Succesvolle CMMS-implementatie met Jeff O'Brien (PODCAST)

Afleveringtranscript

Bekijk het transcript van de aflevering

James Kovacevic: Het is mij een genoegen Jeff O'Brien te verwelkomen bij de podcast. Welkom Jeff.

Jeff O'Brien: Hé Jacobus. Bedankt dat je me hebt.

JK: Nou, Jeff, je bent een nieuwe gast bij de podcast. Dus om je voor te stellen, je bent een Senior Director of Professional Services bij Fiix Software.

JO: Juist.

JK: Je geeft leiding aan een team van CMMS-implementatieconsultants die klanten helpen bij het succesvol implementeren en lanceren van Fiix op hun locaties. Je hebt ook meer dan honderd verschillende brancheartikelen en e-books geschreven, waarvan er vele beschikbaar zijn bij Fiix. Voordat je bij Fiix kwam werken, was je equipment engineer bij ASML. Wat heb ik gemist in je korte introductie dat je zou willen invullen of opwaarderen?

JO: Ik denk dat dat het is. Dat is een heel goede introductie. Zoals je zegt, stuur ik het team van implementatieconsultants aan, en ook het technische ondersteuningsteam. Ik zie dus veel problemen met de technische ondersteuning nadat mensen live zijn gegaan.

JK: Ja. Dus het managen van een technisch ondersteuningsteam geeft je echt een goede gelegenheid om ook te identificeren wat er misschien beter had kunnen worden gedaan in de implementatie of om je implementatiestrategie te herzien, denk ik.

JO: Juist.

JK: Excellent. Hoe lang ben je al betrokken bij de implementatie van de CMMS'en?

JO: Ik ben dus pas betrokken bij het implementeren van CMMS-applicaties sinds ik in 2010 bij Fiix kwam, maar ik had veel blootstelling aan CMMS-applicaties voordat ik bij Fiix kwam als equipment engineer bij ASML. Ik heb over de hele wereld in verschillende faciliteiten gewerkt, zoals AMD in Duitsland, ik heb ook bij Infineon in Duitsland gewerkt, eigenlijk - een hele reeks verschillende faciliteiten:SD, micro, enz. van verschillende versies van alle verschillende CMMS-applicaties, dus veel blootstelling eraan door de jaren heen.

JK: Excellent. En wie kan ze beter helpen implementeren dan iemand die in het verleden waarschijnlijk te maken heeft gehad met niet de beste implementaties. Toch?

JO: Precies. Ja, elk van die applicaties, weet je, het zijn allemaal hetzelfde soort concepten, maar de manier waarop ze dat leveren en het gebruiksgemak zal altijd anders zijn. Ik heb in de loop der jaren met een aantal zeer uitdagende applicaties gewerkt, dat is zeker.

JK: Ja, de namen daarvan laten we voorlopig buiten de podcast omdat het er meer dan een paar zijn.

JO: Geen probleem.

JK: Wat is nu een CMMS-implementatie? Kopen we niet gewoon de software en het wordt ingeschakeld en werkt voor ons?

JO: Niet precies. Dus een CMMS-implementatie:het is de integratie van de CMMS-software in de workflow van een organisatiestructuur of de workflow van een individuele eindgebruiker. Het komt er dus op neer dat het CMMS volledig geconfigureerd en operationeel is voor de organisatie, waarbij alle belangrijke gebruikers goed zijn opgeleid. Het is zeker geen simpele plug-and-play handhaving.

JK: En ik denk dat dat van cruciaal belang is om aan te raken. U noemde integratie binnen de workflows en al die belangrijke zaken. Ik denk misschien niet voor onderhoudsprofessionals, misschien niet voor betrouwbaarheidsprofessionals, maar zeker sommige mensen zien CMMS als een software die we gewoon kunnen downloaden, installeren, en het is goed om te gaan. En dat is zeker niet het geval.

