Slam Dunk CMMS-implementatie met buy-in van het onderhoudsteam

Succesvolle CMMS-implementatie gaat niet alleen over het opstarten van de software. Een goede CMMS-softwareleverancier doet dat altijd met zorgvuldig ontworpen, duidelijk vastgelegde workflows. In plaats daarvan komt succes vaak neer op uw vermogen om buy-in te krijgen van de hele organisatie, met name het onderhoudsteam. Je moet ze investeren in de overwinning.

Maar als u nog nooit een buy-in heeft hoeven bouwen, waar kunt u dan beginnen?

Door het aan de experts te vragen. Laten we dus eens kijken wat 's werelds meest succesvolle coaches zeggen over het leiden van teams naar de overwinning. Als een groot deel van een CMMS-implementatie afhankelijk is van buy-in, is het de moeite waard om te kijken naar wat beroemde coaches zeggen over het organiseren van een winnend team.

Laten we beginnen bij de basis:ieders rol in het proces begrijpen. Want voordat je het team kunt laten samenwerken, moet je een idee hebben van ieders positie, vooral die van jezelf.

Denk na over mensen en hun posities om de buy-in van CMMS-software op te bouwen

“Ik denk dat het belangrijkste van coaching is dat je vertrouwen moet hebben in wat je doet. Je moet een verkoper zijn en je moet je spelers, vooral je leiders, laten geloven in wat je probeert te bereiken op de basketbalvloer."

– Phil Jackson, basketbal

Als u de verkoper bent, is het uw taak om iedereen te overtuigen van de voordelen van CMMS-software. Dus, wat is de beste manier om aan iedereen te verkopen? niet doen. Probeer nooit iedereen op dezelfde manier op hetzelfde idee te verkopen. Denk in plaats daarvan na over stakeholders en maak voor elk een nieuwe pitch.

Stel je voor dat je recreatieve honkbalteam net de landskampioenschappen heeft gewonnen en je wilt uit eten gaan om het te vieren.

Iedereen in het team is een belanghebbende omdat ze allemaal worden beïnvloed door de beslissing. Tegelijkertijd heeft elk een ander niveau van invloed en interesse. Waarom?

Een van hen heeft ermee ingestemd om iedereen te behandelen, dus ze hebben veel te zeggen over waar je heen gaat. Ze zijn ook in de stemming voor Chinees. Een ander is allergisch voor vissen, waardoor ze extra invloed hebben bij het kiezen waar ze niet heen willen. De easy-going teamgenoot denkt dat alles in orde is. Ze hebben zelfs wat restjes in de koelkast die ze net zo goed kunnen opwarmen en alleen voor de tv kunnen eten. Degene die de laatste keer mocht kiezen dat het team uit eten ging, heeft nu bijna geen inspraak, maar ze houden echt van pizza en hopen dat iedereen daar naartoe wil.

Er zijn officieel vier soorten belanghebbenden:

• Lage invloed, hoge interesse
• Lage invloed, lage interesse
• Hoge invloed, weinig interesse
• Grote invloed, hoge interesse

Elke organisatie zal een beetje anders zijn in termen van wie welke rol speelt, maar je zult waarschijnlijk nog steeds met alle vier de typen te maken krijgen.

Uw CEO heeft misschien veel invloed maar weinig interesse. Kortom, ze zijn meestal hands-off, maar kunnen het project gemakkelijk doden als ze het niet leuk vinden wat ze zien. Dus ze nemen misschien niet deel aan de softwaredemo's, maar ze beoordelen de functies en kosten wel voordat ze een definitieve beslissing nemen. En zo is het vaak ook met het interne IT-team. Een modern CMMS-platform is een cloudgebaseerde abonnementsservice. De provider doet al het IT-zware werk, inclusief het opzetten van de database, het runnen van de servers en het updaten van de software. Dat betekent dat uw IT-afdeling over het algemeen pas tegen het einde bij het selectieproces wordt betrokken, wanneer ze mogelijk vragen hebben over gegevensbeveiliging en wachtwoorden.

Hoe zit het met lage invloed, lage rente? De inkoopman die uw voorraadbudgetnummers dubbel controleert, maakt het misschien niet uit hoe u uw cijfers krijgt, alleen dat u ze op tijd levert.

Als we kijken naar de kans dat uw implementatie een succes wordt met hoge doorlopende acceptatiepercentages, heeft het onderhoudsteam veel invloed en veel interesse. Ze worden rechtstreeks beïnvloed door het nieuwe CMMS. En ze moeten leren hoe ze het moeten gebruiken en het vervolgens consequent gebruiken voordat je een echte ROI kunt zien.

Dus hoe kun je het onderhoudsteam succesvol pitchen op een nieuw CMMS?

Praat met onderhoudstechnici op manieren die ertoe doen voor CMMS-succes

“Als je iets belangrijks te zeggen hebt tegen een speler, laat het dan voorafgaan door iets positiefs te zeggen. Op die manier weet je tenminste dat hij zal luisteren als je bij de kritiek komt."

