Belangrijkste CMMS-softwareresoluties

Voor degenen onder u die al een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) gebruiken, weet u dat er altijd ruimte is voor verbetering. We hebben een aantal doelen uiteengezet om op te schieten die uw onderhoudsbeheersoftware naar een hoger niveau zullen tillen. Voor degenen onder u die nog geen systeem hebben, maar het wel op uw radar staat voor 2016, hebben we een aantal stappen gegeven die u daar zullen brengen en u helpen enkele kostbare valkuilen te vermijden. De eerste vijf CMMS-softwareresoluties zijn gericht op degenen die nog geen CMMS-software gebruiken, maar dat wel van plan zijn, terwijl de laatste vijf CMMS-softwareresoluties van toepassing zijn op degenen die al over systemen beschikken, maar deze willen optimaliseren.

1. Maak een lijst met vereisten voor uw CMMS-softwareresoluties

De cijfers lopen uiteen, maar uit bronnen blijkt dat er tussen de 50 en 200 verschillende softwareoplossingen voor onderhoudsbeheer zijn om uit te kiezen. Om de zaken nog ingewikkelder te maken, omvat CMMS-software een breed scala aan verschillende CMMS-functies en -functies. Sommige toepassingen zijn gericht op facility management, terwijl andere specifiek zijn ontworpen voor veldonderhoud, terwijl andere systemen branchespecifiek zijn. Om uw zoekopdracht te verfijnen, raden we u aan een lijst te maken met de belangrijkste functies die u nodig heeft voor uw CMMS-softwareresoluties en vervolgens een aantal opties te onderzoeken die aan deze vereisten voldoen. Bijvoorbeeld;

• Portal voor onderhoudsverzoeken
• Werkorderbeheer
• Preventief onderhoud
• Meerdere sites
• Rapportage onderhoudsgeschiedenis
• Verkoperbeheer
• Mobiele CMMS-app
• Webgebaseerd

2. Begin uw onderzoek

Dit is waarschijnlijk de gemakkelijkste en snelste stap naar het opzetten van een onderhoudssoftwaresysteem. Zodra u uw lijst heeft, gaat u naar uw favoriete zoekmachine en begint u met zoeken. Voer CMMS in op Google en er verschijnt een lijst met verschillende softwareleveranciers. De meeste websites van leveranciers bevatten video's, casestudy's, prijsinformatie, klantrecensies, screenshots en meer. Sommige hebben een livechat waar u in realtime met een verkoper kunt chatten en vragen kunt stellen.

Om het onderzoeksproces nog eenvoudiger te maken, maakt u gebruik van enkele online beschikbare kopersgidsen voor bedrijfssoftware. Op websites als Software Advies en Capterra kunt u de gewenste functionaliteiten aangeven (rechtstreeks uit uw lijst) en u vervolgens verschillende opties voorleggen die aan uw eisen voldoen. Ze hebben ook adviseurs waarmee u kunt praten en die u kunnen helpen bij het aanvragen van offertes en het regelen van softwaredemo's.

Onze gratis CMMS-gids is uw e-book waarin het hele koopproces van een CMMS-systeem wordt beschreven.

3.Demo's instellen

Als je serieus een CMMS wilt installeren, zul je een aantal live demo's moeten bijwonen. Als je je onderzoek goed hebt gedaan, moeten de softwareleveranciers die je hebt geselecteerd voldoen aan je vereisten uit je lijst. Als dit proces nieuw voor u is, is het opzetten van live softwaredemo's tegenwoordig heel eenvoudig. Het is net zo eenvoudig als de verkoper bellen of e-mailen en hem vertellen dat je een live demo wilt regelen. Dit kan worden geregeld met een zeer korte doorlooptijd. Technologieën voor het delen van schermen, zoals GotoMeeting, maken het demonstreren van software snel en goedkoop. De meeste leveranciers van onderhoudssoftware hebben geplande webinars waarvoor u zich kunt registreren, of u kunt een persoonlijke demo regelen. We raden aan om 3-5 demo's van verschillende softwareleveranciers bij te wonen voordat u een beslissing neemt.

4.Citaten ophalen

Voordat u aan softwaredemo's begint, willen sommigen van u weten welke kosten u te wachten staan. Offertes opvragen bij CMMS-leveranciers is net zo eenvoudig als het regelen van demo's. Een telefoontje kan een paar minuten duren, maar het is het zeker waard. Praat met een verkoopvertegenwoordiger en leg uw vereisten uit en zij zullen u enkele opties bieden. 3-5 offertes van verschillende leveranciers zouden u voldoende variatie moeten bieden om een ​​goed budget voor CMMS-software te krijgen.

