Gids voor gratis CMMS-software:gratis, open source of proefversie?

Onderhoudsbeheersoftware is er in alle soorten en maten, inclusief gratis, open source en proef CMMS-versies. En elk heeft zijn eigen reeks voor- en nadelen die niet alleen verband houden met de prijs, maar ook met het gemak van implementatie en gebruik.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat u degene krijgt die het beste bij u past?

De truc is om de verschillen te kennen tussen gratis, open source en proefsoftware.

De eerste stap om te kiezen tussen gratis, open source en proefsoftware is het begrijpen van uw opties, dus laten we eerst eventuele verwarring ophelderen.

Definitie van gratis, proef- en open source CMMS-software

Voordat we de voor- en nadelen van elk bekijken, moeten we een aantal duidelijke definities uitwerken.

Gratis CMMS-software

Vreemd genoeg hangt de definitie van "gratis" af van wie je het vraagt.

Voor sommigen is het woord direct gerelateerd aan vrijheid, en software is alleen gratis als de gebruiker de vrijheid kan genieten om het te gebruiken zoals hij wil, gemakkelijk de broncode kan onderzoeken en wijzigen, en zowel de originele als de gewijzigde versies kan verspreiden. Hier gaat gratis niet over prijs. Het gaat over vrijheid.

Voor de rest van ons draait alles bij gratis om prijs. Als we niet voor de software hoeven te betalen, is het gratis.

Maar dit leidt tot de vraag:waarom zou iemand software gratis weggeven?

Er zijn een heleboel mogelijke redenen. Het kan een passieproject zijn. Iemand was op zoek naar een nieuwe manier om iets te doen, heeft het gebouwd en wil het nu delen.

Of het kan een bedrijf zijn dat hoopt mensen in hun software-ecosysteem te krijgen. Als mensen de gratis versie leuk vinden, kunnen ze upgraden naar een betaalde versie. In veel gevallen is de software gratis omdat u het product van dat bedrijf bent. Facebook laat je bijvoorbeeld hun software gratis gebruiken, omdat ze zich dan kunnen omdraaien en je gebruikersgegevens kunnen verkopen aan adverteerders. En het zijn niet alleen sociale media die op deze manier werken. Wanneer heeft u voor het laatst voor een e-mailaccount betaald?

Open source CMMS-software

Het is gemakkelijk om in de war te raken tussen gratis en open source, omdat veel open source-software ook gratis is. Maar er zijn belangrijke verschillen.

De "open" in open source heeft betrekking op de licentie, waarmee iedereen de software vrij kan gebruiken, wijzigen en delen. Er is eigenlijk een proces om officieel open source te worden en organisaties kunnen kiezen uit een lange lijst met open source-licenties, waaronder die van MIT, Apache en Mozilla.

Software kan dus gratis zijn, maar niet open source als u het niet mag wijzigen of vrijelijk mag delen.

Een gemeenschappelijk kenmerk van open source software is dat het is ontwikkeld en onderhouden door een toegewijde community van supporters. Maar dat is niet altijd het geval. Er zijn genoeg voorbeelden van open source software die het resultaat is van de passie en inspanning van één persoon.

Proef CMMS-software

Proeven zijn er in verschillende vormen, maar het kernidee is hetzelfde:probeer voordat je koopt. Het is eigenlijk hetzelfde als een proefrit met de auto maken. Het andere belangrijke kenmerk van beproevingen is dat ze eindigen. Je mag tegen de banden schoppen en de auto een rondje maken, maar op een gegeven moment moet je hem terugbrengen.

Buiten deze twee gemeenschappelijke kenmerken kunnen er veel verschillen zijn tussen proeven. In sommige gevallen kunt u tijdens een proefperiode slechts enkele van de functies gebruiken. In andere kunt u alle functies gebruiken, maar slechts een beperkt aantal keren. Met een proefversie van voorraadbeheersoftware kunt u dus mogelijk een werkorder maken, maar deze niet opslaan. Of u kunt het opslaan maar vervolgens niet toewijzen.

