Expert gids CMMS-succes: Jeff O'Brien deelt bewezen implementatiestrategieën

CMMS-implementatie kan een angstaanjagend onderwerp zijn voor sommigen. Immers, niemand wil overwegen dat CMMS-adoptie bij hun organisatie kan mislukken. Jeff O'Brien helpt onderhoudsteams al bijna 10 jaar succesvol Fiix te rollen op hun faciliteiten, en hij kwam onlangs langs bij de Rooted in Reliability podcast om met host James Kovacevic te praten over alles wat met implementatie te maken heeft.

In de aflevering definiëren ze wat implementatiesucces precies is, de vijf stappen voor een soepele implementatie, waarom goedkwalitatieve data een van de belangrijkste aspecten is van het opzetten van een CMMS-oplossing, wie in een organisatie betrokken moet zijn bij het implementatieproces, en welke mijlpalen u moet halen in uw implementatietraject.

Luister naar de podcast-episode hier (ook beschikbaar op Accendio Reliability's website en PodBean) of lees de transcriptie hieronder. Blijf getund voor meer optredens van Fiix-experts in de toekomst.

Wilt u meer weten over CMMS-implementatie?

• Een werkcultuur creëren om uw CMMS-implementatie op succes in te stellen
• 3 stappen naar een succesvolle CMMS-implementatie
• Ongeplande onderhoud: noodzakelijk kwaad of vermijdbaar ongemak?
• Mobiel onderhoud: meer dan alleen een industrietrend (PODCAST)
• Alle artikelen geschreven door Jeff O'Brien

---

Episodetranscriptie

Bekijk de episodetranscriptie

James Kovacevic: Het is een genoegen Jeff O'Brien welkom te heten op de podcast. Welkom Jeff.

Jeff O'Brien: Hey James. Bedankt voor het hebben me.

JK: Nou, Jeff, je bent een nieuwe gast op de podcast. Om je te introduceren, je bent Senior Director of Professional Services bij Fiix Software.

JO: Correct.

JK: Je beheert een team van CMMS-implementatieconsultants die klanten helpen Fiix succesvol te implementeren en te lanceren op hun locaties. Je hebt ook meer dan honderd verschillende industrie-artikelen en e-books geschreven, veel beschikbaar bij Fiix. Voor je bij Fiix kwam, was je equipment engineer bij ASML. Wat miste ik in je korte introductie wat je wilt aanvullen of toppen?

JO: Ik denk dat dat het is. Dat is een heel goede introductie. Zoals je zegt, beheer ik het team van implementatieconsultants, en ook het tech support team. Dus ik zie veel tech support issues nadat ze live gaan.

JK: Ja. Een tech support team managen geeft je ook de kans om te identificeren wat beter had kunnen in de implementatie of je implementatiestrategie te herzien, ik gok.

JO: Correct.

JK: Uitstekend. Hoe lang bent u al betrokken bij het implementeren van CMMS'en?

JO: Ik ben alleen betrokken bij het implementeren van CMMS-applicaties sinds ik in 2010 bij Fiix ben gekomen, maar ik had veel blootstelling aan CMMS-applicaties voordat ik bij Fiix kwam als equipment engineer bij ASML. Ik heb over de hele gewerkt in verschillende faciliteiten zoals AMD in Duitsland, ik heb bij Infineon in Duitsland gewerkt – eigenlijk een heleboel verschillende faciliteiten: SD, micro, etc. en ik mocht veel verschillende versies van alle verschillende CMMS-applicaties gebruiken, dus veel blootstelling aan ze over de jaren.

JK: Uitstekend. En wie beter om ze te helpen implementeren dan degene die waarschijnlijk te maken heeft gehad met niet de beste implementaties in het verleden. Zeker?

JO: Precies. Ja, elk van die applicaties, het is allemaal dezelfde soort concepten, maar de manier waarop ze dat leveren en de gebruiksgemak is altijd anders. Ik heb met enkele zeer uitdagende applicaties gewerkt over de jaren, dat is zeker.

JK: Ja, we zullen de namen van die voor de podcast even weglaten omdat er meer dan een paar zijn.

JO: Geen probleem.

