Van het ene CMMS naar het andere:richtlijnen voor softwaregegevensmigratie

Stel je dit voor: U gebruikt momenteel geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware systeem (CMMS) dat verouderd is, niet langer wordt ondersteund, te omslachtig om te gebruiken of dat u bent ontgroeid.

Wat de reden ook is, de mensen op uw onderhoudsafdeling zijn het er allemaal over eens:het is tijd om een ​​nieuw onderhoudsbeheersysteem op te zetten. U leidt het project en er komen twee vragen bij u op;

1. Hoe krijg ik de jarenlange gegevens die zijn opgeslagen in ons huidige CMMS in een nieuw systeem?
2. Hoeveel tijd kost het en hoeveel kost het?

Dit scenario is toch niet zo ver weg?

Gegevensmigratie kan een slopend proces zijn als het niet goed wordt gepland. Er kan veel misgaan bij het extraheren van gegevens uit de huidige CMMS-software, het bepalen welke gegevens u naar het nieuwe systeem wilt migreren, het in kaart brengen van de veldnamen, communicatiestoringen met uw huidige CMMS-provider en de nieuwe provider, en de datamigratie zelf. Als u dit proces momenteel doormaakt of in de nabije toekomst zult gaan doen, hebben we de volgende richtlijnen opgesteld om u te helpen enkele kostbare valkuilen onderweg te vermijden.

Als u niet zeker weet wat de volgende stappen zijn van gegevensmigratie van uw oude CMMS naar een andere, lees dan verder om deze solide migratierichtlijnen te leren.

Richtlijn 1:Bepaal hoe u de gegevens uit uw huidige CMMS haalt

Gegevens extraheren met de nieuwste softwaresystemen voor onderhoudsbeheer is vrij eenvoudig en duidelijk. De meeste CMMS worden geleverd met extractietools waarmee gebruikers uw gegevens naar een CSV-bestand of spreadsheet kunnen exporteren. Als dit het geval is, bepaal dan welke gegevens je nodig hebt en exporteer deze. Als u niet bekend bent met de extractietools, kunt u het beste een van de hoofdgebruikers inschakelen om u te helpen, of iemand van uw IT-afdeling vragen. Een andere optie is om contact op te nemen met het technische ondersteuningsteam van uw CMMS-provider. Er kunnen servicekosten zijn verbonden aan het extraheren van de gegevens, dus zorg ervoor dat u hier vooraf naar vraagt. Als technische ondersteuning in uw Service Level Agreement staat, helpen zij u zonder extra kosten. Als uw huidige onderhoudssoftwareprogramma gebruiksvriendelijke extractietools heeft, maakt u een goede start.

Helaas gebruiken niet alle bedrijven systemen die in de afgelopen 10 jaar zijn ontwikkeld. Sommige organisaties stappen over van CMMS-programma's die meer dan 20 jaar geleden zijn ontwikkeld, terwijl anderen willen upgraden van een systeem dat intern is gebouwd door IT-professionals. In dergelijke gevallen is het extraheren van de gegevens niet zo eenvoudig, maar niet onmogelijk. Als u een upgrade uitvoert van een eerder onderhoudsprogramma dat 10+ jaar geleden is ontwikkeld en dat niet langer wordt ondersteund, raden we u aan contact op te nemen met de leverancier (als deze nog steeds actief is). Wanneer een systeem niet langer wordt ondersteund, stopte de leverancier gewoonlijk met de toepassing, maar beschikt hij over technisch personeel en middelen die u zouden moeten kunnen helpen. Wees bereid om wat geld uit te geven, aangezien de zakelijke relatie ten einde loopt.

Richtlijn 2:Valideer de gegevens

Zodra u de gegevens in een CSV-bestand of spreadsheet hebt, moet u deze doornemen en ervoor zorgen dat u alles hebt wat u nodig hebt, en het uittreksel was een succes. We raden u ten zeerste aan om een ​​tweede paar ogen te kopen, of beter nog een derde. Je moet weten waar je op moet letten. Vergelijk de kolomnamen in het uitgepakte bestand met de veldnamen die u aanvankelijk wilde exporteren. Als u apparatuur en activa extraheert, wilt u waarschijnlijk de naam, ID, merk en model, serienummer, installatie- en aankoopdatum, locatie en geschiedenis van de apparatuur of activa. Zorg ervoor dat er niets ontbreekt en dat de gegevens er goed uitzien.

Richtlijn 3:toewijzen en herdefiniëren van veldnamen

De nieuwe CMMS-software waarnaar u migreert, zal ongetwijfeld verschillende namen hebben voor sommige gegevensvelden. Sommige veldnamen zijn vrij standaard, maar als uw huidige CMMS echt gedateerd is of een zelf ontwikkeld onderhoudssysteem is, zullen er discrepanties zijn. Sommige software voor onderhoudsbeheer noemt bijvoorbeeld gebouw en apparatuur allemaal als activa, sommige naam op aanvraag voor werkorders, ongepland onderhoud. Om de migratie goed te laten verlopen, moet u enige tijd besteden aan het in kaart brengen van de veldnamen van uw legacy CMMS aan het nieuwe systeem. We raden je ten zeerste aan hiervoor de diensten van je nieuwe CMMS-provider te gebruiken. Je nieuwe softwareleverancier wil ervoor zorgen dat je de beste ervaring hebt met hun onderhoudssoftware, dus ze moeten gretig en bereid zijn om te helpen. Ga met hen in gesprek via GoToMeeting en neem uw uittreksel door, breng eventuele onzekerheden naar voren, bepaal de beste manier om ze te definiëren en ga verder met de gegevensmigratie.

