5 manieren waarop CMMS-software uw onderhoudswerk georganiseerd houdt

Geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware is een geweldige tool die onderhoudsprofessionals helpt om meer georganiseerd te worden. CMMS-software stroomlijnt onderhoudsprocessen en doet alles, van eenvoudige verzoeken tot werkorders, preventief onderhoud, voorraadbeheer en het bijhouden van downtime.

Met dagelijkse activiteiten altijd onderweg, is het een uitdaging om werkbonnen en andere informatie bij elkaar te houden. Als u weet hoe u uw onderhoudssoftware het beste kunt gebruiken, is het veel gemakkelijker om het werk te doen dat gedaan moet worden. Hier zijn vijf voordelen van CMMS-werkordersoftware om de efficiëntie van hun onderhoudsafdelingen beter te organiseren en te verbeteren.

Onderhoudswerkzaamheden categoriseren

Werkorders kunnen doorgaans variëren tussen verschillende acties en verantwoordelijkheden. Afhankelijk van de details met betrekking tot een werkorder, kunnen er verschillende procedures zijn die gevolgd moeten worden. Sommige werkzaamheden kunnen betrekking hebben op infrastructuur, andere zijn voor reparatie van apparatuur. Een juiste koppeling van gerelateerde werkorders helpt bij het vinden van patronen in het onderhoud van de faciliteiten. Er kunnen ook projecten of afdelingen zijn waarvan de werkorderhistorie moet worden onderscheiden van de rest van de werkorders

Een hulpmiddel om te gebruiken in CMMS is werkordersoftware. Maak aangepaste namen van onderhoudsactiviteiten en afdelingen (sanitair, elektrisch, vloeren, enz.). Elke gecreëerde werkorder kan vervolgens worden gearchiveerd onder een van de categorieën die deze zal associëren met elke werkorder uit dezelfde categorie of subcategorie.

Door een lijst met categorieën en subcategorieën te maken, kunt u onderhoudswerkzaamheden beter op elkaar afstemmen en onderhoudsrapportages beter structureren. Dit kan patronen aan het licht brengen in storingen of afdelingen die meer kritieke onderhoudsproblemen hebben.

Gebruikersrechten toewijzen voor onderhoudsrollen

Als u meerdere gebruikers in uw onderhoudsbeheersoftwaresysteem heeft, houd dan rekening met wat uw technici en onderhoudsteamleden zien. Als het hun rol is om de elektriciteit te bewaken, zouden ze waarschijnlijk geen opdrachten moeten uitvoeren voor het schoonmaken van de ramen wanneer ze inloggen. Managers, wiens rol het is om voltooid werk te verifiëren, zouden de enigen moeten zijn die werkorders als voltooid markeren. Om hen te helpen zich te concentreren, mag hun gebruikerstoegang alleen gerelateerd zijn aan hun rollen en verantwoordelijkheden.

Afhankelijk van uw software heeft u mogelijk een vast aantal gebruikerslicenties voor uw onderhoudssysteem. Neem even de tijd om de rol van elke persoon te bekijken en waar hun gebruikersrechten op zijn ingesteld. Indien nodig hebben veel softwarebedrijven technische ondersteuning beschikbaar om u te helpen. Neem contact met hen op om u te helpen met welke gebruikerstoegang elk lid zou moeten hebben.

Onderhoudsrapporten plannen

Zoals eerder vermeld, kan rapportage tijdrovend zijn zonder de juiste tools. Als u weet welk type onderhoudsrapporten u moet volgen, kunnen veel softwaresystemen deze vooraf voor u instellen. Met Hippo CMMS maken onze klanten opgeslagen rapporten om specifieke onderhoudsactiviteiten te beoordelen - uitvaltijd van apparatuur, reparatiekosten, prestaties van leveranciers, enz. Deze zijn beschikbaar om te bekijken of worden regelmatig naar een e-maillijst gestuurd.

Minimaliseer of elimineer papierwerk

Het verbeteren van het werkorderbeheer houdt in dat de beste methode wordt gebruikt om het proces van begin tot eind bij te houden. Gedrukte werkbonnen kunnen verloren gaan tussen de overdracht van de ene persoon naar de andere. Dit maakt het moeilijker om belangrijke beoordelingen te onthouden. Het kan een heel gedoe zijn om naar inhoud en documenten te zoeken wanneer u ze het meest nodig hebt. Daarom is het handig om het alternatief voor papier te overwegen - minder of helemaal geen papier.

Scan indien mogelijk uw gedrukte exemplaren van apparatuurhandleidingen of O&M-handleidingen om op uw computer op te slaan. Deze kunnen vervolgens in uw software worden geüpload als PDF-bestanden die u indien nodig kunt openen.

Contactgegevens van leveranciers en leveranciers importeren

Wanneer u contact opneemt met leveranciers voor onderhoud, is het altijd goed om het proces, hoe mogelijk ook, te stroomlijnen. Het verstrekken van de juiste informatie is essentieel om de benodigde service of prijsopgave te krijgen.

Door de contactpersonen voor uw leveranciers te importeren, kunt u leveranciers rechtstreeks aan werkorders in uw systeem koppelen. Dit wordt dan een hulpmiddel om de prestaties van leveranciers in de loop van de tijd op te volgen en te beoordelen. Het is ook handig om te weten of u de beste waarde krijgt. Stel een gepland rapport van leveranciersprestaties in met de werkorders die aan hen zijn toegewezen. Misschien ziet u of u veel waar voor uw geld krijgt of dat het tijd is om een ​​andere leverancier te zoeken.

Met het gebruik van deze middelen kunt u de dagelijkse organisatie verlichten. De juiste categorieën en subcategorieën instellen om gerelateerde taken op te roepen. Structureer elke gebruikersaccount in het systeem naar hun relevante rollen in het onderhoudsteam. Plan onderhoudsrapporten van tevoren in om goed te kunnen werken aan het beoordelen van informatie. Het hebben van uw leveranciers in uw cmms-software (ook bekend als facility management-software) kan helpen om de communicatie te stroomlijnen en hun prestaties te beoordelen.

Door vooruit te plannen, te verminderen wat niet nodig is en uw stappen te stroomlijnen, kost het minder tijd om meer gedaan te krijgen met uw werklast.