Top 2020-blogposts voor Hippo CMMS-software

In 2020 kreeg het woord 'ongekend' een geheel nieuwe betekenis. In veel opzichten heeft de COVID-19-pandemie alle regels volledig herschreven. Maar tegelijkertijd zijn de basisprincipes van onderhoudsbeheer niet echt veranderd. Succesvol assetmanagement komt nog steeds neer op het zo soepel mogelijk krijgen van de juiste data bij de juiste mensen. CMMS-software is nog steeds de beste manier om controle te krijgen over uw onderhoudsprogramma's.

Het was een moeilijk jaar in veel sectoren. Volgens een recent onderzoek van Canadian Manufacturers &Exporters had bijvoorbeeld "65% van de respondenten een lager productieniveau tijdens de pandemie" vanwege een daling van zowel de binnenlandse als de buitenlandse vraag.

Laten we eens kijken wat we kunnen leren van de beste Hippo-blogposts van 2020 om ervoor te zorgen dat we klaar zijn voor alles wat 2021 voor ons in petto heeft.

We kunnen beginnen met te kijken naar wat er nog steeds waar is over het beheersen van onderhoudsbeheer.

Begin bij het begin om efficiënte on-demand werkorders te maken met CMMS-software

Werkorderbeheer betekent nog steeds de juiste stappen in de juiste volgorde hebben, vooral als het gaat om wat u eerst doet.

In februari 2020, in Laat uw workflows stromen met onderhoudsbeheersoftware , hebben we gekeken naar het belang van het open verzoekportaal voor het vastleggen van gegevens die verband houden met on-demand onderhoudstaken.

Een van de belangrijkste voordelen van het open portaal zijn de verplichte velden. Wanneer mensen een onderhoudsverzoek indienen, kunnen ze zien welke informatie de afdeling wil en ervoor zorgen dat ze deze opnemen.

“...En wanneer onderhoudsverzoeken onvolledig of verwarrend zijn, verspillen onderhoudsafdelingen tijd aan het uitzoeken wat ze moeten doen. Als techneuten pas weten waar ze mee te maken hebben, is het onmogelijk om volledig voorbereid te zijn met de juiste onderdelen en materialen. Tijd op moersleutel lijdt.”

Met het open aanvraagportaal begint iedereen op de juiste manier.

Stel uzelf de juiste vragen om efficiënte workflows voor preventief onderhoud te bouwen met CMMS-software

Vervolgens zijn we in september dieper ingegaan op het hoe en waarom van preventief onderhoudsbeheer met Een complete, eenvoudige gids voor werkorders van wereldklasse .

Het opzetten van een efficiënt programma begint vaak met het stellen van de juiste vragen, zowel binnen als buiten de onderhoudsafdeling.

“Helpt uw ​​huidige werkbonsoftware om preventief onderhoud mogelijk te maken? Stel jezelf deze vragen:

• Is er een efficiënte manier om historische activagegevens te bekijken om onderhoudstaken en cadans te bepalen?
• Zelfs als ik weet wat ik moet doen en wanneer ik het moet doen, is het dan gemakkelijk om PM's te genereren en toe te wijzen? Hoeveel van dit proces is handmatig versus automatisch?
• Als het programma eenmaal actief is, hoe weet ik dan of het succesvol is of niet? Is er een gemakkelijke manier om het aantal gegenereerde en gemiste PM's te nemen om de sluitingspercentages te berekenen?

Als het gaat om werkorders, is niet de enige betrokken bij de onderhoudsafdeling, dus u moet met andere afdelingen praten, hun specifieke doelen achterhalen en kijken of het huidige werkorderproces hen ook in de weg staat. Onthoud dat het niet de bedoeling is om klachten van verschillende afdelingen te verzamelen, dus zorg ervoor dat uw vragen gericht zijn op doelen en wegversperringen. Het is het beste om vragen te vermijden over hoe het proces hen laat voelen en welke delen ze wel of niet leuk vinden. Vraag hen in plaats daarvan wat hun afdeling wil bereiken en hoe het werkorderproces het voor hen makkelijker of moeilijker maakt om vooruitgang te boeken.”

Gewapend met die antwoorden, kunt u beginnen met het herstellen van uw processen. U hebt een set systemen nodig om met gegevens te werken, grofweg onderverdeeld in drie taaktypen:

• Vastleggen
• Distributie
• Gebruik maken van

Nogmaals, je begint met jezelf de juiste vragen te stellen.