Richtlijn 4:gegevens importeren in nieuwe CMMS-software

Veel onderhoudssoftwareprogramma's hebben importwizard-tools waarmee de klant grote hoeveelheden gegevens kan uploaden zonder tussenkomst van de CMMS-leverancier. Dit is een geweldig hulpmiddel als u eenvoudig apparatuur, activa en onderdelenlijsten uit Excel-bestanden importeert. Maar als u jaren aan gegevens uit een ouder onderhoudssoftwareprogramma migreert en veel geschiedenis hebt, kan er veel mis gaan en kan het harig worden. Als er veel geschiedenis is, kunt u het beste hulp krijgen van het gegevensintegratieteam van de leverancier. Een vlotte migratie is de sleutel tot het succes van uw nieuwe CMMS-software.

Overleg bij het importeren met uw nieuwe CMMS-provider. Als uw onderhoudsprocessen zeer uniek zijn, moet de nieuwe CMMS-leverancier mogelijk een aangepast script schrijven om de import uit te voeren. Als dit het geval is, zoek dan uit wat er aan de hand is en er kunnen hier kosten aan verbonden zijn. Zorg ervoor dat u hiervoor ruimte in uw budget heeft. De leverancier van de onderhoudssoftware zou op de hoogte moeten zijn van de kosten en u op de hoogte stellen van eventuele extra kosten. Lees ons bericht over factoren die de installatie beïnvloeden voor meer informatie.

Richtlijn 5:QA-testen

Nadat de gegevens zijn geïmporteerd in het nieuwe onderhoudsbeheerprogramma, moet u een aantal grondige QA-tests uitvoeren. Laat een paar krachtige gebruikers het systeem doorlopen en zorg ervoor dat alles er goed uitziet. Afhankelijk van hoeveel gegevens er zijn gemigreerd, hebt u waarschijnlijk vooraf een goed voorbereid QA-testplan nodig. Dingen om op te testen, veldnamen komen overeen en zijn logisch, onderhoudsgeschiedenis is beschikbaar en correct, uitrustings-, activa- en onderdelenlijsten zijn correct. Let goed op de onderhoudshistorie als deze is gemigreerd. Voer talloze zoekopdrachten uit en zorg ervoor dat de resultaten overeenkomen met uw meest recente rapporten. Omdat de veldnamen in de nieuwe CMMS-software mogelijk zijn gewijzigd, moeten de gegevens worden vergeleken met de veldnamen uit het oude onderhoudssysteem. Als er fouten worden gedetecteerd, presenteer deze dan aan het data-integratieteam van de CMMS-leverancier en laat ze oplossen. Als je met een behulpzaam team werkt, kan het heen en weer tot een minimum worden beperkt.

Richtlijn 6:Uitrol

Zodra de migratie de QA-test heeft doorstaan, bent u klaar om getraind te worden en de nieuwe CMMS-software uit te rollen. Zorg ervoor dat u profiteert van alle trainingsmogelijkheden die worden aangeboden door uw leverancier van onderhoudssoftware. Als alle gebruikers goed zijn opgeleid, is dit een van de beste manieren om u voor te bereiden op succes. Veel leveranciers van onderhoudsbeheersoftware bieden webconferentietraining en gratis technische ondersteuning en sommige hebben regelmatig trainingswebinars. Begrijp wat er beschikbaar is en informeer uw onderhoudsteam over deze nuttige bronnen.

Wat kost gegevensmigratie?

Hier is geen simpel antwoord op. De kosten van de datamigratie hangen echt af van de hoeveelheid data en het formaat waarin deze zich bevindt. Als u 15 jaar aan data opnieuw formatteert en importeert, moet u zeker ruimte in uw budget laten voor de CMMS-datamigratie. Leveranciers van CMMS-software zijn vooraf over de verwachte kosten. Als u een leverancier een voorbeeld van geëxtraheerde gegevens geeft, krijgt hij een goed idee van de hoeveelheid moeite die het kost om de gegevens opnieuw te configureren en vervolgens te importeren. Vergeet niet dat CMMS-bedrijven professionals en integratiespecialisten hebben die dit soort werk dag in dag uit doen. Wees niet verlegen! Zorg ervoor dat u de juiste vragen stelt, maar wees voorbereid op enkele migratiekosten.

Het volgen van deze 6 eenvoudige richtlijnen is een veilige manier om uw CMMS-account snel up-and-running te krijgen met nauwkeurige oude gegevens.

Voor meer informatie over datamigratie en CMMS-configuratiediensten, neem contact op met [email protected] !

Veel succes met migreren!