Het volledige potentieel van CMMS-software ontgrendelen voor naadloos activabeheer

We besteden zoveel tijd bij Hippo aan het schrijven over de voordelen van onze CMMS-oplossing dat we onze eigen set go-to-uitdrukkingen hebben ontwikkeld. Omdat ze kort en krachtig zijn, pakken ze een klap terwijl ze tijd en ruimte besparen.

Maar het is de moeite waard om ze in detail te bekijken om precies te begrijpen wat de voordelen van CMMS zijn.

Overal toegankelijk vanuit de cloud

Deze komt telkens naar voren als we praten over de voordelen van een moderne CMMS ondersteund door cloud computing. In veel gevallen vergelijken we ze met traditionele papier- en spreadsheet-gebaseerde methodes, die zowel traag als gevoelig zijn voor hun eigen unieke frustraties.

Met papier is er maar één kopie van de werkorder, wat betekent dat je data vaak onvolledig is en altijd kwetsbaar. Onvolledig omdat je maar zoveel op een enkel vel papier kunt kritselen. Monteurs krijgen een basisbeschrijving van welk activum te bearbeiden en welk type werk gedaan moet worden. Met zoveel lezen tussen de regels door, is er veel gokwerk. En de data is kwetsbaar vanwege hoe makkelijk het is om een stuk papier te verliesen.

Met spreadsheets heb je het tegenovergestelde probleem. In plaats van één kopie te hebben, heb je er een boel. Die op je desktop, plus die je naar jezelf hebt gemaild als backup, en dan is er nog die je naar de monteur hebt gestuurd. De problemen beginnen zodra je wijzigingen aanbrengt in één van deze kopies want nu heb je geen kopieën meer, je hebt versies. Wijzigingen die je in één bestand maakt, worden niet doorgevoerd naar de andere bestanden, en het wordt snel onmogelijk om te weten welke versie de meest recente is, welke de juiste data heeft. Wanneer je probeert de werkorder bij te werken met nieuwe informatie, heeft de monteur geen idee. Ze werken nog steeds met de oude data. En wanneer ze hun versie updaten, met notities of afsluiten, weet je het pas als ze het je vertellen. Onthoud, je kunt alleen jouw versies van de bestanden zien.

Moderne CMMS-software neemt al je data en zet het op één plek. Feitelijk doen we al de zware IT-klus voor je. Wij zorgen voor databack-ups en software-beveiligingsupdates. Wijzigingen worden in realtime afgehandeld; wanneer je een werkorder toewijst of een monteur er een afsluit, kan iedereen het zien. En we maken de data beschikbaar vanaf elk met internet verbonden computer of mobiel apparaat. Uiteindelijk betekent "van overal, op elk moment" dat ongeacht waar ze zijn, je hele team van dezelfde data werkt. Het voordeel is dat je altijd met nauwkeurige, betrouwbare data werkt. Moeiteloos houd je iedereen in de lus die er moet zijn.

Gestroomlijnde werkorderworkflows

Op een paar manieren is dit een beetje een nasleep van de voordelen van al je data in één centrale database die in realtime geüpdatet wordt. In plaats van elke keer dat ze een werkorder afsluiten en een nieuwe nodig hebben terug naar het kantoor te rennen, kunnen monteurs taken op de move benaderen. Moderne werkordersoftware verlaagt de downtime van monteurs tussen taken, wat de productiviteit boost.

Maar het doet meer dan monteurs vertellen waar te gaan en wat te doen. Werkordersoftware geeft ze alles wat ze nodig hebben om efficiënt te werken en snel af te sluiten, inclusief:

• Complete activumreparatie- en onderhoudsgeschiedenissen
• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Gerelateerde onderdelen en materialenlijsten
• Digi schematische afbeeldingen, O&M-handleidingen
• Interactieve site- en vloerkaarten

Ook gerelateerd aan het idee van sneller werken, besparen gerelateerde onderdelen en materialenlijsten ingebouwd in werkorders monteurs van onverwachte vertragingen wanneer ze rond moeten rennen om voorraad op te sporen. Ze komen op locatie aan met alles wat ze nodig hebben. Maar het helpt de afdeling ook om algehele voorraadvellen te controleren, zodat je de juiste onderdelen op het juiste moment en voor de juiste prijs hebt. Wanneer een monteur een werkorder afsluit, worden de onderdelen en materialen automatisch van je voorraadtellingen afgetrokken. En wanneer je aangepaste minimumniveaus bereikt, stuurt de software een alert uit, wat je waarschuwt om een bestelling te plaatsen. Geen meer zitten wachten op onderdelen die arriveren.

