Vergelijk de prijzen van CMMS-software en kies de beste voor uw bedrijf

Navigeren door de wereld van Computerized Maintenance Management Software (CMMS) kan verwarrend en ook een beetje intimiderend zijn. Om te beginnen is er een groot aantal leveranciers. Nu de CMMS-industrie zijn snelle groeicurve voortzet, kan het echter moeilijk zijn om het werkelijke aantal onderhoudsbeheerbedrijven vast te stellen. Maar om u een idee te geven van waar potentiële kopers van CMMS-software mee te maken kunnen krijgen, leverde een snelle Google-zoekopdracht op de term 'CMMS-softwareleveranciers' op het moment van schrijven 242.000 resultaten op. Het is niet verwonderlijk dat het een uitdaging kan zijn om de prijzen van CMMS-software te vergelijken en er een te vinden die bij uw bedrijf past. Hier zijn enkele dingen waarmee u rekening moet houden bij het zoeken naar een CMMS binnen uw budget:

Wat is geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware?

Een goed uitgangspunt is om samen te vatten wat CMMS-software is. In wezen kunnen de systemen het best worden omschreven als zeer geavanceerde softwareprogramma's die gebruik maken van duizenden datapunten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een individueel apparaat. De huidige CMMS-systemen bieden bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben. Consistent en gepast gebruik van de CMMS-software heeft geleid tot een langere levensduur van de apparatuur, een betere organisatie, een beter tijdbeheer en een beter arbeidsgebruik en uiteindelijk tot lagere operationele kosten en hogere bedrijfswinsten.

Bepaal uw behoeften

Het heeft geen zin om uw zoektocht naar CMMS-software voort te zetten voordat u eerst hebt bepaald wat uw behoeften zijn bij het aanschaffen van een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem. Begin met het verzamelen van feedback van uw onderhoudspersoneel over de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd bij het gebruik van uw huidige onderhoudsvolgsysteem en overweeg wat nodig is om deze te overwinnen. Enkele van de meest gevraagde functies zijn:

• Maandelijkse of driemaandelijkse reparatiekosten voor onderhoud bijhouden
• Stilstand van apparatuur verminderen met tools voor preventief onderhoud
• De behoefte aan papier elimineren
• Eenvoudig werkorderbeheer en werkorderaanvraagformulieren
• Mogelijkheid om werkorders te verwerken met mobiele apparaten
• Methode voor het volgen van de locatie van apparatuur en onderdelen
• Kalendersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten
• De communicatie tussen teamleden en het hogere management verbeteren
• Mobiele toegang
• Het vermogen van de software om te veranderen en uit te breiden als de bedrijfsbehoeften veranderen

Als u hier rekening mee houdt, samen met andere functies die u misschien wilt hebben, kunt u een lijst maken met functies waarnaar u in uw CMMS-oplossing moet zoeken. Het spreekt vanzelf dat hoe meer functies een CMMS-systeem heeft, hoe duurder het meestal is.

Inzicht in verschillende CMMS-software-indelingen

Om niet in de val te lopen van het vergelijken van "appels en peren" bij het vergelijken van CMMS-softwareprijzen, is het belangrijk om te beseffen dat de software beschikbaar is in twee verschillende formaten; op locatie en in de cloud. Deze verschillen zijn belangrijk omdat cloudgebaseerde systemen afhankelijk zijn van de leverancier die gegevens op zijn eigen servers (d.w.z. in de cloud) host, terwijl on-premise systemen vereisen dat een bedrijf zijn gegevens op zijn eigen apparatuur, ter plaatse, installeert en host. De eerste is afhankelijk van de leverancier die het systeem onderhoudt, terwijl de laatste het interne onderhoud van de systeemsoftware en -hardware moet gebruiken door zijn eigen IT-specialist.

