Essentiële KPI's voor het optimaliseren van onderhoudsbeheersoftware

Als u wereldwijde standaarden voor onderhoudsbeheer wilt halen en overtreffen, hebt u KPI's nodig die zowel uw huidige positie als uw koers tonen: waar u staat en waar u naartoe gaat. De juiste KPI's laten zien of u op koers bent of de markt mist.

Maar voordat u begint: er is geen enkele perfecte set die voor iedereen werkt. Verschillende sectoren en organisaties meten prestaties op hun eigen manier.

Om de juiste KPI's voor uw situatie te vinden, moet u kijken naar de typen activa die u beheert en uw specifieke korte- en lange-termijndoelen. En meer is niet per se beter.

Het is belangrijk om selectief te zijn en u te richten op alleen die KPI's die u helpen uw doelen scherp te stellen en te bereiken.

Nu we de 'waarom' kennen, kijken we naar de 'wat'. We bespreken de onderhoudskengetallen die u als Key Performance Indicators (KPI's) kunt volgen om uw onderhoudsbeheersoftware (ook wel faciliteitsbeheersoftware genoemd) te verbeteren.

Wat is een onderhouds-KPI?

Laten we beginnen met een werkdefinitie. Een onderhouds-KPI is een meetbare waarde die aangeeft hoe goed u zich beweegt in de richting van een onderhoudsdoel. Het beantwoordt drie vragen:

• Waar staan we nu?
• Hoe ver liggen we van het doel af?
• Wat moet er gebeuren om dichterbij het doel te komen?

De truc is om te beginnen met een doel. Vervolgens bepaalt u waar u ten opzichte van dat doel staat. Daarna zoekt u een manier om uw vooruitgang te meten. Uw doel hangt sterk af van uw sector, maar algemeen gericht activabeheer zich op varianten van het verhogen van uptime, het verlagen van kosten en het verbeteren van onderhoud.

Waarom is het bijhouden van onderhouds-KPI's belangrijk?

Het is simpel: de enige manier om beter te worden is doelen stellen en consequent ernaar werken. Onderhouds-KPI's zorgen ervoor dat die doelen helder en meetbaar zijn.

Het is fijn om te zeggen dat u uptime wilt verhogen en kosten wilt verlagen. Maar als u stelt: „We willen uptime met 10% verhogen en kosten met 20% verlagen“, dan heeft u objectieve maatstaven om vooruitgang te meten.

De voordelen beginnen al vóór het werken aan de doelen. Tijdens het vaststellen van doelen krijgt u de kans om kritisch te kijken naar hoe u de afdeling nu runt, uw huidige werkstromen en processen.

Wat is het verschil tussen onderhouds-KPI's en onderhoudsprestatiemetricen?

Veel mensen gebruiken de termen door elkaar, wat in de praktijk vaak geen probleem is.

Streng genomen hebben ze echter een andere betekenis. De eenste manier om het te begrijpen is via een tijdlijn. Aan het begin staan uw onderhoudshandelingen: wat het team doet.

Deze handelingen worden gemeten met prestatiemetricen. Technici repareren activa wanneer ze falen – dat is de handeling. Hoe snel ze een gefaald activum weer operationeel krijgen, is de prestatiemetriek. Een ander voorbeeld: technici voeren gepland preventief onderhoud uit. Het percentage geplande PM's dat aan het einde van de week nog openstaat, is een onderhoudsmetriek.

Deze metricen lopen uiteindelijk uit op KPI's. U heeft een KPI met betrekking tot downtime, bijvoorbeeld: downtime met 10% verlagen. Om dat te bereiken, kijkt u naar de metricen die samen downtime beïnvloeden – zoals de reparatiesnelheid en het aantal onvoltooide werkorders per week.

En nogmaals: in de praktijk worden de termen vaak als synoniemen gebruikt.

Nu we weten wat ze zijn en waarom we ze nodig hebben, bekijken we enkele voorbeelden.

KPI's zijn als auto's: ze delen basiskenmerken, maar u moet de ene vinden die bij u past. Een minivan is perfect voor de schoolrun, maar een Ford Mustang wint de race.

Wat is de beste KPI voor gebouwonderhoud?

De ééne beste indicator bestaat waarschijnlijk niet. In plaats daarvan is er een lijst met sterke kandidaten, waaronder:

• Tevredenheidsscores van gebruikers
• Verhouding gepland versus ongepland onderhoud
• Aantal klachten (ten opzichte van het totale aantal gebruikers)
• Totale operationele kosten per vierkante meter
• Gemiddelde tijd tussen aanmaken en afsluiten van een werkorder

U ziet dat de data voor deze KPI's uit verschillende bronnen komt. Sommige (gepland vs ongepland, aflooptijden) liggen bij de onderhoudsafdeling. Anderen, zoals tevredenheidsscores, vereisen een gestructureerde enquête.