Mensen neigen ertoe om werkordersoftware te zien als een eenrichtingsstraat, met informatie die van de onderhoudsleider naar de monteurs van de afdeling beweegt. Maar een goede CMMS ondersteunt duidelijke, tweeweg communicatie, en dat helpt de afdeling meer te doen, en het sneller te doen. Wanneer een monteur een vraag heeft over een taak, kan hij snel commentaren toevoegen, om hulp of verdere uitleg te vragen. Wanneer ze op het punt staan een werkorder af te sluiten, kunnen ze digitale afbeeldingen van hun werk uploaden, om een virtuele visuele inspectie te vragen.

Vooruitblijven op de onderhoudscurve met preventief onderhoud

Deze gaat helemaal over hoe onze onderhoudsoplossing het zo veel makkelijker maakt om een preventief onderhoudsprogramma op te zetten, in te plannen en bij te houden. Uiteindelijk kom je uit onder die berg on-demand werkorders en blijf je een paar stappen voor. In plaats van reactief te zijn, ben je nu proactief, kleine problemen vinden en oppassen voordat ze de kans krijgen uit te groeien tot grote problemen. Niet alleen bespaar je je veel frustratie, maar je bespaart de organisatie ook veel geld. Snel voorbeeld: een goedkope tandwiel of widget vervangen voordat het breekt betekent dat het bedrijf niet operators betaalt om naast idle apparatuur te staan en je afdeling niet spoedleveringsprijzen betaalt voor onderdelen bovenop overwerkurtarieven voor monteurs.

Zo maakt preventief onderhoudssoftware het gebeuren. Eerst heeft het al je apparatuur- en activumreparatie- en onderhoudsrecords en kan het auto-gegenereerde rapporten maken die je vertellen welke activa de grootste brokken van het budget van de afdeling opeten. Gecombineerd met de aanbevelingen van de fabrikant, kun je je PM's opzetten, wat de vereiste preventieve taken en hun frequenties zijn. Volgende stap: plan het preventieve onderhoud in de software, wat makkelijk is dankzij de in-app kalender. Voer de taken een keer in en laat de software automatisch meter- en tijdgebaseerde PM's genereren en toewijzen. Wanneer je dingen moet verplaatsen, sleep en zet je je PM's om het programma fijnaf te stellen.

In sommige gevallen maak je kleine aanpassingen aan je PM's om feestdagen of onderdelen- en resourcebeschikbaarheid beter te accommoderen. In anderen kun je de preventieve onderhoudssoftware gebruiken om snel grote delen van het programma toe te voegen, te verwijderen of aan te passen. Bijvoorbeeld, met COVID-19 voegen veel organisaties uurlijkse sanitatieschema's toe of, in gevallen waar faciliteiten dichtgaan, pauzeren ze hun hele PM-programma's.

Data-gedreven besluitvorming met geautomatiseerde rapporten

Activabeheer komt erop neer om de meeste waarde uit apparatuur en activa te halen voor de minste hoeveelheid geld, en uiteindelijk is het een balansact. Je zou misschien in staat zijn om on-demand werkorders volledig te elimineren, maar er is geen punt als de enigste manier waarop je dat doet is met PM's die elke twee dagen terugkeren. Aan het andere uiteinde van het spectrum, kun je geld besparen op de korte termijn door in te krimpen op gepland onderhoud, maar je betaalt ervoor met ongeplande downtime en dure reparaties op de lange termijn.

De beste manier om te weten wat te doen en hoe vaak, is met robuuste geautomatiseerde rapportages. Voordat je de juiste correctieve actie kunt ondernemen, moet je weten welke activa je het meest kosten om te draaien en welke typen reparaties je in ze stopt. In sommige gevallen kun je je preventief onderhoudsprogramma fijnafstellen. In anderen kun je kijken naar het wisselen van leveranciers. Bijvoorbeeld, als je regelmatig smeermiddel toevoegt aan je pompen maar nog steeds storingen hebt, is het tijd om leveranciers te wisselen. En rapporten zijn meer dan alleen onderdelen en apparatuur. Het is ook mensen. Door KPI's gerelateerd aan productiviteit te tracken, kun je je personeelsmiddelen beter managen.

