CMMS-succes bereiken: Hoe je buy-in van het onderhoudsteam zekert

Succesvolle CMMS-implementatie gaat niet alleen om de software op gang te krijgen. Een goede CMMS-softwareaanbieder doet dat de hele tijd met zorgvuldig ontworpen, duidelijk vastgelegde workflows. In plaats daarvan hangt succes vaak af van je vermogen om buy-in te krijgen van heel de organisatie, met name het onderhoudsteam. Je hebt ze geïnvesteerd in de winst nodig.

Maar als je nog nooit buy-in hebt moeten bouwen, waar kan je beginnen?

Door de experts te vragen. Dus laten we kijken wat de meest succesvolle coaches ter wereld zeggen over teams leiden naar overwinning. Als een groot deel van een CMMS-implementatie afhangt van buy-in, is het de moeite waard om te kijken wat beroemde coaches zeggen over het organiseren van een winnend team.

Laten we beginnen met de basis: ieders rol in het proces begrijpen. Want voordat je het team kunt laten samenwerken, heb je een gevoel van ieders positie nodig, met name je eigen.

Denk over mensen en hun posities om CMMS-software buy-in te bouwen

"Ik denk dat het belangrijkste aan coachen is dat je een gevoel van vertrouwen over wat je doet moet hebben. Je moet een verkoper zijn, en je moet je spelers, met name je leiders, laten geloven in wat je probeert te bereiken op de basketballvloer."

– Phil Jackson, Basketball

Als jij de verkoper bent, is het jouw taak om iedereen te verkopen op de voordelen van CMMS-software. Wat is dan de beste manier om aan iedereen te verkopen op dezelfde manier over hetzelfde idee? Doe het niet. Probeer nooit iedereen op dezelfde manier te verkopen op hetzelfde idee. In plaats daarvan, denk over stakeholders na en maak dan een nieuwe pitch voor elk.

Stel je je recreatieve honkbalteam net de league-kampioenschappen gewonnen heeft, en je zoekt een plek om uit te eten om te vieren.

Iedereen in het team is een stakeholder omdat ze allemaal beïnvloed worden door de beslissing. Tegelijkertijd heeft elk een ander niveau van invloed en belang. Waarom?

Eentje heeft ingestemd iedereen te trakteren, dus ze hebben veel te zeggen over waar je naartoe gaat. Ook, ze hebben zin in Chinees. Een ander is allergisch voor vis, wat hen extra invloed geeft bij het kiezen waar niet naartoe te gaan. De easy-going teamgenoot vindt alles prima. Feitelijk, ze hebben leftovers in de koelkast die ze net zo gemakkelijk kunnen opwarmen en alleen voor de TV opeten. Degene die vorige keer mocht kiezen toen het team uitging om te eten, heeft nu bijna nul zeg, maar ze hopen echt dat iedereen anders naar pizza wil gaan.

Er zijn officieel vier typen stakeholders:

• Lage invloed, hoog belang
• Lage invloed, laag belang
• Hoge invloed, laag belang
• Hoge invloed, hoog belang

Elke organisatie zal een beetje anders zijn in termen van wie welke rol speelt, maar je hebt nog steeds te maken met alle vier typen.

Jouw CEO zou hoge invloed maar laag belang kunnen zijn. Basis, ze zijn mostly hands-off maar kunnen het project makkelijk doden als ze niet leuk vinden wat ze zien. Dus ze zitten misschien niet in op de software demo's, maar ze reviewen de functies en kosten voor de finale beslissing. En het is vaak hetzelfde met het interne IT-team. Een modern CMMS-platform is een cloud-gebaseerde abonnementsdienst. De aanbieder doet al de zware IT-klus, inclusief het opzetten van de database, het runnen van de servers, en het updaten van de software. Dat betekent dat je IT-afdeling over het algemeen niet betrokken zal zijn in het selectieproces tot aan het einde toe wanneer ze misschien vragen hebben over dataveiligheid en wachtwoorden.

Wat over lage invloed, laag belang? De man in inkoop die je voorraadbudgetnummers dubbelcheckt, vindt misschien niet erg hoe je je nummers krijgt, zolang je ze op tijd levert.

Kijkend naar de kansen op je implementatie een succes te zijn met hoge lopende adoptiepercentages, is het onderhoudsteam hoge invloed en hoog belang. Ze worden direct beïnvloed door de nieuwe CMMS. En ze moeten leren hoe het te gebruiken en het dan consistent gebruiken voordat je enige echte ROI kunt zien.

Hoe kun je het onderhoudsteam dan succesvol pitchen op een nieuwe CMMS?

Praat met onderhoudsmonteurs op manieren die ertoe doen voor CMMS-succes

"Als je iets kritisch te zeggen hebt tegen een speler, prefix het door iets positiefs te zeggen. Op die manier, wanneer je bij de kritiek aankomt, weet je tenminste dat hij luistert."

