Beste Hippo CMMS-blogposts van 2020: Expert inzichten & activabeheertips

In 2020 kreeg het woord "onvoorbefen" een heel nieuwe betekenis. Op veel manieren herschreef de COVID-19-pandemie alle regels. Maar tegelijkertijd veranderden de fundamenten van onderhoudsbeheer niet echt. Succesvol activabeheer komt er nog steeds op neer om de juiste data aan de juiste zo soepel mogelijk te krijgen. CMMS-software is nog steeds de beste manier om controle te krijgen op je onderhoudsprogramma's.

Het was een zwaar jaar over veel sectoren heen. Bijvoorbeeld, volgens een recente enquête van Canadian Manufacturers & Exporters, "hadden 60% van de respondenten een verminderd productieniveau tijdens de pandemie" door dalingen in zowel binnenlandse als buitenlandse vraag.

Laten we kijken wat we kunnen leren van de top Hippo-blogposts van 2020 om ervoor te zorgen dat we klaar zijn voor alles wat 2021 ons voorlegt.

We kunnen beginnen met kijken wat er nog steeds waar is over het meesteren van onderhoudsbeheer.

Begin aan het begin om efficiënte on-demand werkorders te bouwen met CMMS-software

Werkordermanagement betekent nog steeds de juiste stappen in de juiste volgorde hebben, zeker als het gaat om wat je eerste doet.

Terug in februari 2020, in Get Your Workflows Flowing with Maintenance Management Software, keken we naar het belang van de open aanvraagportal voor het vastleggen van data geassocieerd met on-demand onderhoudstaken.

Een van de belangrijkste voordelen van de open portal zijn de verplichte velden. Wanneer mensen een onderhoudsaanvraag indienen, zien ze welke informatie de afdeling wil, wat ervoor zorgt dat ze het includeren.

"...En wanneer onderhoudsaanvragen onvolledig of verwarrend zijn, verspillen onderhoudsafdelingen tijd om uit te zoeken wat ze moeten doen. Wanneer monteurs niet weten wat ze te wachten staat tot ze er zijn, is het onmogelijk om volledig voorbereid te komen met de juiste onderdelen en materialen. Tijd op de sleutel lijdt."

Met de open aanvraagportal beginnen allemaal op de goede voet.

Stel jezelf de juiste vragen om efficiënte preventieve onderhoudsworkflows te bouwen met CMMS-software

Toen in september duikten we dieper in de hoe's en waarom's van preventief onderhoudsbeheer met A Complete, Simple Guide to World-Class Work Orders.

Het opzetten van een efficiënt programma begint vaak met het stellen van de juiste vragen, zowel binnen als buiten de onderhoudsafdeling.

"Helpt je huidige werkordersoftware preventief onderhoud mogelijk te maken? Stel jezelf deze vragen:

• Is er een efficiënte manier om historische activadata te bekijken om onderhoudstaken en cadans te bepalen?
• Zelfs als ik weet wat te doen en wanneer, is het makkelijk om PM's te genereren en toe te wijzen? Hoeveel van dit proces is handmatig versus automatisch?
• Eenmaal het programma draait, hoe weet ik of het succesvol is of niet? Is er een makkelijke manier om het aantal gegenereerde en gemiste PM's te nemen om afsluitingspercentages te berekenen?

Wanneer het aankomt op werkorders, is de onderhoudsafdeling niet de enigste die beïnvloed wordt, dus je moet met andere afdelingen praten, hun specifieke doelen ontdekken en zien of het huidige werkorderproces hun in de weg zit. Onthoud, het doel is niet klachten te verzamelen van verschillende afdelingen, dus zorg dat je vragen gericht zijn op doelen en obstakels. Het is het beste om vragen over hoe het proces hen doet voelen en welke delen ze leuk vinden of niet te vermijden. In plaats daarvan, vraag ze wat hun afdeling wil bereiken en hoe het werkorderproces het voor hen makkelijker of moeilijker maakt om vooruitgang te boeken."

Gewapend met die antwoorden, kun je beginnen je processen te fixen. Je hebt een set systemen nodig voor het werken met data, ruwweg verdeeld in drie taaktypen:

• Vastleggen
• Distribueren
• Benutten

Opnieuw, je begint met jezelf de juiste vragen stellen.