Bijhouden met voorraadbheer

Een van de grote voordelen van preventief onderhoud is dat omdat je weet wanneer het team specifieke taken doet, je gemakkelijk kunt zorgen dat ze de juiste onderdelen hebben precies wanneer ze ze nodig hebben. En met de luxe van vroeg bestellen, vermijd je extra uitgaven aan spoedleveringen.

Maar het is meer dan alleen dat. Hippo's voorraadbheersoftware begint wanneer je kritieke data invoert voor al je voorraaditems: je huidige voorraad en je aanpasbare par-niveaus. Wanneer iemand een nieuwe werkorder genereert, on-demand of preventief onderhoud, kunnen ze de benodigde onderdelen en materialen aan de werkorder koppelen. Later, wanneer een monteur die werkorder afsluit, worden de onderdelen en materialen automatisch van je voorraadtellingen afgetrokken.

En wanneer je niveaus onder het aanpasbare minimum niveau dalen, stuurt de CMMS je een alert, zodat je weet dat je de volgende inkooporder klaar moet maken. Maar dat is ook een fluitje van een cent omdat je al je leveranciers contactinfo in de CMMS hebt, en de software helpt je meer door het inkoproces deels te automatiseren. Later, wanneer de voorraad arriveert, is er een eenvoudig proces voor het updaten van de nummers in de CMMS, inclusief intuïtieve manieren om gedeeltelijke en complete leveringen te tellen.

Werkordersjablonen

Wanneer je een nieuw activum krijgt, heeft het zin om alle aanbevelingen van de fabrikant te volgen. Zij zijn degene die de apparatuur ontwierpen, dus ze kennen het best. Ook, er zijn waarschijnlijk bepalingen in de garantie die je verplichten om specifieke inspecties en taken uit te voeren (of te vermijden).

Maar na verloop van tijd zijn de echte experts voor dat activum de monteurs in je team die er het meest aan gewerkt hebben, al zijn geheimen leren. Op dat moment heeft het waarschijnlijk meer zin om te beginnen met wat je weet dat werkt, ongeacht wat in de handleiding staat.

Denk er zo: wanneer je net getrouwd bent, zou het zin kunnen hebben om je schoonouders tips te vragen voor een goed verjaardagscadeau. Maar als je al tien jaar getrouwd bent, vragen die ouders nu jou om advies. Je kent je partner beter dan hun eigen ouders.

Met activa en apparatuur, loop je wel risico's als al die insiderkennis alleen in de koppen van een of twee senior monteurs zit. Het heet "key person risk", en het betekent dat je afdeling het risico loopt al die know-how te verliezen als maar een paar sleutelmensen vertrekken, ofwel door een overdracht of pensioen. Wanneer ze die deur uitlopen, gaat al die kennis mee.

De manier om het risico te verwijderen is door onderhoudskennis te beschermen binnen de CMMS, in sjablonen vol met checklists en instructies. Wanneer je een nieuwe werkorder genereert, kun je de sjabloon met een paar klikken toevoegen, wat de monteurs direct geeft wat ze nodig hebben om problemen op te lossen met de favoriete SOPs en best practices van de afdeling.

En wanneer die sleutelmonteurs de afdeling verlaten, heb je nog steeds al hun inzichten, en is het veilig en toegankelijk voor het hele team.

Compliance tonen met het activiteitenlogboek

Het kan variëren tussen sectoren, maar over het algemeen moet iedereen manieren vinden om compliant te blijven met overheidsregels en industrystandaarden.

Hippo helpt door het makkelijk te maken om preventieve onderhoudsinspecties en taken in te plannen, on-demand werkorders te managen, en ervoor te zorgen dat monteurs werk goed doen met werkordersjablonen vol met checklists en instructies.

Maar dat dekt alleen het eerste deel van compliance, wat compliant worden is. Er is een tweede deel, en dat kan even uitdagend zijn: bewijzen dat je compliant bent.

Het slechte nieuws over compliance is dat het een beetje is als die wiskundetoetsen van de middelbare school. Het is niet genoeg om het juiste antwoord te hebben; je moet ook "je werk tonen."

Het goede nieuws is Hippo maakt het makkelijk. Onthoud, met een moderne CMMS is al je data op één plek, waar het veilig, beveiligd en doorzoekbaar is. Dat betekent dat wanneer je moet bewijzen dat je het juiste werk op het juiste schema hebt gedaan, al wat je hoeft te doen is de software gebruiken om een paar rapporten voor je auto-te genereren.