JK: Nu, wat is een CMMS-implementatie? Kopen we de software niet gewoon en gaat hij aan en werkt hij voor ons?

JO: Niet precies. Dus, een CMMS-implementatie – het is de integratie van de CMMS-software in de workflow van een organisatiestructuur, of de workflow van een individuele eindgebruiker. Dus het is basisweg de CMMS volledig geconfigureerd en operationeel krijgen voor de organisatie met alle kerngebruikers goed getraind. Het is absoluut geen simpele plug-and-play enforcement.

JK: En ik denk dat dat cruciaal is om aan te kaarten. Je noemde integreren in workflows en al die kern dingen. Ik denk misschien niet voor onderhoudsprofessionals, misschien niet voor betrouwbaarheidsprofessionals, maar zeker sommige individuen zien CMMS als software die we gewoon kunnen downloaden, installeren, en het is goed om te gaan. En het is absoluut niet het geval.

JO: Nee, absoluut niet het geval, en wat er over tijd gebeurt is dat het meer een last wordt en de organisatie van mensen stopt met het gebruiken. Ze profiteren niet van het systeem. Het maakt niet uit of je een technicus bent of manager, planner, supervisor, onderdeelenpersoon. Je denkt altijd, "Wat zit er voor mij in?" Dus je wilt altijd zorgen dat de applicatie je leven op dagelijkse basis makkelijker maakt, en als het niet correct geconfigureerd en geïmplementeerd is, ga je gewoon stoppen met gebruiken en het is, je weet wel, het gaat niet succesvol zijn in de organisatie.

JK: Nee, het is absoluut niet. Als we niet de juiste data binnenkrijgen kunnen we niet de juiste rapporten krijgen en de juiste veranderingen voor die organisatie gaan drijven.

JO: Correct.

JK: Dus Jeff, hoe definieer je een succesvolle CMMS-implementatie? Is het gewoon alle masterdata correct hebben? Wat is echt succes?

JO: Voor mij zijn er verschillende niveaus van succes. Maar echt, de ultieme succesvolle implementatie is wanneer de organisatie de waarde van het nieuwe systeem maximaliseert. Dat betekent dat het systeem correct geconfigureerd is voor de use case van de organisatie. Dat betekent dat PM's triggeren wanneer vervallen, kosten rollen op naar de juiste parent-assets, mensen zicht hebben op de voorraad in de magazijn, etc. Het tweede is, iedereen die de CMMS zou moeten gebruiken, gebruikt de CMMS op dagelijkse basis. Dat kan de technicus zijn die reparaties logt, de planner die het schema voor de week klaarmaakt, of de lijnmanager die gewoon het werkverzoek logt. En tenslotte, echte, accurate data kan uit de CMMS gehaald worden en KPI's en rapporten vormen, en die data kan gebruikt worden om trends te identificeren, kan gebruikt worden om die beslissingen te nemen zoals repareren versus vervangen. Dus dat is voor mij een echte succesvolle implementatie.

JK: Perfect. Dus we gebruiken het systeem, we verzamelen data, en we gebruiken die data om besluitvorming in uw organisatie te drijven. Dus dat is waar succes.

JO: Precies.

JK: Heb je andere versies van succes in organisaties gezien?

JO: Ja, er kunnen, zoals ik zei, er zijn verschillende niveaus van succes en dat is voor mij de ultieme. Maar er zijn organisaties die van nergens komen, van pen en papier en ze hebben geen systeem. Dus zelfs het systeem alleen al plaatsen om uw werkorders en werkverzoeken te managen, bedoel ik, dat is enigszins succesvol. Natuurlijk is er veel meer ruimte om daaruit te groeien, maar het is, ik neem aan, enig succes in de applicatie. Ik zag een organisatie een paar jaar geleden waar de arme onderhoudsmanager gequeld werd met verzoeken die binnenkwamen vanuit alle verschillende hoeken, weet je, Post-It notities, tekstberichten, papier op zijn bureau gelegd, herinneringen op whiteboard naast zijn bureau, maar veel dingen vielen gewoon door de mazen van het net, dus met een CMMS is je basisweg dat proces aan het automatiseren. Verzoeken gaan allemaal door hetzelfde kanaal en dan kun je ze gewoon prioriteren zoals nodig en niets valt door de mazen van het net. Dus zelfs dat heel simpele gebruik van het systeem leidt nog steeds voor mij tot een enigszins succesvolle implementatie.

