CMMS-software-implementatie in zes eenvoudige stappen

Uw bedrijf heeft een CMMS aangeschaft of zich erop geabonneerd, het implementatieproces doorlopen en enige training gehad. Het is maanden later en u merkt dat de onderhoudsbeheersoftware niet de verwachte resultaten oplevert. U deed uw due diligence door een handvol of meer leveranciers te evalueren, de juiste vragen te stellen, uw leveranciers op de shortlist te plaatsen, een laatste demoronde te doorlopen, over de prijs te onderhandelen en zich af te melden.

Nu merk je dat je betaalt voor onderhoudsbeheersoftware die niet werkt zoals verwacht, wordt tegengewerkt door je onderhoudsteam of in sommige gevallen gebruikt niemand het. In dit geval vraagt ​​u zich misschien af, wat ging er mis?

De realiteit is dat het implementatieplan voor CMMS-software lage slagingspercentages heeft. Bronnen in de branche melden dat het percentage mislukkingen kan variëren van 40%-80%*. Sommige bronnen suggereren zelfs hogere uitvalpercentages. Volgens betrouwbaarheidweb.com kan het aantal mislukte implementaties oplopen tot 90%. Redenen voor mislukking kunnen vaak zijn:

• De benodigde inspanning onderschatten
• Gebrek aan ondersteuning van uw leverancier
• Workflows onjuist gedefinieerd
• Gebrek aan training over de belangrijkste functies

Er zijn een aantal redenen voor het loskoppelen, en de meeste hebben betrekking op een slecht implementatieplan. Dit artikel gaat over hoe je dingen kunt veranderen, mislukkingen kunt voorkomen en je CMMS tot een succes kunt maken.

STAP 1:Beoordeel wat er ontbreekt

De eerste stap is het identificeren en een lijst maken van de problemen die u ondervindt met de onderhoudssoftware. Vragen die je zou moeten stellen;

• Hebben u en de verwachte gebruikers toegang tot het systeem vanaf hun computers en andere apparaten?
• Heeft u alle apparatuur en middelen geüpload?
• Als u van een eerdere CMMS bent verhuisd, is de geschiedenis dan gemigreerd?
• Zijn alle gebruikers geüpload en krijgen ze de juiste machtigingen en toegang?
• Zijn uw werkorders voor preventief en gepland onderhoud geüpload en gepland?
• Zijn alle vereiste CMMS-functies ingeschakeld volgens uw contract?
• Hebben jij en je onderhoudsteam een ​​training gehad?
• Is er meer training nodig?

Het doel van deze oefening is om een ​​grondige beoordeling te maken van de problemen die u ondervindt met uw CMMS-software.

STAP 2:Bekijk het contract met uw CMMS-leverancier

Voordat u doorgaat met een spelplan en taken toewijst aan uw interne team, raadpleegt u uw contract met uw leverancier en kijkt u of er afwijkingen zijn met wat is geleverd.

Bij het implementatieproces zijn vaak veel mensen betrokken en worden verantwoordelijkheden overgedragen aan mensen die niet betrokken waren bij het onderhandelings- en koopproces met de verkoper. Het kan zijn dat uw software volledig is ingesteld met alle geïntegreerde gegevens, maar dat de softwaregebruikers niet de volledige training hebben gekregen zoals overeengekomen in het contract.

Misschien is er maar één gebruiker een uur lang getraind en later druk geworden en verwaarloosd om contact op te nemen met de leverancier om een ​​vervolgsessie in te plannen. Hoewel de CMMS-leverancier proactief moet zijn in het opvolgen van zijn klanten en ervoor moet zorgen dat ze de gekochte training krijgen, is het het beste om op de hoogte te blijven van de training en het niet in de handen van de verkoper over te laten.

Als u merkt dat de verkoper de diensten niet heeft geleverd zoals overeengekomen in het contract, moet u een afspraak maken met uw accountvertegenwoordiger om de lucht te klaren en ervoor te zorgen dat u krijgt waarvoor u hebt betaald. Als ze verplicht zijn om gegevens te importeren, gebruikers in te stellen, training te geven en dit is niet geleverd, laat de leverancier dan een tijdlijn opstellen om dit voor elkaar te krijgen.

STAP 3:Bedenk een spelplan

Nu u uw lijst met problemen met het implementatieplan voor CMMS-software hebt, is het tijd om een ​​duidelijk spelplan op te stellen en door te nemen. In uw probleembeoordeling heeft u mogelijk de volgende problemen vastgesteld;

• Gebruikers waren niet correct ingesteld met de juiste rechten
• Niet alle apparatuur is toegevoegd
• Er zijn geen werkorders voor preventief onderhoud ingepland
• Gebruikers zijn niet bekend met de rapportagetools, het instellen van statistieken en het uitvoeren van rapporten
• Onvoldoende training

Zodra u uw lijst hebt, is het tijd om te delegeren wie verantwoordelijk is voor het oplossen van de problemen en een acceptabel tijdsbestek voor voltooiing. Dit is het stadium om alle onduidelijkheden over wat nodig is weg te nemen.