JO: Nee, zeker niet het geval, en wat er in de loop van de tijd gebeurt, is dat het steeds meer een last wordt en de organisatie van mensen stopt met het gebruik ervan. Ze profiteren niet van het systeem. Weet je, het maakt niet uit of je een technicus of manager, planner, supervisor of onderdelenman bent. Je denkt altijd:"What's in it for me?" U wilt er dus altijd zeker van zijn dat de toepassing uw leven van dag tot dag gemakkelijker maakt, en als het niet correct is geconfigureerd en geïmplementeerd, stopt u het gewoon te gebruiken en het is, weet u, het is niet succesvol zullen zijn bij de organisatie.

JK: Nee, dat is het zeker niet. Als we niet over de juiste gegevens beschikken, kunnen we niet de juiste rapporten krijgen en de juiste veranderingen voor die organisatie doorvoeren.

JO: Juist.

JK: Dus Jeff, hoe definieer je een succesvolle CMMS-implementatie? Is het gewoon dat alle stamgegevens correct zijn ingevoerd? Wat is echt succes?

JO: Dus voor mij zijn er verschillende niveaus van succes. Maar echt, de ultieme succesvolle implementatie is wanneer de organisatie de waarde van het nieuwe systeem maximaliseert. Dat betekent dat het systeem correct is geconfigureerd voor de use case van de organisatie. Dat betekent dat de PM's worden geactiveerd wanneer ze verschuldigd zijn, de kosten stijgen naar de juiste bovenliggende activa, mensen inzicht hebben in de voorraad in het magazijn, enz. De tweede is dat iedereen die het CMMS zou moeten gebruiken, het CMMS gebruikt op een dagelijkse basis. Dat kan de monteur zijn die de reparaties registreert, de planner die de planning voor de week maakt of de lijnmanager die alleen de werkaanvraag registreert. En ten slotte kunnen echte, nauwkeurige gegevens uit het CMMS worden gehaald en KPI's en rapporten worden gevormd, en die gegevens kunnen worden gebruikt om trends te identificeren, en kunnen worden gebruikt om die beslissingen te nemen, zoals repareren of vervangen. Dus dat is voor mij een echt succesvolle implementatie.

JK: Perfect. Dus we gebruiken het systeem, we verzamelen gegevens en we gebruiken die gegevens om de besluitvorming binnen uw organisatie te stimuleren. Dus dat is echt succes.

JO: Precies.

JK: Heb je andere versies van succes binnen organisaties gezien?

JO: Ja, er kunnen, zoals ik al zei, verschillende niveaus van succes zijn en dat is voor mij het ultieme. Maar er zijn organisaties die uit het niets komen, van pen en papier en ze hebben geen systeem. Dus zelfs het systeem opzetten om je werkorders en werkverzoeken te beheren, ik bedoel, dat is enigszins succesvol. Uiteraard zijn er veel meer mogelijkheden om van daaruit te groeien, maar het is, denk ik, enig succes in de toepassing. Ik heb een paar jaar geleden wel een organisatie gezien waar de slechte onderhoudsmanager werd gekweld met verzoeken die uit alle verschillende hoeken binnenkwamen, je weet wel, post-it-notities, sms-berichten, papier op zijn bureau, herinneringen op een whiteboard naast zijn bureau, maar veel dingen vielen gewoon door de kieren, dus met een CMMS op zijn plaats automatiseer je dat proces in feite. Verzoeken gaan allemaal via hetzelfde kanaal en dan kun je ze gewoon prioriteren als dat nodig is en niets valt tussen de oren. Dus zelfs dat zeer eenvoudige gebruik van het systeem leidt voor mij nog steeds tot een enigszins succesvolle implementatie.

JK: Excellent. Dus afhankelijk van uw organisatie kan dat niveau van succes veranderen. Maar wat we doen, is dat we verbeteringen in de bedrijfsprocessen, efficiëntie in het bedrijfsproces stimuleren en die gegevens uiteindelijk gebruiken om beslissingen te nemen. Wat zijn de stappen die u hebt gezien waarmee organisaties die succesvolle implementatie kunnen bereiken?

JO: Oke. Dus nadat we de noodzaak van een CMMS hebben erkend, hebben we vijf stappen geïdentificeerd om de CMMS-implementatie succesvol te maken. Dus de eerste stap is dat je ondersteuning wilt krijgen van het management. Een CMMS laten opstaan ​​kost tijd en middelen. Ik ben getuige geweest van talloze CMMS-implementatieprojecten waarbij het management niet volledig aan boord was. Ze waren terughoudend in het geven van middelen en als gevolg daarvan verliep de CMMS-implementatie niet zo soepel als gepland. Je moet dus ondersteuning krijgen van het management, want dat zal in feite leiden tot het budget en de middelen om dat CMMS met succes te implementeren.

