Voordelen van CMMS-software

We besteden bij Hippo zoveel tijd aan het schrijven over de voordelen van onze CMMS-oplossing dat we onze eigen set van go-to-expressies hebben ontwikkeld. Omdat ze lekker kort zijn, hebben ze een stootje en besparen ze tijd en ruimte.

Maar het is de moeite waard om ze in meer detail te bekijken om beter te begrijpen wat precies de voordelen van CMMS zijn.

Overal toegang vanuit de cloud

Deze komt naar voren wanneer we het hebben over de voordelen van een modern CMMS ondersteund door cloud computing. In veel gevallen vergelijken we ze met traditionele op papier en spreadsheets gebaseerde methoden, die zowel traag zijn als gevoelig voor hun eigen unieke frustraties.

Met papier is er maar één exemplaar van de werkbon en dat betekent dat uw gegevens vaak onvolledig en altijd kwetsbaar zijn. Incompleet omdat je maar zoveel op één vel papier kunt krabbelen. Technici krijgen een basisbeschrijving van aan welke asset ze moeten werken en het soort werk dat moet worden gedaan. Met zoveel tussen de regels lezen, is er veel giswerk. En de gegevens zijn kwetsbaar omdat het zo gemakkelijk is om een ​​stuk papier kwijt te raken.

Met spreadsheets heb je het tegenovergestelde probleem. In plaats van één exemplaar te hebben, heb je er een heleboel. Die op je desktop, plus degene die je naar jezelf hebt gemaild als back-up, en dan is er degene die je naar de technicus hebt gestuurd. De problemen beginnen zodra u wijzigingen aanbrengt in een van deze kopieën, want nu u geen kopieën hebt, hebt u versies. Wijzigingen die u in het ene bestand aanbrengt, worden niet overgedragen naar de andere bestanden en het wordt al snel onmogelijk om te weten welke versie de meest recente is en welke de juiste gegevens heeft. Wanneer u de werkorder probeert bij te werken met nieuwe informatie, heeft de technicus geen idee. Ze werken nog steeds met de oude gegevens. En wanneer ze hun versie bijwerken, notities toevoegen of afsluiten, weet je het niet totdat ze het je hebben verteld. Onthoud dat u alleen uw versies van de bestanden kunt zien.

Moderne CMMS-software verzamelt al uw gegevens en zet deze op één plek. In feite doen wij al het IT-zware werk voor u. Wij zorgen voor gegevensback-ups en softwarebeveiligingsupdates. Wijzigingen worden realtime afgehandeld; wanneer u een werkorder toewijst of een techneut er een sluit, kan iedereen het zien. En we stellen de gegevens beschikbaar vanaf elke met internet verbonden computer of mobiel apparaat. Uiteindelijk betekent "van overal, op elk moment" dat waar ze ook zijn, uw hele team vanuit dezelfde gegevens werkt. Het voordeel is dat u altijd met nauwkeurige, betrouwbare gegevens werkt. Moeiteloos houd je iedereen op de hoogte die erbij moet zijn.

Gestroomlijnde workflows voor werkorders 

In sommige opzichten is dit een beetje een overdracht van de voordelen van het hebben van al uw gegevens in één centrale database die in realtime wordt bijgewerkt. In plaats van elke keer terug naar kantoor te moeten rennen als ze een werkorder sluiten en een nieuwe nodig hebben, hebben technici onderweg toegang tot taken. Moderne werkordersoftware vermindert de uitvaltijd van technici tussen taken en verhoogt de productiviteit.

Maar het doet meer dan technici vertellen waar ze heen moeten en wat ze moeten doen. Werkordersoftware geeft ze alles wat ze nodig hebben om efficiënt te werken en snel af te ronden, waaronder: 

• Volledige reparatie- en onderhoudsgeschiedenis van activa 
• Stapsgewijze instructies 
• Aanpasbare checklists 
• Bijbehorende onderdelen- en materiaallijsten 
• Digitale schema's, afbeeldingen, O&M-handleidingen 
• Interactieve plattegronden en plattegronden

Ook gerelateerd aan het idee om sneller te werken, voorkomt het feit dat lijsten met bijbehorende onderdelen en materialen zijn ingebouwd in werkorders, technici van onverwachte vertragingen wanneer ze rond moeten rennen om voorraad op te sporen. Ze komen ter plaatse met alles wat ze nodig hebben. Maar het helpt de afdeling ook om de algehele voorraadniveaus te beheersen, zodat u zeker weet dat u de juiste onderdelen op het juiste moment en tegen de juiste prijs hebt. Wanneer een monteur een werkorder voltooit, worden de onderdelen en materialen automatisch uit uw voorraadtellingen verwijderd. En wanneer u aanpasbare minimumniveaus bereikt, stuurt de software een waarschuwing om u te waarschuwen om een ​​bestelling te plaatsen. Nooit meer rondhangen, wachten op onderdelen.