JK: Uitstekend. Dus afhankelijk van uw organisatie, kan dat niveau van succes veranderen. Maar wat we doen is we drijven verbeteringen in de zakelijke processen, efficiëntie in de zakelijke processen, en uiteindelijk die data gebruiken om beslissingen te drijven. Nu, wat zijn de stappen die u heeft gezien die organisaties toelaten om die succesvolle implementatie te bereiken?

JO: Okay. Dus na het erkennen van de behoefte aan een CMMS, hebben we vijf stappen geïdentificeerd om de CMMS-implementatie succesvol te maken. De eerste stap is, u wilt steun van het management krijgen. Een CMMS op de been brengen vereist tijd en middelen. Ik heb talloze CMMS-implementatieprojecten gezien waar het management niet volledig aan boord was. Ze waren terughoudend om middelen te geven, en als resultaat ging de CMMS-implementatie niet zo soepel als gepland. Dus u moet steun van het management krijgen omdat dat basisweg leidt tot het budget en de middelen om die CMMS succesvol te implementeren.

De tweede stap is: Wijs een toegewijde bron of bronnen toe aan dit project. Zoals u eerder noemde, schakelen we het gewoon aan en zijn we goed om te gaan? Het is niet het geval. U moet iemand aan de organisatiekant hebben die helpt met dat implementatieproject. Een CMMS-project is meer geneigd tot succes als de bronnen van beide kanten, de leverancier en de klant, betrokken zijn bij het project. We zeggen altijd tegen onze klanten, "Wij kennen CMMS. Wij kennen uw apparatuur niet." Ik deed een remote implementatie vorig jaar en de klant had net talloze andere verantwoordelijkheden. Ze konden de tijd niet wijden aan het project en elke sessie die we planden voelde als een refresher-sessie. We gingen constant hetzelfde weer en weer overlopen, en na ongeveer negen maanden gingen we er uiteindelijk mee akkoord dat ze een toegewijde bron nodig hadden of iemand aan het project moesten toewijzen om het op te zetten en het project af te sluiten en we hebben het eigenlijk in minder dan een week gedaan toen we de toegewijde bron hadden.

De derde stap in een succesvolle CMMS-implementatie is effectief projectplanning. Onthoud gewoon het oude gezegde: "Niet plannen, is plannen om te mislukken." Uw organisatie moet een gedetailleerd projectplan uitwerken zodat niets gemist wordt. Dat betekent, u weet wel, de needs analysis uitvoeren, identificeren wat de pijnpunten nu zijn en wat de nieuwe software gaat adresseren, identificeren wie het systeem zal gebruiken, scope definiëren en controleren, het schema uitwerken van initiële dataverzameling helemaal door tot post go-live, u weet wel, zes maanden of een jaar verderop: hoe ziet die review eruit? Onze meest gedetailleerde implementatieplan is ongeveer 96 regels.

De vierde stap is de effectieve uitvoering van dat projectplan. Dus u bent door alle planning heen, nu hoeft u gewoon systematisch en methodisch uit te voeren op dat plan. Het team voorbereiden op verandering, uw data verzamelen, uw data schoonmaken, het systeem configureren, de eindgebruikers aansluiten, live gaan met het systeem. Go-live support is cruciaal. Dan heeft u uw implementatiereview aan het einde van het project.

En tenslotte, de vijfde stap is lopende verfijning. Dus voor mij is een CMMS altijd aan het evolueren, en u weet, er is geen punt om een CMMS te plaatsen en stil te zitten. U kunt in de toekomst meer features in de manier van werken incorporeren. Zoals ik eerder noemde, kunt u beginnen met alleen een werkordersysteem en dan later kijken naar het toevoegen van inventaris en PM's. U kunt meer gebruikers in het systeem krijgen. Bijvoorbeeld, de machineoperators toevoegen zodat ze hun dagelijkse inspecties kunnen tracken wanneer de leverancier nieuwe features lanceert. Hoe incorporeert u die nieuwe features in de manier van werken?

