3 stappen naar een succesvolle CMMS-implementatie

Zoals we onlangs op de Fiix-blog hebben onderzocht, kunnen CMMS-implementaties soms ontsporen, zelfs met de beste bedoelingen. Volgens John Cray van Life Cycle Engineering (schrijvend voor IndustryWeek) hebben implementatiefouten vaak te maken met een cultuurprobleem. Gelukkig zijn er een aantal leidende principes die het management kan invoeren om ervoor te zorgen dat de werkcultuur de invoering van een CMMS ondersteunt. Maar wat kunt u doen om uw CMMS-implementatie succesvol te maken, buiten het creëren van een cultuur die nieuwe technologie accepteert?

We spraken met Leah Perez, een van onze residente CMMS-implementatie-experts, die ons vertelde over de blinde vlekken die een succesvolle CMMS-implementatie in de weg kunnen staan. Ze vertelde ons ook hoe het implementatieteam bij Fiix werkt om ervoor te zorgen dat ze elk potentieel pijnpunt aanpakken.

Deze CMMS-implementatiechecklist helpt u op weg te gaan met uw CMMS

Volgens Perez kan de implementatie van een CMMS om drie hoofdredenen mislukken:

1) Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden tijdens implementatie

Dit kan zowel bij de initiële implementatie van het CMMS als op langere termijn een probleem zijn. In het begin zullen er problemen ontstaan ​​als het onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de resultaten, zoals het verzamelen en opschonen van gegevens om een ​​correcte installatie te garanderen. Verderop kan er onduidelijkheid zijn over wie in het onderhoudsteam verantwoordelijk is voor doorlopende updates in verschillende modules van het CMMS, zoals het toevoegen van werkorders, het toevoegen van onderdelen om de voorraad bij te houden, het genereren van rapporten en meer.

2) Onbepaalde projectdoelen

Wellicht zijn alle benodigde stakeholders zich ervan bewust dat ze het nieuwe CMMS moeten gebruiken. Maar weten ze waarom ? Als niemand op de hoogte is van de doelen die de organisatie probeert te bereiken door een CMMS te introduceren, zal het erg moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat de adoptie met succes wordt uitgevoerd.

Stel uw team in voor CMMS-succes met deze sjabloon voor het stellen van doelen

3) Weinig tot geen introductie van het nieuwe CMMS voor implementatie

De succesvolle uitrol van een nieuw project of systeem is afhankelijk van de betrokkenheid van elke belanghebbende die door nieuwe processen wordt beïnvloed. Vaak worden partijen die betrokken zijn bij de dagelijkse aansturing van het CMMS pas op de hoogte gebracht van het projectplan als de implementatie al is begonnen. Dit kan verwarrend en frustrerend zijn voor juist die mensen die goed geïnformeerd en vertrouwd moeten zijn met de nieuwe software om alles soepel te laten verlopen.

3 stappen naar succes bij de implementatie van CMMS

Perez deelde ook met ons de maatregelen die haar team bij Fiix neemt om onderhoudsteams klaar te stomen voor succes tijdens de implementatiefase en daarna.

1) Breng de belangrijkste belanghebbenden en hun betrokkenheid ruim van tevoren in kaart

Tijdens de projectontdekkingsfase helpt Perez onderhoudsteams om te bepalen wie de zakelijke belanghebbenden zullen zijn. Ze begeleidt teams ook door precies te bepalen wat de betrokkenheid van elke stakeholder zal zijn met betrekking tot het dagelijkse beheer van het CMMS. Dit zorgt ervoor dat alle rollen en verantwoordelijkheden worden verantwoord en goed gedefinieerd, zodat er geen ruimte is voor dubbelzinnigheid.

2) Ontwikkel een projectplan om uw CMMS-doelen op elkaar af te stemmen

Tijdens de projectontdekking en tijdens de implementatie zullen Perez en haar team een ​​projectplan ontwikkelen dat de CMMS-doelen definieert en het verzamelen en meten van specifieke gegevenspunten die in de doelen worden beschreven, vergemakkelijkt. Ze zal ook best practices delen met andere Fiix-klanten over het instellen en gebruiken van CMMS, evenals algemene branchedoelen om het bedrijf te helpen schetsen hoe CMMS-succes eruit zal zien voor hen.

3) Plan aftrap- en incheckgesprekken met uw CMMS-expert

Perez en haar team plannen vaak kick-off calls tijdens de projectontdekkingsfase met alle belanghebbenden erbij, zodat alle betrokkenen de mogelijkheid hebben om vragen te stellen en feedback te geven. Zodra de implementatie begint, zal haar team ervoor zorgen dat er incheckgesprekken worden opgezet, zodat feedback en verdere vragen kunnen worden beantwoord en het projectplan indien nodig verder kan worden vormgegeven. Deze oproepen zorgen ervoor dat iedereen alle informatie heeft die ze nodig hebben, zelfs voordat de implementatie begint.

Na de implementatie:hoe kunnen onderhoudsteams problemen later oplossen?

Wanneer er problemen ontstaan ​​na de implementatiefase, is het belangrijk om te identificeren waar het probleem zit. Heeft het onderhoudsteam niet de benodigde mankracht om de doelen te bereiken die ze tijdens de implementatie hebben gesteld? Zijn er gebruikers die nog steeds resistent zijn tegen het gebruik van het CMMS? Zo ja, waarom? Zijn er beperkingen buiten het CMMS die moeten worden aangepakt om alles weer op de rails te krijgen?

Voor Perez en haar team blijven ze onderhoudsteams ondersteunen bij deze problemen met het volgende:

• Professionele diensten : Fiix biedt een Post-Implementation Audit-programma dat expertise en begeleiding biedt tot ver na de implementatiefase. Hierdoor kunnen potentiële problemen worden geïdentificeerd en uitgeroeid voordat ze tijd hebben om echte problemen te worden. De audit kan groeimogelijkheden identificeren die mogelijk niet zijn geïdentificeerd tijdens de eerste implementatie.

• Toegewijde, waardegedreven klantenondersteuning :Fiix biedt een Helpcentrum waar klanten door trainingsartikelen en video's kunnen bladeren om te leren hoe ze hun CMMS kunnen instellen en gebruiken. Er is ook speciale ondersteuning beschikbaar voor eventuele technische problemen.

• Klantspecifiek accountbeheer : Bij Fiix krijgt elke klant een toegewijde Customer Success Manager als eerste aanspreekpunt voor alle accountgerelateerde vragen. Dit zorgt ervoor dat er geen probleem door de kieren glipt en dat er een relatie tot stand komt waarbij de succesmanager van een klant de unieke behoeften van die klant en zijn team begrijpt.

Zoals bij elke organisatorische verandering die van invloed is op processen en dagelijkse operaties, vereist het correct implementeren van een CMMS veel planning, aandacht en opvolging. Het is belangrijk om een ​​CMMS-provider te kiezen die u de ondersteuning biedt die u nodig hebt om u door de implementatie heen te helpen en daarna.

Meer weten over de implementatie van CMMS? Download onze gratis implementatiegids.