Er zijn voor- en nadelen aan elk CMMS-softwareplatform. Veel klanten vinden cloudgebaseerde CMMS'en aantrekkelijker om twee belangrijke redenen:lagere kosten en geen onderhoud. Aan de andere kant geven vele anderen de voorkeur aan systemen op locatie omdat ze onderhoudsmanagers volledige controle en aanpasbaarheid van hun gegevens en het systeem bieden. Systeembeheerders op locatie kunnen bijvoorbeeld hun systeemonderhoud en upgrades plannen op basis van hun eigen planning en niet volgens die van cloudgebaseerde leveranciers. Een ander verschil is dat cloudgebaseerde platforms mobiele toegankelijkheid bieden, terwijl platforms op de site dat niet doen. Bij het vergelijken van CMMS-softwareprijzen is een laatste onderscheid tussen de twee formaten een aanzienlijk kostenverschil met lokale platforms die veel hogere initiële kosten met zich meebrengen.

Kosten

Een vergelijking van de prijzen van CMMS-software moet rekening houden met de verschillen in functie- en serviceopties, naast de kostenverschillen in systeemplatforms. Zoals eerder gesuggereerd, zijn platforms op locatie duurder; in feite hebben ze de neiging om drie keer meer te draaien dan de jaarlijkse licentievergoeding van webgebaseerde systemen. Deze kosten vooraf zijn echter een eenmalige betaling, aangezien er geen extra systeemkosten zijn. Hoewel de initiële kosten voor een cloudgebaseerd systeem lager zijn, zijn de langetermijnkosten die gepaard gaan met licentiekosten in de loop van de tijd hoger (d.w.z. jaarlijkse abonnements-/licentiekosten geschat op $ 1500 per jaar voor een kleine onderhoudsafdeling). Toch zijn er verbonden en/of lopende kosten met on-premise systemen, waarbij de initiële kosten buiten beschouwing worden gelaten. Voor CMMS-platforms op locatie zijn bijvoorbeeld hardware, firewalls en antivirussoftware nodig, evenals een IT-medewerker die alle aspecten van het functioneren van het systeem onderhoudt en beheert, inclusief installatie, gegevensinvoer, upgrades, beveiliging en training van het personeel. Cloudgebaseerde CMMS'en vereisen geen extra kosten, aangezien systeemondersteuning alle software-updates, systeemupgrades, beveiliging en technische ondersteuning omvat.

Afgezien van systeembewerkingen, zijn er enkele optionele extra CMMS-kosten verbonden aan CMMS-software, zoals interne gegevensinvoer en online tutorials voor onboarding van personeel. Sommige leveranciers bundelen deze in hun jaarlijkse licentiekosten, maar deze systemen zijn meestal duurder dan standaard CMMS'en. Veel leveranciers bieden ook on-site inventarisaudits en onboarding van personeel aan, opnieuw tegen een meerprijs. Zoals eerder opgemerkt, hoe meer opties er worden geselecteerd op beide onderhoudsbeheerplatforms, hoe duurder ze zullen zijn. Als laatste waarschuwing:zorg ervoor dat u bij het informeren naar een cloudgebaseerd systeem bepaalt of prijsopgaven zijn gebaseerd op betalen per gebruiker, betalen per module (d.w.z. preventief onderhoud, voorraadbeheer), betalen per werkorder of op vergoedingen gebaseerd tegen een eenmalige licentievergoeding. Er zijn aanzienlijke kostenverschillen tussen deze verschillende prijsschema's.

Conclusie

Om de prijzen van CMMS-software nauwkeurig te vergelijken, moet u de bottom line kennen. Omdat niet alle CMMS-software hetzelfde is en omdat CMMS-leveranciers systemen doorgaans in pakketten verkopen, moeten deze factoren in gedachten worden gehouden. Stem de totale kosten van CMMS-softwaresystemen zorgvuldig af op uw voorkeursfuncties, uw gewenste formaat, toegevoegde optionele services zoals onboarding en implementatie en stem deze tot slot af op uw budget. Zorgvuldig onderzoek, gevolgd door discussies met leveranciers, zal ervoor zorgen dat uw uiteindelijke selectie de juiste keuze is voor uw bedrijf.