En dan, tenslotte, is de CMMS zelf een database van informatie over uw activa. Dus hoe gebruikt u die informatie om de manier van werken te veranderen, en hoe past u uw PM's aan of verfijnt u ze? Bijvoorbeeld in mijn vorige carrière, keken we eigenlijk naar de betrouwbaarheids- en beschikbaarheidsdata, en we besloten de PM-cyclus van elke zeven dagen naar acht dagen te verplaatsen. Er was geen impact op beschikbaarheid en het bespaarde miljoenen dollars over het faciliteit. Dus zoeken naar kansen als die om het systeem te verfijnen en er meer uit te halen.

JK: Uitstekend. Dus vijf stappen om de CMMS te implementeren. U weet, managementsteun krijgen, het juiste projectplan bouwen, die returns begrijpen, begrijpen hoe u gaat supporten tijdens de go-live en post go-live. Al die zijn vitale dingen die, u weet wel, organisaties meestal een of twee van missen. Ik heb vaak gezien waar organisaties tijdens de go-live, ze doen één set training een maand of twee voordat het live gaat zonder follow-up of coaching daarna als resultaat. Niemand weet hoe dingen goed te doen en zo voort. Dus ik hou van die vijf eenvoudige stappen om die CMMS te implementeren.

Nu, hoe belangrijk is het voor gebruikers om de zakelijke processen te begrijpen vóór het implementeren van de CMMS?

JO: Het is absoluut belangrijk. Het is heel belangrijk om die processen gedocumenteerd te hebben zodat niets gemist wordt. Echter, de onderhoudsprocessen neigen ertoe heel erg vergelijkbaar te zijn waar u ook bent.

Het is allemaal dezelfde soort spul. Operators melden het machineprobleem, planners of supervisors reviewen of tekenen het werk aan hun technici, technici voltooien het werk, inventarisvolks zorgen ervoor dat er onderdelen op de plank liggen. Het is allemaal heel erg vergelijkbaar. Veel off-the-shelf CMMS-applicaties zijn ontworpen rond best practices, dus een systeem adopteren kan de manier waarop u werkt eigenlijk helpen en uw processen verbeteren.

Ik heb een voorbeeld voor u, eigenlijk. Ik werkte met een implementatie daar een paar maanden geleden en de jongens op de vloer, als ze een onderdeel nodig hadden, wat ze zouden doen is ze zouden een formulier invullen in Microsoft Word. Ze zouden dan die formulier PDF-en en dan zouden ze het 45 minuten later e-mailen naar de magazijn. Ze zouden dan lopen naar de magazijn om te zien of het onderdeel er was en of het nu klaar was. Natuurlijk, als het onderdeel niet klaar was, zouden ze het moeten bestellen en ze zouden niet in staat zijn om het werk te voltooien. Door de CMMS nu te implementeren kunnen ze de onderdeelbeschikbaarheid checken terwijl ze de werkorder voltooien.

Ze kunnen het ook toevoegen als een gepland onderdeel aan de werkorder en dan krijgt de magazijn automatisch een e-mail dat een onderdeel nodig is. Dus ze weten dat het in de magazijn is en ze plaatsen de order automatisch naar de magazijn. dus als ze gaan halen, gaat het er wachten voor hen.

JK: Uitstekend. Dus dat reduceert heel veel non-value-added tijd voor de technici, u weet wel, typen in Word, PDF-en, e-mailen, lopen naar daar, alleen om te ontdekken dat het niet daadwerkelijk daar is.

JO: Precies.

JK: Dus door enkele van de standaardworkflow in de CMMS te adopteren, konnten ze heel veel daarvan reduceren.

JO: Correct.

JK: Uitstekend. Nu, wat configuratie is belangrijk om te begrijpen, na te denken, vóór implementatie?

