Verhoog Efficiëntie in uw CMMS met Strategische Gebruikersrechten

Elke keer dat u nieuwe gebruikers in uw CMMS aanmaakt (en eigenlijk op elk moment daarna) is het instellen van de juiste rechten een eenvoudige maar krachtige manier om de productiviteit te verhogen.

Wat zijn gebruikersrechten?

Het zijn de acties die een gebruiker binnen de CMMS-software mag uitvoeren. Op basisniveau controleren rechten wat een gebruiker kan:

• zien

• toevoegen

• bewerken

• verwijderen

U kunt dus één gebruiker hebben die alleen werkorders mag zien. Een tweede mag zien, toevoegen en bewerken, en een derde mag ook verwijderen. Maar dat geldt alleen voor werkorders. Bij digitale vloerplannen kunnen dezelfde drie gebruikers een heel andere combinatie van rechten hebben. De eerste ziet ze alleen, de tweede en derde mogen zien, toevoegen, bewerken en verwijderen.

Hoe besluit u welke rechten u aan elke gebruiker toekent?

Het heeft meestal geen zin om voor elke gebruiker een unieke set rechten te maken. In plaats daarvan bepaalt u een set rechten per gebruikers type.

Elke organisatie is anders, maar voor veel van onze klanten stelt Hippo in:

• Systeembeheerders

• Beheerders

• Resources (uitvoerders)

• Aanvragers

Een snelle manier om deze typen te begrijpen is ze te koppelen aan personages uit Batman. Blijf met me.

De Systeembeheerder is Alfred, de butler. Zittend achter een muur vol monitors in de Batcave, kan Alfred alles zien en controleren dankzij de almachtige Batcomputer. Als het in de software mogelijk is, kan hij het doen.

De Beheerder is Batman. Hij is degene in het veld die de touwtjes in handen heeft, met volledige controle over werkorder-workflows en PM-schema's. Als een verzoek binnenkomt, kan hij kiezen om het aan Robin toe te wijzen of het te verwerpen.

De Resources zijn Robin. Zij kunnen werkorders zien. Afhankelijk van hun rechten zien ze alle of slechts een deel van de werkorders. Batman kan ook Robins mogelijkheid om werkorders zelf af te sluiten in- of uitschakelen. (Scherpe lezers zullen opmerken dat Batman de coole utility belt heeft en dus de Resources zou moeten zijn. Hardcore fans weten dat Robin ook een coole utility belt had.)

De Aanvragers zijn Commissioner Gordon. Ze zijn beperkt tot het aanzetten van de Bat-Signaal als ze iets nodig hebben. Het is aan Batman om verzoeken te beoordelen en te besluiten welke toegewezen werkorders worden.

Hoe bepaal ik mijn eigen gebruikers typen?

Moeten ze personages uit Batman zijn? Nee, geen zorgen. Een goede manier is te beginnen met een lijst van groepen die de CMMS zullen gebruiken. Het is het makkelijkst om te gaan op functietitel. Als u in een productiefaciliteit werkt, heeft u bijvoorbeeld:

• CEO
• Hoofd onderhoudsafdeling
• Senior technici
• Junior technici
• Operators

Voor elke groep noteert u wat ze in de CMMS moeten kunnen doen. Het hoofd van de onderhoudsafdeling moet bijna elk gegeven in de CMMS kunnen zien, toevoegen, bewerken en verwijderen. Heel onderaan de lijst hoeven operators waarschijnlijk alleen verzoeken in te dienen.

Een goede CMMS-leverancier helpt u hierbij tijdens het onboarding-proces. Dat gezegd hebbende, u zet uzelf een paar stappen voor door zelf al eens na te denken over de gebruikers typen die u nodig heeft.

Waar zie ik productiviteitswinst?

Nog voordat u live gaat, kunt u door gebruikers in typen te verdelen het trainingsproces stroomlijnen. Terwijl uw Systeembeheerder (Alfred) alle ins en outs van het CMMS-platform moet leren, kunnen Resources (Robin) misschien al het meeste in een paar sessies leren. Door te beperken wat mensen in de software mogen, vermindert u hun trainingsduur.

Eenmaal live, hangen de voordelen af van hoe u de rechten instelt.

Gebruiker ziet alleen eigen toegewezen werkorders Door te beperken wat ze zien, maken u het voor hen makkelijker om hun eigen werk te vinden en erop te focuseren. Ten eerste vermindert u visuele rommel; die bespaarde klikken en scrollen tellen op de lange termijn op. Ten tweede hebben medewerkers die te veel tijd besteden aan wat anderen doen, nu minder waar ze zich over hoeven te maken. Niet elke organisatie heeft zo'n medewerker, maar sommige wel.

Gebruiker ziet alle gerelateerde werkorders Stel: de onderhoudsafdeling heeft tien technici, waarvan drie electriciens. Door ze in te stellen op het zien van gerelateerde werkorders, kan elke electricien zijn eigen werkorders *plus* die van de andere electriciens zien. Als iemand vroeger klaar is, weet hij precies waar hij een handje kan bieden.

Gebruiker mag werkorders niet zelf afsluiten Nieuwe technici profiteren ervan als ervaren collega's hun werk controleren om te zorgen dat ze interne best practices volgen. Een simpele manier om dit af te dwingen is het recht om toegewezen werkorders af te sluiten te ontzeggen. Met een goede cloud-gebaseerde CMMS die real-time geüpdatet en geback-upt wordt, hoeven senior medewerkers het werk niet direct te zien om de werkorder af te sluiten. Ze kunnen op afstand bevestigen dat de checklist voltooid is en eventuele uploaded notities bekijken.

Gebruiker mag alleen verzoeken indienen Een geweldige manier om kleine problemen te vinden voordat ze budgetbrekend worden, is zoveel mogelijk ogen en oren voor u te laten werken. Als mensen iets zien, wilt u dat ze iets zeggen. In de productie zijn de operators, de mensen die dagelijks direct met de asset werken, uw vroege-waarschuwingsysteem. In het onderwijs zijn het de leraren.

Maar wat u *nooit* wilt, is dat zij zelf werkorders kunnen aanmaken. U wordt overladen met false positives. En in de gevallen dat ze gelijk hebben en er een werkorder moet komen, zullen ze er waarschijnlijk geen goede van maken. Wat is de kans dat ze weten welke onderdelen, O&M-handleidingen en vloerdiagrammen in een datarijke werkorder horen?

Door deze gebruikers te beperken tot het indienen van verzoeken, bewaakt u uw werkorder-workflow op de juiste manier. Alleen de juiste werkorders worden gegenereerd, en ze worden correct gegenereerd.

Volgende stappen

Onthoud: om de voordelen van gebruikersrechten te halen, hebt u een CMMS nodig. Als u er nog geen heeft, begin met contact opnemen met leveranciers. Als u al een CMMS heeft maar de rechten niet zo staan als u wilt, bel uw huidige leverancier en vraag om hulp. Als ze goed zijn, willen ze echt dat u het meest uit hun software haalt.