De juiste CMMS kiezen: Gratis, Open Source, of Proefsoftware Uitgelegd

Onderhoudsbeheersoftware komt in alle vormen en maten, inclusief gratis, open source, en proef CMMS-versies. En elk heeft zijn eigen set voordelen en nadelen verbonden niet alleen met prijs maar ook gemak van implementatie en gebruik.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat u de ene krijgt die het beste voor u werkt?

De truc is het kennen van de verschillen tussen gratis, open source, en proefsoftware.

De eerste stap om te beslissen tussen gratis, open source, en proefsoftware is uw opties begrijpen, dus laten we eerst eventuele verwarring ophelderen.

Definitie van gratis, proef, en open source CMMS-software

Voordat we kijken naar de voor- en nadelen van elk, moeten we een paar duidelijke definities uitwerken.

Gratis CMMS-software

Vreemd genoeg, hangt de definitie van "gratis" af van wie u vraagt.

Voor sommigen is het woord direct gerelateerd aan vrijheid, en is software alleen gratis als de gebruiker de vrijheid kan genieten om het op elke gewenste manier te gebruiken, de broncode gemakkelijk te bestuderen en te wijzigen, en zowel de originele als gewijzigde versies te distribueren. Hier is gratis niet over prijs. Het gaat over vrijheid.

Voor de rest van ons, is gratis puur over prijs. Als we niet voor de software hoeven te betalen, is het gratis.

Maar dit leidt tot de vraag: Waarom zou iemand software gratis weggeven?

Er zijn een boel mogelijke redenen. Het kan een passieproject zijn. Iemand zocht een nieuwe manier om iets te doen, bouwde het, en wil het nu delen.

Of het kan een bedrijf zijn dat hoopt om mensen in hun software-ecosysteem te krijgen. Als mensen de gratis versie leuk vinden, kunnen ze upgraden naar een betaalde. In veel gevallen is de software gratis omdat u dat bedrijf's product bent. Bijvoorbeeld, Facebook laat u hun software gratis gebruiken omdat ze uw gebruikersdata dan kunnen verkopen aan adverteerders. En het is niet alleen social media dat zo werkt. Wanneer heeft u voor het laatst voor een e-mailaccount betaald?

Open source CMMS-software

Het is makkelijk om verwarrd te raken tussen gratis en open source omdat veel open source software ook gratis is. Maar er zijn belangrijke verschillen.

Het "open" in open source verwijst naar de licentie, die iedereen toestaat de software vrij te gebruiken, wijzigen, en te delen. Er is eigenlijk een proces voor officieel open source te worden, en organisaties kunnen kiezen uit een lange lijst open source licenties, inclusief van MIT, Apache, en Mozilla.

Dus, software kan gratis zijn maar niet open source als u niet toegestaan bent het te wijzigen of vrij te delen.

Een veelvoorkomend kenmerk van open source software is dat het ontwikkeld en onderhouden wordt door een toegewijde gemeenschap van supporters. Maar dat is niet altijd het geval. Er zijn genoeg voorbeelden van open source software die het resultaat is van één mans passie en inspanning.

Proef CMMS-software

Proefversies komen in verschillende vormen, maar het kernidee is hetzelfde: probeer voordat u koopt. Het is basicly hetzelfde als een auto een testrit geven. Het andere belangrijke kenmerk van proefversies is dat ze eindigen. U mag de banden tikken en de auto een ritje geven, maar op een gegeven moment moet u hem terugbrengen.

Buiten die twee gemeenschappelijke kenmerken, kunnen er veel verschillen zijn tussen proefversies. In sommige gevallen kunt u alleen enkele van de functies tijdens een proef gebruiken. In anderen, kunt u alle functies gebruiken maar alleen een beperkt aantal keren. Dus, op een proefversie van voorraabeheersoftware, kunt u misschien een werkorder aanmaken maar niet opslaan. Of u kunt het opslaan maar dan niet toewijzen.