JO: Nou, dit hangt allemaal af van of de CMMS on-prem is of cloud-based. Dus als uw organisatie kiest voor een on-prem, dan kan er een heleboel hardwareconfiguratie, installatie, poorten openen, firewalls openen, en dit is allemaal spul waar ik niets van weet. U hebt IT-expertise voor dat nodig. Dus met cloud-based CMMS, is er geen hardwareconfiguratie nodig. U schrijft zich gewoon in op het internet en het is klaar om te gaan binnen 60 seconden. Nu cloud-based CMMS neigt ertoe meer data-configureerbaar te zijn dan systeem-configureerbaar. Dus er is heel weinig pre-configuratie werk nodig. Bijvoorbeeld, aan het begin van elk van onze implementatieprojecten, zullen onze consultants meestal een paar dagen besteden aan het begrijpen van de processen, de standaardisatie van data, asset naming, de meter types, custom workflows, etc. en ze zullen de CMMS dienovereenkomstig configureren. Dit duurt meestal maar ongeveer een tot twee dagen.

JK: Uitstekend. Nu, u raakte een paar geweldige punten daar: Hoe ze de activa noemen, hoe ze de activa nummeren, hoe ze reserveonderdelen noemen. Hetzelfde met nummeren daar. Wat voor type meters worden gebruikt? Hoe worden ze gelezen? Al die dingen zijn vitaal voor het configureren van de CMMS. We moeten ook, geloof ik, gebruikers en permissieniveaus overwegen en nou, gebruikersgroepen als u wilt, dus planners hebben toegang tot deze delen maar niet dat deel en zo voort, of misschien hebben ze alleen een "view" in plaats van "edit" toegang, als u wilt. Al die zijn heel belangrijk voorafgaand aan het ontwerpen en configureren van uw CMMS.

JO: Precies. Veel van de cloud-based CMMS-applicaties hebben die instellingen pre-geconfigureerd of ze hebben een goede go met ze. U gaat waarschijnlijk 95% van wat u nodig heeft al pre-geconfigureerd in het systeem krijgen. Er is alleen een klein beetje tweaken hier en daar om precies wat u nodig heeft te krijgen.

JK: Uitstekend. Nu, toen we praten over het configuratiestuk, noemde u hoe de activa genoemd worden, hoe ze genummerd worden, dat soort ding. Hoe belangrijk is datakwaliteit en het opzetten van de activa, de materialen, de asset-hiërarchie, PM's, en zo voort binnen de CMMS?

JO: Nou, datakwaliteit is heel heel belangrijk. U weet, slechte kwaliteit data veroorzaakt gewoon problemen op de lange termijn. Dus als u slechte asset-labeling of slecht geconfigureerde hiërarchie heeft, gaat het het gewoon moeilijker maken om die activa in de CMMS te vinden. Als uw inventarisdata eraf is, zullen mensen op de vloer onderdelen bestellen bij leveranciers terwijl die onderdelen daar op de plank liggen. U zult ook meer stockouts ervaren, en wanneer het om PM's gaat, kunnen de verkeerde taakgroepen en de verkeerde PM's leiden tot mensen die het verkeerde werk op de verkeerde apparatuur uitvoeren. En om u een voorbeeld te geven, twee jaar geleden werkte ik met een klant die hun 12 sites in Fiix verplaatste ze hadden dezelfde apparatuur op elke site. Toen we de data migreerden, bleek dat een van de sites een volledig andere set PM's en taken deed onder like-for-like activa, en als resultaat waren die machines op die site in een erg slechte staat. Dus als u de data de eerste keer goed krijgt, hoeft u het maar een keer te doen.

JK: Ja, absoluut. U investeert niet de tijd en middelen om nog een derde of vierde keer de af te lopen. U de-dupliceert niet de material master data, zo veel organisaties waar ik mee werk, u loopt in de magazijn en ze hebben dezelfde lager in drie verschillende bakken op drie verschillende locaties. Gewoon omdat iemand het anders noemde of een streepje in het deelnummer zette of niet, en zo voort. Dus als u het goed opzet, kunt u uzelf een heelboel werk en inspanning op de lange termijn besparen.

JO: Precies.

JK: Nu, begrijpen wat we moeten doen om de CMMS te implementeren, wie moeten we op het implementatieteam hebben? Is dit een onderhoudsplanner in hun vrije tijd, of is dit een vol cross-functioneel team?