De tweede stap is:wijs een of meer specifieke bronnen toe aan dit project. Dus, zoals je eerder al zei, zetten we het gewoon aan en zijn we klaar om te gaan? Dat is niet het geval. U moet iemand aan de organisatorische kant hebben om te helpen bij dat implementatieproject. Een CMMS-project heeft meer kans van slagen als de middelen van beide kanten, de leverancier en de klant, bij het project worden betrokken. We zeggen altijd tegen onze klanten:“We kennen CMMS. We kennen uw apparatuur niet.” Ik heb vorig jaar een implementatie op afstand gedaan en de klant had gewoon tal van andere verantwoordelijkheden. Ze konden de tijd niet aan het project besteden en elke sessie die we hadden gepland voelde als een opfrissessie. We bespraken constant dezelfde dingen, en na ongeveer negen maanden waren we het er uiteindelijk over eens dat ze met een toegewijde hulpbron moesten gaan of dat ze iemand aan het project moesten toewijzen om het op te laten staan ​​en het project af te ronden en we kregen het in minder dan een week voor elkaar toen we de speciale bron kregen.

De derde stap in een succesvolle CMMS-implementatie is effectieve projectplanning. Onthoud het oude gezegde:"Faal om te plannen, plan om te mislukken." Uw organisatie moet een gedetailleerd projectplan opstellen, zodat er niets wordt gemist. Dat betekent, weet je, de behoefteanalyse uitvoeren, vaststellen wat de pijnpunten op dit moment zijn en wat de nieuwe software gaat aanpakken, bepalen wie het systeem gaat gebruiken, de reikwijdte definiëren en controleren, het schema uitbouwen vanaf de eerste gegevensverzameling helemaal tot aan de post-go-live, je weet wel, zes maanden of een jaar later:hoe ziet die recensie eruit? Ons meest gedetailleerde implementatieplan bestaat uit ongeveer 96 regelitems.

De vierde stap is de effectieve uitvoering van dat projectplan. Dus je hebt de hele planning doorlopen, nu moet je dat plan gewoon systematisch en methodisch uitvoeren. Bereid het team voor op verandering, verzamel uw gegevens, maak uw gegevens schoon, configureer het systeem, bind de eindgebruikers aan, ga live met het systeem. Go-live ondersteuning is de sleutel. Dan heb je je implementatiebeoordeling aan het einde van het project.

En tot slot, de vijfde stap is voortdurende verfijning. Dus voor mij is een CMMS altijd in ontwikkeling, en weet je, het heeft geen zin om een ​​CMMS op zijn plaats te zetten en stil te zitten. Mogelijk kunt u in de toekomst meer functies in uw manier van werken opnemen. Zoals ik eerder al zei, kun je beginnen met alleen een werkordersysteem en dan zou je op een later tijdstip kunnen kijken naar het toevoegen van voorraad en PM's. U kunt meer gebruikers in het systeem krijgen. Voeg bijvoorbeeld de machinebedieners toe, zodat ze hun dagelijkse inspecties kunnen volgen wanneer de leverancier nieuwe functies lanceert. Hoe integreer je die nieuwe functies in de manier van werken?

En dan, tot slot, het CMMS zelf is een database met informatie over uw activa. Dus hoe gebruik je die informatie om de manier van werken te veranderen, en hoe pas je je PM's aan of verfijn je ze? In mijn vorige carrière hebben we bijvoorbeeld gekeken naar de betrouwbaarheids- en beschikbaarheidsgegevens en hebben we besloten om de PM-cyclus te verplaatsen van elke zeven dagen naar acht dagen. Er was geen impact op de beschikbaarheid en het bespaarde miljoenen dollars in de hele faciliteit. Dus op zoek naar dergelijke mogelijkheden om het systeem te verfijnen en meer uit het systeem te halen.