– Bud Grant, Amerikaans Football

Als je wilt dat mensen luisteren, moet je direct spreken tot hun belangen. Ben je zeker dat het onderhoudsteam zich bezighoudt met hoeveel geld de afdeling kan besparen met nieuwe werkordermanagementsoftware? Denk je dat ze zich ook zorgen maken over het geld dat de afdeling verspilt op zwak voorraadbheer?

Waarschijnlijk niet.

Maar wat je zeker van kunt zijn is dat ze er klaar van zijn om heen en weer naar het onderhoudskantoor te rennen om nieuwe papierwerk op te halen. En ze vinden het niet leuk hoe vaak ze moeten improviseer op een werkorder omdat ze geen gemakkelijke toegang hebben tot handleidingen en onderhouds- en reparatiegeschiedenissen.

Je weet dat ze wensen dat de afdeling meer preventief onderhoud deed in plaats van rond te rennen branden blussen met oneindige, onvoorspelbare on-demand werkorders. Het is simpele menselijke natuur: je schema niet kennen is stressvol. Ze willen werk zien aankomen vanaf weken afstand en weten dat ze de data en onderdelen hebben die ze nodig hebben precies wanneer ze ze nodig hebben.

Dus wanneer je het onderhoudsteam pitche op het idee van een CMMS, is het belangrijk om te focusen op de manieren waarop het hen direct ten goede komt.

En dan eenmaal het team enthousiast is over de nieuwe software en de implementatie een succes wil zijn, moet je eventuele vrees die ze hebben aanpakken. Onthoud, buy-in is gelijke delen enthousiasme en vertrouwen. Het team moet de CMMS willen en voelen alsof ze het kunnen meesteren.

Plan voldoende tijd voor CMMS-oefening en streef naar perfecte oefening

"De sleutel is niet de wil om te winnen. Iedereen heeft die. Het is de wil om te voorbereiden om te winnen die belangrijk is."

– Bobby Knight

Oefenen maakt niet perfect. Alleen perfecte oefening maakt perfect.

– Vince Lombardi

Zodra je het team verkocht hebt op de voordelen die hen direct beïnvloeden, is het tijd om hun vertrouwen te boosten met training.

Je kunt je kansen op alles goed gaan aanzienlijk vergroten door een CMMS te kiezen dat zowel makkelijk te leren als makkelijk te gebruiken is. Zorgvuldig UX-ontwerp gaat een lange weg. Hoe minder ingewikkeld, hoe sneller het team erin kan duiken en ermee aan de slag. Zorg ook dat de aanbieder een goed trackrecord heeft met training.

Zorg ervoor dat je vraagt:

• Bieden ze onsite alsook online opties?
• Welke bronnen hebben ze beschikbaar voor zelfstudie?
• Kunnen ze met verschillende typen leerlingen werken?
• Wat zijn de opties voor bijscholingen en training over nieuwe functies?
• Hebben ze ervaring met training van zowel tech-gevorderden als tech-foben?

Er is nog één sportmetafoor die we hier kunnen gooien, en dat is het idee van "gamificatie". Je kunt je team helpen enthousiast te worden over de training door tijdslimieten, punten en prijzen toe te voegen.

Dus in plaats van het team te vertellen dat ze moeten de trainingsvideo's voltooien voor een bepaalde datum, kun je een puntwaarde toewijzen aan elke trainingsmijlpaal en prijzen toekennen aan de monteurs met de meeste punten. Voer het door voorbij de training en implementatiefases om hogere adoptiepercentages te waarborgen. Bijvoorbeeld, een Hippo-klant geeft monteurs bonussen gebaseerd op hun resource-afsluitingstijden getrackt in de CMMS.

Je kunt zelfs de meest hardnekkige terughouders in het onderhoudsteam winnen met de juiste motivatie.

Volgende stappen

Klaar om meer te leren over het bouwen van buy-in voor een succesvolle CMMS-implementatie? Of, ben je nog vroeg in het proces en wil je een basisonderzicht van je opties, inclusief functies en prijzen?

Ongeacht hoe ver je in het proces bent, Hippo is er om te helpen. Neem contact met ons op en we kunnen je vragen beantwoorden, je helpen een live software demo boeken, of je zelfs opzetten met een gratis proefversie.

Een snelle, complete samenvatting van deze blogpost

Een goede aanbieder heeft de technische kant al pat onder de knie wanneer het aankomt op het opzetten van je CMMS. Maar voor een succesvolle implementatie heb je meer nodig dan de juiste technische oplossing. Je moet ook kijken naar de menselijke factor, buy-in bouwen van heel de organisatie. Begin met denken over mensen in termen van de vier typen stakeholders, en zorg er dan voor dat je met mensen praat op manieren die ze makkelijk begrijpen, wat betekent focus op hun persoonlijke belangen. De CEO wil horen over kostenbesparing. Maar het onderhoudsteam wordt overtuigd door te praten over betere planning die het leven voorspelbaarder, minder stressvol maakt. En zorg dat je voldoende tijd voor oefening organiseert. Buy-in is gelijke delen enthousiasme en vertrouwen. Je moet je spelers op succes instellen met de juiste training.