Wat is de beste KPI voor installatieonderhoud (plant maintenance)?

Ook hier is er geen enkele winnaar. Een manier om een gevoel te krijgen voor het aantal: kijk naar de categorieën, zoals:

• Onderhoudsplannings-KPI's
• Probleemidentificatie-KPI's
• Plannings-KPI's
• Werkorderafloop-KPI's
• Root-cause-KPI's

En ga ervan uit dat er per categorie twee tot vijf KPI's zijn. Laten we de meest voorkomende in detail bekijken.

Welke onderhouds-KPI's volgen met onderhoudsbeheersoftware?

• Planned Maintenance Percentage (PMP)
• Overall Equipment Effectiveness (OEE)
• Mean Time To Repair (MTTR)
• Mean Time Between Failures (MTBF)

Planned Maintenance Percentage (PMP)

Vergelijkt de tijd die besteed wordt aan gepland en ongepland onderhoud. U vergelijkt de tijd aan geplande werkorders met die aan reactieve, op-verzoek werkorders.

PMP helpt ook bij het bepalen van de beschikbaarheid van activa. Ideaal is dat 90% van de onderhoudsactiviteiten gepland is.

PMP is een vitale indicator voor de gezondheid van een PM-programma en om mogelijkheden te identificeren om reactief onderhoud te verminderen.

PMP kan ook gebruikt worden om de oorzaak van activum-downtime, lage efficiëntie en slechte implementatie te achterhalen, zodat deze aangepakt kunnen worden.

Berekening:

PMP = (geplande onderhoudstijd / totale onderhouduur) x 100

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

OEE meet de productiviteit van een activum en geeft inzicht in de effectiviteit van een onderhoudsplan. Het richt zich op drie kernfactoren: kwaliteit, prestatie en beschikbaarheid.

Een OEE van 100% betekent dat elk proces op maximale efficiëntie draait, zonder storingen en met goede kwaliteitsresultaten.

Wikipedia definieert het als: „Overall Equipment Effectiveness (OEE) is een maat voor hoe goed een productieproces benut wordt (faciliteiten, tijd en materiaal) ten opzichte van het volle potentieel, gedurende de periodes dat het gepland is te draaien. Het identificeert het percentage productietijd dat werkelijk productief is. Een OEE van 100% betekent dat alleen goede producten worden geproduceerd (100% kwaliteit), op maximale snelheid (100% prestatie), en zonder onderbreking (100% beschikbaarheid).“

Door OEE als kernmetriek te gebruiken, krijgen organisaties waardevolle inzichten in knelpunten en hoe deze te verhelpen. De eerste stap om een probleem op te lossen, is het vinden ervan.

Berekening:

OEE = beschikbaarheid x prestatie x kwaliteit

Mean Time To Repair (MTTR)

MTTR is de gemiddelde tijd die nodig is om een activum te diagnosticeren, repareren en te herstellen na een storing of uitval. Het doel is MTTR zoveel mogelijk te verlagen door het herstelproces te versnellen.

Door deze KPI te volgen, verbeteren organisaties de beschikbaarheid van activa.

Berekening:

MTTR = (totale downtime-periodes / totaal aantal reparaties)

Mean Time Between Failures (MTBF)

Meet de gemiddelde tijd dat een activum operationeel is tussen ongevallen van ongeplande downtime. Het vertelt u gemiddeld hoe lang een activum draait voordat het faalt.

De KPI helpt bij het bepalen van de levensduur van een specifiek activum of onderdelen, zodat u uw preventief onderhoudschema kunt instellen. Als een activum gemiddeld drie weken loopt tussen falen, plan uw PM's dan om de tweeëenhalf week.

Berekening:

MTBF = (som van operationele tijd / totaal aantal falen)

Preventive Maintenance Compliance (PMC)

Meet het percentage geplande en voltooide onderhoudswerkorders binnen een vastgestelde periode, en helpt organisaties de effectiviteit van hun preventieve onderhoudsplannen te meten. Bijvoorbeeld: 80 werkorders gepland, maar slechts 68 afgerond aan het einde van de maand.

