekende werk op het gebied van gebruikerservaring, dat ze verrassend breed definiëren. Een van hun hoofdontwerpers legde zelfs uit dat gebruikerservaring al uw interacties met het product is, tot en met hoe gemakkelijk het is om uw nieuwe computer van de winkel naar uw auto te dragen. Dus hebben ze de dozen opnieuw ontworpen om ze gemakkelijker te dragen te maken en waarschijnlijker op de achterbank te passen.

Probeer alle ondersteuningstools te bekijken, inclusief

• Bronnen
• Video's
• Functie-tutorials

Snelle samenvatting

Gratis proefversies zijn een geweldige manier om CMMS-software te verkennen en degene te vinden die het beste voor u werkt. De sleutel om het meeste uit de proef te halen, is om voorbereid te zijn. Plan wat tijd voor uzelf en uw team om het CMMS te bekijken.

Focus niet alleen op de functies. Kijk eerst naar de algehele lay-out en het ontwerp. Onthoud dat als het moeilijk te gebruiken is, niemand in uw onderhoudsteam het zal gebruiken. Neem even de tijd om na te denken over een aantal veelvoorkomende use-cases om te testen. Het is logischer om te denken in termen van workflows dan in individuele functies.

Focus niet alleen op de software. Uw gratis proefperiode is een kans om de volledige gebruikerservaring te verkennen, inclusief het bekijken van enkele bronnen.

Volgende stappen

Nu je weet hoe je er het meeste uit kunt halen, is het tijd om je nu aan te melden voor je 14-daagse gratis proefperiode met Hippo CMMS.