Mensen hebben de neiging om werkordersoftware te zien als eenrichtingsverkeer, waarbij informatie van de onderhoudsleider naar de technici van de afdeling gaat. Maar een goed CMMS ondersteunt duidelijke tweerichtingscommunicatie, en dat helpt de afdeling om meer gedaan te krijgen, en sneller gedaan te krijgen. Wanneer een technicus een vraag heeft over een taak, kan hij snel opmerkingen, hulp of nadere uitleg bijvoegen. Wanneer ze op het punt staan ​​een werkorder af te sluiten, kunnen ze digitale afbeeldingen van hun werk uploaden en een virtuele visuele inspectie aanvragen.

Blijf de onderhoudscurve voor met preventief onderhoud

Deze gaat helemaal over hoe onze onderhoudsoplossing het zo veel gemakkelijker maakt om een ​​preventief onderhoudsprogramma op te zetten, te plannen en bij te houden. Uiteindelijk kom je onder die stapel on-demand werkbonnen vandaan en blijf je een paar stappen voor. In plaats van reactief te zijn, ben je nu proactief, het vinden en oplossen van kleine problemen voordat ze de kans krijgen om uit te groeien tot grote problemen. Je bespaart niet alleen jezelf een hoop frustratie, maar je bespaart de organisatie ook veel geld. Snel voorbeeld:het vervangen van een goedkoop tandwiel of widget voordat het kapot gaat, betekent dat het bedrijf operators niet betaalt om naast niet-actieve apparatuur te staan ​​en dat uw afdeling geen spoedleveringsprijzen betaalt voor onderdelen bovenop de overuren voor technici.

Hier leest u hoe software voor preventief onderhoud dit mogelijk maakt. Ten eerste heeft het al uw reparatie- en onderhoudsgegevens voor apparatuur en activa en kan het automatisch rapporten genereren die u vertellen welke activa het grootste deel van het budget van de afdeling opslokken. Door dat te combineren met de aanbevelingen van fabrikanten, kunt u uw PM's instellen, wat de vereiste preventieve taken en hun frequenties zijn. Volgende stap:plan het preventieve onderhoud in binnen de software, wat gemakkelijk is dankzij de in-app kalender. Voer de taken één keer in en laat de software automatisch meter- en tijdgebaseerde PM's genereren en toewijzen. Wanneer u dingen moet verplaatsen, kunt u uw PM's slepen en neerzetten om het programma te verfijnen.

In sommige gevallen brengt u kleine aanpassingen aan in uw PM's om beter tegemoet te komen aan vakanties of de beschikbaarheid van onderdelen en middelen. In andere kunt u de software voor preventief onderhoud gebruiken om snel grote delen van het programma toe te voegen, te verwijderen of aan te passen. Met COVID-19 voegen veel organisaties bijvoorbeeld uurlijkse sanitatieschema's toe of, in gevallen waarin faciliteiten zijn gesloten, pauzeren ze hun hele PM-programma's.

Gegevensgestuurde besluitvorming met geautomatiseerde rapporten 

Vermogensbeheer komt neer op het halen van de meeste waarde uit apparatuur en activa voor de minste hoeveelheid geld, en uiteindelijk is het een evenwichtsoefening. U kunt on-demand werkorders misschien volledig elimineren, maar het heeft geen zin als u dit alleen doet met PM's die elke twee dagen terugkeren. Aan de andere kant van het spectrum kunt u op korte termijn geld besparen door te bezuinigen op gepland onderhoud, maar u betaalt ervoor met ongeplande uitvaltijd en dure reparaties op de lange termijn.

De beste manier om te weten wat u moet doen en hoe vaak u dit moet doen, is met robuuste geautomatiseerde rapportage. Voordat u de juiste corrigerende actie kunt ondernemen, moet u weten welke activa u het meeste kosten om uit te voeren en welke soorten reparaties u eraan uitvoert. In sommige gevallen kunt u uw preventief onderhoudsprogramma verfijnen. In andere kunt u overwegen om van leverancier te veranderen. Als u bijvoorbeeld regelmatig smeermiddel aan uw pompen toevoegt, maar nog steeds storingen ondervindt, is het tijd om van leverancier te veranderen. En rapporten zijn voor meer dan alleen onderdelen en apparatuur. Het zijn ook mensen. Door KPI's met betrekking tot productiviteit bij te houden, kunt u uw personeelsbronnen beter beheren.

