Terug naar de basis:de ultieme CMMS-gids, deel 3

Het is tijd voor deel 3 in onze Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide-blogserie. We behandelen alles wat u moet weten over een CMMS-systeem. Als je deel 1 hebt gemist, kun je het hier lezen of hier klikken voor deel 2, waarin je meer te weten komt over de belangrijkste CMMS-functies.

In de post van vandaag bespreken we belangrijke softwarekenmerken die een succesvolle CMMS-implementatie kunnen maken of breken.

Lees verder voor Deel 3 - Vind de juiste mix van gebruiksvriendelijkheid, prijs en inrichting in uw CMMS.

Vorige week gaven we u een eenvoudig overzicht van belangrijke CMMS-functies waar klanten doorgaans naar op zoek zijn tijdens hun koperstraject. Maar het verhaal eindigt niet zodra een software voldoet aan uw criteria voor een bepaalde set CMMS-functies. De factoren die het ene CMMS echt van het andere onderscheiden, gaan veel verder dan hun functies, het gaat erom hoe die functies worden geleverd en het bijbehorende prijskaartje. Softwarekenmerken zoals de mate van gebruiksvriendelijkheid, de prijsstructuur en de leveringsmethode van de software - of het nu geïnstalleerd of webgebaseerd is - dragen allemaal bij aan de succesvolle implementatie van de software in elke organisatie. We zetten ze alle drie op een rij en laten u zien waar u op moet letten bij uw perfecte softwaretoeschrijvingsmix.

1) Gebruiksgemak in CMMS-software

Zoals we eerder hebben gezegd, is er meestal een afweging tussen bruikbaarheid en robuustheid. CMMS-software die gebruikers uitgebreide functies biedt, lijkt misschien een no-brainer om te kopen, maar deze systemen zijn vaak rommelig en moeilijk te beheersen. Bovendien verwaarlozen sommige geautomatiseerde softwarebedrijven voor onderhoudsbeheer het gebruiksvriendelijke ontwerp en een gestroomlijnde interface. Ze testen ze niet op gebruikers zonder sterke technische achtergrond, of implementeren intuïtieve, grafische lay-outs.

Gebruiksvriendelijkheid is een van de meest cruciale factoren in een succesvolle CMMS-implementatie. Naar schatting 40-80% van de CMMS-implementaties mislukt in het eerste jaar, dus elke onnodige complexiteit vormt een reëel risico voor een succesvolle adoptie. Als onderhoudsmanagers meer tijd besteden aan het leren van complexe software, het navigeren door ingewikkelde menu's, het aanpassen van verschillende gebruikersrechten en het dringend contact opnemen met technische ondersteuning, dan aan het uitvoeren van daadwerkelijke onderhoudstaken, is het onwaarschijnlijk dat ze verliefd zullen worden op hun nieuwe CMMS-softwaresysteem. Tenzij de software gestroomlijnd is, bestaat er een reëel risico dat u nooit de voordelen van geautomatiseerde onderhoudssoftware zult realiseren.

Zelfs in organisaties met complexe behoeften is het meest gebruiksvriendelijke CMMS vaak de beste keuze. Armtec Infrastructure Inc., een fabrikant van bouw- en infrastructuurmaterialen, is een perfect voorbeeld. Ze exploiteren een netwerk van kleine, slanke, geografisch gescheiden fabrieken om efficiënter te kunnen reageren, wat een effectief onderhoudsbeheer behoorlijk uitdagend maakt.

In 2013 gebruikten ze nog steeds papier en pen of spreadsheets - elke fabrieksmanager was verantwoordelijk voor zijn of haar eigen onderhoud - en hadden ze een manier nodig om een ​​meer gecentraliseerd, consistent onderhoudsprogramma uit te voeren. Ze hebben alle opties zorgvuldig vergeleken en uiteindelijk gekozen voor Hippo CMMS. Het had alle functies die ze nodig hadden, maar functies waren niet de beslissende factor.

"Iedereen vond Hippo het beste van alle pakketten", zegt Leo Logashov, National Operations Excellence Manager. "We hebben voor Hippo gekozen vanwege de eenvoud, omdat sommige gebruikers geen geavanceerde computervaardigheden hebben en alleen de basis kennen."