Voor- en nadelen van gratis, proef, en open source CMMS-software

Nu we weten wat ze zijn en hoe ze van elkaar verschillen, laten we kijken naar de voor- en nadelen. Uiteindelijk is er geen één beste oplossing voor iedereen. Het hangt af van uw situatie, behoeften, en tolerantie voor elke set nadelen.

Voordelen van gratis onderhoudsbeheersoftware

Hier zijn alle beste delen van gratis onderhoudsbeheersoftware.

Best of all, het is gratis

Wat een geweldig verkoopargument, vooral wanneer de meeste CMMS-software geld kost.

Dus, welke kosten zijde u wanneer u onderhoudssoftware gratis krijgt? Eerst, kunt u de implementatiekosten overslaan, die gerelateerd zijn aan het krijgen van uw data in de software en uw team getraind op de software. Tweede, er zijn geen lopende betalingen. Over het algemeen gebruiken CMMS-leveranciers het software as a service (SaaS) bedrijfsmodel: in plaats van de software van ze te kopen, abonneert u erop. Het is hetzelfde met Netflix, waar u elke maand betaalt voor toegang tot hun dienst.

Lagere "waargenomen risico," gemakkelijker om van mening te veranderen

En omdat het gratis is, voelt het makkelijker om te beginnen, en als u het niet leuk vindt, terug te trekken en te stoppen met het gebruik van de software.

Een groot deel van de aantrekkingskracht voor gratis software is de lage "waargenomen risico." Er is een directe relatie tussen de kosten geassocieerd met een beslissing en hoeveel het ons stressvol maakt. Het is geen probleem een paar euro's te riskeren om een nieuw type snoepje of merk ontbijtgranen te proberen. U verliest niet veel als het niet voor u werkt. Maar weinig mensen zouden een huis blindelings kopen.

Nadelen van gratis onderhoudsbeheersoftware, d.w.z. u krijgt waar u voor betaalt

Gratis software komt met nadelen die u zorgvuldig moet overwegen. Met gratis software, kunt u kop in het zand lopen in het feit dat "Er is geen gratis lunch."

Geen ondersteuning voor setup, training, lopende hulp bij problemen

Een van de voordelen van gratis onderhoudsbeheersoftware is dat u niet hoeft te betalen voor implementatie. Maar de reden dat u niet hoeft te betalen is dat u er geen krijgt.

En op het einde, betekent dat dat u het zelf moet ontwikkelen en leveren.

Hoe ziet dat eruit? Helemaal zelf, moet u alle data in de software laden, ervoor zorgen dat u huidige best practices volgt voor consistentie, nauwkeurigheid, en informatiearchitectuur. En dan, moet u beginnen met het trainen van het onderhoudsteam.

Zelfs voor de meest basale CMMS-software, heeft u handleidingen en trainingsvideo's nodig. En dan heeft u iemand nodig om trainingssessies te runnen voor iedereen in de organisatie die de software gebruikt. En niet slechts één set. Omdat mensen de CMMS verschillend gebruiken volgens hun rol, heeft u afgestemde trainingsmateriaal nodig. Bijvoorbeeld, één set voor de technici en een andere voor de CEO.

Gratis CMMS-software maar betaalde databases

Zelfs als u de software gratis krijgt, moet u betalen voor uw data ergens te laten wonen. Uw eerste optie is een on-premises server, wat betekent dat u betaalt voor de initiële hardware en dan lopende kosten voor upgrades en vervanging. Bovenop dat, als u niet weet hoe een server op te zetten en te onderhouden, moet u iemand betalen die dat wel kan.

Uw tweede optie is een cloud-gebaseerde server, wat betekent dat u ruimte huurt van een commerciële aanbieder. Het voordeel is dat iemand anders zich om een deel van de IT-overhead bezighoudt. Maar het is een additionele kosten die komt van uw gratis software.

Voordelen van open source preventieve onderhoudssoftware

Onthoud, het verschil tussen gratis en open source is niet zoveel de prijs als de manieren waarop u de software kunt wijzigen en gebruiken, wat een andere set voor- en nadelen creëert.

Directe toegang tot de broncode

Als u wilde, kunt u de software aanpassen en precies wat u nodig hebt krijgen. Elke functie zou fijn afgesteld zijn op uw exacte specificaties.