JO: Implementatie is een gedeeld proces tussen IT-leiders, implementatieteams, leveranciers, en systeemchampions. Het is absoluut een cross-functioneel team. Het gaat talloze individuen in de lange termijn beïnvloeden in uw organisatie. Dat gaat onderhoud zijn. Dat gaat betrouwbaarheid zijn, veiligheid, onderdelen en inkoop, IT, en operaties. Dus er moet enige betrokkenheid zijn van al die teams voor een klein tot middelgroot bedrijf. Het maakt geen zin om een vertegenwoordiger van elk van die teams in het implementatieproject te includeren.

Wat we aanbevelen is, u identificeert een systeemchampion, en dat is een medewerker die het project gaat eigen maken. En deze champions zijn bekend met de manier waarop de verschillende teams werken. Ze begrijpen hun processen, hun werkbelasting, etc., en dat kan een planner of een supervisor of gewoon een van de heel goede technici in het team zijn, en ze kunnen de verschillende vertegenwoordigers uit de groepen ophalen zoals nodig. Dus als ze hulp nodig hebben van onderdelen en inventaris, ze hebben iets nodig verduidelijkt, ze gaan naar die volk de antwoorden halen. Maar voor grotere organisaties, ze zijn groot genoeg om een cross-functioneel team te hebben en iedereen in het proces te includeren, ze neigen ertoe meer complexe systemen en processen te hebben.

Zo het krijgen van vertegenwoordigers van alle teams betrokken zorgt ervoor dat niets gemist wordt, en het helpt ook de organisatie sneller up to speed te krijgen op de applicatie. Dus eenmaal live, u weet wel, ze hebben die expertise en ze kunnen naar hun groepen gaan en helpen waar nodig.

JK: Dat cross-functionele team zal echt variëren op de grootte van de site of organisatie die de CMMS implementeert. Het kan ook variëren afhankelijk van welke features of functionaliteiten u wilt includeren. Gaan we falingscodering of foutcodering includeren. Als ja, hoe gaat dat gebouwd worden? Wie eigent die lijsten, en zo voort en zo voort?

JO: Precies.

JK: Perfect. Nu nog een ding met het cross-functionele team waar ze naar kunnen kijken is rapporten definiëren en die laten bouwen tijdens de implementatie. Hoe belangrijk is het om de output van de CMMS van tevoren te definiëren?

JO: Dus James, ik wil gewoon één belangrijk ding aanwijzen. Okay. Dus terug in de jaren 80, de jaren 90, de nullen, was de enige manier om informatie uit een CMMS te krijgen een rapport. Een rapport was soort van de manier waarop u de data kreeg. U bouwde een query, u organiseerde de data op een vel, en dan printte u dat rapport uit voor view. Maar in 2018 zijn er veel andere manieren om data uit de systemen te krijgen. Tegenwoordig stelt CMMS-software u in staat om informatie uit uw systeem op een verscheidenheid van manieren te halen, inclusief rapporten. Het kan list views zijn, het kan dynamic filtering zijn, het kan customizable dashboards zijn. Dus u kunt de data die u nodig hebt live in het systeem krijgen zonder enig rapport te hoeven draaien. Dus dat gezegd hebbende, het antwoord is ja. Het is absoluut belangrijk om te begrijpen welke rapporten, welke lijsten, welke KPI's of metrics u eerder in het implementatieproces nodig hebt. De reden is omdat u moet zorgen dat u een CMMS-applicatie selecteert die u die data kan geven. Ze kunnen u die rapporten geven, kunnen u die lijsten geven. Organisaties die van een bestaande CMMS komen, zullen een suite van rapporten hebben die ze in de nieuwe CMMS willen repliceren. Maar elke organisatie die nieuw is voor CMMS weet misschien niet precies wat ze nodig hebben out of the gate. Dus ze zullen de rapportage over tijd moeten uitvinden. Maar veel van de huidige applicaties komen met canned reports.

Dit zijn basisweg rapporten ready to go in de box en ze zullen u waarschijnlijk ongeveer 90% geven van wat u nodig hebt. De applicaties komen ook met report builders of mogelijk integratie met een third-party report builder. Dus u zult waarschijnlijk wat u nodig hebt krijgen, maar u hebt maar een handjevol nuttige rapporten nodig. We adviseren meestal gepland onderhoud percentage, mean time between failure, mean time to repair, en schedule compliance.

