Kan uw non-profitorganisatie profiteren van CMMS-software?

Wanneer elke dollar wordt gedoneerd, is er altijd druk om kosten te besparen. Als gevolg hiervan bezuinigen non-profitorganisaties vaak op gebieden die geen eerstelijns klantwerk zijn, zoals onderhoud. Helaas kan dit de kosten opdrijven, aangezien constant reactief onderhoud, reparatie en desorganisatie kostbare tijd van vrijwilligers of werknemers in beslag neemt. Met constante storingen en zonder de middelen om ze op te lossen, is uw non-profitorganisatie minder effectief en kan ze de focus op haar algemene missie verliezen.

Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) kan organisaties van elke omvang helpen hun onderhoudsverantwoordelijkheden te stroomlijnen en tegelijkertijd geld te besparen. CMMS-systemen kunnen de totale kosten op vele manieren verlagen, van het verlengen van de levensduur van uw bedrijfsmiddelen via proactieve onderhoudsreparaties tot het verminderen van overuren door overbodig administratief werk te stroomlijnen naar een digitaal systeem. Lees verder om te ontdekken dat CMMS-software voor non-profitorganisaties elk aspect kan helpen.

Het runnen van een non-profitorganisatie

Het onderhouden van faciliteiten en het laag houden van de kosten is voor veel organisaties een uitdaging, maar de aard van non-profitwerk maakt het nog moeilijker. Kleine non-profitorganisaties hebben mogelijk geen fulltime onderhoudsmanager, en degenen die dat wel hebben, hebben vaak vrijwilligers die het grootste deel van het onderhouds- en reparatiewerk voor hun rekening nemen. Aanwezigheid kan onvoorspelbaar zijn en er zijn niet altijd genoeg mensen om onderhoudstaken af ​​te ronden - om nog maar te zwijgen van de moeilijkheid om vrijwilligers te vinden met de juiste vaardigheden om reparaties uit te voeren.

Het is ook een uitdaging om te communiceren wat er moet gebeuren, aangezien iemand die een of twee keer per week langskomt, niet al uw onderhoudsbehoeften begrijpt. En als er iets kapot gaat en je hebt maar een of twee vrijwilligers die weten hoe ze het moeten repareren, is er misschien niemand beschikbaar; je zou ofwel moeten wachten tot hun volgende vrijwilligersdag of op zoek moeten gaan naar een externe aannemer die het werk kan doen.

Veel non-profitorganisaties gebruiken oude, geschonken apparatuur die vaker kapot gaat en hun faciliteiten zijn mogelijk niet in bijzonder goede staat van onderhoud, waardoor er meer onderhoud nodig is dan nieuwere gebouwen. Maar met onvoorspelbare budgetbeperkingen is er altijd de verleiding om onderhoudstaken zo lang mogelijk uit te stellen.

Hoewel subsidies en donatiecampagnes nuttig zijn bij het financieren van belangrijke non-profitprogramma's, worden deze fondsen doorgaans aan één project toegewezen en kunnen ze niet worden gebruikt voor reparatie of onderhoud van faciliteiten. Kortom, je bent afhankelijk van onervaren (en soms onbetrouwbare) vrijwilligers om verouderde apparatuur en faciliteiten te onderhouden met een klein budget.

Wat is CMMS-software?

Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem, of CMMS, is software die alle aspecten van uw onderhoudstaken stroomlijnt. Het maakt het gemakkelijker om:

• Plan en automatiseer onderhoudstaken op een geautomatiseerde kalender
• Bied een eenvoudig portaal voor het aanvragen van werkorders voor klanten, personeel en vrijwilligers
• Volg werkorders en maak ze onderweg aan via een mobiele CMMS-app
• Geplande werkorders genereren voor externe leveranciers
• Bewaak de prestaties van apparatuur en werknemers en genereer rapporten.

"Zonder software is onderhoudspersoneel gedwongen om met handmatige methoden te werken, zoals papieren werkbonnen of spreadsheets en kalenders", zegt Taylor Short, CMMS-marktonderzoeker bij Software Advice, een website die CMMS-software en andere bedrijfssoftware vergelijkt en beoordeelt.

CMMS wordt door iedereen gebruikt, van kleine bedrijven tot multinationals, maar de complexiteit van sommige onderhoudsbeheersoftware kan het voor de meeste non-profitorganisaties onpraktisch maken. Hippo CMMS is ontworpen om gebruiksvriendelijk genoeg te zijn voor de kleinste non-profitorganisatie, maar rijk genoeg aan functies voor grote organisaties met complexe behoeften.

