Onderhoudaudits uitgelegd: Doel, proces en voordelen

Het woord "audit" kan angst aanjagen, maar de realiteit is dat veel bedrijven hun onderhoudaudits regelmatig halen. Er is geen reden om een onderhoudaudit te vrezen als je de juiste procedures volgt.

Wat is precies een onderhoudaudit?

Een onderhoudaudit is een uitgebreide en systematische beoordeling van het onderhoud, de voorraad en de processen van een organisatie. Het evalueert hoe activiteiten en standaarden worden gehandhaafd, zoals in-house faciliteiten en reparatieprocessen. Audits helpen je kwaliteit, gezondheid en veiligheid op je faciliteiten te waarborgen.

Auditfirms inspecteren een verscheidenheid aan onderhoudsfuncties, waaronder:

• Veiligheid
• Training
• Planning
• Inplannen
• Apparatuuronderhoud
• Onderhoudspraktijken en -organisatie
• Beheer van documenten, voorraad en inkoop

Hoewel ze stressvol kunnen zijn, beschermen audits zowel jou als je organisatie. Het primaire doel van elke audit is te zien hoe goed je je SOPs volgt, te controleren op problemen of tekortkomingen, en, als er problemen zijn, een actieplan te creëren dat ze aanpakt.

Audits zijn een manier om te verzekeren dat je procedures aan elke eis voldoen en dat alles zo effectief mogelijk werkt.

Waarom zijn onderhoudaudits belangrijk?

Onderhoudaudits geven managers een helder beeld van wat er in de organisatie gebeurt, wat hen helpt om makkelijker benchmarks te stellen. Door de baselinedata te vergelijken met de juiste procedures, kunnen managers problemen makkelijker definiëren en oplossingen implementeren.

Audits beschermen je en de organisatie ook van aansprakelijkheid omdat audits doorgaans focussen op veiligheidsstandaarden en -procedures, wat helpt om het risico op arbeidsongevallen te verlagen. Met regelmatige audits zorg je ervoor dat je organisatie aan de eisen voldoet en dat je gedekt bent in het geval van ongevallen of letsels.

Je moet audits includeren om ervoor te zorgen dat je veilige werkomstandigheden biedt voor je werknemers en veilige producten voor je consumenten. Audits helpen je verantwoordelijk te houden, omdat ze vaak door derde partijen worden uitgevoerd. Dit betekent dat ze je organisatie door een objectief lens bekijken om integriteit voor hun audits te bieden.

Wat zijn de typen onderhoudaudits?

Er zijn drie typen onderhoudaudits.

Verplichte audits

Dit type audit is wettelijk vereist. Het zijn uitgebreide inspecties van processen die door overheidsinstanties worden uitgevoerd en omvatten onderhoudsprocessen. Bijvoorbeeld, de U.S. Food and Drug Administration voert regelmatig audits uit om te zorgen dat praktijken de juiste productieprocessen volgen.

Vrijwillige audits

Een vrijwillige audit is een manier voor een bedrijf om de vrijheid te hebben om audits te voltooien die niet gemandateerd of gedwongen zijn door de wet en die worden gebruikt om certificering te verkrijgen die organisaties een voorsprong geeft ten opzichte van de concurrentie.

Bijvoorbeeld, sommige voedselveiligheidscertificeringen in de voedingsmiddelenindustrie zijn vrijwillig, evenals sommige speelplaatsveiligheidsaudits. Door zich te onderwerpen aan de audit, bewijst de organisatie haar toewijding aan het nakomen van de huidige best practices van de industrie.

Onderhoudaudit

Een onderhoudaudit is een interne audit die organisaties in hun verbeterplannen opnemen. Ze zijn belangrijk om regelmatig te doen omdat ze organisaties helpen te evalueren of hun huidige processen en systemen effectief zijn, wat hen de kans geeft om eventuele problemen te corrigeren.

Onderhoudaudits bevorderen continue verbetering, met name wanneer hun resultaten worden vergeleken met bedrijfscodes, beleidsregels en andere indicatoren.

Het kennen van de typen audits die je kunt verwachten, helpt je om in de loop van de tijd te verbeteren en beter voorbereid te zijn.

Hoe vaak moet je onderhoudaudits uitvoeren?

Het hangt allemaal af van de auditinstantie en je industrie. Sommige inspecties komen als verrassing, en sommige zijn gepland. De meeste onderhoudaudits vinden plaats binnen productie- of onderhoudsafdelingen.

