Hoe CMMS-software succesvol te implementeren: een bewezen stapsgewijze gids

Je hebt besloten CMMS-software aan te schaffen voor meer uptime en beter bijhouden. Maar omdat je er nog nooit een hebt geïmplementeerd, kan het proces intimiderend lijken. Het goede nieuws is dat het team van Hippo veel succesvolle CMMS-implementaties heeft voltooid. We zijn er om te helpen. Zo doe je het.

Wanneer het aankomt op CMMS-software-implementatie, zijn er geen garanties. Feitelijk schatten sommigen de faalquote over alle sectoren heen op zo hoog als 80%.

Welke stappen kun je ondernemen om succes te garanderen?

Volgens Hippo-implementatiespecialist Carla Prentice is hoe je over je data denkt net zo belangrijk als wat je ermee doet.

Voordat je begint met je CMMS-implementatie, verander hoe je over data denkt

Hier zijn enkele belangrijke stappen die je al kunt ondernemen voordat je volledig toegewijd bent aan het aanschaffen van een CMMS:

1. Begin met data als waardevol te behandelen.
2. Ontwikkel processen om het veilig te houden.
3. Probeer het te benutten voor betere besluitvorming.

Het maakt niet uit of je een grote operatie bent of een kleine bedrijfseigenaar die meerdere rollen speelt; je kunt altijd met de basis beginnen. Zoek al die oude papier O&M-handleidingen, blauwdrukken en garanties op. Hoewel je misschien nog werkt met papier- of spreadsheet-gebaseerde werkorders, wat traag en foutgevoelig kan zijn, probeer zo veel mogelijk van je data te behouden. Houd je papierwerk op één plek en back-up die computerbestanden. Ga dan je on-demand werkorders na, op zoek naar trends. Bijvoorbeeld, als de kraan in de badkamer op de derde verdieping elke drie maanden lekt, probeer dan een PM in te stellen om het elke twee en een half maand te controleren.

Werken met deze oudere methodes is frustrerend, maar het helpt iedereen de rol van data te begrijpen en te waarderen wat het kan leveren.

Zodra je klaar bent om een CMMS te implementeren, gaat het allemaal om vooruit plannen en dingen in de juiste volgorde doen.

Bouw het juiste CMMS-software-implementatieteam

Ongeacht de grootte van je organisatie, moet je de juiste betrokken krijgen bij het opzetten van de CMMS-database.

Na aan veel projecten gewerkt te hebben, moedigt Carla organisaties nu altijd aan om manieren te bedenken om buy-in, interne steun voor het project, te creëren en te bevorderen. Vraag jezelf:

• Wie moet het project steunen voor het een succes te maken?
• Wie gaat het lastst zijn om te overtuigen?
• Hoe kan ik de waarde van het project aan hen demonstreren?

Voor die laatste vraag, probeer je pitch op maat te maken. In gesprek met monteurs, focus op hoe een goede CMMS het leven minder stressvol maakt. Wanneer je werk van tevoren kunt plannen, zijn er minder verrassingen omdat je kleine problemen vindt en fixt voordat ze de kans krijgen om grote problemen te worden. Maar met andere mensen in de organisatie, kun je uitleggen hoe de software je helpt uitgaven bij te houden, wat altijd de eerste stap is om kosten te verlagen.

In Carla's ervaring hoeven senior monteurs zelden overtuigd te worden. Het mythe van de "oude hand" die technologie schuwt en weigert te veranderen is gewoon dat, een mythe. Feitelijk maken senior monteurs vaak de beste contactpunten tussen Hippo en de organisatie. Ze weten alles over de faciliteit, en ze zijn enthousiast over het standaardiseren en stroomlijnen van workflows.

Boven alles moet het team een gevoel van eigenaarschap hebben van zowel de implementatie als de finale CMMS-database. Omdat ze degenen zijn die het uiteindelijk het meest gebruiken, moeten ze ervoor zorgen dat het hun workflows en doelen weerspiegelt.

En het is in de volgende stap waar ze dat laten gebeuren.

Beslis hoe je de data in de CMMS-software gaat ordenen

Carla houdt van computergames waarbij je virtuele werelden bouwt. Wanneer ze met teams werkt om databases op te zetten, wil ze dat ze zich voorstellen dat ze mee spelen. "Ik vraag ze zich te voorstellen hoe ze alles gaan organiseren. Wat is de fundering? Hoe hangt het allemaal samen?"

Ontwerp een informatiearchitectuur met een duidelijke hiërarchie

Het is de moeite waard om die termen eerst te definiëren. Informatiearchitectuur betekent gewoon hoe je je data organiseert. Informatiehiërarchie is hoe je sommige data belangrijker behandelt.

Stel je voor dat je besluit de garage op te ruimen. Nu, waar is de beste plek voor de grasmaaier? Hij moet bij de achterdeur gaan want dan is het makkelijk om hem in de achtertuin te duwen. Wat met de reservebandenkrik? Je gebruikt hem zelden dus hij kan achterop een lage plank. Nu zit hij veilig uit de weg. Voor elk item vind je een plek die past bij hoe je het gebruikt.

