CMMS Succes Stroomlijnen: 6 Bewijzen Stappen naar Implementatie & ROI

Uw bedrijf heeft een CMMS gekocht of geabonneerd, het implementatieproces doorlopen en wat training gehad. Maanden later ontdekt u dat de onderhoudsbeheersoftware niet de resultaten levert die u verwachtte. U heeft uw due diligence gedaan door een handvol of meer leveranciers te evalueren, de juiste vragen te stellen, uw leveranciers te shortlisten, door een finale ronde demo's te zitten, over prijs te onderhandelen, en af te tekenen.

Nu vindt u uzelf betalend voor onderhoudsbeheersoftware die niet functioneert zoals verwacht, wordt geweerd door uw onderhoudsteam of in sommige gevallen, niemand het gebruikt. In dit geval, vraagt u uzelf misschien, wat is er misgegaan?

De realiteit is dat CMMS software implementatieplannen lage succespercentages hebben. Bronnen uit de industrie rapporteren dat misluktpercentages kunnen variëren van 40%-80%*. Sommige bronnen suggereren nog hogere misluktpercentages. Volgens reliabilityweb.com, kunnen implementatiemisluktpercentages zo hoog oplopen als 90%. Redenen voor mislukking kunnen vaak zijn:

• Onderschatten van de hoeveelheid inspanning die vereist is
• Gebrek aan ondersteuning van uw leverancier
• Workflows onjuist gedefinieerd
• Gebrek aan training op sleutelfuncties

Er zijn een aantal redenen voor de disconnect, en de meeste ervan betreffen een slechte implementatieplan. Dit artikel richt zich op hoe dingen om te keren, mislukking te vermijden en uw CMMS een succes te maken.

STAP 1: Beoordeel wat er ontbreekt

De eerste stap is om de problemen die u heeft met de onderhoudssoftware te identificeren en een lijst te maken. Vragen die u zich moet stellen;

• Kunnen u en de verwachte gebruikers toegang krijgen tot het systeem vanaf hun computers en andere apparaten?
• Heeft u alle apparatuur en activa geüpload?
• Als u van een vorige CMMS komt, heeft u de historie gemigreerd?
• Zijn alle gebruikers geüpload en hebben ze de juiste rechten en toegang?
• Zijn uw preventieve en geplande onderhoudswerkorders geüpload en gepland?
• Zijn alle vereiste CMMS functies ingeschakeld volgens uw contract?
• Heeft u en uw onderhoudsteam training gehad?
• Is meer training nodig?

Het doel van deze oefening is om een grondige beoordeling te doen van de problemen die u tegenkomt met uw CMMS software.

STAP 2: Bekijk het contract met uw CMMS leverancier

Voordat u doorgaat met een actieplan en taken toewijst aan uw interne team, raadpleeg uw contract met uw leverancier en kijk of er discrepanties zijn met wat er geleverd is.

Het implementatieproces omvat vaak veel mensen, en verantwoordelijkheden worden doorgegeven aan mensen die niet betrokken waren bij de onderhandelingen en aankoopproces met de leverancier. U kunt ontdekken dat uw software volledig is ingesteld met alle geïntegreerde data maar de softwaregebruikers de volledige training niet hebben ontvangen zoals overeengekomen in het contract.

Misschien is slechts één gebruiker voor een uur getraind, en later druk geworden en verwaarloosd om contact op te nemen met de leverancier om een opvolgsessie in te plannen. Hoewel de CMMS leverancier proactief zou moeten zijn in het opvolgen van hun klanten en ervoor te zorgen dat ze de training krijgen die gekocht is, is het beste om op de training te blijven en het niet in handen van de leverancier te laten.

Als u ontdekt dat de leverancier de diensten niet heeft geleverd zoals overeengekomen in het contract, moet u een vergadering instellen met uw accountvertegenwoordiger om de lucht te zuiveren en ervoor te zorgen dat u krijgt waar u voor betaalt.  Als ze verplicht zijn om data te importeren, gebruikers in te richten, training te geven en dit niet is gebeurd, laat de leverancier een tijdlijn opstellen om dit te regelen.

STAP 3: Bedenk een actieplan

Nu u uw lijst met CMMS software implementatieplan problemen heeft, is het tijd om een duidelijk actieplan te bedenken en het door te voeren. In uw probleembeoordeling heeft u misschien de volgende fouten geïdentificeerd;

• Gebruikers niet correct ingesteld met de juiste rechten
• Niet alle apparatuur is toegevoegd
• Preventieve onderhoudswerkorders niet gepland
• Gebruikers onbekend met rapportagetools, hoe metrics in te stellen en rapporten te draaien
• Onvoldoende training

Eenmaal uw lijst hebt, is het tijd om te delegeren wie verantwoordelijk zal zijn voor het oplossen van de issues en een acceptabele tijdslijn voor voltooiing. Dit is het stadium om onzekerheden over wat vereist is te elimineren.

