CMMS-proefperiode meesteren: 5 expert tips voor een naadloze evaluatie

Bent u in het proces van het selecteren van onderhoudsbeheersoftware voor uw onderhoud, reparatie en operaties? Zeker, het kan een uitdaging zijn!

Men kan de lijst met CMMS-programma's hebben ingekort tot een handjevol geschikte producten. Het is nu tijd voor proefperiodes van de onderhoudsoftwareprogramma's.

Hoe maakt men het beste gebruik van de CMMS-softwareproefperiode? Om te verduidelijken: welk evaluatieproces maakt zin?

CMMS-software proeftips

1. Probeer de CMMS-softwareproef in te richten zoals u hem na aankoop zou gebruiken

Dit is makkelijker gezegd dan gedaan! Er kunnen duizenden apparatuur of onderdelen zijn met verschillende onderhoudsbehoeftes. Een volledige setup op elk kandidaat-onderhoudsprogramma kan een aardig project worden.

Kijk niet zo naar me!

Eerst identificeren we een subset van items waar we gewoonlijk regelmatig mee werken. Dit stelt ons in staat om een gevoel voor de software te krijgen.

Dan kijken we of het mogelijk is om sommige gegevens uit ons bestaande onderhoudsbeheersysteem over te nemen. Bijvoorbeeld importeren van apparatuur, onderdelen, onderhoudsroutines, preventieve onderhoudschecklists, enz. Als we nog geen onderhoudsbeheersoftware gebruiken, kan er informatie in Microsoft Excel-spreadsheets zijn die we kunnen importeren.

Als voorbeeld zie "Hoe start u het CMMS-software-instapproces?" voor advies over gegevensimport voor het FastMaint CMMS-programma.

2. Wat is de reden dat u op zoek bent naar een nieuw systeem? Hoe goed voldoet de kandidaatsoftware aan die behoeften?

Met andere woorden: dit is waar we de potentiële onderhoudsoftware echt door de kiem moeten halen. Het kan nuttig zijn als er bestaande onderhoudsplannen en andere apparatuuronderhoudslogboeken zijn waar we mee kunnen vergelijken.

Vergelijk rapportages en onderhoudsplanning. Krijgen we de informatie die we nodig hebben? Is het gemakkelijk om onderhoudsplanning te doen? Vooropgesteld: zorg ervoor dat de producten die getest worden, aan de belangrijkste eisen voldoen.

3. Kunnen andere mensen de CMMS-softwareproef ook uitproberen?

Als we een multi-user-proef kunnen opzetten, kan dat echt nuttig zijn. Andere stakeholders kunnen de software ook uitproberen en zien hoe goed het voor hen zal werken. We kunnen ook testen met verschillende mensen tegelijkertijd die wijzigingen aanbrengen of informatie ophalen. Veroorzaakt het softwareproblemen of prestatieproblemen?

We willen niet veel investeren in een nieuw product en dan ontdekken dat de prestaties vreselijk zijn zodra meerdere mensen het systeem gaan gebruiken. Neem contact op met softwareleveranciers als dergelijke problemen opduiken. Bijvoorbeeld, het kan gewoon enkele configuratiewijzigingen nodig hebben om op te lossen. Dit geeft ook een manier om te controleren hoe goed hun support is voordat we kopen!

4. Kunnen we de proef converteren naar de volledige versie of moeten we vanaf nul beginnen?

Dit kan een grote hoofdpijn zijn als het instellen van de proef vrij arbeidsintensief is. We willen vermijden dat we dit alles opnieuw hoeven te doen. Anders zou het alsof we weer met een heel nieuw product beginnen!

5. Hoe gemakkelijk is het om de proef in te richten zodat het daadwerkelijk gebruikt kan worden met het onderhoudsprogramma?

Zullen de manier waarop de onderhoudswerkstromen in de proefsoftware zijn ingesteld, gemakkelijk vertalen naar ons onderhoudsproces? Of moeten we de manier waarop we werken volledig veranderen? Dit kan een goed of slecht punt zijn, afhankelijk van wat onze doelen zijn voor de nieuwe CMMS-software.

Krijg een idee van typische onderhoudsbeheerwerkstromen uit "Waarom een apparatuuronderhoudswerkstroom belangrijk is". Wees u zich bewust dat grote werkstroomwijzigingen die we moeten maken om te matchen met de werkstromen in de onderhoudsoftware, vrij moeilijk correct te implementeren zullen zijn.

Wat kan dit betekenen?

De meeste mensen - onderhoudspersoneel, operators, klanten en managers - zullen veranderingen in hoe ze dingen doen weerstaan, tenzij het niet te moeilijk is en ze de voordelen van deze veranderingen begrijpen. Dit is eigenlijk cruciaal, omdat de meeste mislukkingen bij het introduceren van nieuwe onderhoudsoftware hier gebeuren. Als mensen korte haken slaan en slechte gegevens invoeren of leveren, eindigen we met garbage in, garbage out!

Wilt u meer CMMS-software selectietips?

U zult de "CMMS Software Selectiegids" nuttig vinden. Het heeft verschillende tips en vragen om te stellen om u te helpen het juiste CMMS-product voor onze organisatie te identificeren. Het gebruik ervan zou het selectieproces veel sneller en gemakkelijker moeten maken.