Verhoog de efficiëntie van uw non-profitorganisatie met CMMS-software

Wanneer elke euro afkomstig is van donaties, bestaat er constante druk om kosten te verlagen. Non-profitorganisaties maken daardoor vaak besparingen op gebieden die niet direct gerelateerd zijn aan de kernactiviteiten – zoals onderhoud. Helaas kan dit de kosten in de lange termijn doen stijgen, omdat constant reactief onderhoud en onorganisatie waardevolle tijd van vrijwilligers of medewerkers kosten. Met continue uitval en zonder middelen om deze op te lossen, wordt uw non-profit minder effectief en kan de focus op de kernmissie verloren gaan.

De uitdagingen van het runnen van een non-profit

Faciliteiten onderhouden terwijl de kosten laag blijven, is voor veel organisaties een uitdaging, maar de aard van non-profitwerk maakt het nog lastiger. Kleine non-profits hebben vaak geen fulltime onderhoudsmanager, en die er wel hebben, laten vaak vrijwilligers het grootste deel van het onderhoud en reparaties uitvoeren. Aanwezigheid is onvoorspelbaar, en er zijn niet altijd voldoende mensen om onderhoudstaken af te ronden – niet te spreken over de moeilijkheid om vrijwilligers met de juiste vaardigheden voor reparaties te vinden.

Communicatie over wat er gedaan moet worden is eveneens problematisch, omdat iemand die een of twee keer per week komt, niet alle onderhoudsbehoeftes begrijpt. Als iets kapotgaat en u slechts een of twee vrijwilligers hebt die weten hoe het opgelost moet worden, is er misschien niemand beschikbaar; u moet dan wachten tot hun volgende vrijwilligersdag of een externe aannemer zoeken.

Veel non-profits gebruiken oud, gedoneerd materiaal dat vaker defect gaat, en hun faciliteiten zijn mogelijk niet in goede staat, wat meer onderhoud vereist dan nieuwe gebouwen. Maar met onvoorspelbare budgetbeperkingen bestaat altijd de verleiding om onderhoudstaken zo lang mogelijk uit te stellen.

Hoewel subsidies en donatiecampagnes helpen bij de financiering van belangrijke non-profitprogramma's, zijn deze middelen meestal toegewijd aan één project en mogen niet gebruikt worden voor faciliteitsreparatie of -onderhoud. Kortom: u bent afhankelijk van onervaren (en soms onbetrouwbare) vrijwilligers om verouderde apparatuur en faciliteiten te onderhouden op een krap budget.

Wat is CMMS-software?

Een Computerized Maintenance Management System (CMMS) is software die alle aspecten van uw onderhoudstaken stroomlijnt. Het maakt het eenvoudiger om:

• Onderhoudstaken te plannen en automatiseren op een digitale kalender
• Een simpele werkorder-aanvraagportaal te bieden voor cliënten, medewerkers en vrijwilligers
• Werkorders te volgen en aan te maken onderweg via een mobiele CMMS-app
• Geplande werkorders voor externe leveranciers te genereren
• Prestaties van apparatuur en werknemers te monitoren en rapporten te genereren

"Zonder software gedwongen onderhoudspersoneel om te werken met handmatige methoden, zoals papieren werkorders of spreadsheets en kalenders," zegt Taylor Short, CMMS-marktonderzoeker bij Software Advice, een website die CMMS-software en andere bedrijfssoftware vergelijkt en beoordeelt.

CMMS wordt gebruikt door iedereen – van kleine bedrijven tot multinationale ondernemingen – maar de complexiteit van sommige onderhoudsbeheersoftware kan het onpraktisch maken voor de meeste non-profits. Hippo CMMS is ontworpen om voldoende gebruiksvriendelijk te zijn voor de kleinste non-profit, maar functierijk genoeg voor grote organisaties met complexe behoeften.

Organiseert u fondsverwervings- of persgebeurtenissen op uw locatie?

Ongeacht hoe chaotisch het achter de schermen ook is, uw organisatie moet er perfect uitzien tijdens een fondsverzamelings- of media-evenement. Het gebouw moet keurig zijn, het klimaat gecontroleerd, en eventuele onzichtbare schade aan de faciliteiten moet hersteld zijn.