Voor- en nadelen van gratis, proef- en open source CMMS-software

Nu we weten wat ze zijn en hoe ze van elkaar verschillen, laten we eens kijken naar de voor- en nadelen. Uiteindelijk is er niet één beste oplossing voor iedereen. Het hangt af van uw situatie, behoeften en tolerantie voor elke reeks nadelen.

Voordelen van gratis onderhoudsbeheersoftware

Hier zijn de beste onderdelen van gratis onderhoudsbeheersoftware.

Het beste van alles is dat het gratis is

Dat is een geweldig verkoopargument, vooral wanneer de meeste CMMS-software geld kost.

Dus, welke kosten omzeil je als je onderhoudssoftware gratis krijgt? Ten eerste kunt u de implementatiekosten overslaan, die verband houden met het krijgen van uw gegevens in de software en het trainen van uw team in de software. Ten tweede zijn er geen lopende betalingen. Over het algemeen gebruiken CMMS-providers het software as a service (SaaS) bedrijfsmodel:in plaats van de software van hen te kopen, abonneert u zich erop. Hetzelfde geldt voor Netflix, waar u elke maand betaalt voor toegang tot hun service.

Lagere "gepercipieerde risico", gemakkelijker om van gedachten te veranderen

En omdat het gratis is, voelt het gemakkelijker om aan de slag te gaan, en als je het niet leuk vindt, trek je terug en stop je met het gebruik van de software.

Een groot deel van de aantrekkingskracht van gratis software is het lage 'gepercipieerde risico'. ” Er is een directe relatie tussen de kosten die aan een beslissing zijn verbonden en de stress die het ons oplevert. Het is geen probleem om een ​​paar dollar te riskeren door een nieuw soort reep of een merk ontbijtgranen uit te proberen. Je verliest niet veel als het je niet uitkomt. Maar weinig mensen zouden ongezien een huis kopen.

Nadelen van gratis onderhoudsbeheersoftware, d.w.z. je krijgt waar je voor betaalt

Gratis software heeft nadelen waar je goed over na moet denken. Met gratis software loop je het risico dat "er niet zoiets bestaat als een gratis lunch."

Geen ondersteuning voor installatie, training, doorlopende hulp bij problemen

Een van de voordelen van gratis onderhoudsbeheersoftware is dat u niet hoeft te betalen voor de implementatie. Maar de reden dat u er niet voor hoeft te betalen, is dat u er geen krijgt.

En dat betekent uiteindelijk dat je het zelf moet ontwikkelen en opleveren.

Hoe ziet dit eruit? Helemaal alleen moet u alle gegevens in de software laden en ervoor zorgen dat u de huidige best practices voor consistentie, nauwkeurigheid en informatiearchitectuur volgt. En dan moet je het onderhoudsteam gaan trainen.

Voor zelfs de meest elementaire CMMS-software heb je handleidingen en trainingsvideo's nodig. En dan heb je iemand nodig die trainingen geeft voor iedereen in de organisatie die de software gebruikt. En niet zomaar een setje. Omdat mensen het CMMS afhankelijk van hun rol verschillend gebruiken, heb je trainingsmateriaal op maat nodig. Bijvoorbeeld een set voor de techneuten en een andere voor de CEO.

Gratis CMMS-software maar betaalde databases

Zelfs als u de software gratis krijgt, moet u betalen voor uw gegevens om ergens te wonen. Uw eerste optie is een on-premises server, wat betekent dat u betaalt voor de initiële hardware en vervolgens voor de doorlopende kosten voor upgrades en vervangingen. Bovendien, als je niet weet hoe je een server moet opzetten en onderhouden, moet je iemand betalen die dat wel doet.

Uw tweede optie is een cloudgebaseerde server, wat betekent dat u ruimte huurt bij een commerciële provider. Het voordeel is dat iemand anders een deel van de IT-overhead voor je uit handen neemt. Maar het zijn extra kosten die voortvloeien uit uw gratis software.

Voordelen van open source software voor preventief onderhoud

Onthoud dat het verschil tussen gratis en open source niet zozeer de prijs is, maar de manieren waarop u de software kunt wijzigen en gebruiken, waardoor een andere reeks voor- en nadelen ontstaat.

