Naadloze CMMS Migratie: Expert Richtlijnen voor Dataoverdracht

Beeld u dit in: U gebruikt momenteel een geautomatiseerd onderhoudsbeheersoftware systeem (CMMS) dat verouderd is, niet langer ondersteund, te omslachtig om te gebruiken of dat u heeft uitgegroeid.

Wat de reden ook is, de mensen in uw onderhoudsafdeling zijn het allemaal eens, het is tijd om een nieuw onderhoudsbeheersysteem in te richten. U staait het project aan en twee vragen rijzen op;

1. Hoe krijg ik de jaren aan data die opgeslagen zit in ons huidige CMMS in een nieuw systeem?
2. Hoeveel tijd zal het kosten en hoeveel zal het kosten?

Dit scenario is niet ver weg is het?

Datamigratie kan een gruwelijk proces zijn als niet correct gepland. Veel dingen kunnen misgaan bij het extraheren van data uit de huidige CMMS software, bepalen welke data u gemigreerd wilt hebben naar het nieuwe systeem, veldnamen mappen, communicatiebreuken met uw huidige CMMS leverancier en de nieuwe leverancier, en de datamigratie zelf. Als u momenteel door dit proces gaat of in de nabije toekomst zal gaan, hebben we de volgende richtlijnen gegeven in een poging u te helpen enkele kostbare valkuilen te vermijden.

Als u verward bent over de volgende stappen van datamigratie van uw oude CMMS naar een andere, lees verder om deze solide migratierichtlijnen te leren.

Richtlijn 1: Bepaal hoe u de data uit uw huidige CMMS kunt extraheren

Data extraheren met de nieuwste onderhoudsbeheersoftwaresystemen is tamelijk simpel en rechttoe rechtaan. Meeste CMMS komen met extractietools die gebruikers toestaan uw data te exporteren naar CSV-bestand of spreadsheet. Als dit het geval is, bepaal dan welke data u nodig hebt en exporteer het. Als u niet vertrouwd bent met de extractietools, is het best om een van de power users u te helpen, of iemand van uw IT-afdeling te vragen. Een andere optie is contact opnemen met het technische supportteam van uw CMMS leverancier. Er kunnen servicekosten betrokken zijn bij het extraheren van de data, dus zorg ervoor dat u er vooraf na vraagt. Als technische support in uw service level agreement zit, dan helpen ze u zonder extra kosten. Als uw huidige onderhoudssoftwareprogramma makkelijk te gebruiken extracttools heeft, bent u off to a great start.

Helaas gebruiken niet alle bedrijven systemen die binnen de laatste 10 jaar ontwikkeld zijn. Sommige organisaties switchen van CMMS programma's die meer dan 20 jaar geleden ontwikkeld zijn, terwijl andere op zoek zijn om te upgraden vanaf een systeem dat in-house gebouwd is door rondes IT professionals. In dergelijke gevallen is het extraheren van de data niet zo simpel, maar niet onmogelijk. Als u upgradet van een eerdere onderhoudsprogramma ontwikkeld 10+ jaar geleden, en dat niet langer ondersteund wordt, stellen we voor contact op te nemen met de leverancier (als ze nog in business zijn). Meestal, wanneer een systeem niet langer ondersteund wordt, heeft de leverancier de applicatie simpelweg gestaakt, maar zal technisch personeel en resources hebben die u in staat moeten stellen te helpen. Wees bereid om iets geld uit te geven, aangezien de zakelijke relatie tot een einde komt.

Richtlijn 2: Valideer de Data

Eenmaal u de data in een CSV-bestand of spreadsheet heeft, moet u erdoorheen gaan en ervoor zorgen dat u alles heeft wat u nodig hebt, en de extractie een succes was. We raden ten zeerste aan een tweede paar ogen te krijgen, of beter nog een derde. U moet weten waar u naar moet zoeken. Vergelijk de kolomnamen op het geëxtraheerde bestand met de veldnamen die u initieel uitging te exporteren. Als u apparatuur en activa extraheert, zult u waarschijnlijk de apparatuur- of activumnaam, ID, merk en model, serienummer, installatie- en aankoopdatum, locatie, en historie willen. Zorg ervoor dat niets ontbreekt en de data er goed uitziet.

Richtlijn 3: Veldnamen Mappen en Herdefiniëren

De nieuwe CMMS software waar u naartoe migreert, zal ongetwijfeld andere namen hebben voor sommige data velden. Sommige veldnamen zijn tamelijk standaard, maar als uw huidige CMMS echt gedateerd is of een homegrown onderhoudssysteem, zullen er discrepanties zijn.  Bijvoorbeeld, noemen sommige onderhoudsbeheersoftware gebouwen en apparatuur allemaal als activa, noemen sommige on-demand werkorders, ongepland onderhoud. Om de migratie goed te laten verlopen, moet u enige tijd besteden aan het mappen van de veldnamen van uw legacy CMMS naar het nieuwe systeem. We raden ten zeerste aan de diensten van uw nieuwe CMMS leverancier hiervoor te gebruiken.  Uw nieuwe softwareleverancier wil ervoor zorgen dat u de beste ervaring heeft met hun onderhoudssoftware, dus ze moeten bereid en willend zijn om te helpen. Ga op een GoToMeeting call met hen en ga door uw extract, breng eventuele onzekerheden naar voren, stel de beste manier om ze te definiëren vast en ga door met de datamigratie.