5.Ontvang gratis proefversies

Veel van de CMMS-softwareleveranciers die u evalueert, bieden gratis proefversies aan, zodat u de softwarefunctionaliteit kunt testen en kunt zien of deze goed bij u past. Zorg ervoor dat u profiteert van gratis proefaanbiedingen en speel met de software. U kunt gratis proefversies krijgen voordat u live demo's doorloopt, maar we raden u aan eerst een demo te doorlopen met een verkoopvertegenwoordiger, meer vertrouwd te raken met de software en hoe u er doorheen kunt navigeren, en dan een proefversie te starten. Proeven lopen meestal 30 dagen en vereisen geen creditcard of enige vorm van verbintenis.

6.KPI's instellen voor rapportage

Als u momenteel een CMMS gebruikt, maar er nieuw in bent, bent u waarschijnlijk pas begonnen met het ontdekken van de rapportagemogelijkheden. Een van de grootste voordelen van onderhoudssoftware is de mogelijkheid om nauwkeurige rapportage over verschillende statistieken te bieden. We raden u aan om in de rapportagemogelijkheden te duiken en te bepalen welke key performance indicators (KPI's) uw organisatie ten goede kunnen komen. Enkele statistieken die u misschien wilt extraheren, zijn maandelijkse onderhoudskosten, gemiddelde reparatietijd (MTTR), gemiddelde tijd tussen storingen (MTBF), uitvaltijd van apparatuur, arbeidsbezettingsgraad, te bestellen onderdelen en meer. Het hebben van betere analyses is een geweldige manier om het nieuwe jaar te beginnen. Als je niet zeker weet wat de bovenstaande acroniemen betekenen, lees dan ons bericht over de 12 belangrijkste CMMS-termen.

7.Breng meer gebruikers binnen

Als u veel waarde haalt uit uw onderhoudsbeheersysteem, is het waarschijnlijk een goed idee om meer mensen in uw bedrijf te betrekken. Als uw CMMS-licentie wordt geleverd met onbeperkte gebruikers, is dit een goed idee. Als er meer stoelen moeten worden gekocht, overweeg dan zeker de kosten en wat redelijk is. Het punt is dat uw onderhoudsbeheersysteem niet beperkt hoeft te blijven tot onderhoudstechnici, facility managers en supervisors. Anderen in uw organisatie kunnen baat hebben bij een zekere mate van toegang. Het hogere management moet rapporten ontvangen, andere werknemers moeten onderhoudsverzoeken kunnen indienen en ook externe leveranciers kunnen hierbij worden betrokken.

8.Maak gebruik van andere modules

Maak het uw doel om het meeste uit uw CMMS te halen door te onderzoeken welke andere modules voor u beschikbaar zijn en waarvan u kunt profiteren. Onderhouds- en facility management-software wordt geleverd met een aantal modules die functioneren om verschillende gebieden van uw onderhoudsactiviteiten te optimaliseren. Het is onwaarschijnlijk dat u ze allemaal gebruikt. Maak een afspraak met uw CMMS-accountvertegenwoordiger om uw doelen voor het nieuwe jaar te bespreken, en zij kunnen u manieren aanbevelen om meer uit uw investering te halen.

9.Maak een inventaris van uw apparatuur

Een van de moeilijkste onderdelen om een ​​onderhoudsbeheersysteem goed te laten werken, is om alle apparatuur en bedrijfsmiddelen in het systeem te krijgen, zodat u ze kunt volgen. Toen je begon, heb je waarschijnlijk een lijst met apparatuur geïmporteerd, maar de kans is groot dat je deze niet allemaal hebt gekregen. Een doel voor 2016 zou moeten zijn om een ​​grondige audit van uw faciliteit uit te voeren en ervoor te zorgen dat u al uw apparatuur binnen krijgt. Maar stop daar niet, u moet ook moeite doen om afbeeldingen van de apparatuur, ID-tags, serienummers, en upload handleidingen en andere relevante documenten. Onthoud dat uw CMMS een uitstekende tool kan zijn die al uw apparatuurgegevens bevat, maar het is slechts zo goed als de gegevens die zijn ingevoerd. Als u geen tijd heeft om uw faciliteiten te controleren, huur dan een uitzendkracht in of vraag uw CMMS-leverancier naar hun diensten.

10.Volg aanvullende training

Als u uw onderhoudsbeheersysteem al een tijdje gebruikt, is de kans groot dat er veel nieuwe functies aan zijn toegevoegd waarvan u niet op de hoogte bent. Of uw vaardigheden en bekendheid met het systeem zijn verder gevorderd dan toen u uw initiële training kreeg. Maak er in 2016 een doel van om meer training te krijgen en te zien wat u nog meer kunt leren en uit uw CMMS-software kunt halen.

Wij van Hippo willen jullie allemaal een veilig en gelukkig nieuwjaar wensen. Neem contact met ons op voor meer informatie over ons alles-in-één CMMS-platform.