Is gratis CMMS-software echt gratis?

Wie houdt er niet van het woord gratis? De meeste mensen grijpen de kans om geld te besparen, laat staan ​​iets van waarde te krijgen zonder enige kosten aan.

Wat dacht je van gratis CMMS-software? Stelt u zich eens voor dat u uw hele werkplek radicaal verandert met softwaretools die beloven preventief onderhoud, apparatuur en bedrijfsmiddelen, werkorders, inventaris, technici en aannemers te automatiseren en te beheren.

Heb ik je aandacht? Laten we dieper ingaan op wat gratis CMMS-software (ook bekend als EAM-software) werkelijk is en kijken of het zinvol is.

Gratis CMMS-software

Laten we een paar seconden de tijd nemen en wat onderzoek doen. Wat zie je als je gratis CMMS-software intypt op Google? Kijk eens goed naar de top 10 zoekresultaten. De meeste websites die worden weergegeven, bieden echt een gratis proefversie aan en geen gratis softwareservices.

De weinigen die wel gratis CMMS-software aanbieden, worden geleverd met zeer basisfunctionaliteit of met gebruiksbeperkingen die uiteindelijk het doel van het gebruik van een CMMS tenietdoen. Als uw onderhoudsafdeling gemiddeld 50-100 werkorders per maand verwerkt en u kunt er met de gratis software slechts 20 verwerken, dan is de gratis software niet zo handig.

Hetzelfde geldt voor gratis applicaties die gebruikers beperken tot het aantal activa of apparatuur. Als u slechts 10 activa mag gebruiken, maar er meer dan 50 heeft die u wilt bijhouden, neemt de waarde af.

Een andere belangrijke overweging die bijna altijd over het hoofd wordt gezien, zijn de totale eigendomskosten (TCO) en is het echte doel van dit artikel. We hopen onderhouds- en facilitaire professionals bewust te maken van het concept van TCO en daar rekening mee te houden bij het zoeken naar een onderhoudsbeheersoftwaresysteem.

Hoewel het idee van gratis in eerste instantie super aanlokkelijk lijkt, is het de TCO waar we echt over moeten nadenken.

Totale eigendomskosten (TCO)

TCO kan eenvoudig worden uitgelegd aan de hand van een scenario dat de meesten van ons kennen - "een huis kopen en bezitten".

TCO omvat niet alleen de kosten van het huis, maar ook het onderhoud dat nodig is voor toekomstige reparaties, onderhoud, tijd, rekeningen en andere...

Laten we dit nu toepassen op CMMS-software.

Een onderhoudsmanager van een fabriek is verantwoordelijk voor het onderhoud van de productiemachines en de mechanische, elektrische en sanitaire uitrusting van de faciliteit. De onderhoudsmanager heeft de volgende mogelijkheden:

1. Ga met de status-quo mee en vertrouw op handmatige methoden en interne middelen (arbeid) om de onderhoudsactiviteiten te beheren. De status-quo brengt geen extra directe kosten met zich mee
2. Gebruik een "gratis" CMMS dat aan de absolute minimumvereisten voldoet en een fractie van de werkvereisten ondersteunt. Maar toch, zorg voor wat automatisering.
3. Breng een maand door, onderzoek een paar solide CMMS-software en implementeer een oplossing die goed past bij de onderhoudsafdeling van de fabriek. Dit zou iets zijn dat voldoet aan de behoeften van het bedrijf, maar waarvoor betaald wordt.

Wanneer organisaties ervoor kiezen om alleen te vertrouwen op interne middelen (in eigen beheer ontwikkeld programma van IT, papieren systemen) of meestal kiezen voor gratis CMMS-software, houden ze geen rekening met TCO .

TCO omvat variabelen als:

• Projectbeheer
• Databasebeheer
• Serveronderhoud
• Firewall
• Beveiliging
• Training en introductie
• Helpdeskbronnen

Al het bovenstaande kost tijd, mensen en andere middelen, die uiteindelijk kosten met zich meebrengen.

Gratis CMMS is vaak geïnstalleerd of kan worden gedownload of bedrijven zoeken vaak ook naar systemen op locatie om te voorkomen dat ze doorlopende abonnementskosten moeten betalen. Waar ze geen rekening mee houden, is wat SaaS-implementatiemodellen (software als een service) bundelen in de jaarlijkse of maandelijkse vergoeding.

Meestal omvat webgebaseerde CMMS-software updates, technische ondersteuning, een bepaald niveau van advies, hosting, gegevensback-ups en meer. Deze voordelen kunnen oplopen tot veel geld en zijn meestal essentieel.