"Eigenlijk, hoe goed is [het preventieve onderhoudsprogramma] in het verzamelen van goede data, hoe goed maakt het die data beschikbaar voor de mensen die het nodig hebben, en tenslotte, wat laat het je met de data doen? Nu je het hebt, op hoeveel verschillende manieren kun je er waarde uit halen?"

Bij veel van deze vragen is het juiste antwoord: "We kunnen het beter doen met de juiste CMMS-oplossing."

Neem deze stappen voor een efficiënt preventief onderhoudsprogramma met CMMS-software

Het slechte nieuws is dat het opzetten van een preventief onderhoudsprogramma meer kost dan alleen door een snelle lijst met vragen te lopen. Het goede nieuws is dat er een goed gedefinieerd proces is, en dat we het in augustus hebben gedekt, met de 6 Items Your Preventive Maintenance Checklist Should Include.

Interessant genoeg is de eerste stap niet gerelateerd aan activa, apparatuur of data.

Het gaat over mensen.

"Een van de belangrijkste dingen om te overwegen tijdens het ontwikkelen van een preventieve onderhoudschecklist is de juiste mensen in het onderhoudsteam krijgen. Net zoals computers geen nuttige informatie produceren zonder kennisvolle mensen om ze te runnen, is het ook waar dat een preventief onderhoudsprogramma niet effectief zal zijn zonder de juiste mensen om het te begeleiden en het werk te doen.

Wanneer het aankomt op het runnen van een CMMS-gedreven preventief onderhoudsprogramma, is het selecteren van individuen uit topmanagement, onderhoudsmanagers, onderhoudsmonteurs en eventueel andere staf die begrijpt hoe het systeem werkt, essentieel."

Stamboekskennis beschermen met CMMS-software

CMMS-software voordelen is een favoriet onderwerp voor de blog, dus het is geen verrassing dat we How CMMS Software Protects Value and Cuts Costs publiceerden.

Maar wat verrassend kan zijn is het CMMS "stamboekskennis" voordeel en het proces van kennisoverdracht.

"Voor veel afdelingen is hun meest waardevolle bezit de hard-gewonnen kennis van de activa die ze onderhouden. Niemand kent een machine of stuk apparatuur beter dan de monteurs die het hebben draaiende gehouden. Als iemand een probleem kan diagnosticeren door simpelweg te luisteren naar een activum of er een hand op te leggen om trillingen te voelen, is dat indrukwekkend. En heel gevaarlijk.

Dat is omdat je zodra je de monteurs verliest, ook al die know-how verliest. Dit is geen nieuw probleem, en er is zelfs een geweldige urbane legende over. In het verhaal gaat een onderhoudsmonteur met pensioen na veel jaren op de job. Binnen de eerste maand wordt hij teruggebeld door zijn wanhoopende baas. Een van de machines is down, en geen van de jongere monteurs weet hoe het weer op gang te krijgen. De gepensioneerde monteur komt, loopt een paar keer rond de machine, en markeert een plek met krijt. Dat is het onderdeel dat vervangen moet worden, legt hij uit. Daarna presenteert hij zijn oude baas de factuur. De krijtstreep? Een cent. Weten waar de krijtstreep moet? Tienduizend dollar.

CMMS-software beschermt al je monteurservaring en know-how door het makkelijk te maken om veel informatie in werkorders op te nemen. Onthoud, de werkorders zijn niet op papier gekrabbeld of in spreadsheets gestopt. Ze zitten in de CMMS, wat het makkelijk maakt om alles toe te voegen wat monteurs nodig hebben om het werk goed te doen en efficiënt af te sluiten."

We vinden dit idee zo leuk dat Hippo een infographic gemaakt heeft die de waarde van kennisoverdracht uitlegt en een paar snelle stappen om het te laten gebeuren.

Krijg geen CAFM als je een CMMS nodig hebt

Sommige van onze populairste blogposts zijn afbraken van veelvoorkomende termen, theorieën en praktijken voor onderhoud en faciliteitsonderhoud, wat helemaal niet verrassend is. Wanneer mensen op de markt zijn voor onderhoudsbeheersoftware, willen ze zoveel mogelijk over de industrie leren.

In What are the Key Differences Between CAFM and CMMS Solutions? deden we een aantal van de belangrijkste use cases voor CAFM.