“Kortom, hoe goed is [het programma voor preventief onderhoud] in het verzamelen van goede gegevens, hoe goed maakt het die gegevens beschikbaar voor de mensen die ze nodig hebben, en tot slot, wat laat het je doen met de gegevens? Nu je het hebt, op hoeveel verschillende manieren kun je er waarde uit persen?”

Bij veel van deze vragen is het juiste antwoord:"We zouden het beter kunnen doen met de juiste CMMS-oplossing."

Neem deze stappen voor een efficiënt preventief onderhoudsprogramma met CMMS-software

Het slechte nieuws is dat voor het opzetten van een preventief onderhoudsprogramma meer nodig is dan alleen een korte lijst met vragen doornemen. Het goede nieuws is dat er een duidelijk omschreven proces is en dat we dit in augustus hebben behandeld met de 6 items die uw checklist voor preventief onderhoud moet bevatten .

Interessant is dat de eerste stap geen verband houdt met activa, apparatuur of gegevens.

Het gaat over mensen.

“Een van de belangrijkste dingen om te overwegen bij het ontwikkelen van een checklist voor preventief onderhoud, is om de juiste mensen in het onderhoudsteam te krijgen. Net zoals computers geen bruikbare informatie zullen produceren zonder deskundige mensen om ze te beheren, is het ook waar dat een preventief onderhoudsprogramma niet effectief zal zijn zonder de juiste mensen om toezicht te houden en het werk te doen.

Als het gaat om het uitvoeren van een CMMS-programma voor preventief onderhoud, is het essentieel om personen van het topmanagement, onderhoudsmanagers, onderhoudstechnici en andere medewerkers te selecteren die de manier waarop het systeem werkt, begrijpen.”

Bescherm stamkennis met CMMS-software

Voordelen van CMMS-software is een favoriet onderwerp voor de blog, dus het is geen verrassing dat we Hoe CMMS-software waarde beschermt en kosten bespaart hebben gepubliceerd. .

Maar wat misschien verrassend is, is het voordeel van "tribale kennis" van CMMS en het proces van kennisoverdracht.

“Voor veel afdelingen is hun meest waardevolle bezit de zwaarbevochten kennis van de activa die ze onderhouden. Niemand kent een machine of apparaat beter dan de technici die het draaiende houden. Wanneer iemand een probleem kan diagnosticeren door simpelweg naar een item te luisteren of er gewoon een hand op te leggen om trillingen te voelen, is dat indrukwekkend. En heel gevaarlijk.

Want zodra je de techneuten kwijtraakt, verlies je ook al die knowhow. Dit is geen nieuw probleem, en er is zelfs een grote stedelijke legende over. In het verhaal gaat een onderhoudstechnicus na vele jaren met pensioen. Binnen de eerste maand wordt hij teruggebeld door zijn wanhopige baas. Een van de machines is defect en geen van de nieuwere techneuten weet hoe ze hem weer aan de praat kunnen krijgen. De gepensioneerde techneut komt, loopt een paar keer om de machine en markeert dan een plek met krijt. Dat is het onderdeel dat vervangen moet worden, legt hij uit. Dan overhandigt hij zijn oude baas de factuur. Het krijtstreepje? Een cent. Weten waar je het krijtstreepje moet plaatsen? Tienduizend dollar.

CMMS-software beschermt alle ervaring en knowhow van uw technici door het gemakkelijk te maken om veel informatie in werkorders op te nemen. Onthoud dat de werkbonnen niet op stukjes papier worden gekrabbeld of in spreadsheets worden geplakt. Ze bevinden zich in het CMMS, waardoor het eenvoudig is om alles toe te voegen wat technici nodig hebben om het werk goed te doen en efficiënt af te sluiten.”

We vinden dit idee zo leuk. Hippo heeft een infographic gemaakt waarin de waarde van kennisoverdracht wordt uitgelegd en enkele snelle stappen om dit mogelijk te maken.

Krijg geen CAFM als je een CMMS nodig hebt

Enkele van onze meest populaire blogposts zijn uitsplitsingen van algemene termen, theorieën en praktijken voor onderhoud en onderhoud van faciliteiten, wat helemaal niet verrassend is. Wanneer mensen op de markt zijn voor onderhoudsbeheersoftware, willen ze zoveel mogelijk leren over de branche.

In Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen CAFM- en CMMS-oplossingen? , hebben we enkele van de belangrijkste use-cases voor CAFM behandeld.

“…omdat de term een ​​beetje een paraplu is geworden voor een aantal verschillende soorten facility management software, kunnen we ons bijna net zo gemakkelijk afvragen:wat is geen kenmerk van een CAFM? Laten we de lijst beperken tot twee echt belangrijke.

CAFM en ruimtelijke ordening

Het begint met gedetailleerde plattegronden van de kantoorruimte, inclusief bureaus, activa en apparatuur. Facilitair managers kunnen ervoor zorgen dat de ruimte efficiënt wordt gebruikt en dat werknemers op de juiste manier worden gehuisvest. Als er bijvoorbeeld een nieuwe aanwinst is op de engineeringafdeling, kan de facility manager ervoor zorgen dat er ruimte is voor een nieuw bureau. Ze kunnen de software ook gebruiken om het verplaatsen van een bureau uit de opslag naar het kantoor te vergemakkelijken. Voor bestaande werknemers omvat ruimteplanning het beheer en het volgen van flexibele ruimten, zoals vergader- en breakoutruimten. De software verzamelt waardevolle gegevens over wie wat gebruikt, wat er effectief wordt gebruikt en wat er wordt verspild.

CAFM en fysieke afstand

Faciliteitmanagers worden nu geconfronteerd met uitdagingen in verband met het bestrijden van de verspreiding van COVID-19, en een manier is door te zorgen voor sociale afstand tussen werknemers op de werkplek. Omdat de software al gegevens heeft over kantoorindelingen en waar mensen zitten, kunnen facility managers deze gebruiken om veilige afstanden te waarborgen door bureaus direct opnieuw toe te wijzen. Managers kunnen ook de toegang regelen met bezoekersbeheer en de aankomsttijden van medewerkers spreiden. Ze kunnen ook welzijnscontroles maken en beheren en gegevens verzamelen voor het traceren van contacten.”

Het bericht eindigt met enkele van onze meest voorkomende en beste adviezen:het kiezen van de juiste oplossing begint met kijken naar de problemen die u wilt oplossen. Als je eenmaal weet wat je wilt bereiken, kun je vrij eenvoudig de juiste tool kiezen. Op een heel basaal niveau is het hetzelfde als het kiezen van de juiste schroevendraaier. Stap één is kijken naar de bovenkant van de schroef.

Voor alle dingen die hetzelfde bleven in het onderhoudsbeheer, waren er veel grote veranderingen. De COVID-19-pandemie zorgde voor veel nieuwe uitdagingen voor onderhouds- en facility managers. Op de Hippo-blog hebben we enkele van de verschillende manieren besproken waarop de juiste CMMS-oplossing helpt bij het bestrijden van het coronavirus.

Standaard agile processen met CMMS-software

In april publiceerden we Slag voor COVID-19-tests:onderwijsfaciliteiten en CMMS-schoolsoftware , waarin enkele manieren worden behandeld waarop onderwijsinstellingen CMMS kunnen gebruiken om COVID-19 te bestrijden.

Een van de belangrijke ideeën is het gebruik van CMMS-software om uw preventief onderhoudsprogramma aan te passen.

“Over het algemeen levert preventief onderhoud:

• Verhoogde uptime
• Langere levensduur van activa
• Eenvoudig voorraadbeheer
• Verbeterde efficiëntie
• Verhoogde veiligheid

Deze zijn allemaal belangrijk, maar met COVID-19 zijn ze van cruciaal belang geworden.

Draai wat PM's

Organisaties in verschillende sectoren worden gedwongen om op alle mogelijke kosten te besparen. En dat betekent dat van onderhoudsafdelingen wordt gevraagd om meer te doen met minder, met een kleiner aantal monteurs toe te komen en de kosten beter in de gaten te houden. Het laatste dat u op dit moment nodig heeft, is ongeplande uitvaltijd van een belangrijk bedrijfsmiddel. Dit is niet het moment voor de ketel om te stoppen met werken. Om ervoor te zorgen dat alles wat u nodig hebt online blijft, verhoogt u de frequentie en hoeveelheid preventief onderhoud van kritieke bedrijfsmiddelen.