Doorloop de taken met degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren ervan en zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze hun taken moeten voltooien en over de middelen beschikken om ze uit te voeren.

Als er bijvoorbeeld preventieve onderhoudsschema's moeten worden geüpload, zorg er dan voor dat de verantwoordelijke persoon weet waar hij de details van het PM-schema kan vinden en hoe de informatie moet worden gecompileerd op een manier die kan worden gemigreerd naar de CMMS-software.

Voor sommige taken is mogelijk de softwareleverancier vereist. Uw softwareleverancier kan u bijvoorbeeld helpen met het importeren en opnieuw configureren van gegevens en training. Zorg ervoor dat u contact opneemt met uw accountvertegenwoordiger en betrek deze bij het proces. Wees niet verbaasd als hier wat extra kosten aan verbonden zijn. Als uw leverancier heeft geleverd zoals overeengekomen in het contract en er extra werk bij komt kijken, kunnen er servicekosten in rekening worden gebracht.

STAP 4:Volg de voortgang op en bekijk het door

Nu de taken zijn gedelegeerd en de verantwoordelijken duidelijk zijn over wat er moet gebeuren, moet u de voortgang volgen. Het is belangrijk om te communiceren dat het CMMS-software-implementatieplan een prioriteit is en mensen verantwoordelijk te houden voor het uitvoeren ervan. Aangezien er tijdlijnen zijn ingesteld, is het belangrijk om in te checken en voortgangsrapporten te krijgen.

Als u wilt dat uw CMMS-oplossing succesvol is, moet u deze behandelen als andere projecten met hoge prioriteit, zodat mensen in de pas lopen en het serieus nemen. Hopelijk verloopt het werk tijdens uw vergaderingen zoals gepland. Zo niet, zoek dan uit waarom, pas het aan, wijs het opnieuw toe en doe wat nodig is om de klus te klaren.

STAP 5:Eindbeoordeling

Voordat u zegt dat alles klaar is, moet u uw lijst met problemen doornemen en ervoor zorgen dat iedereen tevreden is dat alle problemen zijn opgelost. Elk item moet nauwkeurig worden bekeken, rekening houdend met waar je was toen je met dit proces begon en waar je nu bent.

Vraag jezelf (en andere gebruikers):Ben je tevreden met de huidige staat? Dit is het moment om vast te stellen of er iets ontbreekt en niet klopt. Het kan zijn dat uw team het probleem niet heeft kunnen oplossen en dat u hulp nodig heeft van uw leverancier. Betrek ze erbij en vraag om hulp.

STAP 6:Doorlopende training

We kunnen het belang van training niet genoeg benadrukken . Training moet een continu proces zijn en geen eenmalige deal. Er is maar zoveel dat je in één keer kunt opnemen.

Naarmate u meer vertrouwd raakt met uw onderhoudssoftware, bent u in een betere positie om meer functies en functies te gebruiken.

Uw onderhoudssoftware wordt waarschijnlijk van tijd tot tijd bijgewerkt en het is belangrijk dat uw gebruikers zowel van deze nieuwe functies op de hoogte zijn als ze kunnen gebruiken.

Informeer bij uw softwareleverancier naar doorlopende training, gratis trainingswebinars en ondersteuning. Houd de communicatielijn met uw leverancier open. Het zal zijn vruchten afwerpen.

Onderhoudsbeheersoftware is een hulpmiddel om managers te helpen bij het volgen van verschillende aspecten van hun onderhoudsactiviteiten, van arbeid tot voorraadniveaus, uitval van apparatuur tot preventief onderhoud en meer. Het alleen is geen oplossing om al uw onderhoudsproblemen op te lossen.

Te vaak ziet het management de noodzaak van software, evalueert een aantal opties en beslist vervolgens over een CMMS-pakket. Wat ontbreekt, is een goed geplande implementatiestrategie die wordt gecommuniceerd naar alle gebruikers van onderhoudssoftware. Het bedrijf moet buy-in hebben van hun hele team en gebruikers moeten volledig zijn opgeleid om implementatie tot een succes te maken.

Lees hier voor meer informatie over een succesvolle implementatiestrategie voor CMMS ons nuttige bericht over veelvoorkomende valkuilen in onderhoudssoftware. of contact een Hippo Software Specialist voor meer informatie over onze ondersteunende diensten.

Bronnen:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

*betrouwbaarheidweb.com