Zijn gratis CMMS-oplossingen echt kosteloos? Ontdek de waarheid

Wie houdt niet van het woord gratis? Meeste mensen grijpen de kans om geld te besparen, laat staan iets van waarde voor geen enkele kost te krijgen.

Hoe zit het met gratis CMMS-software? Stel u voor uw hele werkplek te revolutioneren met softwaretools die beloven preventief onderhoud, apparatuur en activa, werkorders, voorraad, technici en aannemers te automatiseren en te beheren.

Heb ik uw aandacht? Laten we dieper graven in wat gratis CMMS-software (ook bekend als EAM-software) echt is en zien of het zinvol is.

Gratis CMMS-software

Laten we een paar seconden onderzoek doen. Wat ziet u als u "Gratis CMMS-software" in Google intypt? Kijk goed naar de top 10 zoekresultaten. De meeste websites die opduiken bieden eigenlijk een Gratis Proefperiode aan en geen gratis softwarediensten.

De paar die daadwerkelijk gratis CMMS-software aanbieden, komen met zeer basale functionaliteit of met beperkingen op gebruik wat uiteindelijk het doel van het gebruik van een CMMS in de eerste plaats ondermijnt. Als uw onderhoudsafdeling gemiddeld 50-100 werkorders per maand verwerkt en de gratis software u alleen toestaat 20 te verwerken, is de gratis software niet zo nuttig.

Hetzelfde geldt voor gratis applicaties die gebruikers beperken tot het aantal activa of apparatuur. Als u slechts 10 activa mag hebben, maar meer dan 50 wilt bijhouden, daalt de waarde.

Een andere belangrijke overweging die bijna altijd over het hoofd wordt gezien, is de totale eigendomskost (TCO) en is het echte doel van dit artikel. We hopen om onderhouds- en faciliteitsprofessionals bewust te maken van het concept van TCO en dat te laten meewegen als en wanneer ze zoeken naar een onderhoudsbeheersoftwaresysteem.

Terwijl het idee van gratis super aantrekkelijk is aanvankelijk, is het TCO waar we echt over nadenken moeten.

Totale eigendomskost (TCO)

TCO kan eenvoudig worden uitgelegd door een scenario dat de meesten van ons bekend zijn – "een huis kopen en bezitten".

TCO omvat niet alleen de kost van het huis, maar ook het onderhoud betrokken bij toekomstige reparaties, onderhoud, tijd, rekeningen en anders..

Nu laten we dit toepassen op CMMS-software.

Een onderhoudsmanager van een productiefabriek is verantwoordelijk voor het onderhouden van productiemachines en de mechanische, elektrische en sanitiaire apparatuur van de faciliteit. De onderhoudsmanager heeft de volgende opties:

1. Blijf bij de status quo en vertrouw op handmatige methoden en interne middelen (arbeid) om de onderhoudsoperaties te beheren. De status quo omvat geen extra directe kosten
2. Gaat voor een "gratis" CMMS dat aan de minimumvereisten voldoet en een fractie van de werkeisen ondersteunt. Maar toch, wat automatisering in plaats heeft.
3. Besteed een maand, onderzoek een paar solide CMMS-software en implementeer een oplossing die een goede past is voor de onderhoudsafdeling van de productiefabriek. Dit zou iets zijn dat aan de behoeften van het bedrijf voldoet maar betaald is.

Wanneer organisaties kiezen om te vertrouwen op interne bronnen (Excel, in-house ontwikkeld programma van IT, papier-gebaseerde systemen) alleen of kiezen voor een gratis CMMS-software, faalt men meest vaak om TCO te overwegen.

TCO omvat dergelijke variabelen als:

• Projectmanagement
• Databasemanagement
• Serveronderhoud
• Firewall
• Beveiliging
• Training en onboarding
• Helpdesk-middelen

Al het bovenstaande omvat tijd, mensen en andere middelen, wat uiteindelijk optelt tot kosten.

Gratis CMMS worden vaak geïnstalleerd of gedownload of bedrijven zoeken ook vaak naar on-premise systemen om lopende abonnementskosten te vermijden. Wat ze niet overwegen is wat SaaS (software as a service) implementatiemodellen in het jaarlijks of maandelijks bedrag bundelen.

Meest web-gebaseerde CMMS-software omvat updates, technische ondersteuning, een bepaald niveau van consultancy, hosting, data back-ups en meer. Deze voordelen kunnen op een hoop geld oplopen en zijn vaak essentieel.