Blijf op de hoogte met voorraadbeheer 

Een van de grote voordelen van preventief onderhoud is dat u, omdat u weet wanneer het team specifieke taken uitvoert, er gemakkelijk voor kunt zorgen dat ze de juiste onderdelen hebben wanneer ze die nodig hebben. En met de luxe van vroeg bestellen, vermijdt u extra uitgaven aan spoedleveringen.

Maar het is meer dan dat. Hippo's voorraadbeheersoftware begint wanneer u kritieke gegevens invoert voor al uw voorraadartikelen:uw huidige voorraad en uw aanpasbare par-niveaus. Wanneer iemand een nieuwe werkorder, on-demand of preventief onderhoud genereert, kunnen ze de benodigde onderdelen en materialen aan de werkorder koppelen. Later, wanneer een technicus die werkorder afsluit, worden de onderdelen en materialen automatisch uit uw voorraadtellingen verwijderd.

En wanneer uw niveaus onder het aanpasbare minimumniveau komen, stuurt het CMMS u een melding, zodat u weet dat u de volgende inkooporder gereed moet hebben. Maar dat is ook een fluitje van een cent, omdat u alle contactgegevens van uw leveranciers in het CMMS hebt staan ​​en de software u meer helpt door het aankoopproces gedeeltelijk te automatiseren. Later, wanneer de inventaris arriveert, is er een eenvoudig proces om de cijfers in het CMMS bij te werken, inclusief intuïtieve manieren om gedeeltelijke en volledige leveringen te tellen.

Werkordertemplates 

Wanneer u voor het eerst een nieuw activum krijgt, is het logisch om alle aanbevelingen van de fabrikant op te volgen. Zij zijn degenen die de apparatuur hebben ontworpen, dus zij kennen deze het beste. Ook zijn er waarschijnlijk bepalingen in de garantie die u verplichten om specifieke inspecties en taken uit te voeren (of te vermijden).

Maar na verloop van tijd zijn de echte experts voor die asset de technici in uw team die er het meest aan hebben gewerkt en al zijn geheimen leren kennen. Op dat moment is het waarschijnlijk logischer om te gaan doen waarvan u weet dat het werkt, ongeacht wat er in de handleiding staat.

Zie het als volgt:wanneer je voor het eerst gaat trouwen, kan het zinvol zijn om de ouders van je partner om tips te vragen voor een goed verjaardagscadeau. Maar als je tien jaar getrouwd bent, vragen diezelfde ouders je nu om advies. U kent uw partner beter dan hun eigen ouders hen kennen.

Met bedrijfsmiddelen en apparatuur kunt u echter in de problemen komen als al die voorkennis alleen bestaat in de hoofden van een of twee senior technici. Het wordt 'sleutelpersoonrisico' genoemd en het betekent dat uw afdeling het risico loopt al die knowhow te verliezen als slechts een paar sleutelfiguren vertrekken, hetzij door een overdracht of door pensionering. Als ze die deur uitlopen, doet al die kennis dat ook.

De manier om het risico weg te nemen is door de onderhoudskennis binnen het CMMS te bewaren, in sjablonen boordevol checklists en instructies. Telkens wanneer u een nieuwe werkorder genereert, kunt u de sjabloon met slechts een paar klikken toevoegen, waardoor de technici onmiddellijk krijgen wat ze nodig hebben om problemen op te lossen met behulp van de favoriete SOP's en best practices van de afdeling.

En als die sleuteltechnici de afdeling verlaten, heb je nog steeds al hun inzichten en is het veilig en toegankelijk voor het hele team.

Toon naleving van het activiteitenlogboek 

Het kan per bedrijfstak verschillen, maar over het algemeen moet iedereen manieren vinden om te blijven voldoen aan de overheidsvoorschriften en industrienormen.

Hippo helpt door het gemakkelijk te maken om inspecties en taken voor preventief onderhoud in te stellen en te plannen, on-demand werkorders te beheren en ervoor te zorgen dat technici goed werken met werkordersjablonen boordevol checklists en instructies.

Maar dat dekt alleen het eerste deel van compliance, namelijk compliant worden. Er is echter een tweede deel, en het kan net zo uitdagend zijn:bewijzen dat u compliant bent.

Het slechte nieuws over naleving is dat het een beetje lijkt op die wiskundequizzen van de middelbare school. Het is niet genoeg om het juiste antwoord te hebben; je moet ook 'je werk laten zien'.

Het goede nieuws is dat Hippo het u gemakkelijk maakt. Onthoud dat met een modern CMMS al uw gegevens op één plek staan, waar ze veilig, beveiligd en doorzoekbaar zijn. Dat betekent dat wanneer u moet bewijzen dat u het juiste werk volgens het juiste schema hebt gedaan, u alleen de software hoeft te gebruiken om automatisch enkele rapporten voor u te genereren.