Daarnaast moet u misschien een AV-systeem of andere zelden gebruikte apparatuur opzetten om uw gasten te verteren en informeren. Een ontbrekende microfoonkabel of een doorbrande zekering kan het verschil betekenen tussen een effectieve openingsrede die donoren imponeren, en een fiasco dat hen twijfelachtig maakt over hun steun.

Hippo's On Demand Work Order Management Software helpt u ervoor te zorgen dat alle reparatie- en opzettaakken voltooid zijn vóór het grote evenement. U kunt het hulpmiddel gebruiken om medewerkers, vrijwilligers, onderhoudsmanagers en externe technici te verbinden. Iedereen die u toevoegt, kan onderhoudsaanvragen indienen wanneer nodig, wat de onderhoudsmanager direct op de hoogte stelt.

De manager kan vervolgens elke taak toewijzen aan een vrijwilliger of externe aannemer, categoriseren, de prioriteit markeren en andere relevante details toevoegen. Managers hebben ook toegang tot diepgaande rapportages om voltooide werkorders te volgen of achterstallige projecten te ontdekken.

Omdat Hippo CMMS vanaf elk apparaat werkt, kan iedereen met toegang tot het systeem in uw organisatie werkorders bijwerken. Dat betekent dat u weet dat de PA is opgezet en de vergaderruimte is schoongemaakt, in plaats van te ontdekken dat de microfoon niet werkt wanneer het te laat is om er nog iets aan te doen.

Beheert u meerdere locaties?

Kleine non-profits kunnen draaien op goed leiderschap en een paar toegewijde vrijwilligers. Werken over meerdere locaties verhoogt de complexiteit van faciliteitsbeheer en gebouwonderhoud echter drastisch.

Logistiek wordt lastiger. U kunt niet vertrouwen op mond-tot-mond-oor of het beheren van werkorders met papier, omdat informatie niet betrouwbaar stroomt van het ene gebouw naar het andere. Gereedschap dat u in het ene gebouw neerlegt, komt in het andere terecht, omdat medewerkers of vrijwilligers het lenen voor nodige reparaties. Zonder gecentraliseerd systeem wordt rapporteren over onderhoudsvoortgang over alle faciliteiten tijdrovender.

Deze gebrek aan organisatie blijft vaak onopgemerkt tot er een noodgeval is. De riolering breekt in het nieuwe gebouw, of de stroom valt uit, en u realiseert u dat u niet weet welke onderdelen op voorraad zijn. U kunt hopen dat uw gereedschap nog daar is waar u het laatst zag, of geld uitgeven aan een spoedinkoop bij de bouwmarkt.

Hippo CMMS-software elimineert de stress van het onderhouden van meerdere locaties. Ons asset- en apparatuuronderhoudsbeheersysteem stelt u in staat om al uw apparatuur vanuit een vloerplan te bekijken en slaat afbeeldingen, O&M-handleidingen en andere cruciale informatie op, zodat vrijwilligers, werknemers en externe aannemers altijd belangrijke documenten bij de hand hebben. U kunt zelfs voorraadvraagmeldingen instellen om bij te vullen wanneer onderdelen laag lopen, en regelmatig onderhoud plannen voor CV-ketels, waterverwarmers, en alles wat consistente afstellingen vereist.

Biedt u gezondheidszorgdiensten aan?

Wanneer gezondheidszorg betrokken is, kunnen kleine fouten drastische gevolgen hebben. Of u nu werkt in een groot non-profitziekenhuis of een kleine, gratis polikliniek, het schoon en in goede staat houden van de faciliteiten en apparatuur maakt een groot verschil in de kwaliteit van de patiëntenzorg die uw personeel levert.

Daarnaast zijn onderhoudsprocedures in de gezondheidszorg complexer. Er zijn specifieke regels voor hoe en wanneer faciliteiten gereinigd moeten worden, en strikte toegangscontrolebeleid, wat onderhoudsplanning bemoeilijkt. Gespecialiseerde apparatuur zoals MRI-scanners moet op consistente basis onderhouden worden, wat externe technici vereist. En bovenop al dat moet u nog steeds al het reguliere gebouw- en faciliteitsonderhoud doen.

