Back to Basics: De Ultieme CMMS Gids – Deel 3: Functies Selecteren voor Succesvolle Implementatie

Het is tijd voor Deel 3 in onze Back To Basics: De Ultieme CMMS Gids blogserie. We behandelen alles wat u moet weten over een CMMS-systeem. Als u Deel 1 gemist heeft, kunt u het hier lezen of klik hier voor Deel 2 - leren over kern CMMS-functies.

In vandaag zijn bericht zullen we bespreken belangrijke softwarekenmerken die een succesvolle CMMS-implementatie kunnen maken of breken.

Lees verder voor Deel 3 - De juiste mix van gebruiksvriendelijkheid, prijs en provisionering in uw CMMS vinden.

Vorige week gaven we u een eenvoudig overzicht van belangrijke CMMS-functies die klanten typisch zoeken op hun kopersreis. Maar het verhaal eindigt niet zodra een software aan uw criteria voor een bepaalde set CMMS-functies voldoet. De factoren die echt de ene CMMS van de andere onderscheiden, gaan ver boven hun functies uit, het gaat om hoe die functies worden geleverd en de prijs die erbij hoort. Softwarekenmerken als de graad van gebruiksvriendelijkheid, de prijsstructuur, en de leveringsmethode van de software - of het nu geïnstalleerd vs web-gebaseerd is - dragen allemaal bij aan de succesvolle implementatie van de software in elke organisatie. We breken alle drie af en laten u zien wat u moet zoeken in uw perfecte softwarekenmerkmix.

1) Gebruiksgemak in CMMS-software

Zoals we eerder zeiden, is er meestal een afweging tussen bruikbaarheid en robuustheid. CMMS-software die gebruikers uitgebreide functies geeft, kan als een no-brainer lijken om te kopen, maar deze systemen neigen ertoe rommelig en moeilijk te meesteren te zijn. Bovendien verwaarlozen sommige geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftwarebedrijven gebruiksvriendelijk ontwerp en een gestroomlijnde interface. Ze testen ze niet op gebruikers zonder sterke technologische achtergronden, of implementeren intuïtieve, grafische layouts.

Gebruiksvriendelijkheid is een van de meest cruciale factoren in een succesvolle CMMS-implementatie. Een geschatte 40-80% van CMMS-implementaties faalt in het eerste jaar, dus elke onnodige complexiteit vormt een echt risico voor succesvolle adoptie. Als onderhoudsmanagers meer tijd besteden aan het leren van complexe software, navigeren door ingewikkelde menu's, aanpassen van verschillende gebruikersrechten en dringend contact opnemen met tech-ondersteuning, dan ze besteden aan het uitvoeren van echte onderhoudstaken, is het onwaarschijnlijk dat ze verliefd zullen zijn op hun nieuwe CMMS-softwaresysteem. Tenzij de software gestroomlijnd is, is er een echt risico om nooit de voordelen van geautomatiseerde onderhoudssoftware te realiseren.

Zelfs in organisaties met complexe behoeften, is de meest gebruiksvriendelijke CMMS vaak de beste keuze. Armtec Infrastructure Inc., een fabrikant van constructie- en infrastructuurmaterialen, is een perfect voorbeeld. Ze exploiteren een netwerk van kleine, leane, geografisch gescheiden planten om efficiënter te kunnen reageren, wat effectief onderhoudsbeheer behoorlijk uitdaagt.

In 2013 gebruikten ze nog steeds pen en papier of spreadsheets — elke plantmanager was verantwoordelijk voor zijn of haar eigen onderhoud — en hadden ze een manier nodig om een meer gecentraliseerd, consistent onderhoudsprogramma te runnen. Ze vergelijken alle opties zorgvuldig, en kozen uiteindelijk voor Hippo CMMS. Het had alle functies die ze nodig hadden, maar functies waren niet de beslissende factor.

"Iedereen vond Hippo het beste van alle pakketten," zei Leo Logashov, National Operations Excellence Manager. "We kozen Hippo omwille van de eenvoud, omdat sommige gebruikers geen gevorderde computervaardigheden hebben en alleen de basis kennen."

2) CMMS-software provisionering

Het mag veel bedrijven die een CMMS zoeken verrassen, maar de leveringsmethode van de software is net zo belangrijk als wat het kan doen. Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen werden vroeger alleen on-premise geïnstalleerd. De IT-afdeling moest het programma (en software-updates) op een lokale computer of netwerk laden en het handmatig configureren (alternatief, moesten ze hun eigen server on-premise installeren). Het was saai en tijdrovend, en vereiste vaak veel aanpassingen voordat alles correct werkte. Vaak kon het programma alleen vanaf één computer benaderd worden. Als de computer faalde, kon u jaren aan records in een oogwenk verliezen. Bovendien waren geïnstalleerde CMMS-systemen veel duurder dan andere opties vanwege zowel hoge voorafgaande kosten als dure lopende kosten omdat gebruikers voor elke extra upgrade die de leverancier lanceerde moesten betalen. De zware prijs was de primaire barrière voor veel bedrijven om toegang te krijgen tot een CMMS of een ROI te garanderen.

Tegenwoordig wordt geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware meestal in de cloud aangeboden, met een Software as a Service (SaaS) model. In plaats van het programma en upgrades te kopen en IT te betalen om het te installeren en runnen, betaalt u een abonnementsfee en laat u de softwareleverancier de technische details regelen. U kunt er van overal benaderen, en het bedrijf zorgt voor installatie en updates automatisch. Er is ook veel minder risico op dat uw data corrupt of vernietigd wordt door computerfouten, omdat het allemaal opgeslagen is in een beveiligd datacenter.

Houd er rekening mee, met SaaS bent u afhankelijk van de softwareleverancier, dus het is belangrijk om te weten wat hun garanties en ondersteuning zijn. Diensten kunnen variëren van snelle trainingssessies om gebruikers bekend te maken met hun systeem tot volledige installatie waar de leverancier verantwoordelijk is voor dataverzameling en dataintegratie. Verschillende prijspunten, extra CMMS-bronnen, en lopende tech-ondersteuningsplannen bestaan voor elke leverancier, dus zorg ervoor dat u een leverancier kiest niet alleen op product maar ook op de professionele diensten die ze bieden.

3) CMMS-software prijsstelling

De meeste van de geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware-industrie biedt per-gebruiker en per-module licentiëring. Met andere woorden, voor een gegeven set functies (zeg, werkordermanagement en voorraabeheer), moet u X dollar per maand betalen voor elke gebruiker.

Dit kan als een geweldige deal lijken als u een kleine onderhoudsafdeling heeft, maar het zal terugkomen om u te bijten naarmate uw bedrijf groeit. Bovendien kan dit prijsmodel beperken hoe u geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware gebruikt. Bijvoorbeeld, het kan prohibitief duur zijn om toegang te geven aan buitenlandse aannemers of gewone medewerkers die misschien werkverzoeken moeten indienen.

Andere prijsmodellen, zoals die van Hippo CMMS, werken anders. Wij rekenen per faciliteit, niet per hoofd. Dat laat onze gebruikers de software gebruiken om te communiceren met leveranciers, aannemers en iedereen die het nodig heeft. En omdat de prijs per faciliteit daalt naarmate u meer faciliteiten aan uw systeem toevoegt, wordt de software eigenlijk kosteneffectiever naarmate u groeit.