9 redenen waarom faciliteitsmanagers van spreadsheets naar CMMS overstappen

De manier waarop bedrijven zaken doen, is de afgelopen jaren dramatisch veranderd. Computertechnologie is grotendeels verantwoordelijk voor de verhoogde zakelijke efficiëntie wat betreft besparing op middelen, materialen en timing. In de late jaren '70 dukte spreadsheetsoftware op en werd beschouwd als een monumentale verbetering ten opzichte van de traditionele potlood-en-papier benadering voor boekhouding en voorraadsbeheer. Echter, na verloop van tijd hebben deze softwarepakketten moeite gehad om bij te blijven met de voortdurende evolutie van nieuwe technologieën die niet alleen faciliteitsbeheer en productieprocessen hebben veranderd, maar ook getransformeerd hoe bedrijven communiceren met en hun producten en diensten aan eindgebruikers leveren. Gegeven deze factoren en hoe ze specifiek verband houden met faciliteitsbeheer, is het niet verrassend dat een groeiend aantal bedrijven in alle industriesectoren hun gebruik van spreadsheets heroverwegen en overstappen naar CMMS-systemen (Computerized Maintenance Management Software); hoogst geavanceerde softwarepakketten die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de operaties van een faciliteit of de status van een individueel stuk apparatuur.

Om beter te begrijpen waarom spreadsheets niet langer de bevorzugde tool zijn voor faciliteitsmanagers, is het belangrijk om een gevoel te krijgen van hun mogelijkheden. Om te beginnen, een spreadsheet kan handmatig op papier worden gemaakt of door een computerprogramma zoals Microsoft Excel of Lotus 1-2-3 te gebruiken. Bij het gebruik van spreadsheetsoftware kan het gegevens vastleggen, weergeven en manipuleren die in rijen en kolommen zijn gerangschikt. Ongeacht het gebruikte formaat, is een spreadsheet doorgaans ontworpen om numerieke gegevens en korte tekstreeksen te houden alsook datarelaties grafisch weer te geven. Echter, spreadsheets bieden doorgaans niet de mogelijkheid om gegevensitems zo grondig te structureren en labelen als een database en bieden meestal niet de mogelijkheid om de database te bevragen. Ze zijn laag in kosten en het beste geschikt voor het organiseren van basisinformatie in eenvoudige grafieken en lijsten, maar niet voor complexere taken zoals activabeheer en planning.

In vergelijking zijn huidige CMMS-systemen veel robuuster en bieden ze bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren, en direct te bepalen welke van hun activa preventief onderhoud of reparaties vereisen. Door operationele gegevens te bekijken, zijn CMMS-systemen uitstekend geschikt voor het maken van zakelijke projecties. Recente innovaties in de software omvatten veilige cloud-gebaseerde interfaces, mobiele toegankelijkheid en papierloze functionaliteit die de gebruiksgemak verder vergroten. Gegeven deze factoren, vervangen onderhoudsbeheersoftwareprogramma's nu spreadsheetpakketten die de omvang, kracht en efficiëntie van onderhoudsbeheersystemen missen.

Hieronder zijn negen CMMS-voordelen die benut kunnen worden voor geoptimaliseerde winst en productiviteit:

1. Betrouwbaarheid van faciliteitsgegevens

Onderzoek gepubliceerd in 2006 in Information and Software Technology rapporteerde dat elektronische spreadsheets vatbaar zijn voor fouten, zoals gevonden in 88% van de bekeken spreadsheets. Tikkingfouten, onjuist toegewezen cellen, foutieve databereiken en formulefouten zijn enkele van de foutenbronnen. Als gevolg kunnen fouten resultaten vervormen en bedrijfsoperaties nadelig beïnvloeden. Het CMMS-gegevensinvoervormat en nauwkeurigheidscontroles verminderen de mogelijkheid van dergelijke fouten.

2. Fouten blijven vaak onopgemerkt tot het te laat is

Spreadsheets vertrouwen op gebruikers die de juiste formules selecteren om hun gegevens te analyseren. Zelfs wanneer de ingevoerde gegevens nauwkeurig zijn, als de verkeerde formule wordt geselecteerd, zullen de resultaten foutief zijn. Wanneer deze typen fouten niet direct worden ontdekt, kunnen de gevolgen duur zijn voor bedrijfsoperaties. CMMS-systemen elimineren het risico hierop met voorgeprogrammeerde analytische formules.

3. Tijdsbesparingsvoordelen

Spreadsheet-gegevensinvoer is zo tijdrovend dat veel bedrijven laaggeschoolde werknemers inhuren om gegevens in spreadsheets in te voeren. Gegeven de neiging tot fouten die al zijn genoteerd, kan het risicovol zijn om ongetrainde werknemers deze belangrijke taak te laten beheren. Onderhoudsbeheersoftwareplatforms maken gegevensinvoer gemakkelijker terwijl ze ook toegang beperken via gebruikersrechten. Deze functie stelt limieten aan wat gebruikers binnen het programma kunnen wijzigen en beschermt tegen fouten.