Je kunt ook inzoomen op individuele werkorders om het Activiteitenlogboek te checken, wat je vertelt voor die werkorder precies wie wat deed en wanneer ze het deden.

De OSHA-inspecteur wil weten de laatste keer dat iemand de veiligheidsrails op de pers inspecteerde? Je kunt dat direct opzoeken. Een andere inspecteur wil weten hoe lang het duurde voordat je team een specifieke veiligheidsgerelateerde werkorder afsloot? Het staat er in de log.

Transparantie vergroten en verantwoordelijkheid afdwingen met betere tracking

Wanneer je in staat bent om je data te tracken en te vertrouwen, kun je eindelijk zien wat er in je afdeling speelt. Eindelijk weet je wat werkt en wat niet, wat je inzichten geeft in hoe je problemen met activa, apparatuur, voorraad en zelfs mensen het best kunt fixen.

Zodra je weet welk activum je het meest kost om draaiende te houden, kun je beginnen te kijken waarom. Is het tijd om het activum te pensioneren? Moet je kijken naar een nieuwe leverancier voor de onderdelen en materialen? Of, moet je je SOPs voor on-demand werkorders en PM's herzien en updaten?

En wat je leert over je activa, kun je ook leren over de monteurs die erop werken. Zijn afsluitingspercentages ruwweg hetzelfde over monteurs? Is er iemand in het team wiens reparaties neigen om gefixt te worden?

Er is ook de keerzijde, waar data-inzichten je laten zien wat goed werkt. Feitelijk is CMMS een geweldige manier om de bijdrage van de onderhoudsafdeling aan de bottom line van de hele organisatie te benadrukken.

CMMS-voordelen zijn niet gegarandeerd

Dat is geen zin die we vaak gebruiken, maar het is waar. Feitelijk is het niet ongebruikelijk voor CMMS-projecten om te mislukken. Dat betekent dat je een CMMS-aanbieder nodig hebt die toegewijd is aan je langetermijnsucces en veel weet over succesvolle CMMS-implementaties. Eerst wil je ervoor zorgen dat ze een solide onboardingproces hebben met toegewijde instructeurs en een verscheidenheid aan bronnen, inclusief opgenomen video's en live online lessen. Check dan hun lopende ondersteuningssystemen.

Volgende stappen

CMMS-software kan veel voordelen leveren. Sommige van hen gelden voor alle sectoren, terwijl andere meer industrie-specifiek zijn. Om een vollediger plaatje te krijgen van de typen voordelen die je kunt verwachten, moet je contact opnemen en beginnen met praten met CMMS-aanbieders. Zodra ze meer weten over je organisatie en de uitdagingen waar je momenteel voor staat, kunnen ze je een meer op maat gemaakte lijst met voordelen geven en uitleggen hoe ze met je kunnen werken om ervoor te zorgen dat je ze ziet.

Hippo heeft veel manieren om je te helpen, ongeacht hoe ver je in het proces bent. We kunnen je vragen beantwoorden, je helpen een live software demo boeken, of je zelfs opzetten met een gratis proefversie.

Maar wat als je volgende stap is je baas overtuigen dat je afdeling een CMMS nodig heeft? Stuur ze de volgende sectie, een beknopte samenvatting geschreven speciaal voor hen.

Samenvatting van CMMS-voordelen

Er zijn genoeg buzzwords rondom de voordelen van CMMS-software, maar wat betekenen ze echt? Hoe kan een CMMS echt leveren? Veel van de voordelen komen van hoe het systeem is opgezet, wat een centrale database is toegankelijk via een schone, ongerommelde UX-ontwerp. Zodra al je data op één plek is en van overal toegankelijk, kun je gemakkelijk data vastleggen en delen, wat alles sneller en betrouwbaarder maakt. Werk stopt met door de mazen te glijden, en het onderhoudsteam kan niet alleen vooruit plannen maar ook precies zien wat ze bereikten en hoe ze het deden, wat het makkelijker maakt om successen te versterken en te herhalen. En wat dit allemaal op neer komt is kostenbesparing niet alleen voor de onderhoudsafdeling maar de hele organisatie. Wanneer je onderhoudsteam een CMMS heeft, kunnen ze meer uptime leveren voor minder geld. Je krijgt meer productiviteit voor lagere kosten over het hele bord.