Directe toegang tot de broncode

Als u wilt, kunt u de software aanpassen en precies krijgen wat u nodig heeft. Elke functie zou nauwkeurig worden afgestemd op uw exacte specificaties.

Dat klinkt op papier geweldig, maar het is hetzelfde als zeggen dat een van de voordelen van uw auto is dat u de motorkap kunt openen en er zelf aan kunt werken. Dat is geweldig voor mensen die weten hoe ze auto's moeten repareren, maar van nul echte waarde voor mensen die een gekwalificeerde monteur krijgen om al het werk toch te doen.

Veiligheid en beveiliging

Open source software wordt meestal ontwikkeld door grote gemeenschappen van toegewijde vrijwilligers, wat een groot voordeel kan zijn als het gaat om het veilig houden van de software en uw gegevens. Het idee is dat met zoveel mensen die naar de software kijken en eraan werken, alle bugs en kwetsbaarheden eerder worden opgemerkt. En het is niet alleen wanneer de gemeenschap de software voor het eerst ontwikkelt. De voortdurende ondersteuning en upgrades zorgen ervoor dat alles veilig en stabiel blijft gedurende de levensduur van de software.

Nadelen van open source software voor preventief onderhoud

Net als bij gratis software zijn er nadelen die samengaan met alle voordelen.

Veiligheid en beveiliging

Was dit niet een van de voordelen?

Het is de moeite waard om nog wat langer bij dit onderwerp te blijven. Om dezelfde redenen wordt open source verondersteld veiliger te zijn, het is ook potentieel gevaarlijker.

Met propriëtaire software (het soort waarvoor u betaalt), is er een kleinere groep ontwikkelaars, waardoor het voor het bedrijf een stuk eenvoudiger is om de ontwikkelaars zorgvuldig te controleren en bij te houden wie wat met de broncode heeft gedaan. Met open source, omdat het zo open is, is het een stuk gemakkelijker voor iemand om kwaadaardige code in te voeren, je systeem te laten crashen en je gegevens te stelen.

Financieringsmodellen betekenen dat u uiteindelijk toch betaalt

Net als bij gratis software zijn er kosten aan verbonden. Ten eerste moet u betalen voor installatie en training. Onthoud dat het ook niet slechts één set materialen is. Omdat je verschillende soorten gebruikers hebt, heb je verschillende soorten trainingen nodig.

Met meer populaire open source-programma's kunt u waarschijnlijk bestaand trainingsmateriaal vinden dat is ontwikkeld door de softwaregemeenschap. En misschien zijn er zelfs bedrijven die trainingen geven. Maar nogmaals, je moet ze betalen.

Laten we zeggen dat je dol bent op de software, maar echt zou willen dat het deze ene specifieke functie had. Met de gratis CMMS-software kun je bijvoorbeeld een PM instellen, maar je kunt geen onderscheid maken tussen zwevend en vast of op meter en tijd gebaseerd.

Hoe ga je de must-have-functie krijgen?

In sommige gevallen moet je het zelf ontwikkelen, wat alleen mogelijk is als je een IT-afdeling hebt met de juiste mensen en op het juiste niveau gefinancierd. Hoeveel kost het u om het hoofd van IT uren te laten besteden aan het coderen en testen van een nieuwe functie?

Uw andere optie is het gebruik van premies voor functies. Plaats uw verzoek op een pagina zoals BountySource en wacht tot iemand de functie voor u heeft gemaakt of verfijnd. Ook hier moet je weer geld betalen. Maar dat is alleen als je het geluk hebt om iemand te laten beslissen om aan je verzoek te werken.

Voordelen van proefvoorraadbeheersoftware

In tegenstelling tot de eerste twee, is proefsoftware een tijdelijke kijk op de propriëtaire software die u overweegt te gebruiken. Maar net als de eerste twee heeft het zijn eigen voor- en nadelen.

Krijg een echt gevoel voor de software

Weet je nog de eerste keer dat je achter het stuur van een auto stapte en probeerde te rijden? Die mix van opwinding en zenuwen. Alleen een beetje weten wat je aan het doen was...

Dat is vreemd, want de eerste keer dat je in een auto reed, was waarschijnlijk ook de miljoenste keer dat je in een auto zat. Denk eens aan alle keren dat je iemand anders al in films, op tv en in het echte leven in een auto hebt zien rijden. En ondanks al dat kijken, wist je nog steeds niet 100% zeker hoe je het moest doen.