2) CMMS-softwarevoorziening

Het zal veel bedrijven die op zoek zijn naar een CMMS misschien verbazen, maar de leveringsmethode van de software is net zo belangrijk als wat het kan doen. Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen werden vroeger alleen ter plaatse geïnstalleerd. De IT-afdeling zou het programma (en software-updates) op een lokale computer of netwerk moeten laden en het handmatig moeten configureren (of ze zouden hun eigen server ter plaatse moeten installeren). Het was vervelend en tijdrovend en vereiste vaak veel aanpassingen voordat alles correct zou werken. Vaak was het programma alleen toegankelijk vanaf één computer. Als de computer uitvalt, kunt u in een oogwenk jaren aan records kwijtraken. Bovendien waren geïnstalleerde CMMS-systemen veel duurder dan andere opties vanwege zowel de hoge initiële kosten als de dure lopende kosten, aangezien gebruikers moesten betalen voor elke extra upgrade die de provider lanceerde. Het hoge prijskaartje was voor veel bedrijven de belangrijkste barrière om toegang te krijgen tot een CMMS of een ROI te garanderen.

Tegenwoordig wordt geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware meestal in de cloud aangeboden, met behulp van een Software as a Service (SaaS) -model. In plaats van het programma en upgrades te kopen en IT te betalen om het te installeren en uit te voeren, betaalt u abonnementskosten en laat u de softwareleverancier voor de technische details zorgen. Je hebt er overal toegang toe en het bedrijf zorgt automatisch voor de installatie en updates. Er is ook veel minder risico dat uw gegevens worden beschadigd of vernietigd door computerstoringen, omdat ze allemaal worden opgeslagen in een beveiligd datacenter.

Houd er rekening mee dat je met SaaS afhankelijk bent van de softwareprovider, dus het is belangrijk om te weten wat hun garanties en ondersteuning zijn. Diensten kunnen variëren van snelle trainingssessies om gebruikers vertrouwd te maken met hun systeem tot volledige installatie waarbij de leverancier verantwoordelijk is voor gegevensverzameling en gegevensintegratie. Er zijn verschillende prijspunten, aanvullende CMMS-bronnen en doorlopende plannen voor technische ondersteuning voor elke leverancier, dus zorg ervoor dat u een leverancier kiest die niet alleen gebaseerd is op het product, maar ook op de professionele diensten die ze leveren.

3) Prijzen voor CMMS-software

Het grootste deel van de geautomatiseerde software-industrie voor onderhoudsbeheer biedt licenties per gebruiker en per module. Met andere woorden, voor een bepaalde set functies (bijvoorbeeld werkorderbeheer en voorraadbeheer) moet u voor elke gebruiker X dollar per maand betalen.

Dit kan veel lijken als je een kleine onderhoudsafdeling hebt, maar het zal je bijten als je bedrijf groeit. Bovendien kan dit prijsmodel de manier waarop u geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware gebruikt, beperken. Het kan bijvoorbeeld onbetaalbaar zijn om toegang te verlenen aan externe contractanten of gewone personeelsleden die mogelijk werkverzoeken moeten indienen.

Andere prijsmodellen, zoals Hippo CMMS, werken anders. Wij rekenen per faciliteit, niet per hoofd. Hierdoor kunnen onze gebruikers de software gebruiken om te communiceren met leveranciers, aannemers en iedereen die het nodig heeft. En omdat de prijs per faciliteit daalt naarmate u meer faciliteiten aan uw systeem toevoegt, wordt de software zelfs kosteneffectiever naarmate u groeit.

Het belang van het vinden van CMMS-software met de juiste mix van gebruiksvriendelijkheid, leveringsmethode en een kosteneffectieve prijsstructuur wordt vaak overschaduwd door het streven van een organisatie naar een onderhoudsbeheersysteem met veel functies. Door het verschil tussen softwarekenmerken en -functies te begrijpen, kunnen kopers een beter geïnformeerde beslissing nemen over het type CMMS dat het beste bij hun organisatie past.

Nu je een algemeen begrip hebt van de samenstelling van CMMS, is het tijd om alles op een rijtje te zetten. Stem volgende week af op het laatste bericht in onze 4-delige serie - De juiste pasvorm vinden:de beste vragen om CMMS-leveranciers te stellen.

Week 3 Huiswerk:lees onze door gasten bijgedragen blogpost voor meer informatie over de afweging tussen gebruiksvriendelijke en robuuste software.

Verzamel alle vier blogposts op één plek. We hebben deze blogreeks gebundeld in één uitgebreid eBook. Download het nu gratis!

Wilt u meer informatie over het aanschaffen en implementeren van het beste CMMS voor uw bedrijf? Download vandaag nog onze CMMS-kopersgids!