"...omdat de term een beetje een parasol is geworden voor een aantal verschillende typen faciliteitsbeheersoftware, kunnen we bijna net zo makkelijk vragen: Wat is geen feature van een CAFM? Laten we de lijst beperken tot twee echt belangrijke.

CAFM en ruimteplanning

Het begint met gedetailleerde vloerplannen van de kantoorruimte, inclusief bureaus, activa en apparatuur. Faciliteitsmanagers kunnen ervoor zorgen dat ruimte efficiënt wordt gebruikt en werknemers goed geaccommodeerd worden. Bijvoorbeeld, als er een nieuwe aanwinst is in de engineering-afdeling, kan de faciliteitsmanager ervoor zorgen dat er ruimte is voor een nieuw bureau. Ze kunnen de software ook gebruiken om het verplaatsen van een bureau uit de opslag naar het kantoor te faciliteren. Voor bestaande werknemers dekt ruimteplanning het beheer en bijhouden van flexibele ruimtes, zoals vergader- en breakout-ruimtes. De software verzamelt waardevolle data over wie wat gebruikt, wat effectief benut wordt en wat verspild gaat.

CAFM en fysieke distancing

Faciliteitsmanagers staan nu voor uitdagingen gerelateerd aan het bestrijden van de verspreiding van COVID-19, en één manier is door sociale distancing tussen werknemers op de werkvloer te garanderen. Omdat de software al data heeft over kantoorindelingen en waar mensen zitten, kunnen faciliteitsmanagers het gebruiken om veilige afstanden te garanderen door bureaus direct te hertoewijzen. Managers kunnen ook toegang controleren met beheersbeheer en aankomsttijden van werknemers verstoren. Ze kunnen ook wellness checks creëren en managen en data verzamelen voor contacttracing."

De post eindigt met een van onze meest voorkomende en beste adviezen: het kiezen van de juiste oplossing begint met kijken naar de problemen die je wilt oplossen. Zodra je weet wat je wilt bereiken, kun je redelijk makkelijk het juiste tool kiezen. Op een heel basaal niveau is het hetzelfde als de juiste schroevendraaier kiezen. Stap Één is kijken naar de top van de schroef.

Voor alle dingen die hetzelfde bleven in onderhoudsbeheer, waren er veel grote veranderingen. De COVID-19-pandemie creëerde veel nieuwe uitdagingen voor onderhouds- en faciliteitsmanagers. Op de Hippo-blog deden we een aantal van de verschillende manieren waarop de juiste CMMS-oplossing helpt de coronavirus te bestrijden.

Standaardiseer agile processen met CMMS-software

In april publiceerden we Passing COVID-19 Tests: Educational Facilities and CMMS School Software, wat een aantal manieren dekt waarop onderwijsinstellingen CMMS kunnen gebruiken om COVID-19 te bestrijden.

Een van de belangrijke ideeën is het gebruik van CMMS-software om je preventief onderhoudsprogramma aan te passen.

"Over het algemeen levert preventief onderhoud:

• Verhoogde uptime
• Langere activalevensduur
• Makkelijker voorraadbheer
• Verbeterde efficiëntie
• Verhoogde veiligheid

Al deze zijn belangrijk, maar met COVID-19 zijn ze kritiek geworden.

Draai enkele PM's op

Organisaties over alle sectoren heen worden gedwongen om elke mogelijke kosten te knippen. En dat betekent dat onderhoudsafdelingen gevraagd worden om meer te doen met minder, met een kleiner aantal monteurs en een nauwere blik op kosten. Het laatste wat je nu nodig hebt is ongeplande downtime op een belangrijk activum. Nu is niet de tijd voor de ketel te stoppen. Om ervoor te zorgen dat alles wat je nodig hebt online blijft, verhoog de frequentie en hoeveelheid preventief onderhoud op cruciale activa.

Pauzeer enkele PM's

Tegelijkertijd zijn er sommige PM's waar je wellicht over nadenkt om helemaal te stoppen. Voor een basisschool, bijvoorbeeld, is er geen behoefte om periodiek de buitenspeeltoestellen te controleren. In de meeste gebieden zijn ze verboden. Op een grote universiteitscampus kunnen afdelingen gepland onderhoud op sommige van de activa in de keukens van de cafeteria's pauzeren. Meeste inactieve activa hebben niet hetzelfde niveau van aandacht nodig.