Als de organisatie een geschiedenis heeft van tekortschieten, code-inbreuken of niet voldoen aan industriestandaarden, worden audits vaker en vaak ongekend. Afhankelijk van de ernst van de situatie, kunnen de audits zelfs leiden tot een volledige onderzoek naar inbreuken en falen.

Echter, audits van onderhouds- en productieafdelingen elke zes maanden tot een jaar geven managers een helder beeld van hoe ze presteren en welke gebieden verbetering nodig hebben.

Wat zit er in een onderhoudaudit?

In veel gevallen moet een derde partij de audit voltooien om onpartijdige resultaten te garanderen. Tijdens de audit moeten alle vloermanagers, supervisors en werknemers aanwezig zijn en geïnterviewd worden. Verwacht dat een audit kijkt naar:

• CMMS
• Personeel
• Algemene data
• Budgetten en kosten
• Productieapparatuur
• Documentatieprocedures
• Onderhoudsbeheer
• Organisatie binnen afdelingen

Nadat het team klaar is, is het tijd om de data te analyseren. Deze informatie wordt gebruikt om kort-, midden- of langetermijnoplossingen te creëren voor eventuele tekortkomingen of problemen. Het actieplan dat je ontwerpt, moet zorgvuldig vastgestelde prioriteiten weerspiegelen.

Daarnaast moet een kosten-batenanalyse in je audit worden opgenomen om je en je team te helpen beslissingen te nemen die het bedrijf in de toekomst ten goede komen.

Hoe slaag je voor een onderhoudaudit?

Hoewel audits een pijn kunnen zijn, zijn er manieren om het jezelf en je team makkelijker te maken en de prik uit toekomstige audits te halen. Om te slagen, moet je afdeling alles volgens het boekje doen, en alles moet up-to-code zijn. Het implementeren van een CMMS maakt dit beheersbaarder.

Een CMMS helpt je je data bij te houden en up-to-date documentatie van elke inspectie en taak te leveren. Jij en je team hebben toegang tot alle informatie die je nodig hebt om al je plannen uit te voeren, en al je data is beschikbaar op één plek. Een goed CMMS-platform is makkelijk te leren en te gebruiken, dus je hoeft niet veel tijd te besteden aan het trainen van je team om het correct te gebruiken.

Met de juiste CMMS heb je toegang tot een complete geschiedenis van alles wat in je afdeling gebeurt, van wat er gebeurde, hoeveel tijd er besteed werd, welke apparatuur, gereedschappen of onderdelen werden gebruikt, en wie de taak uitvoerde.

Een goed gedocumenteerde geschiedenis biedt betrouwbaar bewijs in het geval van een arbeidsongeval. Het geeft je en je team ook een manier om verleden en huidige data te vergelijken om patronen en manieren om te verbeteren te vinden. Onthoud ook dat dingen zo nauwkeurig mogelijk gedocumenteerd moeten worden — als je iets niet documenteert, is het in de ogen van je auditor nooit echt gebeurd.

CMMS-software, in tegenstelling tot traditionele papier- of spreadsheet-werkorders, werkt in realtime automatisch bij, zodat iedereen in het team van dezelfde data werkt. Niemand zit achter en niemand is out of the loop. Het zorgt ervoor dat je team de juiste instructies heeft, en als er wijzigingen worden gemaakt, worden die onmiddellijk weerspiegeld, wat de kans op misverstanden verkleint. Dit helpt je je audits te halen omdat niets door de mazen glijdt en alles gedaan wordt op basis van de juiste procedures.

Volgende stappen

De beste manier om te beslissen is om te praten met iemand uit de branche. Al wat je hoeft te doen is de juiste aanbieder vinden.

Hippo is er om je te helpen de oplossing te krijgen die het beste voor je werkt, inclusief het beantwoorden van je vragen over faciliteitsonderhoudssoftware, je helpen een live software demo boeken, of je zelfs opzetten met een gratis proefversie.

CEO-samenvatting

CMMS-softwareoplossingen helpen onderhoudsafdelingen cruciale activa online te houden voor minder geld door processen te stroomlijnen en betrouwbare data vast te leggen en te benutten. In tegenstelling tot oudere beheersystemen leeft een moderne CMMS in de cloud, wat zorgt dat iedereen toegang heeft tot up-to-date data. Organisaties over alle sectoren heen kunnen concrete voordelen zien van de systemen, waaronder meer uptime en minder verspilde tijd en geld. Bij het kiezen van een CMMS is het belangrijk om niet alleen de functies te overwegen, maar ook de complete gebruikerservaring, inclusief implementatie, training en lopende ondersteuning.