Bekijk Software Advice's TCO-calculator om CMMS-softwarekosten te berekenen en On-premise vs Software as a Service te vergelijken voor een nader kijk op deze verborgen kosten.

Waarom kiezen voor een CMMS waar u voor betaalt?

Natuurlijk willen wij bij Hippo CMMS een case maken voor het betalen van abonnementskosten voor een CMMS. Eerlijk gezegd, als het zinvol is om voor een gratis systeem te gaan, zijn we allemaal voor en steunen we het idee.

Maar als uw bedrijf een kantelpunt heeft bereikt, de noodzaak voor onderhoudsbeheersoftware erkent, dan is de operatie groot genoeg dat de meeste gratis CMMS-opties niet zullen hebben wat er nodig is.

Al meer dan een decennium in het CMMS-bedrijf geweest, verbijstert het ons waarom organisaties kostbare tijd en middelen verspillen op het zoeken naar een 'gratis CMMS-software'.

Verantwoordelijkheid

Een CMMS komt met een geautomatiseerde service die zich verzorgd om alles, van dagelijkse kalenderalerts tot machinebeheer tot voorraaduates.

Verantwoordelijk zijn voor alle aspecten en gebeurtenissen in een faciliteit is complex en een betrouwbare CMMS-software zorgt ervoor dat alle werk en activa worden gelogd en faciliteits- en onderhoudsmanagers, technici en aannemers verantwoordelijk houdt.

Minder dingen vallen door de mazen en het eindresultaat is een efficiënter draaiende faciliteit.

Experts tot uw beschikking 24/7

CMMS-software-experts spreken CMMS 24/7. Zou u uw faciliteit liever laten beheren door experts die de in- en uitwendige kennis van apparatuur- en faciliteitsbeheer hebben of door projectmanagers die tegelijkertijd aan diverse andere bedrijfsvereisten zouden voldoen?

Het is de ervaring die CMMS-software-experts aan tafel brengen samen met het leveren van software die de manier verbetert waarop faciliteiten opereren. Betalen voor een CMMS stelt de experts in staat om hun ervaring van werken over veel bedrijven en sectoren in te brengen, wat garandeert dat best practices voor activaunderhoudsbeheer worden gevolgd.

Betaalbaarheid

Terwijl het verleidelijk kan zijn om voor "gratis CMMS-software" te gaan, wat veel bedrijven niet realiseren is dat de kosten voor het abonneren op betaalde CMMS aanzienlijk zijn gedaald, en veel minder is dan traditionele on-premise implementaties.

We adviseren om de diverse CMMS-prijzen te herbezoeken als u de afgelopen 2 jaar niet naar gekeken hebt. Als geld een kwestie is, zult u aangenaam verrast zijn met enkele van de abonnementskosten.

Feitelijk staan de meeste CMMS-softwarebedrijven een "probeer en koop" toe, wat gebruikers in staat stelt de software te ervaren voordat ze in het investeren.

Gebruikerskosten kunnen zo laag zijn als $45 USD/maand voor entry-level pakketten en sommigen bieden onbeperkte gebruikers als een economische optie voor grotere afdelingen.

CMMS-licentiekosten zijn niet zo duur als u rondkijkt en wanneer u de service, ondersteuning en andere voordelen die erin gebundeld zijn, overweegt.

Aanpasbaarheid

Een van de sleutelvoordelen van een solide CMMS is de mogelijkheid voor gebruikers om het aan te passen aan hun specifieke operationele onderhoudsvereisten. Dit is vaak niet het geval met gratis CMMS-software.

Gratis software is meestal "out of the box" en zeer beperkt in aanpassingsfuncties. Door voor een gratis optie te gaan, gaat u de mogelijkheid voorbij om tijdige e-mailalerts en notificaties, unieke gebruikersinterface-ontwerp, aangepaste en verplichte velden, rapporten, en gebruikersrollen en -rechten te hebben.

Betaalde CMMS-software aan de andere kant omvat de bovenstaande aanpassingsfuncties en vaak meer; integratiemogelijkheden, barcodescanning, interactieve kaarten en vloerplannen, preventief onderhoud onder vele anderen.

Deze functies betalen zich uit op de lange termijn door faciliteitsoperaties te stroomlijnen en te verbeteren.

Om te concluderen, om de vraag te beantwoorden, "Is gratis CMMS-software echt gratis?", laten we u beslissen. Op de korte termijn kan het verleidelijk zijn om voor gratis CMMS-software te gaan, maar op de lange termijn is de Totale Eigendomskost minder?