Contract Lifecycle Management meesteren: 5 bewezen stappen voor naadloze implementatie

Interesse in contract lifecycle management (CLM) software golft op na afgelopen jaar zijn ongekende storingen, die blootleggen hoe cruciaal realtime toegang tot contractdata is om effectief te reageren op opkomende risico's en kansen.

Volgens een recente Forrester-enquête: "CLM is universeel gegaan van een nice-to-have naar een critical-to-have in een post-COVID wereld." Dit is niet verrassend, gegeven schattingen van World Commerce & Contracting dat inefficiënt contractmanagement bedrijven meer dan 9% van de totale jaarlijkse opbrengst kost.

Contracten zijn de fundering van elke commerciële relatie. Een effectief contractmanagementsysteem kan bedrijven helpen kosten te verlagen en time-to-market te versnellen, terwijl compliance gewaarborgd en risico geminimaliseerd wordt. Toch, als met alle technologie, zijn er cruciale beslissingen die de waarde bepalen die een organisatie realiseert uit het deployen van een CLM-systeem.

Volgen vijf stappen die een bedrijf moet nemen om een succesvolle CLM-implementatie te garanderen.

De basis leggen

Het wordt vaak gezegd: "wie niet plant, plant te faalen." Elke succesvolle technologie-implementatie begint met zorgvuldige planning en een duidelijk begrip van de impact die de nieuwe oplossing op het bedrijf zal hebben. Omdat contracten meerdere stakeholders over geografische grenzen heen vertegenwoordigen, van inkoop en sales tot legal en IT, moet een organisatie nadenkend zijn over wie betrokken is bij de CLM-selectie, implementatie en schaalproces. Elke divisie binnen de organisatie heeft een ander perspectief op CLM. Hoe meer buy-in een organisatie initieel in het proces heeft, des te waarschijnlijker het is om te investeren in de juiste keuze en des te makkelijker het zal zijn om toekomstige contractmanagementcapaciteiten te schalen naarmate het bedrijf groeit en zakelijke behoeften evolueren.

Bedrijven moeten ook huidige contractprocessen begrijpen om te anticiperen hoe een CLM-systeem workflows zal beïnvloeden voordat ze erin investeren. Het evalueren van contracteren door de hele organisatie helpt inefficiënte contractworkflows onthullen die een CLM-systeem snel kan oplossen. Integenstelling, het onthult ook gebieden waar contractprocessen hoogst complex of laag-volume zijn. Het is raadzaam te wachten tot de oplossing geschaald is om deze gebieden aan te pakken.

Organisaties kunnen dan beginnen met definiëren hoe succes eruitziet en doelen stellen voor verbeteringen die stakeholders willen zien. Benchmarken van key performance indicators (KPIs) zoals contractafhandeltijd, en rapporteren van verbeteringen in kerncontractmanagementgebieden, helpen vertrouwen in het systeem op te bouwen. Bovendien helpt het creëren van realistische stage gates with discrete milestones voor de CLM-reis implementatieteams op koers te houden, en zorgt ervoor dat alle partijen gelijklopen met de voortgang.

De juiste technologie selecteren

Als met elke technologie-aankoop, moeten organisaties een CLM-systeem als een investering beschouwen. Dat betekent dat het capabilities moet bieden die de directe behoeften van een bedrijf adresseren, terwijl het ook geavanceerde technologieën als artificial intelligence en blockchain omvat om te zorgen dat het systeem de groei en toekomstige vereisten van een bedrijf kan adresseren.

Maar het is meer dan alleen de technologie zelf; organisaties moeten zoeken naar een CLM-provider die kan dienen als een vertrouwde adviseur en partner. Zelfs de beste software levert weinig waarde als het te moeilijk te gebruiken is, of niet de nodige resultaten levert om stakeholdervertrouwen te winnen. Het kiezen van een ervaren CLM-partner met een bewezen track record van snelle en succesvolle implementaties kan bedrijven helpen een snelle return on investment te behalen.

Contracteren is de nieuwste grens die organisaties aanpakken in hun digitale transformatiereis. Als zodanig is het vitaal voor bedrijven om te evalueren en te zoeken naar een CLM-provider die doorgaat met investeren in zijn aanbod, en dat deze technologieën naadloos integreren met bestaande enterprise-systemen door de hele organisatie om operaties te optimaliseren en zakelijk te versnellen.

Investeer in training

Het maakt niet uit hoe geavanceerd een technologie-tool is, of hoe revolutionair de impact op het bedrijf zal zijn, als niemand het gebruikt. Dit moet voorop blijven staan wanneer bedrijven een nieuw CLM-systeem uitrollen. Gelukkig zijn er talloze opties voor effectief en efficiënt personeel te trainen.