Het pauzeren van PM's kan ook helpen met rapportages. Aan het einde van de maand hoef je niet door een boel gemiste PM's te waden die je nooit had hoeven doen. Het kan meer zin hebben om ze nu te pauzeren, wat je vrijmaakt om de tijd van je afdeling te gebruiken op manieren die beter passen bij de huidige situatie. Denk er zo: je hebt misschien een schema om je gazon elke zondagavond in de zomer te besproeien, maar het maakt geen zin om het schema te volgen als er zondagnamiddag een onweersbui was."

Hier zien we hoe een goede CMMS het mogelijk maakt om consistentie te creëren terwijl het organisaties ook helpt agiel te zijn.

Verbonden blijven op een veilige afstand met CMMS-software

In mei publiceerden we Maintain Social Distancing with CMMS Software, een kijk op alle manieren waarop CMMS sociale distancing mogelijk maakt.

Voor COVID-19 waren er veel blogposts die de voordelen uitlegden van het gebruik van een CMMS-database toegankelijk vanaf elk mobiel apparaat. Wanneer monteurs direct toegang hebben tot werkorders, PM's en gedetailleerde activum- en apparatuuronderhouds- en reparatiegeschiedenissen van overal, op elk moment, boost dat de tijd op de sleutel. Geen rennen meer naar het kantoor om de volgende werktoewijzing op te halen of een handleiding voor een lastige reparatie te pakken.

Maar met COVID krijgt de mogelijkheid om onafhankelijk te werken nieuw belang. Voor hun veiligheid moeten monteurs nader contact vermijden. CMMS-software maakt dit makkelijker. Bijvoorbeeld:

"Afhankelijk van de grootte van de faciliteit, de complexiteit van de taak, en de senioriteit van de monteur, zullen veel managers het werk visueel inspecteren voordat ze de werkorder afsluiten. CMMS-software stelt deze inspecties in staat om plaats te vinden op een veilige afstand.

Wanneer de monteur klaar is, met elk internetverbonden mobiel apparaat, kunnen ze foto's van hun werk maken, die vervolgens door de manager worden bekeken. Tevreden dat het werk volledig is gedaan, kunnen ze de werkorder zelf afsluiten met de werkordermanagementsoftware."

En:

"Afhankelijk van de grootte en indeling van je faciliteit, kan het een goed idee zijn om werkorders rond te schuiven zodat monteurs niet in elkaar lopen. Bijvoorbeeld, voor de onderhoudsafdeling in een hotel, maakt het waarschijnlijk niet uit als je twee monteurs hebt die in aangrenzende kamers tegelijkertijd werken. Maar in een productiefaciliteit zou je niet willen dat twee monteurs tegelijkertijd aan activa werken die naast elkaar staan.

Waarschijnlijk de makkelijkste manier om dit te doen is PM's voor nabijgelegen activa te verstoren. Met de kalenderweergave in de CMMS-software kun je PM's slepen en neerzetten. In de meeste gevallen, met name met drijvende PM's, is er geen echt verschil tussen de werk een dag vroeger of een dag later doen. Bij geteerde PM's en on-demand werkorders is er minder speelruimte, maar het verplaatsen van die werkorders is nog steeds vaak haalbaar."

Volgende stappen

Uit dezelfde blogpost:

"Het proces voor het vinden en adopteren van een CMMS-oplossing is niet veranderd.

Doe online onderzoek, lees over de software in het algemeen en de verschillende aanbieders specifiek. Neem dan contact op en begin met het instellen van enkele snelle vergaderingen en live demonstraties. Het is de enigste manier om een gevoel te krijgen van hoe de software werkt en hoe het voor je kan werken. Denk altijd in termen van de problemen waar je mee te maken hebt en hoe ze verbinden met specifieke functies in de software. Deze stap is cruciaal omdat het laatste wat je wilt is een CMMS volgestopt met functies die je niet nodig hebt en niet gebruikt. Het zou alsof je elk gerecht op de menu bestelt, er een paar eet, en de rest weggooit.

Maar er is iets veranderd aan het krijgen van een CMMS. Het is de urgentie. Nu meer dan ooit hebben faciliteits- en onderhoudsmanagers procedures en workflows nodig die bestand zijn tegen de druk van COVID-19. Je hebt een CMMS-oplossing nodig."