Berekening:

Preventive Maintenance Compliance = (68/80) x 100 = 85%

Let op: deze KPI vertelt niet hoeveel PM's op tijd zijn voltooid. Als u vier PM's heeft gepland voor de komende week, allemaal met deadline donderdag, en u sluit ze allemaal vrijdag af, is uw PMC nog steeds 100%. Er is iets mis met uw PM-programma, maar deze KPI toont het niet.

Nu we een aantal onderhouds-KPI's hebben verkend, moeten we dieper duiken in hoe u ze volgt. U hebt de juiste tools, processen en mensen nodig.

Wat is de KPI voor het onderhoudsproces?

Omdat de bovenstaande KPI's de 'klassiekers' zijn, hoeft u u niet alleen op die te richten. Het kan net zo zinvol zijn om een effectieve KPI te creëren die specifiek is voor uw huidige operationele doelen. Als het team al goed scoort op OEE, kunt u uitbreiden, nieuwe uitdagingen zoeken en nieuwe doelen stellen. De KPI's die u wilt volgen, hangen af van waar u staat en waar u wilt zijn; de antwoorden verschillen voor iedereen.

Hoe ziet dat eruit?

Wat zijn voorbeelden van onderhouds-KPI's?

Hier zijn enkele concrete voorbeelden:

• Ongepland onderhoud met 20% verminderen in de komende zes maanden.
• Elektriciteitsverbruik met 10% verminderen in zes maanden.
• Arbeidskosten met 15% verminderen in de komende 12 maanden.
• Percentage overdue PM's met 20% verminderen in de komende drie maanden.

Let op: ze hebben allemaal cijfers en data. U moet specifiek zijn over wat u wilt bereiken en hoe lang dat duurt. Er zit een hele wetenschap achter het stellen van goede doelen en het vergroten van de kans op succes. Ooit afgevraagd waarom bijna iedereen faalt bij hun nieuwejaarsvoornemens? Omdat ze niet specifiek genoeg zijn en een bedachte tijdlijn missen.

Dus, dit zijn allemaal goede starts, maar zonder een solid actieplan per doel is het eigenlijk slechts wensdenken. Nu u de doelen heeft, moet u nadenken over hoe u ze gaat bereiken.

Een mogelijke aanpak: werken achteruit. Als u ongepland onderhoud wilt verminderen, vraag u zich af: „Wat veroorzaakt ongepland onderhoud?“

Wees specifieker. Voor een oplossing die werkt voor uw operatie, moet u weten wat het probleem is op uw locatie. Ongepland onderhoud kan het resultaat zijn van veel factoren, van planning tot MRO-voorraad. Als u het werk niet van tevoren plant, krijgt u veel ongepland onderhoud. Maar u kunt alles tot in de minuut plannen en toch veel problemen hebben omdat u de verkeerde leveranciers gebruikt. Slecht MRO-materiaal laat u altijd in de steek, wanneer u het ook gebruikt.

Eenmaal de „hoe“ van uw KPI duidelijk is, focus op de „wanneer“. Dat is meer dan alleen een einddatum. Als u iets met 10% wilt verminderen in zes maanden, stel dan tussendoelen. Waar wilt u na drie maanden staan? Hoe ver moet u na vijf maanden zijn? Deze tussendoelen helpen u gefocust te blijven en bij te sturen. Als u na drie maanden nul vooruitgang ziet, is het tijd om uw plan te herzien.

Hoe helpt CMMS-software bij het bijhouden van onderhouds-KPI's?

Om dit alles te realiseren, hebt u een efficiënte manier nodig om data te verzamelen, op te slaan en te benutten. Handmatig is dat een nachtmerrie.

Er is veel data te verzamelen, en u steunt op technici die altijd nauwkeurig moeten noteren wat ze doen. Daarna moet u al die papiertjes of spreadsheetbestanden veilig en geordend bewaren. En het ergste: uw werk is pas net begonnen, want nu moet u al die data gaan verwerken.

Het is veel logischer om te investeren in goede CMMS-software. Data wordt automatisch verzameld tijdens het aanmaken en afsluiten van werkorders. Dankzij cloudcomputing bewaart de CMMS-oplossing alles veilig in één centrale database, zodat uw data altijd up-to-date is.

Wanneer het tijd is om uw onderhouds-KPI's te berekenen, genereert de software automatisch rapporten vol met KPI's en grafieken.

Als u geïnteresseerd bent in onderhouds-KPI's (en dat moet u zijn als u geïnteresseerd bent in het stellen en halen van onderhoudsdoelen), is nu de tijd om contact op te nemen met leveranciers en te leren over CMMS-opties.