JK: Excellent. Dus vijf stappen naar het implementeren van het CMMS. Je weet wel, managementondersteuning krijgen, het juiste projectplan opstellen, die opbrengsten begrijpen, begrijpen hoe je gaat ondersteunen tijdens de go-live en post-go-live. Dat zijn allemaal essentiële dingen die, weet je, organisaties meestal een of twee ervan missen. Ik heb vaak gezien waar organisaties tijdens de go-live een set training per maand of twee doen voordat deze live gaat, zonder dat er daarna follow-up of coaching is. Niemand weet hoe hij de dingen goed moet doen, enzovoort, enzovoort. Dus ik hou van die vijf eenvoudige stappen om dat CMMS te implementeren.

Hoe belangrijk is het nu dat gebruikers de bedrijfsprocessen begrijpen voordat ze het CMMS implementeren?

JO: Het is absoluut belangrijk. Het is erg belangrijk om die processen te documenteren, zodat er niets wordt gemist. De onderhoudsprocessen lijken echter erg op elkaar, waar u ook bent.

Het is allemaal hetzelfde soort spul. Operators melden het machineprobleem, planners of supervisors beoordelen of ondertekenen het werk onder hun technici, technici voltooien het werk, inventarisatiemensen zorgen ervoor dat er onderdelen op de plank liggen. Het zijn allemaal erg vergelijkbare processen. Veel kant-en-klare CMMS-applicaties zijn ontworpen rond best practices, dus het adopteren van een systeem kan de manier waarop u werkt helpen en uw processen verbeteren.

Ik heb eigenlijk een voorbeeld voor je. Ik werkte daar een paar maanden geleden met een implementatie en de jongens op de vloer, als ze een onderdeel nodig hadden, zouden ze een formulier invullen in Microsoft Word. Ze zouden dat formulier vervolgens pdf-en en 45 minuten later e-mailen ze het naar het magazijn. Ze zouden dan naar het magazijn lopen om te zien of het onderdeel daar was en kijken of het nu klaar was. Natuurlijk, als het onderdeel niet klaar was, zouden ze het moeten gaan bestellen en zouden ze het werk niet kunnen voltooien. Dus door het CMMS nu te implementeren, kunnen ze de beschikbaarheid van onderdelen controleren terwijl ze de werkorder voltooien.

Ze kunnen het ook als een gepland onderdeel aan de werkorder toevoegen en vervolgens krijgen winkels automatisch een e-mail dat er een onderdeel nodig is. Zodat ze weten dat het in de winkels ligt en de bestelling dan automatisch naar het magazijn plaatsen. dus als ze het gaan halen, zal het daar op ze wachten.

JK: Excellent. Dus dat scheelt een hoop tijd die geen toegevoegde waarde heeft voor de technici, weet je, typen in woord, pdf-en, e-mailen als je daarheen loopt, om erachter te komen dat het er niet echt is.

JO: Precies.

JK: Dus door een deel van de standaardworkflow in het CMMS over te nemen, konden ze dat veel verminderen.

JO: Juist.

JK: Excellent. Welke configuratie is nu belangrijk om te begrijpen, om over na te denken, voorafgaand aan de implementatie?

JO: Welnu, dit hangt er allemaal van af of het CMMS op locatie is of in de cloud. Dus als uw organisatie kiest voor een on-prem, dan kan er een hele lading hardwareconfiguratie, installatie, het openen van poorten, het openen van firewalls zijn, en dit zijn allemaal dingen waar ik niets van af weet. Daar heb je IT-expertise voor nodig. Met cloudgebaseerd CMMS is er dus geen hardwareconfiguratie nodig. U meldt zich eenvoudig aan op internet en binnen 60 seconden is het klaar voor gebruik. Nu is cloudgebaseerd CMMS meer data-configureerbaar dan systeem-configureerbaar. Er is dus heel weinig pre-configuratiewerk nodig. Aan het begin van een van onze implementatieprojecten besteden onze consultants bijvoorbeeld meestal een paar dagen aan het begrijpen van de processen, de standaardisatie van gegevens, de naamgeving van activa, de metertypes, aangepaste workflows, enz. Ze zullen het CMMS dienovereenkomstig configureren. Dit duurt meestal maar één tot twee dagen.