U kunt ook inzoomen op afzonderlijke werkorders om het activiteitenlogboek te bekijken, waarin u voor die werkorder precies kunt zien wie wat heeft gedaan en wanneer ze het hebben gedaan.

De OSHA-inspecteur wil weten wanneer iemand voor het laatst de veiligheidsrails op de pers heeft geïnspecteerd? Dat kun je meteen opzoeken. Een andere inspecteur wil weten hoe lang het duurde voordat uw team een ​​specifieke veiligheidsgerelateerde werkorder afrondde? Het staat daar in het logboek.

Verhoog de transparantie en dwing aansprakelijkheid af met betere tracking 

Wanneer u uw gegevens kunt volgen en vertrouwen, kunt u eindelijk zien wat er op uw afdeling gebeurt. Ten slotte weet u wat werkt en wat niet, waardoor u inzicht krijgt in hoe u problemen met activa, apparatuur, inventaris en zelfs mensen het beste kunt oplossen.

Zodra u weet welk item u het meeste kost om in de lucht te blijven, kunt u gaan onderzoeken waarom. Is het tijd om het actief met pensioen te laten gaan? Moet u op zoek naar een nieuwe leverancier voor de onderdelen en materialen? Of moet u uw SOP's voor on-demand werkorders en PM's controleren en updaten?

En wat u leert over uw bedrijfsmiddelen, kunt u ook leren over de technici die eraan werken. Zijn de close-outpercentages voor alle techbedrijven ongeveer hetzelfde? Is er iemand in het team wiens reparaties vaak gerepareerd moeten worden?

Er is ook de keerzijde, waar data-inzichten u laten zien wat goed werkt. CMMS is zelfs een geweldige manier om de bijdrage van de onderhoudsafdeling aan de bottom line van de hele organisatie te benadrukken.

CMMS-voordelen zijn niet gegarandeerd 

Dat is niet een uitdrukking die we veel gebruiken, maar het is waar. Het is zelfs niet ongebruikelijk dat CMMS-projecten mislukken. Dat betekent dat u een CMMS-provider nodig heeft die zich inzet voor uw succes op de lange termijn en veel weet over succesvolle CMMS-implementaties. Ten eerste wil je ervoor zorgen dat ze een solide onboardingproces hebben met toegewijde instructeurs en een verscheidenheid aan bronnen, waaronder opgenomen video's en live online lessen. Bekijk dan hun doorlopende ondersteuningssystemen.

Volgende stappen

CMMS-software kan veel voordelen opleveren. Sommige zijn van toepassing op alle bedrijfstakken, terwijl andere meer sectorspecifiek zijn. Om een ​​vollediger beeld te krijgen van de soorten voordelen die u kunt verwachten, moet u contact opnemen en beginnen met praten met CMMS-providers. Zodra ze meer weten over uw organisatie en de uitdagingen waarmee u momenteel wordt geconfronteerd, kunnen ze u een meer op maat gemaakte lijst met voordelen geven en uitleggen hoe ze met u kunnen samenwerken om ervoor te zorgen dat u ze ziet.

Hippo heeft veel manieren om je te helpen, hoe ver je ook bent in het proces. We kunnen uw vragen beantwoorden, u helpen bij het boeken van een live softwaredemo of zelfs een gratis proefperiode voor u regelen.

Maar wat als uw volgende stap is om de baas te overtuigen dat uw afdeling een CMMS nodig heeft? Stuur ze het volgende gedeelte, een beknopte samenvatting die speciaal voor hen is geschreven.

Samenvatting van CMMS-voordelen

Er zijn tal van modewoorden rond de voordelen van CMMS-software, maar wat betekenen ze eigenlijk? Hoe kan een CMMS echt leveren? Veel van de voordelen komen voort uit de manier waarop het systeem is opgezet, een centrale database die toegankelijk is via een schoon, overzichtelijk UX-ontwerp. Zodra al uw gegevens op één plek staan ​​en overal toegankelijk zijn, kunt u eenvoudig gegevens vastleggen en delen, waardoor alles sneller en betrouwbaarder wordt. Het werk glipt niet meer door de kieren en het onderhoudsteam kan niet alleen vooruit plannen, maar ook precies zien wat ze hebben bereikt en hoe ze het hebben gedaan, waardoor het gemakkelijker wordt om successen te versterken en opnieuw te creëren. En waar dit allemaal op neerkomt, is kostenbesparing, niet alleen voor de onderhoudsafdeling, maar voor de hele organisatie. Wanneer uw onderhoudsteam een ​​CMMS heeft, kunnen ze meer uptime leveren voor minder geld. U krijgt over de hele linie meer productiviteit tegen lagere kosten.