Van Excel naar CMMS: Efficiëntie verhogen & onderhoudskosten verlagen

We zijn goed in 2019 en het is tijd voor een efficiëntiecheck. Volgt u werkorders en onderhoudsactiviteiten nog steeds handmatig of met spreadsheets? Als dat zo is, bent u niet alleen. Bijna 80% van de faciliteits- en onderhoudsprofessionals die we ondervragen, gebruiken spreadsheets of absoluut niets om werkorders, onderhoudsverzoeken en preventief onderhoud bij te houden bij de bedrijven waar ze voor werken. Nieuwsflash: het gebruik van deze methoden kost uw afdeling en het bedrijf waar u voor werkt enorme bedragen geld.

Onderzoek toont aan dat meer dan 88% van spreadsheets fouten bevat wat resulteert in bedrijven die miljoenen dollars verliezen.

Of u nu een klein bedrijf bent dat net begint of een meer gevestigd bedrijf dat al enkele jaren in bedrijf is, als u nog steeds spreadsheets of handmatige methoden gebruikt om "op de hoogte te blijven" van uw onderhoudsoperaties, is het tijd om een verandering te overwegen, een die de manier verbetert waarop u uw tijd gebruikt, machine-stilstand vermindert, uw afdeling transformeert van reactief naar gepland onderhoud en wachttijden voor onderdelen en materialen vermindert. De verandering waar we het over hebben is de overstap naar het gebruik van CMMS-software boven Excel.

Hier is waarom.

Een wereld zonder CMMS

"Heeft een Excel-coderingsfout de economieën van de westerse wereld vernietigd?" vroeg Paul Krugman in de New York Times. Een Harvard-studie door economen Reinhart en Rogoff leidde tot twijfelachtige berekeningen voor globaal fiscaal beleid. De spreadsheet faalde om bepaalde cellen in de berekening op te nemen en daardoor de impact van de schuldenlast op de economische groei van de natie te overschatten. Dat is nog niet alles!

Herinner u de "London Whale"-incident bij JP Morgan? Het kostte de bank een struikelende $6,2 miljard, allemaal door een spreadsheetfout in hun model.

De bovenstaande zijn voorbeelden van massive kostbare fouten als resultaat van experts die vertrouwd op spreadsheetdata voor besluitvorming. We suggereren niet dat het gebruik van spreadsheets om uw onderhoudsactiviteiten bij te houden het bedrijf waar u voor werkt zal laten zinken, maar dat de data vatbaar is voor fouten en vaak niet betrouwbaar. Andere nadelen omvatten:

Arbeidsintensief

Spreadsheets vereisen dat gebruikers handmatig gegevens invoeren en soms een volledig nieuwe positie vereisen om al de gegevensinvoer te beheren. Als Harvardeconomen fouten kunnen maken met spreadsheets, is het zeer waarschijnlijk dat de gemiddelde Excel-whizz-kid werknemer hetzelfde zal doen. Bedrijven besteden duizenden dollars aan onnodig personeel om gegevensinvoer en onderhoud uit te voeren wanneer een CMMS meer kan doen met minder en de data betrouwbaarder is en resultaten geautomatiseerd zijn.

Staat geen complexe analyse toe

Spreadsheets beperken gebruikers tot eenvoudigere analyse van de faciliteitsoperaties, wat leidt tot een onvolledig beeld van wat de huidige status van de faciliteit is. Faciliteitsbeheersoftware en andere onderhoudsprogramma's zijn uitgerust met veel krachtigere rapportagetools en functies die zijn ontwikkeld en getest door experts. Deze rapportagetools steken onderhoudsprofessionals als uzelf in staat om direct informatie te krijgen over kritieke werkorders, vertragingen, knelpunten, stilstand, voorraaivellen, kostendata, en nog veel meer. Het hebben van deze mogelijkheden resulteert uiteindelijk in betere besluitvorming, verbeterde efficiëntie en lagere kosten.

Gegevensverlies

Of u nu spreadsheets of een archiefkast gebruikt, de mogelijkheid van gegevensverlies, diefstal of mismanagement is tienvoudig hoger in vergelijking met het gebruik van een onderhoudsbeheertoepassing zoals een CMMS. Spreadsheets vereisen frequente updating waar CMMS-software vaak gegevensinvoer op één of twee datapunten vereist zoals arbeidstijd, of een status controleren op voltooid. Deze updates zetten tal van andere berekeningen in gang die betrouwbare en belangrijke data aan managers leververdere. De gegevensinvoer is niet beperkt tot één persoon (de spreadsheet-eigenaar), maar met een CMMS kan de technicus het systeem in realtime bijwerken vanaf hun computer of mobiele apparatuur. Het opslaan van gegevens in spreadsheets en archiefkasten verhoogt ook de kans dat informatie in de verkeerde handen valt, potentieel de bedrijfsbeveiliging in gevaar brengend.

Onbetrouwbare data

Eerder genoemd, maar de nadruk waard: 88% van alle spreadsheets bevat fouten die bedrijven geld kosten. De overstap naar het gebruik van onderhoudsbeheersoftware is een stap in de goede richting om uw afdeling tijd en geld te besparen.

Niet eco-vriendelijk

Als u nog steeds stapels papier gebruikt om uw data op te slaan en te beheren, bent u de reden dat we nog onze jassen aan hebben in de lente. Met opwarming van de aarde die leidt tot all-time high (en low) temperaturen, is het hoge tijd dat we een poging begonnen te doen wat we kunnen voor het milieu. Als u het niet wilt doen om de bomen te redden, hoe zit het met minder rommel op uw bureau.

Dit zijn slechts de zeer weinig nadelen die voortvloeien uit het gebruik van spreadsheets en papier om uw werkorders, reparaties, preventief onderhoud en andere onderhoudsactiviteiten bij te houden. Dit artikel schetst een beeld van de kunst van het mogelijke met een CMMS, maar u moet er een uitproberen om de CMMS-voordelen echt te zien. Als bijkomstigheid, als u slechte ervaringen met een CMMS in het verleden heeft gehad, weet dan dat huidige oplossingen in kosten zijn gedaald, veel gebruiksvriendelijker zijn en toegankelijker.

Een wereld met CMMS

CMMS stelt faciliteitsmanagers, technici, klanten en eigenlijk iedereen met toegang in staat om alle aspecten van de faciliteit in één uitgebreid systeem bij te houden. Of het nu werkordersoftware, preventief onderhoudssoftware, machine- en activabeheer, voertuigen, personeel, leveranciers of voorraadsbeheer is, u kunt het allemaal en meer in één gecentraliseerde applicatie krijgen.

Bekijk enkele van deze geweldige functies die beschikbaar zijn in CMMS-software.

Faciliteitsonderhoudshistorie-rapport

Maandelijkse onderhoudskalender (huidig werk en gepland preventief onderhoud)

Interactieve faciliteitssite- en vloerplannen

Wilt u meer weten over waarom u CMMS-software boven Excel en andere handmatige methoden zou moeten gebruiken? We helpen u! We hebben dit e-book samengesteld om u te helpen feiten van fictie te scheiden en u echte inzichten te geven in waarom spreadsheets en papier slecht zijn voor uw bedrijf en hoe u dat kunt omkeren.

Spoiler alert: Dit e-book gaat u laten zien hoe een eenvoudige CMMS uw onderhoudsafdeling zal transformeren en uw bedrijf geld zal besparen!