JK: Excellent. Nu heb je daar een paar geweldige punten aangeroerd:hoe ze de activa noemen, hoe ze de activa nummeren, hoe ze reserveonderdelen noemen. Hetzelfde met nummering daar. Welk type meters worden gebruikt? Hoe worden ze gelezen? Al deze dingen zijn essentieel voor het configureren van het CMMS. We moeten ook, denk ik, rekening houden met gebruikers en machtigingsniveaus en nou ja, gebruikersgroepen als je wilt, zodat planners toegang hebben tot deze delen, maar niet dit deel enzovoort, of misschien hebben ze alleen een "weergave" in plaats van "bewerk"-toegang, als u wilt. Al deze zijn van tevoren erg belangrijk bij het ontwerpen en configureren van uw CMMS.

JO: Precies. Veel van de cloudgebaseerde CMMS-applicaties hebben deze instellingen vooraf geconfigureerd of werken er goed mee. Je krijgt waarschijnlijk 95% van wat je nodig hebt al vooraf geconfigureerd in het systeem. Je hoeft hier en daar maar een klein beetje te tweaken om precies te krijgen wat je nodig hebt.

JK: Excellent. Toen we het hadden over het configuratiestuk, noemde u hoe de activa worden genoemd, hoe ze genummerd zijn, dat soort dingen. Hoe belangrijk is datakwaliteit en het opzetten van de assets, de materialen, de assethiërarchie, PM's, enzovoort binnen het CMMS?

JO: Nou, datakwaliteit is heel erg belangrijk. Weet je, gegevens van slechte kwaliteit veroorzaken op de lange termijn alleen maar problemen. Dus als je een slechte asset-labeling of een slecht geconfigureerde hiërarchie hebt, wordt het alleen maar moeilijker om die assets in het CMMS te vinden. Als uw voorraadgegevens niet kloppen, bestellen mensen op de vloer onderdelen bij leveranciers terwijl die onderdelen daar op de plank liggen. Je zult ook meer stockouts ervaren, en als het gaat om PM's, kunnen de verkeerde taakgroepen en de verkeerde PM's ertoe leiden dat mensen het verkeerde werk op de verkeerde apparatuur uitvoeren. En om u een voorbeeld te geven, twee jaar geleden werkte ik met een klant die hun 12 sites naar Fiix verplaatste, ze hadden dezelfde apparatuur op elke site. Toen we de gegevens migreerden, bleek dat een van de sites een compleet andere reeks PM's en taken had uitgevoerd onder vergelijkbare activa, en als gevolg daarvan verkeerden deze machines op die site in een zeer slechte staat. Dus als je de gegevens de eerste keer goed hebt, hoef je het maar één keer te doen.

JK: Ja, absoluut. U investeert niet de tijd en middelen om de activa voor een derde of vierde keer opnieuw te bezoeken. Je ontdubbelt de materiaalstamgegevens niet, zoveel organisaties waar ik mee werk, je loopt het magazijn binnen en ze hebben dezelfde invloed in drie verschillende bakken op drie verschillende locaties. Gewoon omdat iemand het anders heeft genoemd of een koppelteken in het onderdeelnummer heeft gezet of niet, enzovoort, enzovoort. Dus als je het instelt, kun je jezelf op de lange termijn een hoop werk en moeite besparen.

JO: Precies.

JK: Nu we begrijpen wat we moeten doen om het CMMS te implementeren, wie moeten we dan in het implementatieteam hebben? Is dit een onderhoudsplanner in hun vrije tijd, of is dit een volledig multifunctioneel team?

JO: Implementatie is een gedeeld proces tussen IT-leiders, implementatieteams, leveranciers en systeemkampioenen. Het is absoluut een multifunctioneel team. Het zal op de lange termijn gevolgen hebben voor tal van individuen in uw organisatie. Dat wordt onderhoud. Het gaat om betrouwbaarheid, veiligheid, inkoop van onderdelen en inventaris, IT en operaties. Er moet dus enige betrokkenheid zijn van al die teams voor een klein tot middelgroot bedrijf. Het heeft geen zin om een ​​vertegenwoordiger van elk van die teams op te nemen in het implementatieproject.