Allereerst is de CLM-provider. Experts in hun productfunctionaliteit zijn het best uitgerust om gebruikers de benodigde in-person training en gebruikersgidsen aan te bieden die soepel adoptie waarborgen. Zoek naar een technologiepartner die "train-the-trainer" programma's aanbiedt die helpen selecte werknemers in kernfunctionele gebieden voor te bereiden met diepgaande productkennis. Deze "super users" kunnen medewerkers helpen het meest uit de technologie te halen. Daarnaast, als u een servicepartner voor implementatie gebruikt, steun op hun gecertificeerde trainers om het team op te starten.

Daarnaast winnen digitale adoptietools die gecontextualiseerde en gepersonaliseerde in-app begeleiding bieden, populariteit bij bedrijven die training willen versnellen en end-user onboarding en productiviteit verbeteren. Werknemers leren de software terwijl ze dagelijkse taken voltooien uniek voor hun diverse rollen door de organisatie heen.

Implementeer een tweesporige strategie

Timing is alles wanneer het gaat om technologie deployen door de organisatie. Zorg ervoor dat er geen andere technologie-implementaties elders in de organisatie gaande zijn die werknemers kunnen afleiden van het leren van het CLM-systeem, wat ook nieuwe workflows kan omvatten.

Daarom begint een rollout van eenvoudige contractfuncties door het bedrijf heen om werknemers zich te laten vertrouwd maken met het nieuwe systeem zonder overmeesterd te worden door complexe features en functies recht uit de poort. Deze vereenvoudigde implementatie helpt vertrouwen en buy-in opbouwen onder stakeholders en werknemers alike.

Gelijktijdig, voor die select "super users" die eerder in het implementatieproces geïdentificeerd zijn, deelde de complete capabilities, wat helpt een kernteam van CLM-kampioenen te creëren die het systeem naar anderen kunnen evangeliëren. Ze dienen ook als in-house systeemeigenaren die adoptie kunnen waarborgen en kansen voor verbetering identificeren.

Rapporteer uw succes

Eenmaal de implementatie uitgerollid, is het vitaal om te kijken hoe de organisatie presteert tegenover zijn doelen. Of een bedrijf kiest om te beginnen met een project waar het een snelle win kan behalen, of besluit een issue aan te pakken die problematisch was door het hele bedrijf heen, het demonstreren van incrementele vooruitgang helpt momentum genereren voor het CLM-systeem.

Bijvoorbeeld, een multinationaal IT-dienstbedrijf implementeerde CLM om de manier te verbeteren waarop contractuele verplichtingen worden vastgelegd en gemonitord om de bottom line te optimaliseren. Het bedrijf heeft contractcompliance verbeterd door het stroomlijnen en automatiseren van het beheer van service-level agreement en statement of work verplichtingen. Als resultaat heeft het bedrijf zijn vorige tweewekelijkse contractcyclus met 50% tot 60% verminderd, wat het in staat stelt time-to-market te versnellen.

Wat het doel ook is, organisaties moeten met hun CLM-provider werken om niet alleen de initiële KPI's die geïdentificeerd zijn in het planningsproces te benchmarken, maar ook 30-, 60- en 90-dagen rapportages te creëren om te documenteren hoe deze KPI's zijn veranderd sinds de systeemdeploy. Naarmate die benchmarks evolueren, is het imperatief om het succes van de implementatie voortdurend te tonen, zodat stakeholders de waarde van de investering blijven zien.

Voor bedrijven die een CLM-systeem overwegen als onderdeel van hun digitale transformatiereis, is de tijd nu. Gartner schat dat contractonderhandelingen 30% sneller zullen zijn in 2023 door vooruitgang in contractmanagementtechnologie.

Hoewel het deployen van nieuwe technologie intimidaterend kan zijn, hangt de waarde die een organisatie realiseert af van vijf cruciale dingen:

• Zorgvuldige planning om te zorgen dat alle stakeholders betrokken zijn en succes meetbaar is,
• De juiste technologiepartner kiezen,
• Investeren in training en interne kampioenen cultivieren,
• Een tweesporige aanpak voor implementatie, en
• Een duidelijke manier om prestaties tegen KPI's te rapporteren.

Het is belangrijk om realistisch te zijn over timing en verwachtingen bij het implementeren van een CLM-systeem. Als een bedrijf deze kernstappen volgt, zal het in staat zijn om vroege waarde voor het project te demonstreren en buy-in van cruciale stakeholders te beveiligen die jarenlang dividenden zullen opleveren.

Bernadette Bulacan is vice president en lead evangelist bij Icertis.