Hoe CMMS-software de Focus op uw Belangrijkste Taken Vergroot

Natuurlijk wilt u efficiënt zijn, maar daarvoor moet u eerst alle momentum-dodende, energie-zuigende afleidingen wegnemen die u ervan weerhouden om u te richten op uw kern taken. En eerlijk gezegd, dat is meestal niet makkelijk. Tenzij u de juiste CMMS heeft.

Een goed CMMS-platform, vol krachtige functies en toch gemakkelijk te gebruiken, stelt u in staat om:

1. uw werkorder-workflow te laten stromen
2. het werk dat u toelaat te prioriteren
3. ieders voortgang in real-time in de gaten te houden
4. een preventief onderhoudsprogramma te voeren om reactief, ongekend werk te reduceren
5. belangrijke taken te ontdekken die u misschien niet eens kende

Laten we ze een voor een bekijken.

1. CMMS-software houdt kleine onnodige taken tegen om grote afleidingen te worden

Eén van de beste manieren om falen te garanderen is uw aandacht te splitsen. Ooit geprobeerd te rijden en tegelijkertijd een appje te sturen? Er is een reden dat het verboden is.

Wanneer uw werkorder-workflow verstopt raakt met onnodige taken, is het moeilijk om gefocust te blijven. In plaats van het werk dat nu gedaan moet worden, verspilt u tijd en moeite aan zaken die veilig uitgesteld hadden kunnen worden of in sommige gevallen helemaal niet hoeven te gebeuren.

Is de oplossing het systeem volledig afsluiten zodat alleen u werkorders kan aanmaken? Dat zou zorgen dat alleen belangrijke taken op de takenlijst komen. Maar het probleem: nu heeft u wel alleen belangrijke taken, maar niet allemaal. Er worden veel gemist. Zelfs bij de kleinste operaties kunt u niet verwachten dat één persoon alles ziet wat gedaan moet worden. Dat is onmogelijk. In plaats daarvan moet u iedereen aanmoedigen om problemen te melden. Iedereen uit het onderhoudsteam. Alle operators. Zelfs het frontkantoor. Als ze iets zien, moeten ze het snel en gemakkelijk kunnen melden. Zo komt niets te kort en komt elke belangrijke taak op de lijst.

Hier begint een CMMS uw leven makkelijker te maken. Goede systemen hebben een aanvraagportaal dat u voor iedereen kunt openen. Mensen kunnen snel en gemakkelijk verzoeken indienen. E-mails belanden niet per ongeluk in spam. Appjes gaan niet per ongeluk naar verkeerde nummers. Maar nu u met zo een groot net vist, vangt u ook dingen die u niet wilt. Het is geweldig als een operator een raar geluid van de hydraulische pers hoort en het meldt. Maar wat als een medewerker van het frontkantoor meerdere tickets indient over de papieren handdoeken in de toilet?

Hier blijft een CMMS uw leven makkelijker maken. Onthoud: mensen indienen *tickets*, geen werkorders. Zodra de CMMS de vangst van de dag heeft verzameld, kunt u erdoorheen gaan en werkorders genereren uit tickets die u belangrijk vindt en de rest "teruggooien". CMMS-software helpt u om wat u nodig hebt te verzamelen en wat u niet nodig hebt kwijt te raken.

2. CMMS-software zet de belangrijke taken aan de voorkant van de rij

Zodra u uw werkorder-workflow heeft opgeruimd van onnodige taken, is het tijd om ze te ordenen. Ze zijn allemaal belangrijk en zullen allemaal gedaan worden, maar u moet beslissen welke er eerst komen.

In sommige gevallen prioriteert u op basis van criticaliteit. Stel: u heeft twee taken, een is het vervangen van de defecte motor op een transportband, de ander het vervangen van een reservepomp. Zonder die transportband komt uw gehele uitvoeroperatie tot een dure stilstand. Zonder die reservepomp? Vervangen is belangrijk, maar u heeft wat ademruimte. Dat kan wachten.

Criticaliteit bepalen is een hele kunst en wetenschap op zich, maar op basisniveau komt het neer op één hoofdvraag per asset: Hoe erg is erg? Als dit asset faalt, is dat natuurlijk erg. Maar, hoe erg is erg? Is erg gewoon een ander woord voor irritant? Of is het de soort erg die uw dag kan ruïneren? Hoeveel kost dit erg? In andere gevallen kunt u taken sequentieel ordenen. Moet u de afscherbouten van de sneeuwblazer vervangen die de schoonmaker gebruikt voor het personeelsparkeerterrein? Eerst wilt u de metalen overhead-deur van de schuur repareren waar de sneeuwblazer in opgesloten zit. Totdat u die deur open kunt krijgen, kunt u niet aan de sneeuwblazer om hem te repareren.

3. CMMS-software laat u werkorders genereren en volgen van overal, op elk moment, in real-time

Het is veel makkelijker om een project onder controle te houden als u direct toegang heeft tot up-to-date informatie. Heeft de technicus al begonnen met de werkorder? Is hij er klaar mee? Wacht u op onderdelen? Hoe meer u weet over de huidige voorgang, hoe makkelijker het is om tot afronding te komen.

Om te zien hoe de CMMS dit mogelijk maakt, is het nuttig om het te vergelijken met traditionele (een nette manier om "verouderd" te zeggen) papier- en spreadsheet-gebaseerde systemen. Bij papier-werkorders is er meestal één exemplaar dat heen en weer gaat van afdelingshoofden naar technici tot het uiteindelijk ganz verloren raakt. Zelfs als het systeem zo goed werkt als het kan, is het omslachtig en langzaam.

Moet u een werkorder aanmaken?