Dus wat we aanbevelen, is dat je een systeemkampioen identificeert, en dat is een medewerker die eigenaar wordt van het project. En deze kampioenen kennen de manier waarop de verschillende teams werken. Ze begrijpen hun processen, hun werklast, enz., en dat kan een planner of een supervisor zijn of gewoon een van de zeer goede technici in het team, en ze kunnen de verschillende vertegenwoordigers van de groepen indien nodig inschakelen. Dus als ze hulp nodig hebben van onderdelen en inventaris, ze hebben iets verduidelijkt nodig, ze gaan naar die mensen om die antwoorden te krijgen. Maar voor grotere organisaties, die groot genoeg zijn om een ​​multifunctioneel team te hebben en iedereen bij het proces te betrekken, hebben ze vaak complexere systemen en processen.

Dus door vertegenwoordigers van alle betrokken teams te krijgen, wordt er niets gemist, en het helpt ook om de organisatie sneller op de hoogte te brengen van de toepassing. Dus als je eenmaal live gaat, weet je, ze hebben die expertise en ze kunnen naar hun groepen gaan en helpen waar nodig.

JK: Dat cross-functionele team zal echt variëren afhankelijk van de grootte van de site of organisatie die het CMMS implementeert. Het kan ook variëren, afhankelijk van de functies of functionaliteiten die u wilt opnemen. Gaan we storingscodering of storingscodering opnemen. Zo ja, hoe wordt dat gebouwd? Wie is de eigenaar van die lijsten, enzovoort, enzovoort?

JO: Precies.

JK: Perfect. Een ander ding met het cross-functionele team waar ze mogelijk naar kijken, is het definiëren van rapporten en het bouwen ervan tijdens de implementatie. Hoe belangrijk is het om de output van het CMMS van tevoren te definiëren?

JO: Dus James, ik wil je op één belangrijk ding wijzen. Oke. Dus in de jaren 80, 90, de ondeugden, was de enige manier om informatie uit een CMMS te krijgen een rapport. Een rapport was een beetje de manier waarop u de gegevens kreeg. Je hebt een query gemaakt, je hebt de gegevens op een blad geordend en vervolgens dat rapport afgedrukt om te bekijken. Maar anno 2018 zijn er nog tal van andere manieren om data uit de systemen te halen. Met de huidige CMMS-software kunt u op verschillende manieren informatie uit uw systeem halen, waaronder rapporten. Het kunnen lijstweergaven zijn, het kan dynamische filtering zijn, het kunnen aanpasbare dashboards zijn. U kunt dus de gegevens die u nodig heeft live in het systeem krijgen zonder dat u rapporten hoeft uit te voeren. Dus als je dat zegt, is het antwoord ja. Het is absoluut belangrijk om eerder in het implementatieproces te begrijpen welke rapporten, welke lijsten, welke KPI's of metrische gegevens u nodig heeft. De reden hiervoor is dat u ervoor moet zorgen dat u een CMMS-toepassing selecteert die u die gegevens kan geven. Ze kunnen je die rapporten geven, kunnen je die lijsten geven. Organisaties die uit een bestaand CMMS komen, hebben dus een reeks rapporten die ze willen repliceren in het nieuwe CMMS. Maar organisaties die helemaal nieuw zijn met CMMS, weten misschien niet precies wat ze nodig hebben. Dus ze zullen de rapportage in de loop van de tijd moeten uitzoeken. Maar veel van de hedendaagse applicaties worden geleverd met standaardrapporten.

Dit zijn in feite rapporten die klaar zijn om in de doos te gaan en ze zullen u waarschijnlijk ongeveer 90% geven van wat u nodig heeft. De applicaties worden ook geleverd met rapportbuilders of mogelijk integratie met een rapportbuilder van derden. Je krijgt dus waarschijnlijk wat je nodig hebt, maar je hebt maar een handvol nuttige rapporten nodig. We raden gewoonlijk het geplande onderhoudspercentage, de gemiddelde tijd tussen storingen, de gemiddelde reparatietijd en de naleving van de planning aan.

JK: Excellent. Zoveel van de nieuwe CMMS'en hebben die rapportengine ingebouwd, ze hebben dashboards die streamen met realtime gegevens. Dus hoewel we willen begrijpen welke gegevens we nodig hebben, of informatie die we uit het systeem nodig hebben, wat we ermee gaan doen, is er nu minder aandacht voor het hebben van die rapporten die gebouwd moeten worden tijdens de implementatie enzovoort, enzovoort. vooruit.