Het is eigenlijk hetzelfde voor je data. Je moet manieren vinden om het te organiseren die overeenkomen met hoe je het gebruikt. Volgens Carla baseren veel mensen deze beslissingen op hun industrie. Fabrikanten richten zich op activa en apparatuur. Hotels bijvoorbeeld, prefereren een architectuur meer gebaseerd op locatie.

Carla moedigt het team aan om rond te lopen door de faciliteit en na te denken over hoe ze hun data gaan organiseren. Per kamer? Afdeling? Binnen een kamer, gaan ze de activa verdelen in productielijnen? Moeten ze elke productielijn onderverdelen in discrete apparatuurstukken? Dit zijn belangrijke beslissingen omdat hoe je de data organiseert invloed heeft op hoe je je onderhoudsprogramma's bijhoudt.

Kies een naam voor alles wat je moet onderhouden en bijhouden

Omdat namen een groot deel van de architectuur uitmaken, begint Carla er graag vroeg in het proces over te praten. "We kunnen activum-ID's en serienummers gebruiken, maar je moet ook denken in termen van de eindgebruiker. Hoe gaan ze weten dat ze aan het juiste stuk apparatuur werken?"

Ze wil dat het implementatieteam de sprong maakt van praten over "de kamer met drie ketels erin" naar "Ketel Een, Ketel Twee en Ketel Drie." Het lijkt echt basis, en het is het ook. Maar het is ook cruciaal. Als je je activa nauwkeurig wilt bijhouden, heb je manieren nodig om precies over ze te praten.

Denk er zo over: Wat is het eerste wat een dokter op medische school leert? De namen voor alle lichaamsdelen.

Carla heeft veel ideeën over wat je kunt doen om te slagen. Ze heeft ook advies over hoe je veelvoorkomende struikelblokken kunt vermijden.

Geef je een redelijke hoeveelheid tijd om de CMMS-implementatie af te ronden

Hoe lang het duurt hangt af van veel factoren, waaronder:

• Industrie
• Kwaliteit van bestaande data
• Aantal activa en apparatuur
• Grootte van het implementatieteam

Het hangt ook af van de leeftijd van de apparatuur. Als je een nieuwere faciliteit hebt met moderne apparatuur, is het makkelijker om activum-ID's en serienummers op te sporen. En vaak kun je digitale handleidingen en schema's direct downloaden of aanvragen van de website van de fabrikant. Maar met oudere apparatuur, moet iemand misschien herumlopen om namen van gekrasten naambordjes af te schrijven.

Grootte en aantal faciliteiten spelen ook een rol. Carla geeft voorbeelden aan beide uiteinden van het spectrum: een eenkamerige, kleinschalige productieoperatie vs. een bewakte wijk met veel gebouwen verspreid over meerdere locaties.

De sleutel is niet te haasten en realistisch te plannen. Een van de belangrijke manieren waarop Carla implementatieteams helpt is door met hen te werken om redelijke tijdlijnen en haalbare mijlpalenn te vestigen.

Ontwikkel preventief onderhoud en andere programma's nadat je je data op orde hebt

Soms hebben organisaties een bestaand preventief onderhoudsplan dat ze als basis willen gebruiken voor hun CMMS-database. Het probleem is dat ze proberen in de verkeerde richting te bewegen.

Eerst moet je je activa, apparatuur en voorraad in de database hebben staan. Je moet alles named en georganiseerd hebben. Dan kun je beginnen met het inplannen van inspekkes en taken.

Je kunt geen PM inplannen om een activum te inspecteren als dat activum geen naam in het systeem heeft. Er is geen manier om de bijbehorende onderdelen en materialen van de PM op te nemen als je de voorraad nog niet aan de database hebt toegevoegd.

Je kunt een preventief onderhoudsprogramma zien als het dak van het huis dat je bouwt. Het is niet mogelijk om het dak eerst te doen.

Volgende stappen

Sommige organisaties kiezen ervoor om veel van het werk zelf te doen. Hippo's implementatiespecialisten helpen ze door het proces heen, maar de organisatie doet de kluswerk als het aankomt op het verzamelen van de data. Bijvoorbeeld, Carla kan iemand snel leren hoe je afbeeldingen uploadt zodat elke record een foto van het bijbehorende activum bevat. Maar het is aan iemand bij de organisatie om naar het activum te gaan, die foto te maken en te uploaden.

Voor andere organisaties heeft het meer zin om professionele auditors onsite te halen, en Hippo biedt die optie ook. Maar de enigste manier om te weten welke optie het beste werkt voor jouw specifieke situatie is om contact op te nemen en te connecten.

Hoer meer we weten over jouw uitdagingen en doelen, hoe meer we kunnen helpen.