Ga terug naar uw bureau, haal uw pen en formulieren.

Moet u de werkorder toewijzen?

Uw technicus moet helemaal terug naar het onderhoudskantoor om hem op te halen.

Nu hij hem heeft en begonnen is, wilt u weten hoe het gaat?

Bel hem terug naar het kantoor of loop door de faciliteit om hem op te sporen.

En dit is nog wanneer alles soepel gaat. Met spreadsheets is het niet beter. Het lijkt alsof werkorder-software het delen vergemakkelijkt. Maar onthoud: u deelt niet de werkorder. U maakt een kopie en deelt die kopie. Dat betekent dat er losse kopies ronddrijven. Wanneer er een wordt bijgewerkt, zijn alle andere kopies direct verouderd. En de mensen die ze hebben, weten dat niet.

Met een cloud-gebaseerde CMMS is alles beter. Zodra een ticket binnenkomt, ontvangt u een melding op uw desktop of mobiele apparaat. U kunt het ticket snel beoordelen en een datarijke werkorder bouwen. Met een paar goed geplaatste klikken en snel door menu's scrollen kunt u toevoegen:

• aanpasbare checklists
• gerelateerde materialen en onderdelen
• digitale kopieën van reparatie- en onderhoudshandleidingen
• complete asset werkorderhistorie
• prioriteitsniveau

Als uw CMMS echt goed is, heeft het zelfs interactieve vloerkaarten.

Omdat alles in een mobiel bereikbare CMMS-database zit (geen makkelijk te verliezen papiertje of spoedig verouderde spreadsheet), kijkt iedereen naar dezelfde, altijd actuele informatie. Dit is vooral handig als technici notities toevoegen, digitale afbeeldingen uploaden en werkorders afsluiten. Met een CMMS verspilt u geen tijd aan het zoeken naar papiertjes of het doorzoeken van oude e-mails naar bijlages. In plaats daarvan bent u gericht op wat belangrijk is: waar mensen nu staan met hun taken.

4. CMMS-software helpt u een preventief onderhoudsprogramma op te zetten en te draaien om reactief, ongepland werk te reduceren

CMMS-software is synonym met preventief onderhoud uit diverse goede redenen. Een volledig uitgebreid, gebruiksvriendelijk CMMS-platform maakt het opzetten en afsluiten van PM's veel makkelijker. Dat is belangrijk gezien al de tijd, energie, geld en vooral stress die een goed PM-programma u bespaart. Eenmaal ingesteld om kleine problemen te vinden en te fixen voordat ze onbeheersbare, budgetbrekende problemen worden, wordt uw hele leven makkelijker. Hoe dan?

Eerst wordt werk gedaan volgens een schema, niet willekeurig wanneer dingen onverwacht kapotgaan. Iedereen komt elke dag binnen wetend wat ze gaan doen. Geen verrassingen meer. En omdat werk ver van tevoren gepland is, kunt u ervoor zorgen dat u de benodigde materialen en onderdelen heeft. Geen laatst-minuut rumoer in de voorraadkast meer. En geen rennen om een asset te repareren om te ontdekken dat een kritisch onderdeel drie dagen weg zit in een leveranciersmagazijn. Vooraf plannen betekent dat u wat u nodig heeft, heeft wanneer u het nodig hebt. Tweedens is het altijd goedkoper om de olie te veranderen dan een vastgelopen motor te vervangen. Al uw assets gaan langer mee en kosten minder om draaiende te houden.

5. CMMS-software houdt u op de hoogte van alle belangrijke taken, inclusief degenen die in het zicht liggen

Soms kunt u niet op alle belangrijke taken toezien omdat u niet weet wat ze allemaal zijn. Dat klinkt vreemd, toch? U zou moeten weten wat belangrijk is en wat niet. Nou, kunt u de volgende vragen beantwoorden:

• Welke werkorder van vorige maand kostte u het meest in bemanning, materiaal, onderdelen en verloren productiviteit?
• Welk asset heeft u het meest gekost om draaiende te houden in de afgelopen zes maanden? Hoeveel kostte het en welk percentage van uw totale budget at het op?

Als u de antwoorden niet kent en niet weet hoe u ze vindt, heeft u een CMMS nodig.

Als u de antwoorden niet kent, maar weet dat u ze *zou* kunnen vinden na veel tijd en energie met een rekenmachine en een berg papierwerk, heeft u ook een CMMS nodig.

Want elke CMMS die zijn zout waard heeft, heeft automatisch gegenereerde rapporten vol key performance indicators (KPI's) die het grote onderhoudsplaatje voor u schetsen. Eenmaal weet u waar uw geld naartoe gaat, kunt u stappen ondernemen om in die gebieden minder uit te geven. Door dezelfde KPI's over tijd te volgen, kunt u uw vooruitgang meten. Geïnteresseerd in meer over KPI's? Bekijk ons blogbericht Classic KPIs for CMMS ROI.

Volgende stappen

Beeld u in hoeveel beter uw leven wordt met een CMMS-platform. Zie uzelf alles organiseren vanaf uw desktop of mobiel. Elke werkorder in real-time volgen. Een soepel preventief onderhoudsprogramma opzetten en draaien. CMMS-data benut om te zien waar het geld echt blijft, en eindelijk uw budget onder controle krijgen. Beeld het in.

Neem dan even de tijd om u het leven nu *zonder* CMMS te herinneren. Oudmodische werkorders die makkelijk verloren gaan of verouderen. Die frustrerende vertraging tussen wat er gebeurt en wanneer u er te weten komt. Onvoorspelbaar, reactief onderhoud. Al die onbekenden.

Nu begint u met bellen naar CMMS-leveranciers.