Bekijk de TCO-calculator van Software Advice om de kosten van CMMS-software te berekenen en vergelijk On-premise versus Software as a Service om deze verborgen kosten nader te bekijken.

Waarom kiezen voor een CMMS waarvoor u betaalt?

Uiteraard willen wij bij Hippo CMMS een pleidooi houden voor het betalen van abonnementskosten voor een CMMS. Eerlijk gezegd, als het logisch is om voor een gratis systeem te gaan, zijn we er allemaal voor en steunen we het idee.

Maar als uw bedrijf een keerpunt heeft bereikt en de noodzaak van onderhoudsbeheersoftware erkent, dan is de operatie groot genoeg dat de meeste gratis CMMS-opties niet zullen hebben wat nodig is.

We zijn al meer dan tien jaar actief in de CMMS-business en het verbijstert ons waarom organisaties kostbare tijd en middelen verspillen aan het zoeken naar 'gratis cmms-software'.

Verantwoordelijkheid

Een CMMS wordt geleverd met een geautomatiseerde service die alles regelt, van dagelijkse agendawaarschuwingen tot apparatuurbeheer tot voorraadupdates.

Verantwoordelijk zijn voor alle aspecten en gebeurtenissen in een faciliteit is complex en het hebben van betrouwbare CMMS-software zorgt ervoor dat alle werkzaamheden en activa worden geregistreerd en dat facility- en onderhoudsmanagers, technici en aannemers verantwoordelijk worden gehouden.

Er vallen minder dingen tussen de oren en het eindresultaat is een efficiënter beheerde faciliteit.

Deskundigen tot uw dienst 24*7

CMMS-software-experts spreken CMMS 24*7. Wilt u liever dat uw faciliteit wordt beheerd door experts die de ins en outs van apparatuur en facility management kennen of door projectmanagers die tegelijkertijd aan verschillende andere bedrijfsvereisten zouden voldoen?

Het is de ervaring die CMMS-software-experts ter tafel brengen, samen met het leveren van software die de manier waarop faciliteiten werken verbetert. Door te betalen voor een CMMS kunnen de experts hun ervaring met het werken in veel bedrijven en sectoren inbrengen, zodat de best practices voor beheer van activa worden gevolgd.

Betaalbaarheid

Hoewel het misschien verleidelijk is om voor "gratis cmms-software" te gaan, realiseren veel bedrijven zich niet dat de kosten voor een abonnement op betaald CMMS aanzienlijk zijn gedaald en veel lager zijn dan bij traditionele implementaties op locatie.

We raden aan om verschillende CMMS-prijzen opnieuw te bekijken als je er de afgelopen 2 jaar niet naar hebt gekeken. Als geld een probleem is, zult u aangenaam verrast zijn met een deel van de abonnementskosten.

In feite staan ​​de meeste CMMS-softwarebedrijven een "try and buy" toe, zodat gebruikers de software kunnen ervaren voordat ze erin investeren.

Gebruikerskosten kunnen zo laag zijn als $ 45 USD/maand voor instappakketten en sommige bieden onbeperkte gebruikers als een voordelige optie voor grotere afdelingen.

CMMS-licentiekosten zijn niet zo duur als je rondkijkt en als je kijkt naar de service, ondersteuning en andere voordelen die erin zijn gebundeld.

Aanpassing

Een van de belangrijkste voordelen van een solide CMMS is de mogelijkheid voor gebruikers om het aan te passen aan hun specifieke operationele onderhoudsvereisten. Bij gratis CMMS-software is dit vaak niet het geval.

Gratis software is meestal kant-en-klaar en zeer beperkt in aanpassingsfuncties. Als u kiest voor een gratis optie, mist u de mogelijkheid om tijdige e-mailwaarschuwingen en -meldingen, een uniek ontwerp van de gebruikersinterface, aangepaste en verplichte velden, rapporten en gebruikersrollen en -machtigingen te krijgen.

Betaald voor CMMS-software daarentegen bevat de bovenstaande aanpassingsfuncties en vaak meer; integratiemogelijkheden, barcodescanning, interactieve kaarten en plattegronden, preventief onderhoud en vele andere.

Deze functies werpen uiteindelijk hun vruchten af ​​door het stroomlijnen en verbeteren van de activiteiten van de faciliteiten.

Tot slot, om de vraag te beantwoorden:"Is gratis CMMS-software echt gratis?", laten we u beslissen. Op korte termijn kan het verleidelijk zijn om voor gratis CMMS-software te gaan, maar op de lange termijn is de Total Cost of Ownership lager?