Waarom CMMS-software gebruiken via Excel?

We zijn ver in 2019 en het is tijd om een ​​efficiëntiecheck uit te voeren. Volgt u werkorders en onderhoudsactiviteiten nog steeds handmatig of met spreadsheets? Als je dat bent, ben je niet de enige. Bijna 80% van de facilitaire en onderhoudsprofessionals die we onderzoeken, gebruikt spreadsheets of helemaal niets om werkorders, onderhoudsverzoeken en preventief onderhoud bij te houden bij de bedrijven waarvoor ze werken. Newsflash, het gebruik van deze methoden kost uw afdeling en het bedrijf waar u werkt enorme sommen geld.

Onderzoek toont aan dat meer dan 88% van de spreadsheets fouten bevat, waardoor bedrijven miljoenen dollars verliezen.

Of u nu een klein bedrijf bent dat net is begonnen of een meer gevestigd bedrijf dat al enkele jaren actief is, als u nog steeds spreadsheets of handmatige methoden gebruikt om uw onderhoudsactiviteiten "op de hoogte te houden", is het tijd om een ​​verandering te overwegen, een die de manier waarop u uw tijd gebruikt zal verbeteren, de uitvaltijd van apparatuur zal verminderen, uw afdeling zal transformeren van reactief naar het plannen van onderhoud en het verkorten van wachttijden voor onderdelen en benodigdheden. De verandering waar we het over hebben, is de verschuiving naar het gebruik van CMMS-software in plaats van Excel.

Dit is waarom.

Een wereld zonder CMMS

“ Heeft een Excel-codeerfout de economieën van de westerse wereld vernietigd?” vroeg Paul Krugman in de New Yorkse tijd. Een studie van Harvard door de economen Reinhart en Rogoff leidde tot twijfelachtige berekeningen voor het wereldwijde begrotingsbeleid. De spreadsheet nam bepaalde cellen niet mee in de berekening en overschatte daardoor de impact van de schuldenlast op de economische groei van het land. Dat is niet alles!

Herinner je je het Londense walvisincident bij JP Morgan nog? Het kostte de bank maar liefst $ 6,2 miljard, allemaal als gevolg van een spreadsheetfout in hun model.

Het bovenstaande zijn voorbeelden van enorme kostbare fouten die het gevolg zijn van experts die vertrouwen op spreadsheetgegevens voor het nemen van beslissingen. We suggereren niet dat het gebruik van spreadsheets om uw onderhoudsactiviteiten bij te houden, het bedrijf waarvoor u werkt tot zinken zal brengen, maar eerder dat de gegevens gevoelig zijn voor fouten en vaak niet betrouwbaar zijn. Andere nadelen zijn:

Arbeidsintensief

Spreadsheets vereisen dat gebruikers gegevens handmatig invoeren en vereisen soms een geheel nieuwe positie om de gegevensinvoer te beheren. Als Harvard-economen fouten kunnen maken bij het gebruik van spreadsheets, is de kans groot dat de gemiddelde Excel whizzkid-medewerker hetzelfde zal doen. Bedrijven geven duizenden dollars uit aan onnodig personeel om gegevens in te voeren en te onderhouden, terwijl een CMMS meer zou kunnen doen met minder en de gegevens betrouwbaarder zijn en de resultaten worden geautomatiseerd.

Laat geen complexe analyse toe

Spreadsheets beperken gebruikers tot een eenvoudigere analyse van de activiteiten van de faciliteit, wat leidt tot een onvolledig beeld van de huidige status van de faciliteit. Facility Management-software en andere onderhoudsprogramma's zijn uitgerust met veel krachtigere rapportagetools en -functies die zijn ontwikkeld en getest door experts. Deze rapportagetools stellen onderhoudsprofessionals zoals uzelf in staat om direct informatie te krijgen over kritieke werkorders, vertragingen, knelpunten, uitvaltijd, voorraadniveaus, kostengegevens en nog veel meer. Het hebben van deze mogelijkheden resulteert uiteindelijk in betere besluitvorming, verbeterde efficiëntie en lagere kosten.

Verlies van gegevens

Of u nu spreadsheets of een archiefkast gebruikt, de kans op gegevensverlies, diefstal of wanbeheer is tienvoudig in vergelijking met het gebruik van een onderhoudsbeheertoepassing zoals een CMMS. Spreadsheets moeten regelmatig worden bijgewerkt, terwijl CMMS-software vaak gegevensinvoer vereist op een of twee gegevenspunten, zoals arbeidstijd, of het controleren van een status om te voltooien. Deze updates hebben tal van andere berekeningen in gang gezet die betrouwbare en belangrijke gegevens opleveren voor managers. Verder is de gegevensinvoer niet beperkt tot één persoon (de eigenaar van de spreadsheet), maar met een CMMS kan de techneut het systeem in realtime bijwerken vanaf zijn computer of mobiele apparaat. Het opslaan van gegevens in spreadsheets en archiefkasten vergroot ook de kans dat informatie in verkeerde handen valt, waardoor de bedrijfsbeveiliging in gevaar kan komen.

Onbetrouwbare gegevens

Al eerder genoemd, maar de moeite waard om te benadrukken, 88% van alle spreadsheets bevatten fouten die bedrijven geld kosten. De overstap naar het gebruik van onderhoudsbeheersoftware is een stap in de goede richting om uw afdeling tijd en geld te besparen.

Niet milieuvriendelijk

Als je nog steeds stapels papier gebruikt om je gegevens op te slaan en te beheren, ben jij de reden dat we in het voorjaar onze jassen nog aan hebben. Met de opwarming van de aarde die leidt tot altijd hoge (en lage) temperaturen, werd het hoog tijd dat we ons inspannen om te doen wat we kunnen voor het milieu. Als je het niet wilt doen, red dan de bomen, wat dacht je van minder rommel rond je bureau.

Dit zijn slechts de weinige nadelen die het gevolg zijn van het gebruik van spreadsheets en papier om uw werkorders, reparaties, preventief onderhoud en andere onderhoudsactiviteiten bij te houden. Dit artikel schetst een beeld van de kunst van het mogelijke met een CMMS, maar je moet er een proberen om de voordelen van CMMS echt te zien. Even terzijde, als je in het verleden slechte ervaringen hebt gehad met een CMMS, weet dan dat de huidige oplossingen goedkoper zijn geworden, veel gebruiksvriendelijker en toegankelijker zijn.

Een wereld met CMMS

CMMS stelt facility managers, technici, klanten en eigenlijk iedereen in staat om alle aspecten van de faciliteit te volgen in één uitgebreid systeem. Of het nu gaat om werkordersoftware, software voor preventief onderhoud, apparatuur- en activabeheer, voertuigen, personeel, leveranciers of voorraadbeheer, u kunt het allemaal en meer krijgen in één gecentraliseerde applicatie.

Bekijk enkele van deze geweldige functies die beschikbaar zijn in een CMMS-software.

Geschiedenisrapport voor onderhoud van de faciliteit

Maandelijkse onderhoudskalender (huidige werkzaamheden en gepland preventief onderhoud)

Interactieve site en plattegronden van de faciliteit

Wilt u meer weten over waarom u CMMS-software zou moeten gebruiken in plaats van Excel en andere handmatige methoden? We hebben je! We hebben dit e-book samengesteld om u te helpen feiten van fictie te scheiden en u echt inzicht te geven in waarom spreadsheets en papier slecht zijn voor uw bedrijf en hoe u dat kunt omkeren.

Spoiler alert:dit e-book laat u zien hoe een eenvoudig CMMS uw onderhoudsafdeling zal transformeren en uw bedrijf geld zal besparen!