Dat klinkt geweldig op papier, maar het is hetzelfde als zeggen dat een van de voordelen van uw auto is dat u de kapot open kunt maken en er zelf aan kunt werken. Dat is geweldig voor mensen die weten hoe auto's te repareren maar van nul echte waarde voor mensen die een gekwalificeerde monteur alle werk laten doen.

Veiligheid en beveiliging

Open source software neigt ertoe ontwikkeld te worden door grote gemeenschappen van toegewijde vrijwilligers, wat een groot voordeel kan zijn wanneer het aankomt op het veilig en veilig houden van de software en uw data. Het idee is dat met zoveel mensen die naar de software kijken en eraan werken, alle bugs en kwetsbaarheden eerder gevangen worden. En het is niet alleen wanneer de gemeenschap de software voor het eerst ontwikkelt. De lopende ondersteuning en upgrades helpen alles veilig en stabiel te houden door de levensduur van de software.

Nadelen van open source preventieve onderhoudssoftware

Net als met gratis software, zijn er nadelen die samen gaan met alle voordelen.

Veiligheid en beveiliging

Was dit niet een van de voordelen?

Het is de moeite waard om even op dit onderwerp te blijven. Voor dezelfde redenen dat open source veiliger zou moeten zijn, is het ook potentieel gevaarlijker.

Met proprietaire software (de soort waar u voor betaalt), is er een kleinere groep ontwikkelaars, wat het voor het bedrijf veel makkelijker maakt om de ontwikkelaars zorgvuldig te screenen en bij te houden wie wat aan de broncode deed. Met open source, omdat het zo open is, is het veel makkelijker voor iemand om kwaadaardige code in te smokkelen, uw systeem te crashten, en uw data te stelen.

Financieringsmodellen betekenen dat u uiteindelijk toch betaalt

Net als met gratis software, zijn er kosten betrokken. Eerst, moet u betalen voor setup en training. Onthoud, het is niet slechts één set materiaal. Omdat u verschillende typen gebruikers heeft, heeft u verschillende typen training nodig.

Met meer populaire open source programma's, kunt u waarschijnlijk enige bestaande trainingsmateriaal vinden ontwikkeld door de software's gemeenschap. En er kunnen zelfs bedrijven zijn die training leveren. Maar weer, u moet ze betalen.

Laten we zeggen dat u de software leuk vindt maar echt wilt dat het die ene specifieke functie heeft. Bijvoorbeeld, de gratis CMMS-software laat u een PM opzetten, maar u kunt niet differentiëren tussen drijvende en vaste of meter- en tijd-gebaseerde.

Hoe gaat u de must-have functie krijgen?

In sommige gevallen moet u het zelf ontwikkelen, wat alleen mogelijk is als u een IT-afdeling heeft bemand met de juiste mensen en gefinancierd op de juiste niveaus. Hoeveel kost het u om de hoofd van IT uren te laten coden en testen van een nieuwe functie?

Uw andere optie is het gebruik van feature bounties. Plaats uw verzoek op een pagina als BountySource en wacht dan op iemand om de functie te creëren of fijn af te stellen voor u. Hier weer, moet u geld betalen. Maar dat is alleen als u gelukkig genoeg bent om iemand te hebben die besluit om aan uw verzoek te werken.

Voordelen van proef voorraabeheersoftware

In tegenstelling tot de eerste twee, is proefsoftware een beperkte-tijd kijk op de proprietaire software waar u over nadenkt om te adopteren. Maar net als de eerste twee, heeft het zijn eigen voor- en nadelen.

Een echt gevoel krijgen voor de software

Onthoud de eerste keer dat u achter het stuur van een auto kwam en probeerde te rijden? Die mix van opwinding en zenuwen. Alleen soort van weten wat u deed…

Wat vreemd is omdat de eerste keer dat u een auto reed waarschijnlijk ook de miljoenste keer was dat u in een was. Feitelijk, denk aan alle keren dat u al iemand anders had zien rijden in films, op TV, en in het echte leven. En voor al dat kijken, was u nog steeds niet 100% zeker hoe u het moet doen.