Herstelt u inzamelingsacties of persevenementen in uw instelling?

Hoe chaotisch het er ook achter de schermen aan toe gaat, je organisatie moet er perfect uitzien tijdens een inzamelingsactie of media-evenement. Het gebouw moet brandschoon zijn, het klimaat moet worden gecontroleerd en eventuele lelijke schade aan de faciliteiten moet worden gerepareerd.

Bovendien moet u mogelijk een AV-systeem of andere zelden gebruikte apparatuur installeren om uw gasten te entertainen en te informeren. Een ontbrekende microfoonkabel of een doorgebrande interne zekering kan het verschil betekenen tussen een effectieve keynote speech die indruk maakt op de donateurs, en een fiasco waardoor ze twee keer nadenken over het ondersteunen van uw organisatie.

Hippo's On Demand Work Order Management Software kan u helpen ervoor te zorgen dat alle reparatie- en instellingstaken zijn voltooid vóór het grote evenement. U kunt de tool gebruiken om medewerkers, vrijwilligers, onderhoudsmanagers en externe technici met elkaar te verbinden. Iedereen die u toevoegt, kan indien nodig onderhoudsverzoeken indienen en de onderhoudsmanager hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen.

De manager kan vervolgens elke taak toewijzen aan een vrijwilliger of externe contractant, deze categoriseren, de prioriteit ervan markeren en andere relevante details toevoegen. Managers hebben ook toegang tot diepgaande rapportage om voltooide werkorders te volgen of achterstallige projecten te ontdekken.

Omdat Hippo CMMS vanaf elk apparaat werkt, kan iedereen met toegang tot het systeem in uw organisatie werkorders bijwerken. Dat betekent dat je weet dat de PA is ingesteld en dat de vergaderruimte is schoongemaakt, in plaats van te beseffen dat de microfoon niet aangaat als het te laat is om er iets aan te doen.

Beheert u meerdere eigendommen?

Kleine non-profitorganisaties kunnen draaien op goed leiderschap en een paar toegewijde vrijwilligers. Het werken met meerdere panden verhoogt echter de complexiteit van facility management en gebouwonderhoud drastisch.

Logistiek wordt lastiger. U kunt niet afhankelijk zijn van mond-tot-mondreclame of het beheren van werkorders met papier, aangezien informatie niet betrouwbaar van het ene gebouw naar het andere stroomt. Gereedschap dat je bij het ene gebouw neerzet, komt in het andere terecht, omdat personeel of vrijwilligers ze lenen om noodzakelijke reparaties uit te voeren. Zonder een gecentraliseerd systeem wordt rapportage over de voortgang van het onderhoud in alle faciliteiten tijdrovender.

Dit gebrek aan organisatie blijft vaak onopgemerkt totdat er een noodgeval is. Het sanitair breekt in het nieuwe gebouw, of de elektriciteit valt uit en je realiseert je dat je niet weet welke onderdelen aanwezig zijn. Je kunt hopen dat je tools zijn waar je ze het laatst hebt gezien, of geld uitgeven voor een noodhardware-run.

Hippo CMMS-software elimineert de stress van het onderhouden van meerdere sites. Met ons beheersysteem voor onderhoud van activa en apparatuur kunt u al uw apparatuur bekijken vanaf een plattegrond en afbeeldingen, O&M-handleidingen en andere cruciale informatie opslaan, zodat vrijwilligers, medewerkers en externe aannemers altijd belangrijke documenten bij de hand hebben. U kunt zelfs voorraadwaarschuwingen instellen om de voorraad aan te vullen wanneer onderdelen bijna op zijn, en regelmatig onderhoud plannen voor HVAC, boilers en al het andere dat consistent moet worden afgesteld.

Biedt u gezondheidsdiensten aan?

Als het om zorg gaat, kunnen kleine foutjes ingrijpende gevolgen hebben. Of u nu werkt in een groot non-profit ziekenhuis of een kleine, gratis kliniek, het schoonhouden van de faciliteiten en het in goede staat houden van de apparatuur maakt een groot verschil in de kwaliteit van de patiëntenzorg die door uw personeel wordt geboden.

Bovendien zijn onderhoudsprocedures ingewikkelder in de gezondheidszorg. Er zijn specifieke regels voor hoe en wanneer faciliteiten moeten worden schoongemaakt, en strikt beleid voor toegangscontrole, wat de onderhoudsplanning kan bemoeilijken. Gespecialiseerde apparatuur zoals MRI-machines moeten op een consistente basis worden onderhouden, waarvoor externe technici nodig zijn. En bovendien moet je nog steeds al het reguliere onderhoud aan gebouwen en faciliteiten doen.