Ga de taken door met degenen die verantwoordelijk zijn voor het doorvoeren ervan en zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze hun taken voltooien en de middelen hebben om ze te doen. 

Bijvoorbeeld, als preventieve onderhoudsschema's geüpload moeten worden, wees er zeker van dat de verantwoordelijke persoon weet waar de PM schema details te vinden zijn, en hoe de informatie te compileren op een manier die gemigreerd kan worden in de CMMS software.

Sommige taken kunnen de softwareleverancier vereisen. Bijvoorbeeld, uw softwareleverancier kan u helpen met importeren en herconfigureren van data, en training. Zorg ervoor dat u contact opneemt met uw accountvertegenwoordiger en hen in het proces betrekt. Wees niet verrast als er extra kosten zijn. Als uw leverancier heeft geleverd zoals overeengekomen in het contract en extra werk betrokken is, kunnen sommige servicekosten van toepassing zijn.

STAP 4: Volg de voortgang op en zie het door

Nu de taken gedelegeerd zijn en de verantwoordelijken duidelijk zijn over wat gedaan moet worden, zorg ervoor dat u de voortgang opvolgt. Het is belangrijk om te communiceren dat het CMMS software implementatieplan een prioriteit is en mensen verantwoordelijk te houden voor het doorvoeren ervan. Aangezien tijdlijnen zijn ingesteld, is het belangrijk om in te checken en voortgangsrapporten te krijgen.

Als u wilt dat uw CMMS oplossing succesvol is, moet u het behandelen als andere hoge prioriteitsprojecten zodat mensen in lijn vallen en het serieus nemen. Hopelijk gaat het werk tijdens uw vergaderingen zoals gepland. Zo niet, ontdek waarom, pas aan, hertoewijs en doe wat nodig is om het werk gedaan te krijgen.

STAP 5: Eindbeoordeling

Voordat u zegt dat alles klaar is, ga door uw lijst met problemen en zorg ervoor dat iedereen tevreden is dat alle issues opgelost zijn. Elk item moet nauwkeurig bekeken worden, rekening houdend met waar u was toen u dit proces startte, en waar u nu bent.

Vraag uzelf (en andere gebruikers), Bent u tevreden met de huidige staat? Dit is de tijd om te identificeren of er iets ontbreekt en niet up to snuff is. Het kan zijn dat uw team niet in staat was het issue op te lossen en u enige hulp van uw leverancier nodig heeft. Zorg ervoor dat u ze betrekt en om hulp vraagt.

STAP 6: Lopende training

We kunnen het belang van training niet genoeg benadrukken. Training moet een lopend proces zijn en geen eenmalige deal. Er is maar zoveel dat u op één keer kunt opnemen.

Naarmate u comfortabler wordt met uw onderhoudssoftware, zult u in een betere positie zijn om meer functies en functies op te nemen.

Uw onderhoudssoftware zal waarschijnlijk van tijd tot tijd geüpdatet worden en het is belangrijk dat uw gebruikers zowel weten over deze nieuwe functies en in staat zijn ze te gebruiken.

Zorg ervoor dat u informatie opvraagt bij uw softwareleverancier over lopende training, gratis training webinars en support. Houd de communicatielijn open met uw leverancier. Het zal zich uitbetalen.

Onderhoudsbeheersoftware is een hulpmiddel om managers te helpen bij het tracken van verschillende aspecten van hun onderhoudsoperaties, van arbeid tot voorraadvellen, apparatuurdowntime tot preventief onderhoud en meer. Het is op zich geen oplossing om al uw onderhoudsproblemen te fixen.

Te vaak ziet management de noodzaak voor software, evalueert een aantal opties, en besluit dan op een CMMS pakket. Wat ontbreekt is een goed geplande implementatiestrategie die gecommuniceerd wordt aan alle onderhoudsoftwaregebruikers. Het bedrijf moet buy-in hebben van hun hele team en gebruikers moeten volledig getraind zijn voor implementatie om een succes te zijn.

Voor meer informatie over een succesvolle implementatiestrategie voor CMMS, lees ons nuttige post over veelvoorkomende onderhoudsoftware valkuilen hier of contacteer een Hippo Software Specialist om meer te leren over onze supportdiensten.

Bronnen:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com