Dus wat zijn de belangrijkste mijlpalen die nodig zijn voor een nieuwe CMMS-implementatie?

JO: Oké, dus we hebben vijf belangrijke mijlpalen geïdentificeerd. Dus de eerste is het plannen van een ontdekking, en dit gaat allemaal over het begrijpen van de CMMS-doelen en in feite het bereiken van uw projectplan. We willen onze bedrijfsprocessen dus begrijpen. We willen die gegevensstandaarden definiëren, we willen plannen voor consistente gegevens. We willen ons trainingsplan hebben, enz. De tweede mijlpaal is configuratie en configuratie. Dit gaat allemaal over het laten staan ​​van uw CMMS, het technisch operationeel krijgen van het CMMS en aangepast aan uw gebruiksscenario en uw zakelijke vereisten. Mijlpaal drie is training, en training is de sleutel om ervoor te zorgen dat werknemers over de juiste vaardigheden en kennis beschikken om het meeste uit de software te halen. Het verhoogt de gebruikersacceptatie en zorgt ervoor dat mensen de software op de juiste manier gebruiken, het verhoogt de betrokkenheid op de lange termijn. Mijn advies zou zijn om niet te beknibbelen op training en het de eerste keer goed te doen. Anders verspilt het team waardevolle vallen en opstaan ​​om het systeem onder de knie te krijgen, en dat is tijd voor het bedrijf.
Mijlpaal vier is live. Dus zodra het systeem is geconfigureerd, is uw training voltooid en kunt u live gaan met het nieuwe systeem. Dus organisaties die een bestaand systeem gebruiken, moeten mogelijk een black-outperiode hebben waarin beide systemen niet beschikbaar zijn terwijl de gegevens worden overgedragen, maar iedereen die nieuw is in het systeem kan gewoon live gaan met het CMMS.

En tot slot, mijlpaal vijf is beoordelen en afsluiten, en in deze stap wil je er zeker van zijn dat aan alle oorspronkelijke vereisten is voldaan, eventueel kleine correcties doorvoeren. Dit kan dus een kleine aanpassing zijn aan een PM, of wijziging van KPI's, rapporten, dat soort dingen, maar meestal heel klein.

JK: Excellent. Dus vijf simpele stappen. Ik hou echt van het oefenstuk, de nadruk daarop, omdat het echt duidelijk maakt hoe belangrijk het is om het systeem op de juiste manier te gebruiken, weet je, er echt voor zorgen dat iedereen begrijpt hoe gemakkelijk het is om te gebruiken, zodat we niet met veel weerstand worden geconfronteerd en we krijgen het niet gebruikt. Dus heel erg goed.

Met alle dingen die we hebben besproken, wat is volgens u het enige dat het grootste verschil maakt om succesvol te zijn met een nieuwe CMMS-implementatie?

JO: Het implementeren van een softwaretoepassing is een ontmoedigende taak voor elke organisatie, en het implementeren van een CMMS is niet anders. En veel organisaties slagen er niet in hun CMMS-implementatieprojecten goed te plannen. Dus ik geloof dat het grootste verschil tussen succesvol zijn en niet succesvol zijn, is dat je dat plan hebt, je weet dat je faalt om te plannen en dan plan om te falen.

JK: Excellent. Zorg ervoor dat we een volledig plan hebben met tijdlijnen voor resources, u weet alles van de gegevensverzameling, gegevensbeoordeling, het opzetten van het systeem, de training, al die verschillende dingen. Dat is het belangrijkste dat het verschil maakt.

JO: Precies. Je moet het allemaal op papier krijgen, van de eerste gegevensverzameling tot en met de go-live-ondersteuning. Een goede projectplanning elimineert later herwerk en verwarring.

JK: Excellent. Dus als je een toverstaf had, zou het enige dat je zou veranderen, zijn dat iedereen een plan heeft of zou je iets anders veranderen?