Het is hetzelfde met software. U heeft misschien online video's en zelfs live demonstraties gezien maar het zelf doen is altijd anders. De enige manier om echt te weten of software gemakkelijk te leren is, is om te proberen het te leren. En de enige manier om te weten of het aan uw behoeften voldoet, is om te proberen het te gebruiken. Niets slaat directe ervaring.

Als u een beter idee wilt van hoe software voor u in de praktijk zou werken, niet alleen in theorie, is een proef een geweldige risicoloze manier om dat te ontdekken.

Meer ogen op de software krijgen

Demo's zijn een geweldige manier om de software live en in actie te zien. Maar het kan uitdagend zijn om mensen's schema's te matchen zodat iedereen een kans heeft om bij te zijn. Ook, er is een limiet aan hoeveel mensen u rond een scherm kunt knopen.

Maar veel softwareproeven lopen twee weken of langer, wat meer dan genoeg tijd is voor iedereen in het onderhoudsteam om de software een ritje te geven. U heeft de kans om enkele on-demand werkorders en preventieve onderhoudsinspecties en taken op te zetten, en de technici hebben de kans om met de software in het veld te werken.

Nadelen van proef voorraabeheersoftware

Proeven zijn geweldig, maar niet zonder een paar kleinere issues.

Een deel ervan kan dummy data zijn

Een goede database kost tijd, wat een reden is waarom gratis software niet zonder kosten is, inclusief die voor het krijgen van uw data in de database. Zelfs voor een kleine operatie zonder veel activa en apparatuur, wilt u niet veel van uw 14 dagen besteden aan het voorbereiden van de database.

Dus, de CMMS-leverancier kan de software vooraf laden met wat dummy data. Op die manier, heeft u de kans om de software meteen uit te proberen.

Het issue is dat u niet alle uw data en workflows ingebouwd en uitgewerkt ziet zoals u zou na een uitgebreide implementatie. Maar het goede nieuws is dat u meteen kunt beginnen met de software te spelen, en voldoende van uw eigen data kunt toevoegen om een echt gevoel te krijgen voor de CMMS en zijn functies, inclusief activabeheer, werkorder- en preventief onderhoudsbeheer, en voorraacontrole.

Alle goede dingen moeten een einde hebben, zelfs een CMMS-softwareproef

Het hangt af van de aanbieder, maar ongeacht hoe lang de proef is, eindigt het uiteindelijk. Om het meeste uit uw proef te halen en ervoor te zorgen dat het niet voelt alsof het te vroeg eindigde, is het belangrijk om een beetje van tevoren te plannen.

Zorg ervoor dat u een idee heeft van de specifieke functies die u wilt proberen en de onderhoudswerkstromen die u wilt opzetten. Het kan een goed idee zijn om een checklist te maken om ervoor te zorgen dat u alles dekt.

Ook, zorg ervoor dat u coördineert met andere belangrijke teamleden. Start de proef niet net wanneer uw meest vertrouwde senior technicus een week vrij neemt voor vakantie. U wilt dat de juiste mensen genoeg tijd hebben met de software.

En zorg ervoor dat u een betrouwbaar contactpunt heeft bij de CMMS-leverancier voor het geval u vragen heeft. Onthoud, zelfs de gemakkelijkst-te-gebruiken CMMS-software komt met training, dus het is perfect natuurlijk om vragen te hebben tijdens de proef. Wanneer u iemand bij de aanbieder heeft die u door eventuele hiccups kan leiden, haalt u veel meer waarde uit de proefperiode.

Volgende stappen

Als u op zoek bent om de overstap te maken van papier en spreadsheets, is nu de tijd om contact op te nemen met CMMS-leveranciers en het gesprek te starten. Ze zullen in staat zijn uw opties uit te leggen en u te helpen de ene te vinden die het beste voor u werkt.

Zodra u uw lijst heugten, kunt u een softwareproef opzetten, de banden tikken, en wat data voor een ritje nemen.