– Bud Grant, Amerikaans voetbal

Als je wilt dat mensen luisteren, moet je rechtstreeks met hun belangen spreken. Weet u zeker dat het onderhoudsteam er iets om geeft hoeveel geld de afdeling kan besparen met nieuwe werkorderbeheersoftware? Denk je dat ze zich ook zorgen maken over het geld dat de afdeling verspilt aan zwak voorraadbeheer?

Waarschijnlijk niet.

Maar waar je zeker van kunt zijn, is dat ze het beu zijn om heen en weer te moeten rennen naar het onderhoudskantoor om nieuw papierwerk op te halen. En ze houden er niet van hoe vaak ze het op een werkorder moeten zetten, omdat ze geen gemakkelijke toegang hebben tot handleidingen en onderhouds- en reparatiegeschiedenissen.

Je weet dat ze zouden willen dat de afdeling meer preventief onderhoud deed in plaats van rond te rennen met het blussen van branden met eindeloze, onvoorspelbare werkorders op aanvraag. Het zit gewoon in de aard van de mens:niet weten wat je schema is, is stressvol. Ze willen werk zien aankomen van weken weg en weten dat ze de gegevens en onderdelen hebben die ze nodig hebben, precies wanneer ze ze nodig hebben.

Dus wanneer je het onderhoudsteam pitcht over het idee van een CMMS, is het belangrijk om je te concentreren op de manieren waarop het hen direct ten goede komt.

En als het team eenmaal enthousiast is over de nieuwe software en wil dat de implementatie een succes wordt, moet je eventuele angsten aanpakken. Onthoud dat buy-in gelijk is aan opwinding en vertrouwen. Het team moet het CMMS willen en het gevoel hebben dat ze het onder de knie kunnen krijgen.

Plan voldoende tijd voor CMMS-oefening en streef naar perfecte oefening

“De sleutel is niet de wil om te winnen. Iedereen heeft dat. Het is de wil om je voor te bereiden om te winnen die belangrijk is."

– Bobby Knight

Oefening baart geen kunst. Alleen perfecte oefening baart kunst.

– Vince Lombardi

Zodra je het team de voordelen hebt verkocht die direct van invloed zijn op hen, is het tijd om hun zelfvertrouwen te vergroten met training.

U kunt uw kansen dat alles goed gaat aanzienlijk vergroten door een CMMS te kiezen dat zowel gemakkelijk te leren als gebruiksvriendelijk is. Zorgvuldig UX-ontwerp gaat een lange weg. Hoe minder ingewikkeld, hoe sneller het team erin kan duiken en ermee aan de slag kan. Zorg er ook voor dat de provider een goed trackrecord heeft met training.

Vraag zeker:

• Bieden ze zowel onsite als online opties?
• Welke bronnen hebben ze beschikbaar voor zelfstudie?
• Kunnen ze met verschillende soorten leerlingen werken?
• Welke opties zijn er voor opfriscursussen en training over nieuwe functies?
• Hebben ze ervaring met het trainen van zowel technisch onderlegde als tech-fobische mensen?

Er is nog een sportmetafoor die we hier kunnen gebruiken, en het is het idee van 'gamification'. U kunt uw team enthousiast maken voor de training door tijdslimieten, punten en prijzen toe te voegen.

Dus in plaats van het team te vertellen dat ze de trainingsvideo's voor een bepaalde datum moeten voltooien, kun je een puntenwaarde toewijzen aan elke trainingsmijlpaal en prijzen toekennen voor de technici met de meeste punten. Draag het dan over voorbij de trainings- en implementatiefasen om te zorgen voor hogere acceptatiepercentages. Een Hippo-klant geeft bijvoorbeeld technische bonussen op basis van de voltooiingstijden van hun resources die worden bijgehouden in het CMMS.

Met de juiste motivatie kunt u zelfs de meest doorgewinterde hold-outs in het onderhoudsteam winnen.

Volgende stappen

Klaar om meer te leren over het bouwen van buy-in voor een succesvolle CMMS-implementatie? Of bent u nog vroeg in het proces en wilt u een basisoverzicht van uw opties, inclusief functies en prijzen?

Ongeacht hoe ver je in het proces bent, Hippo is er om je te helpen. Neem contact met ons op en we kunnen uw vragen beantwoorden, u helpen bij het boeken van een live softwaredemo of zelfs een gratis proefperiode voor u regelen.

Een snelle, volledige samenvatting van deze blogpost

Een goede provider heeft al de technische kant van de dag als het gaat om het opzetten van uw CMMS. Maar voor een succesvolle implementatie heb je meer nodig dan de juiste technische oplossing. Je moet ook de menselijke factor in de gaten houden en buy-in opbouwen vanuit de hele organisatie. Begin door na te denken over mensen in termen van de vier soorten belanghebbenden, en zorg er vervolgens voor dat u met mensen praat op manieren die ze gemakkelijk kunnen begrijpen, wat betekent dat u zich moet concentreren op hun persoonlijke interesses. De CEO wil horen over kostenbesparingen. Maar het onderhoudsteam is gewonnen door te praten over een betere planning die het leven voorspelbaarder en minder stressvol maakt. En zorg ervoor dat je voldoende tijd voor de praktijk indeelt. Buy-in is gelijke delen opwinding en vertrouwen. Je moet je spelers klaarstomen voor succes met de juiste training.