JO: Oke. Dus het enige dat ik graag zou willen veranderen, is de perceptie van werknemers over CMMS-applicaties. Ze bestaan ​​dus al een hele tijd sinds 1965. Dus qua reputatie hebben ze niet de beste. Ik zou het fijn vinden als dat iets positiever was, want het implementeren van een CMMS moet gezien worden als een zeer positieve verandering voor de organisatie. Het kan helpen bij het automatiseren van veel taken, zoals het werkverzoekproces. Het kan al die ongelijksoortige systemen elimineren, zoals bellen en sms'en en Post-It-notities. Het zal automatisch PM's voor je activeren, dus je hoeft je agenda's niet te controleren. Hiermee kunt u uw werkorders in realtime in het veld of op de vloer bijwerken terwijl u het werk doet, zodat u aan het eind van de dag niet terug naar het bureau hoeft te gaan of aan het einde de boeken hoeft te lezen van de dag en log alles in u kunt in realtime inloggen.

Het maakt realtime zoeken naar onderdelen mogelijk, zodat u winkels kunt controleren zonder naar de onderdelenkamer te hoeven lopen. De lijst met voordelen is eindeloos. Ik denk dat de meeste gebruikers uiteindelijk begrijpen dat je weet, wanneer het CMMS op de juiste manier rechtop staat en ze de waarde kunnen zien die het met zich meebrengt. Het elimineren van overbodige en laagwaardige activiteiten helpt technici zich te concentreren op hoogwaardige activiteiten. Het helpt ook hun loopbaan op de lange termijn.

JK: Ja, de voordelen van CMMS'en zijn enorm, hoewel sommige iets meer tijd in beslag nemen, iets omslachtiger in het gebruik, maar over het algemeen is CMMS een enorme tijdsbesparing. Ze zorgen echt voor efficiëntie, je weet wel, de onderhoudsbeheerprocessen, de technici, de momentsleutel, al die verschillende dingen.

JO: Precies.

JK: Nou Jeff, ik wil je bedanken dat je vandaag de tijd hebt genomen om te praten over de implementatie van CMMS. Maar voordat we gaan, waar kunnen mensen meer te weten komen over jou Fiix, al die geweldige dingen en bronnen die jullie hebben?

JO: Welnu, de beste plaats om meer over mij te weten te komen, is mijn LinkedIn-profiel. Dus als je die beschikbaar wilt stellen, doe dat dan gerust. De Fiix-website is een geweldige bron. We hebben heel veel blogs en artikelen. Zoals ik al zei, heb ik meer dan honderd artikelen die ik heb geschreven. Ik heb daar e-books en handleidingen met best practices beschikbaar op fiixsoftware.com, en heel veel informatie.

JK: Excellent. We zullen er dus voor zorgen dat er links naar uw LinkedIn-profiel, de website van Fiix en misschien ook een of twee van die best practice-gidsen of e-books worden geplaatst. Zodat mensen er snel op kunnen klikken en er direct naar kunnen linken.

JO: Dus Jeff, heb je nog andere aanvullende bronnen die je wilt delen voordat we gaan? Zeker, geen probleem, in termen van u weet, in onderhoud en best practices voor onderhoud. Ik lees graag Reliability Web, UpTime Magazine, Reliable Plant is een andere goede bron, maar weet je, we hebben het vandaag over CMMS-implementatie gehad en dat is echt projectmanagement. U kunt veel goede bronnen voor projectbeheer online vinden, zoals PMI.org of projectmanagement.com. Ik raad dus zeker aan om daar een kijkje te nemen.

JK: Ja, PMI en projectmanagement.com zijn heel erg goede bronnen. Ik ben ook lid van PMI. Gewoon vanwege alles waar het in speelt:CMMS-implementaties, dataprojecten, betrouwbaarheidsprojecten enzovoort. Dus een aantal geweldige bronnen. Nou Jef. Ik wil je nogmaals bedanken dat je de tijd hebt genomen van je drukke dag om vandaag met ons te praten over het implementeren van een CMMS. You know, I’ve learned some new things as I always do from my great guests, so I’m going to guess our listeners did as well. So thank you once again.

JO: Thanks for having me, James.

JK: I would like to thank you for listening and remind you that you can always find out more on maintenance reliability and asset management at www.eruditio.com and by following our blog.