Pauzeer enkele PM's

Tegelijkertijd zijn er enkele PM's die u misschien wilt overwegen om helemaal te stoppen. Voor een basisschool is het bijvoorbeeld niet nodig om de buitenspeelstructuren periodiek te controleren. In de meeste gebieden zijn ze verboden terrein. Op een grote universiteitscampus kunnen afdelingen gepland onderhoud aan een deel van de activa in de keukens van de cafetaria's pauzeren. De meeste inactieve activa hebben niet hetzelfde aandachtsniveau nodig.

Het pauzeren van PM's kan ook helpen bij rapporten. Aan het einde van de maand hoef je niet door een hoop gemiste PM's te waden die je toch nooit had moeten doen. Het kan logischer zijn om ze voor nu te pauzeren, zodat u de tijd van uw afdeling kunt gebruiken op manieren die beter aansluiten bij de huidige situatie. Zie het zo:je hebt misschien een schema om je gazon in de zomer elke zondagavond te besproeien, maar het heeft geen zin om het schema te volgen als er zondagmiddag onweer was.”

Hier zien we hoe een goed CMMS het mogelijk maakt om consistentie te creëren en organisaties tegelijkertijd wendbaar te maken.

Blijf op veilige afstand verbonden met CMMS-software

In mei publiceerden we Behoud sociale afstand met CMMS-software , een blik op alle manieren waarop CMMS social distancing mogelijk maakt.

Voorafgaand aan COVID-19 waren er veel blogposts waarin de voordelen werden uitgelegd van het gebruik van een CMMS-database die toegankelijk is vanaf elk mobiel apparaat. Wanneer technici overal en altijd direct toegang hebben tot werkorders, PM's en gedetailleerde onderhouds- en reparatiegeschiedenissen van activa en apparatuur, verhoogt dit de tijd op de moersleutel. Nooit meer terugrennen naar kantoor om de volgende werkopdracht op te halen of een handleiding te pakken voor een lastige reparatie.

Maar met COVID wordt het vermogen om zelfstandig te werken van nieuw belang. Voor hun veiligheid moeten technici voorkomen dat ze in nauw contact komen. CMMS-software maakt dit eenvoudiger. Bijvoorbeeld:

“Afhankelijk van de grootte van de faciliteit, de complexiteit van de taak en de senioriteit van de technologie, zullen veel managers het werk visueel inspecteren voordat ze de werkorder afsluiten. Met CMMS-software kunnen deze inspecties op veilige afstand plaatsvinden.

Wanneer de techneut klaar is, kunnen ze met een mobiel apparaat met internetverbinding foto's maken van hun werk, die vervolgens worden beoordeeld door de manager. Als ze tevreden zijn dat het werk helemaal gedaan is, kunnen ze de werkbon zelf afsluiten met behulp van de werkbonbeheersoftware.”

En:

“Afhankelijk van de grootte en indeling van uw faciliteit, kan het een goed idee zijn om werkorders te verplaatsen, zodat technici elkaar niet tegenkomen. For example, for the maintenance department at a hotel, it likely doesn’t matter if you have two technicians working in adjoining rooms at the same time. But in a manufacturing plant, you wouldn’t want two technicians working at the same time on assets that are side by side.

Likely the easiest way to do this is to stagger PMs for nearby assets. Using the calendar view in the CMMS software, you can drag and drop PMs. In most cases, especially with floating PMs, there’s no real difference between doing the work a day early or a day late. With metered PMs and on-demand work orders, there’s less leeway, but moving those work orders around is still often feasible.”

Next steps

From the same blog post:

“The process for finding and adopting a CMMS solution has not changed.

Do research online, reading about the software in general and the various providers specifically. Then reach out and start setting up some quick meetings and live demonstrations. It’s the only way to get a sense of how the software works and how it can work for you. Always think in terms of the problems you’re facing and how they connect with specific features in the software. This step is crucial because the last thing you want is a CMMS jammed full of features you don’t need and don’t use. It would be like ordering every dish on the menu, eating a few, and throwing the rest out.

But there’s something about getting a CMMS that has changed. It’s the urgency. Now more than ever, facility and maintenance managers need procedures and workflows that can stand up to the pressures of COVID-19. You need a CMMS solution.”