5 bewezen manieren waarop CMMS-software het onderhoudsbeheer verbetert

CMMS-software (Computerized Maintenance Management Software) is een geweldig hulpmiddel dat onderhoudsprofessionals helpt georganiseerder te worden. CMMS-software stroomlijnt onderhoudsprocessen, van eenvoudige verzoeken tot werkorders, preventief onderhoud, voorraadsbeheer en stilstandstijdtracking.

Met dagelijkse activiteiten die altijd op de been zijn, is het uitdagend om werkorders en andere informatie bij elkaar te houden. Als u weet hoe u uw onderhoudssoftware het beste kunt gebruiken, wordt het voltooien van het werk dat gedaan moet worden veel makkelijker. Hier zijn vijf voordelen van CMMS-werkordersoftware om hun onderhoudafdelingen beter te organiseren en efficiënter te maken.

Onderhoudswerk categoriseren

Typisch kunnen werkorders variëren tussen verschillende acties en verantwoordelijkheden. Afhankelijk van de details gerelateerd aan een werkorder, kunnen er verschillende procedures te volgen zijn. Sommige werkzaamheden kunnen betrekking hebben op infrastructuur, waar andere voor een machine-reparatie zijn. De juiste associatie van gerelateerde werkorders helpt patronen in faciliteitsonderhoud te vinden. Er kunnen ook projecten of afdelingen zijn die hun werkorderhistorie van de rest van de werkorders onderscheiden moeten hebben.

Een hulpbron om in CMMS te gebruiken is werkordersoftware. Maak aangepaste namen voor onderhoudsactiviteiten en afdelingen (loodgieterij, elektriciteit, vloeren, etc.). Elke aangemaakte werkorder kan dan onder één van de categorieën worden gearchiveerd, wat het associeert met elke werkorder uit dezelfde categorie of subcategorie.

Door een lijst van categorieën en subcategorieën te maken, kunt u onderhoudsactiviteiten beter onderling rangschikken en onderhoudsrapporten beter structureren. Dit kan patronen in uitvallen of afdelingen met meer kritieke onderhoudsproblemen onthullen.

Gebruikersrechten toewijzen voor onderhoudsrollen

Als u meerdere gebruikers in uw onderhoudsbeheersoftwaresysteem heeft, houd dan in gedachten wat uw technici en onderhoudsteamlid zien. Als hun rol is om het elektriciteit te monitoren, zouden ze waarschijnlijk geen werkorders voor het schoonmaken van ramen moeten zien wanneer ze inloggen. Managers, wier rol is om voltooide werk te verifiëren, zouden de enigen moeten zijn die werkorders als voltooid markeren. Om hen te helpen focussen, zou hun gebruikers-toegang alleen gerelateerd moeten zijn aan wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn.

Afhankelijk van uw software, kunt u een vast aantal gebruikerslicenties voor uw onderhoudssysteem hebben. Neem even de tijd om de rol van iedereen te bekijken en wat hun gebruikersrechten zijn ingesteld. Indien nodig, hebben veel softwarebedrijven tech support beschikbaar om u te helpen. Neem contact met hen op om u te begeleiden door wat elke lid aan gebruikers-toegang moet hebben.

Onderhoudsrapporten plannen

Zoals eerder vermeld, kan rapportage tijdrovend zijn zonder de juiste tools. Als u het type onderhoudsrapporten kent dat u moet bijhouden, kunnen veel softwaresystemen ze voor u vooraf instellen. Met Hippo CMMS maken onze klanten opgeslagen rapporten om specifieke onderhoudsactiviteit te bekijken – apparatuurstilstand, reparatiekosten, leveranciersprestaties, etc. Deze zijn beschikbaar om te bekijken of gepland om regelmatig naar een e-maillijst te worden verstuurd.

Papierwerk minimaliseren of elimineren

Het verbeteren van werkorderbeheer omvat het gebruik van de beste methode om het proces van begin tot eind bij te houden. Geprinte werkorders kunnen verloren gaan tijdens het overdragen van de ene persoon aan de andere. Dit maakt het moeilijker om ze op te roepen voor belangrijke reviews. Het kan een echte klus zijn om te zoeken naar inhoud en documenten wanneer u ze het meest nodig hebt. Daarom is het nuttig om de alternatief voor papier te overwegen – wat minder papier of helemaal geen is.

Indien mogelijk, scan uw papieren exemplaren van machinehandleidingen of O&M-handleidingen om op uw computer op te slaan. Deze kunnen dan als PDF-bestanden in uw software worden geüpload voor toegang wanneer nodig.

Leveranciers- en leveranciercontacten importeren

Bij het contact opnemen met leveranciers voor servicing, is het altijd goed om het proces zo veel mogelijk te stroomlijnen. Het verstrekken van de juiste informatie is de sleutel om de benodigde service of prijsopgave te krijgen.

Door de contacten voor uw leveranciers te importeren, kunnen leveranciers direct aan werkorders in uw systeem worden gekoppeld. Dit wordt dan een hulpmiddel om op te volgen en leveranciersprestaties over tijd te beoordelen. Het is ook nuttig om te weten of u de beste waarde ontvangt. Stel een gepland rapport in van leveranciersprestaties met de aan hen toegewezen werkorders. U kunt zien of u geweldige waarde krijgt of dat het tijd is om naar een andere leverancier te zoeken.

Met het gebruik van deze hulpbronnen kunt u de last van dagelijkse organisatie verlichten. Het instellen van geschikte categorieën en subcategorieën om gerelateerde taken op te roepen. Structureer elk gebruikersaccount in het systeem naar hun relevante rollen in het onderhoudsteam. Kijk naar het plannen van onderhoudsrapporten van tevoren om goed aan het herzien van informatie te werken. Uw leveranciers in uw CMMS-software (ook bekend als faciliteitsbeheersoftware) te hebben kan helpen om communicatie te stroomlijnen en hun prestaties te beoordelen.

Door van tevoren te plannen, het overbodige te reduceren en uw stappen te stroomlijnen, duurt het minder tijd om meer werk op uw werkbelasting te voltooien.