JK: Uitstekend. Dus veel van de nieuwe CMMS'en, ze hebben die report engine ingebouwd, ze hebben dashboards die streamen met real-time data. Dus terwijl we willen begrijpen welke data we nodig hebben, of informatie die we uit het systeem nodig hebben, wat we ermee gaan doen, is er minder focus nu op het moeten hebben van die rapporten gebouwd tijdens implementatie en zo voort.

Dus wat zijn de kernmijlpalen nodig voor een nieuwe CMMS-implementatie?

JO: Okay, dus we hebben vijf kernmijlpalen geïdentificeerd. Dus de eerste is planning en discovery, en dit gaat allemaal over het begrijpen van de CMMS-doelen en basisweg komen bij uw projectplan. Dus we willen onze zakelijke processen begrijpen. We willen die datastandaarden definiëren. We willen plannen voor consistente data. We willen ons trainingsplan hebben, etc. De tweede mijlpaal is configuratie en setup. Dit gaat allemaal over uw CMMS op de been brengen, de CMMS technisch operationeel krijgen en gecustomized voor uw use case en zakelijke vereisten. Mijlpaal drie is training, en training is de sleutel om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste skills en kennis hebben om het meest uit de software te halen. Het verhoogt gebruikersadoptie en zorgt ervoor dat volk de software op de juiste manier gebruikt het verhoogt commitment op de lange termijn. Mijn advies zou zijn: spaar niet op training en doe het goed de eerste keer. Anders gaat het team waardevolle trial and error verspillen om het systeem te leren, en dat is op bedrijfstijd. Mijlpaal vier is go-live. Dus eenmaal het systeem geconfigureerd, uw training voltooid, kunt u live gaan met het nieuwe systeem. Organisaties die een bestaand systeem gebruiken moeten misschien een blackout-periode hebben waar beide systemen onbeschikbaar zijn terwijl de data overgedragen wordt, maar iedereen die nieuw is voor het systeem kan gewoon live gaan met de CMMS.

En tenslotte, mijlpaal vijf is review en afsluiting, en in deze stap wilt u ervoor zorgen dat alle oorspronkelijke vereisten zijn vervuld, eventuele kleine correcties implementeren als nodig. Dus dit kan een kleine aanpassing zijn op een PM, of wijziging van KPI's, rapporten, dingen als die, maar meestal heel klein.

JK: Uitstekend. Dus vijf eenvoudige stappen. Ik hou echt van het trainingstuk, het benadrukken van dat, omdat het echt de belangrijkheid van het systeem goed gebruiken naar voren brengt, u weet wel, echt zorgen dat iedereen begrijpt hoe gemakkelijk het is om te gebruiken zodat we geen veel weerstand tegenkomen en we het niet gebruikt krijgen. Dus heel heel goed.

Nu met al de dingen die we bespraken, wat is het ene ding dat u denkt dat het grootste verschil maakt in succesvol zijn met een nieuwe CMMS-implementatie?

JO: Elke softwareapplicatie implementeren is een angstaanjagende taak voor elke organisatie, en een CMMS implementeren is niet anders. En veel organisaties faalen erin om hun CMMS-implementatieprojecten goed te plannen. Dus ik geloof dat het grootste verschil tussen succesvol zijn en niet succesvol zijn is dat plan hebben, u weet wel, niet plannen en dan plannen om te mislukken.

JK: Uitstekend. Zorg dat we een vol plan hebben die resources, timelines identificeert, u weet wel voor alles de dataverzameling data review het systeem opzetten de training al die verschillende dingen. Dat is het grootste ding dat het verschil maakt.

JO: Precies. U moet het allemaal op papier krijgen, helemaal door van initiële dataverzameling helemaal door tot go-live support. Goede projectplanning elimineert rework en verwarring later in de lijn.

JK: Uitstekend. Dus als u een toverstaf had, het ene ding dat u zou veranderen is iedereen een plan hebben of zou u iets anders veranderen?