Zo is het ook met software. Je hebt misschien online video's en zelfs live demonstraties gezien, maar het zelf doen is altijd anders. De enige manier om echt te weten of software gemakkelijk te leren is, is door het te proberen. En de enige manier om te weten of het aan uw behoeften voldoet, is door het te proberen. Er gaat niets boven directe ervaring.

Als u een beter idee wilt hebben van hoe software in de praktijk voor u zou werken, en niet alleen in theorie, is een proef een geweldige, risicovrije manier om erachter te komen.

Haal meer oog op de software

Demo's zijn een geweldige manier om de software live en in actie te zien. Maar het kan een uitdaging zijn om de schema's van mensen op elkaar af te stemmen, zodat iedereen de kans heeft om aanwezig te zijn. Er is ook een limiet aan het aantal mensen dat u rond een scherm kunt proppen.

Maar veel softwaretests duren twee weken of langer, wat meer dan genoeg tijd is voor iedereen in het onderhoudsteam om de software uit te proberen. Je hebt de kans om een ​​aantal on-demand werkorders en preventieve onderhoudsinspecties en taken op te stellen, en de technici hebben de kans om in het veld met de software te werken.

Nadelen van proefvoorraadbeheersoftware

Proeven zijn geweldig, maar niet zonder enkele kleinere problemen.

Een deel ervan kunnen dummy-gegevens zijn

Een goede database kost tijd, en dat is een van de redenen waarom gratis software niet gratis is, ook die om uw gegevens in de database te krijgen. Zelfs voor een kleine operatie zonder veel middelen en apparatuur, wil je niet veel van je 14 dagen besteden aan het voorbereiden van de database.

Dus de CMMS-provider kan de software vooraf laden met een beetje dummy-gegevens. Zo heb je meteen de kans om de software uit te proberen.

Het probleem is dat u niet al uw gegevens en workflows ziet ingepakt en uitgebouwd zoals u zou doen na een uitgebreide implementatie. Maar het goede nieuws is dat u meteen met de software aan de slag kunt en dat u voldoende eigen gegevens kunt toevoegen om een ​​echt gevoel te krijgen voor het CMMS en zijn functies, inclusief activabeheer, werkorderbeheer en preventief onderhoudsbeheer, en voorraadbeheer.

Aan alle goede dingen komt een einde, zelfs aan een proefversie van CMMS-software

Het hangt af van de provider, maar hoe lang de proefperiode ook is, deze eindigt uiteindelijk. Om het meeste uit uw proefperiode te halen en ervoor te zorgen dat het niet te snel eindigt, is het belangrijk om een ​​beetje vooruit te plannen.

Zorg ervoor dat u een idee heeft van de specifieke functies die u wilt proberen en de onderhoudsworkflows die u wilt instellen. Het is misschien een goed idee om een ​​checklist te maken om er zeker van te zijn dat je alles op een rijtje hebt.

Zorg er ook voor dat u coördineert met andere belangrijke leden van het team. Begin de proefperiode niet meteen wanneer uw meest vertrouwde senior techneut een week vrij neemt voor vakantie. U wilt dat de juiste mensen voldoende tijd hebben met de software.

En zorg voor een betrouwbaar aanspreekpunt bij de CMMS-aanbieder voor het geval je vragen hebt. Onthoud dat zelfs de gemakkelijkst te gebruiken CMMS-software met training wordt geleverd, dus het is volkomen normaal dat u tijdens de proefperiode vragen heeft. Wanneer je iemand bij de provider hebt die je door eventuele hik heen kan helpen, haal je veel meer uit de proefperiode.

Volgende stappen

Als u de overstap wilt maken van papier en spreadsheets, is dit het moment om contact op te nemen met CMMS-providers en het gesprek op gang te brengen. Zij kunnen uw opties uitleggen en u helpen de optie te vinden die het beste bij u past.

Zodra je je lijst hebt verkleind, kun je een software-proefversie opzetten, de banden schoppen en wat gegevens gebruiken voor een ritje.