Richtlijn 4: Data Importeren in Nieuwe CMMS Software

Veel onderhoudssoftwareprogramma's hebben import wizard tools die de klant toestaan grote hoeveelheden data te uploaden zonder door de CMMS leverancier te hoeven gaan. Dit is een geweldig tool als u simpelweg apparatuur, activa, onderdelenlijst uit excel bestanden importeert. Maar als u jaren aan data migreert van een oud onderhoudssoftwareprogramma en veel historie heeft, kan veel misgaan en dingen haarig worden. Wanneer er veel historie is, is het best om hulp te krijgen van het data integratieteam van de leverancier. Een soepel migratie is de sleutel tot het succes van uw nieuwe CMMS software.

Overleg met uw nieuwe CMMS leverancier bij het importeren. Als uw onderhoudsprocessen heel uniek zijn, moet de nieuwe CMMS leverancier misschien een custom script schrijven om de import uit te voeren. Als dit het geval is, ontdek wat er betrokken is en er kunnen enkele kosten aan verbonden zijn. Zorg ervoor dat er ruimte in uw budget zit voor dit. De onderhoudssoftwareleverancier zou voorafgaand over kosten moeten zijn en u op de hoogte stellen van eventuele extra kosten die op kunnen duiken. Lees ons post over factoren die setup beïnvloeden om meer te leren.

Richtlijn 5: QA Testen

Eenmaal de data geïmporteerd is in het nieuwe onderhoudsbeheerprogramma, zorg ervoor dat u enige grondige QA testen doet. Laat een paar power users door het systeem gaan en ervoor zorgen dat alles er goed uitziet. Afhankelijk van hoeveel data gemigreerd is, zult u waarschijnlijk een goed voorbereid QA testplan van tevoren nodig hebben. Dingen om te testen, veldnamen matchen en maken zin, onderhoudshistorie is beschikbaar en correct, apparatuur, activa en onderdelenlijsten zijn solid. Let goed op onderhoudshistorie als deze gemigreerd was. Voer talloze queries uit en zorg ervoor dat de resultaten overeenkomen met uw meest recente rapporten. Omdat de veldnamen in de nieuwe CMMS software kunnen zijn veranderd, moet de data gekruisreferentieerd worden met de veldnamen uit het oude onderhoudssysteem. Als fouten gedetecteerd worden, presenteer ze aan het data integratieteam van de CMMS leverancier en los ze op. Als u werkt met een behulpzaam team, kan de heen-en-weer communicatie tot een minimum gehouden worden.

Richtlijn 6: Roll Out

Eenmaal de migratie de QA testen heeft doorstaan, bent u klaar om getraind te worden en de nieuwe CMMS software uit te rollen. Zorg ervoor dat u alle trainingskansen benut die door uw onderhoudssoftwareleverancier worden aangeboden. Alle gebruikers goed getraind hebben is een van de beste manieren om u in te stellen voor succes. Veel onderhoudsbeheersoftwareleveranciers bieden webconferentie training en technische support zonder kosten aan en sommigen hebben regelmatige training webinars. Begrijp wat beschikbaar is en zorg ervoor dat u uw onderhoudsteam van deze nuttige bronnen op de hoogte stelt.

Wat Kost Datamigratie?

Er is geen simpel antwoord op dit. De kosten van de datamigratie hangen echt af van de hoeveelheid data en het formaat waarin het zit. als u 15 jaar aan data herschrijft en importeert, moet u zeker ruimte in uw budget laten voor de CMMS datamigratie. CMMS softwareleveranciers zullen voorafgaand over verwachte kosten zijn. Als u een leverancier een monster van geëxtraheerde data geeft, geeft dat hen een goed idee van de hoeveelheid inspanning die betrokken zal zijn bij het herconfigureren van de data en dan importeren. Onthoud, CMMS bedrijven hebben professionals en integratiespecialisten die dit soort werk dag in dag uit doen. Wees niet shy! Zorg ervoor dat u de juiste vragen stelt, maar wees voorbereid op enkele migratiekosten.

Het volgen van deze 6 eenvoudige richtlijnen is een zeker manier om uw CMMS account snel en met accurate legacy data draaiend te krijgen.

Voor meer informatie over datamigratie en CMMS setup diensten, contact info@hippocmms.com!

Gelukkig migreren!