Hippo CMMS-software biedt onderhoudsbeheersoplossingen voor gezondheidszorg en ziekenhuizen voor organisaties van elke omvang. Het is schaalbaar en komt met onbeperkte gebruikers, zodat u iedereen die het nodig heeft het juiste toegangsniveau kunt geven – van de hoofdadministrateur tot technici die alleen komen wanneer een gespecialiseerde reparatie nodig is.

Dokters, verpleegkundigen en ander personeel kunnen werkverzoeken indienen bij de onderhoudsmanager, die ze kan prioriteren en toewijzen aan schoonmaakpersoneel, aannemers of externe technici in realtime. Managers kunnen de software ook instellen om automatisch takenlijsten van preventieve onderhoudsactiviteiten aan te maken, die werknemers op draagbare apparaten kunnen ontvangen en bijwerken.

Omdat de software aannemersinformatie organiseert en opslaat, is het eenvoudig om gespecialiseerd preventief onderhoud bij te houden. Of u nu de vloeren morgen moet schrobben of de röntgenapparatuur over 6 maanden door een externe technicus moet laten serviceeren, Hippo CMMS stuurt de werkorder automatisch uit en volgt deze op.

Zijn de activa in uw faciliteit onvervangbaar?

De rustige, reflecterende sfeer van een galerie of museum lijkt wellicht het polaire tegenovergestelde van een drukke gezondheidszorginstelling, maar beide vereisen zorgvuldige aandacht van onderhoudspersoneel. Benodigd onderhoud aan het klimaatbeheersysteem verwaarlozen, en u kunt een onbetaalbare schilderij of cultureel artefact beschadigen. Het verkeerde reinigingsmiddel gebruiken, en u kunt een unieke antique vernietigen.

Hippo CMMS-software verlaagt de kans op menselijke fouten. Werkorders worden niet doorgegeven via mond-tot-mond-oor of op papier gekrabbeld – ze worden gelogd en gevolgd in software, met zoveel details als nodig. Preventieve onderhoudswerkorders bevatten stapsgewijze takenlijsten, wat een gestandaardiseerde aanpak van elke werkorder garandeert.

Dat is geen triviaal verschil; het zou onpraktisch zijn om een schoonmaakploeg met een binder vol specifieke instructies voor elk item of sectie van een kwetsbare collectie te sturen. Met Hippo is het echter eenvoudig. Elke werknemer ontvangt individuele werkorders op hun smartphone of tablet, met speciale zorginstructies voor elke taak. Met meer verantwoordelijkheid en informatie kunt u er zeker van zijn dat elk lid van uw onderhoudspersoneel de werken met de zorg behandelt die ze verdienen.

Heeft u moeite om bij codes of inspecties te blijven?

Als u in de VS opereert, bent u waarschijnlijk al verantwoordelijk voor OSHA- en arbeidswetten. Er zijn ook bouwveiligheidscodes te volgen – rookmelders en brandblussers te onderhouden, en vluchtwegen vrij te houden van rommel. Er zijn aanvullende codes als u huisvesting of medische diensten aanbiedt, vaardigheden leert of een machinewerkplaats exploiteert, producten verkoopt of kookt en serveert – bijna alles wat uw organisatie doet, voegt nalevingsvereisten toe. Een enkele mislukte inspectie kan resulteren in hoge boetes, faciliteitssluiting en reputatieschade.

Hippo CMMS-software maakt het eenvoudiger om al die kleine details bij te houden. Routinematige nalevingstaken zoals controleren of vluchtwegen vrij zijn, kunnen omgezet worden in automatische werkorders die zo vaak herhalen als nodig. De CMMS informeert de onderhoudsmanager automatisch, zodat zelfs taken die maar eens per paar maanden hoeven te gebeuren – zoals het controleren van rookmelders – niet vergeten worden.

In een non-profit telt elke euro. Een inefficiënte onderhoudsafdeling kan uw budget onder druk zetten en uw organisatie minder effectief maken. Hippo CMMS kan uw non-profitorganisatie helpen al het werk dat achter de schermen plaatsvindt te realiseren, terwijl meer geld overblijft voor uw missie.