Hippo CMMS-software biedt beheeroplossingen voor zorg en ziekenhuisonderhoud voor organisaties van elke omvang. Het is schaalbaar en heeft een onbeperkt aantal gebruikers, zodat u het juiste toegangsniveau kunt geven aan iedereen die het nodig heeft, van de hoofdbeheerder tot technici die alleen komen wanneer een gespecialiseerde reparatie nodig is.

Artsen, verpleegkundigen en ander personeel kunnen werkverzoeken indienen bij de onderhoudsmanager, die ze in realtime kan prioriteren en toewijzen aan schoonmaakpersoneel, aannemers of externe technici. Managers kunnen de software ook zo instellen dat automatisch takenlijsten van preventieve onderhoudsactiviteiten worden gemaakt, die werknemers kunnen ontvangen en bijwerken op draagbare apparaten.

Omdat de software aannemersinformatie organiseert en opslaat, is het ook gemakkelijk om gespecialiseerd preventief onderhoud bij te houden. Of u nu de vloeren morgen moet schrobben of de röntgenmachine binnen 6 maanden moet laten onderhouden door een externe technicus, Hippo CMMS verzendt automatisch de werkorder en volgt deze op.

Zijn de activa in uw instelling onvervangbaar?

De rustige, reflecterende sfeer van een galerij of museum lijkt misschien het tegenovergestelde van een drukke zorginstelling, maar beide vereisen nauwgezette zorg van onderhoudspersoneel. Verwaarloos het noodzakelijke onderhoud aan het klimaatbeheersingssysteem en u kunt een kostbaar schilderij of cultureel artefact beschadigen. Gebruik de verkeerde schoonmaakmiddelen en je zou een uniek antiek kunnen vernietigen.

Hippo CMMS software verkleint de kans op menselijke fouten. Werkopdrachten worden niet mondeling doorgegeven of op papier gezet - ze worden geregistreerd en gevolgd in software, met zoveel details als nodig is. Werkorders voor preventief onderhoud bevatten stapsgewijze taakcontrolelijsten, waardoor een gestandaardiseerde aanpak van elke werkorder wordt gegarandeerd.

Dat is geen triviaal verschil; het zou onpraktisch zijn om een ​​schoonmaakploeg rond te sturen met een map vol specifieke instructies voor elk item of onderdeel van een kwetsbare collectie. Met Hippo is het echter gemakkelijk. Elke werknemer ontvangt individuele werkopdrachten van zijn smartphone of tablet, met speciale onderhoudsinstructies voor elke taak. Met meer verantwoordelijkheid en meer informatie kunt u er zeker van zijn dat elk lid van uw onderhoudspersoneel de werken zal behandelen met de zorg die ze verdienen.

Heeft u moeite met het bijhouden van codes of inspecties?

Als u in de VS opereert, bent u waarschijnlijk al op de hoogte van OSHA en arbeidswetten. Er zijn ook veiligheidscodes voor gebouwen die u moet volgen - rookmelders en brandblussers om te onderhouden en manieren om rommel vrij te houden. Er zijn aanvullende codes als u huisvesting of medische diensten verleent, vaardigheden aanleert of een machinewerkplaats exploiteert, producten verkoopt of voedsel kookt en serveert - bijna alles wat uw organisatie doet, voegt nalevingsvereisten toe. Een enkele mislukte inspectie kan leiden tot hoge boetes, sluiting van de fabriek en een beschadigde reputatie.

Hippo CMMS-software maakt het gemakkelijker om alle kleine details bij te houden. Routinematige nalevingstaken, zoals ervoor zorgen dat uitgangen duidelijk zijn, kunnen worden omgezet in automatische werkorders die zo vaak als nodig terugkeren. Het CMMS informeert automatisch de onderhoudsmanager, zodat zelfs taken die maar eens in de paar maanden hoeven te worden uitgevoerd, zoals het controleren van de rookmelders, niet worden vergeten.

In een non-profit telt elke dollar. Een inefficiënte onderhoudsafdeling kan uw budget onder druk zetten en uw organisatie minder effectief maken. Hippo CMMS kan uw non-profitorganisatie helpen volbreng al het werk dat achter de schermen gebeurt, terwijl je meer geld bespaart voor je missie.