JO: Okay. Dus het ene ding dat ik graag zou veranderen is werknemersperceptie over CMMS-applicaties. Dus ze zijn al een poosje daar, sinds 1965. Dus ze hebben niet de beste reputatie. Ik zou het fijn vinden als dat een beetje positiever was omdat het implementeren van een CMMS gezien moet worden als een heel positieve verandering voor de organisatie. Het kan veel taken automatiseren zoals het werkverzoekproces. Het kan al die disparatesystemen elimineren zoals bellen en tekstberichten en Post-It notities. Het gaat automatisch PM's voor u triggeren, dus u hoeft uw kalenders niet te checken. Het gaat u laten uw werkorders in realtime updaten in het veld of op de vloer terwijl u het werk doet, dus u hoeft niet terug naar het bureau aan het einde van de dag of de boeken aan het einde van de dag te raken en alles in te loggen, u kunt in realtime loggen.

Het staat realtime onderdeelzoeken toe dus u kunt de magazijn checken zonder erheen te hoeven lopen. De lijst met voordelen is eindeloos. Ik denk dat de meeste gebruikers uiteindelijk begrijpen dat u weet wel, wanneer de CMMS goed op de been is en ze de waarde zien die het brengt. Redundante en lage-waarde activiteiten elimineren helpt technici zich te richten op hoge-waarde activiteiten. Het helpt ook hun carrières op de lange termijn.

JK: Ja, de voordelen die met CMMS'en komen zijn immens, gegeven dat sommige een beetje meer tijdrovend zijn om te gebruiken, een beetje meer omslachtig om te gebruiken, maar in het algemeen, CMMS is huge huge tijdbespaarders. Ze drijven echt efficiëntie van u weet wel, de onderhoudsmanagementprocessen, de technici, wrench time, al die verschillende dingen.

JO: Precies.

JK: Nou Jeff, ik wil je bedanken voor de tijd vandaag om te praten over CMMS-implementatie. Maar voordat we gaan, waar kunnen mensen meer over je uitvinden Fiix, al die geweldige dingen en bronnen die jullie hebben?

JO: Nou de beste plek om meer over me te weten is mijn LinkedIn-profiel. Dus als u dat beschikbaar wilt maken, voel u vrij om dat te doen. De Fiix-website is een geweldige bron. We hebben heel veel blogs en artikelen. Zoals ik noemde, heb ik meer dan honderd artikelen geschreven. Ik heb e-books en best practices gidsen beschikbaar daar op fiixsoftware.com, en heel heel veel informatie.

JK: Uitstekend. Dus we zorgen ervoor dat we links zetten naar uw LinkedIn-profiel, Fiix's website, en misschien een of twee van die best practice gidsen of e-books ook. Dus mensen kunnen snel klikken op die en direct linken naar hen.

JO: Dus Jeff, heb je nog andere additionele bronnen die je wilt delen voordat we gaan? Zeker, geen probleem, in termen van u weet wel, in onderhoud en onderhoud best practices. Ik lees graag Reliability Web, UpTime Magazine, Reliable Plant is nog een goede bron, maar u weet wel, we hebben vandaag over CMMS-implementatie gepraat en dat is eigenlijk projectmanagement. U kunt heel veel goede projectmanagement bronnen online vinden zoals PMI.org of projectmanagement.com. Dus ik adviseer zeker om daar eens te kijken.

JK: Ja, PMI en projectmanagement.com zijn heel heel goede bronnen. Ik ben ook lid van PMI. Alleen al vanwege alles wat het in speelt: CMMS-implementaties, dataprojecten, betrouwbaarheidsprojecten en zo voort. Dus enkele geweldige bronnen. Nou Jeff. Ik wil je nogmaals bedanken voor de tijd uit je drukke dag om met ons te praten over het implementeren van een CMMS. U weet wel, ik heb vandaag enkele nieuwe dingen geleerd zoals ik altijd doe van mijn geweldige gasten, dus ik ga gokken dat onze luisteraars dat ook deden. Dus bedankt nogmaals.

JO: Bedankt voor het hebben me, James.

JK: Ik wil u bedanken voor het luisteren en u herinneren dat u altijd meer kunt ontdekken over onderhoud, betrouwbaarheid, en asset management op www.eruditio.com en door onze blog te volgen.