4. Spreadsheets bieden slechts een beperkt overzicht van datarelaties

Met aanzienlijke technische expertise en tijd kunnen spreadsheets worden geprogrammeerd om gegevens binnen een zeer smalle scope te analyseren. Echter, ze kunnen geen analyses bieden van activavolgsysteem, voorraad en andere onderhouds- en werkstroomtaken zoals preventief onderhoudsplanning. CMMS-systemen hebben deze mogelijkheden, en met ingebouwde rapporten maken ze het gemakkelijk om direct inzicht te krijgen in activahistorie, onderdelen, arbeid; allemaal zonder gespecialiseerde technische training.

5. Faciliteitsonderhoudsrapporten automatiseren en vereenvoudigen

Hoewel het mogelijk is om rapporten in spreadsheets te genereren, zijn ze niet de meest gebruiksvriendelijke om te maken in vergelijking met CMMS-systemen. Of het nu taartdiagrammen, spreidingsdiagrammen of staafdiagrammen zijn, spreadsheet-rapporten zijn niet zo visueel aantrekkelijk of direct beschikbaar. Omdat gebruikers informatie in realtime en aan hun vingertoppen willen, kan onderhoudsbeheersoftware (ook bekend als faciliteitsbeheersoftware) dit doen met één klik op de muis of een tik op een tablet zonder formules in te voeren zoals vereist in spreadsheetprogramma's.

6. Gedetailleerde informatie over belangrijke faciliteitsbeheermetrics

CMMS-systemen zijn specifiek ontworpen voor faciliteitsbeheer. Spreadsheets zijn dat niet – tenminste niet zonder geavanceerde programmering. Onderhoudssoftware kan een verscheidenheid aan metrics leveren die specifiek betrekking hebben op het functioneren van een bedrijf zonder de noodzaak voor gespecialiseerde programmeervaardigheden. Bijvoorbeeld, CMMS-systemen kunnen de volgende metrics in realtime produceren: MTBR (gemiddelde tijd tussen reparaties); MTBF (gemiddelde tijd tussen storingen); MTTR (gemiddelde reparatietijd).

7. Integratie met andere software en faciliteitsapplicaties

Een grote aantrekkingskracht van faciliteitsonderhoudssoftware is de mogelijkheid om te interfaceren met andere software zoals e-mail, boekhoudsoftware, ERP-systemen, Active Directory, en meer. Spreadsheets hebben deze mogelijkheden niet. Deze recente CMMS-innovaties vergroten hun effectiviteit en bieden toegevoegde tijdbesparingsvoordelen voor faciliteitsmanagers.

8. Preventief onderhoud plannen

Een preventief onderhoudssoftware (PO) is centraal voor de efficiëntie van een bedrijf omdat het de hele faciliteit helpt draaien. Echter, het uitvoeren van PO's op een reeks apparatuur is geen makkelijke taak, vooral voor grote operaties. Vaak omvat een PO op een enkel stuk apparatuur meerdere taken of stappen. Spreadsheets zijn met name beperkt in dit gebied omdat ze geen geplande onderhoudsprotocollen kunnen maken of notificaties of herinneringen kunnen sturen om ze uit te voeren. In staat zijn om PO's te plannen is wat CMMS-systemen zo aantrekkelijk maakt voor faciliteitsmanagers, omdat ze een checklist van alle taken op elk stuk apparatuur kunnen bieden, routinematige schema's maken, notificaties en herinneringen versturen alsook rapporten genereren. Het uitvoeren van geplande PO's betekent minder onverwachte machineuitvallen en kortere stilstandstijden.

9. Verbetert de algehele faciliteitsfunctionering

Er zijn veel aspecten van elk bedrijf die buiten de mogelijkheden van standaard spreadsheetprogramma's vallen. Deze omvatten het monitoren van arbeidsinzet, het aanmaken van werkorders en het indienen van voorraad- en onderdeelaanvragen. Samen genomen helpt onderhoudssoftware faciliteitsmanagers geïnformeerde beslissingen te nemen over het toewijzen van technici, de beste tijden om routinematig onderhoud in te plannen en apparatuur te vervangen.

Vandaag de dag worden bedrijven in een breed scala aan industriesectoren geconfronteerd met de uitdaging om de meest efficiënte en effectieve manieren te vinden om te groeien en winstgevend te zijn. Op een gegeven moment waren spreadsheets een uitstekende laagkostige oplossing voor faciliteitsmanagers. Echter, voor grote organisaties is het onrealistisch om een spreadsheetprogramma met honderden of zelfs duizenden datapunten te onderhouden. Naarmate de activa en diensten van een organisatie groeien en evolueren in een snel veranderende en uitdagende omgeving, wordt het logistiek moeilijk om de informatie up-to-date te houden in een spreadsheet en in het bijzonder om uitgebreide rapporten te produceren die nodig zijn voor geïnformeerde besluitvorming. CMMS-software is een antwoord op dit probleem, en dat is waarom ze een toenemend aantal organisaties aantrekken die uitgroeien boven spreadsheets.