Maximaliseer uw CMMS-proefperiode: tips voor een succesvolle evaluatie

Een gratis proefperiode kan een cruciale stap zijn bij het zoeken naar de juiste CMMS-oplossing. Het is uw kans om de software zelf te ervaren, te zien hoe deze werkt en te bepalen of deze bij uw organisatie past.

Net als bij de meeste kansen, geldt ook hier: goed voorbereid is half gewonnen. Wat moet u tijdens een gratis proefperiode precies zoeken en wat is de beste manier om dat te vinden?

Hieronder volgen concrete stappen om het maximum uit uw CMMS-proefperiode te halen.

Begin met voorbereiding vóór de start van de proefperiode

Het is slim om al te beginnen voordat de proefperiode officieel begint. Meestal heeft u ongeveer twee weken toegang – voldoende tijd, mits u deze niet verspilt aan voorbereidende werkzaamheden die u al eerder kunt doen.

Wat houdt die voorbereiding in?

Zorg ervoor dat u een helder beeld heeft van wat u wilt bereiken. Dat kan variëren van een simpele vraag („Is deze CMMS-software goed?“) tot een gedetailleerde checklist van honderd items die elk aspect van de software dekt.

Reserveer tijd om de CMMS te verkennen. Als u al weet dat de komende week vol zit met preventief onderhoud waarbij het hele team en derden betrokken zijn, plus een grote aanvoer materialen die gesorteerd en in de voorraad verwerkt moeten worden, en bovendien drie van uw beste technici op vakantie zijn…

Elke week is druk voor onderhoudsafdelingen, zeker als de reden om naar een modern CMMS te kijken is dat u nog steeds worstelt met papier en spreadsheets. Plan tijd in om zoveel mogelijk uit de proefperiode te halen.

Reserveer ook tijd voor collega's die de software willen bekijken, met name de onderhoudstechnici. Dat kan formeel zijn via een bijeenkomst, of informeel tijdens de lunch.

Onderzoek toont aan dat implementatiefalen in alle sectoren oplopen tot 80%, vaak omdat de eindgebruikers de software te complex vinden of ervaren dat deze hun werk bemoeilijkt.

U kunt dit risico verminderen door er vroeg voor te zorgen dat technici achter de keuze staan. Hun positieve reactie is een sterke voorspeller voor het succes van het hele CMMS-project.

Zorg dat u de contactgegevens van uw aansprechpersoon bij de CMMS-leverancier bij de hand heeft. Als u al in de proeffase zit, weet de leverancier hoe u bereikbaar bent. Maar wéét u ook hoe u hen kunt bereiken bij vragen tijdens de proefperiode?

Met deze voorbereiding klaar, kijken we naar hoe u de proefperiode optimaal kunt benutten zodra deze start.

Kijk niet alleen naar functies, maar ook naar gebruiksgemak

Het is verleidelijk om direct in de functies te duiken, maar er zijn een paar essentiële zaken die u eerst moet controleren.

Allereerst: de algehele gebruikerservaring (UX), lay-out en gebruiksgemak.

Open de CMMS op zoveel mogelijk apparaten: desktop, tablet en smartphone. Vergelijk hoe de interface erop uitziet op elk scherm. Werkt het perfect op desktop, maar is het op mobiel bekneld? Maakt de tablet-versie meer sinn dan de desktop in uw onderhoudskantoor?

Waarom is dit belangrijk? Elke gebruikerstype benadert de CMMS voornamelijk via één apparaat. De CEO draait rapportages op de desktop, maar technici bekijken werkorders en scannen barcodes via de mobiele app. Wanneer u beoordeelt hoe goed de CMMS werkt voor een bepaalde gebruiker, kijk dan naar het passende apparaat.

Test hoeveel u zelf kunt ontdekken. Hoeveel kunt u afleiden uit de indeling, de plaatsing van elementen en de labels?

Dat zou een hoop moeten zijn. Goed ontworpen software is grotendeels zelfverklarend. Dat betekent niet dat u de software in één nacht meester bent – een CMMS is geen spel zoals Candy Crush. Maar als een CMMS echt makkelijk te leren is, moet u snel een goed basisonderrip krijgen.

Focus op de CMMS-functies die u écht nodig hebt

Veel onderhoudssoftware biedt lange functielijsten, maar u moet u alleen richten op wat u daadwerkelijk gaat gebruiken. Het is als het kiezen van een tv-pakket: het aantal kanalen telt niet, wel het aantal kanalen dat u daadwerkelijk kijkt. En net als bij tv, is moderne onderhoudssoftware een abonnementsdienst. Het laatste wat u wilt, is betalen voor functies die u nooit gebruikt.

Dit klinkt misschien tegenintuitief, maar het kan helpen om niet over functies na te denken, maar over werkstromen: verzamelingen gerelateerde functies die samenwerken om een onderhoudstaak uit te voeren. Want zo gebruiken mensen een CMMS.

Neem dit veelvoorkomend scenario:

1. Genereer een nieuwe werkorder op verzoek
2. Wijs deze toe aan een technicus
3. De technicus accepteert de werkorder
4. Voeg opmerkingen toe
5. Sluit de werkorder af
6. Bekijk de historie via KPI's en rapportages

Nu weet u niet alleen hoe de functies werken, maar ook hoe het voelt om de CMMS dagelijks te gebruiken.

Controleer verschillen tussen de app en de desktopversie

Dit sluit aan bij het testen van de ervaring per gebruikerstype. Bovendien wilt u zeker weten dat u geen functies mist.

De Hippo CMMS Mobile-app is een voorbeeld: als u alleen de desktopversie test, mist u alle app-specifieke functies.

Waarom zijn er verschillende functies per apparaat? Omdat de app op het mobiele apparaat draait, kan deze direct koppelen aan hard- en software, wat unieke mogelijkheden oplevert, zoals:

• Pushnotificaties
• Barcode-scannen
• Spraak-naar-tekst voor werkorders
• Offline synchronisatie

Als er functies alleen in de app zitten, neem dan de tijd om deze te testen.

Beoordeel ook de ondersteuning, bronnen en software-updates van de leverancier

Naast UX, gebruiksgemak en lay-out, kijkt u naar de functies en hoe deze in werkstromen passen. Daarna besteedt u tijd aan het resourcecentrum van de leverancier. Dat is niet strikt onderdeel van de software, wel van de totale gebruikerservaring – en dat is wat u tijdens de proefperiode evalueert.

De designexperts bij Apple definiëren gebruikerservaring verrassend breed: alle interacties met het product, tot aan het gemak waarmee u uw nieuwe laptop van de winkel naar de auto draagt. Zij herontwierpen daarom de dozen.

Bekijk de beschikbare ondersteuningsmiddelen, zoals:

• Kennisbank en documentatie
• Instructievideo's
• Functietutorials

Korte samenvatting

Gratis proefperiodes zijn ideaal om CMMS-software te verkennen en de beste keuze te maken. De sleutel is voorbereiding. Plan tijd in voor uzelf en uw team.

Focus niet alleen op functies. Kijk eerst naar lay-out en ontwerp. Als het moeilijk te bedienen is, zal uw team het niet gebruiken. Test veelvoorkomende use cases – werkstromen zijn belangrijker dan losse functies.

Kijk niet alleen naar de software. De proefperiode is uw kans om de gehele gebruikerservaring te evalueren, inclusief de beschikbare bronnen.

Volgende stappen

Nu u weet hoe u het meeste uit de proefperiode haalt, is het tijd om u aan te melden voor de 14-daagse gratis proefperiode van Hippo CMMS.