10 manieren waarop CMMS beter is dan Spreadsheets

Spreadsheets worden vaak gebruikt door facility- en onderhoudsmanagers om de activa en activiteiten die ze overzien te volgen. Op het eerste gezicht lijken spreadsheets een redelijke oplossing.

• De meeste bedrijven zijn uitgerust met computergebaseerde spreadsheetapplicaties.
• Het zijn verwachte kosten en er hoeft geen budget voor te worden gereserveerd.
• De meeste medewerkers zijn bekend met het gebruik ervan, dus het is een gebruiksvriendelijke oplossing waarvoor weinig tot geen training nodig is.
• Spreadsheets hebben behoorlijk krachtige rapportagemogelijkheden en kunnen grafieken maken die indruk maken op het hogere management.
• Faciliteits- en onderhoudsmanagers kunnen gegevensbladen samenstellen van activa en belangrijke apparatuur, inventaris, nutsvoorzieningen, locaties, leveranciers, verkopers, werknemers, huurders en klanten.

Waarom zouden managers, met al deze voordelen, naar systemen als geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem . kijken? (CMMS), computerondersteunde facility management systemen (CAFM) of facility management software (FMS)? Deze softwaresystemen zijn immers veel duurder (vergeleken met MS Excel), minder vertrouwd en vergen veel tijd en moeite om het personeel te implementeren en op te leiden.

Ja, het lijkt erop dat de voordelen van spreadsheets enorm zijn, maar we moeten de voordelen van CMMS niet zo snel negeren, en in feite zouden we moeten overwegen ze te omarmen als onderdeel van onze activiteiten. Hier volgen 10 redenen waarom managers CMMS-software zouden moeten gebruiken in plaats van een spreadsheet:

1. Verbeterde klantenservice voor huurders en klanten

Bedrijven die diensten verlenen aan huurders en andere klanten kunnen hun dienstverlening verbeteren met facility management software en geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS). Met deze systemen kunnen huurders, personeel en andere klanten serviceverzoeken in realtime indienen en verzoeken worden automatisch doorgestuurd naar de serviceprovider. Klanten kunnen statusupdates per e-mail ontvangen en eenvoudig de voortgang controleren. Spreadsheets kunnen dit niet leveren en als managers klanten op de hoogte willen houden van de status van hun verzoeken, moeten ze dit handmatig doen. Het handmatig bijwerken van aanvragers kost veel tijd, is onbetrouwbaar en foutgevoelig. Uiteindelijk zullen klanten en huurders meer tevreden zijn met een bedrijf dat een onderhouds- of facility managementsysteem gebruikt dat hen op de hoogte houdt van hun serviceverzoeken.

2. Gemakkelijke toegang tot kritieke documenten

Facilitair beheer fungeert als centrale hub voor belangrijke documenten. Mensen die in faciliteiten en onderhoudsafdelingen werken, hebben vaak toegang nodig tot kritieke documenten zoals plattegronden, bedieningshandleidingen, garanties, afbeeldingen, leveranciers- en leverancierscontracten, leaseovereenkomsten, facturen, inkooporders en meer. Al deze documenten kunnen gemakkelijk worden opgeslagen en geopend in de database. Zonder software ben je uren of zelfs dagen bezig met het zoeken naar een bedieningshandleiding of een mechanische tekening. Spreadsheets falen in vergelijking met facility management en CMMS-software als het gaat om het beheren en openen van belangrijke documenten.

3. Geautomatiseerde e-mailwaarschuwingen en herinneringen

Een van de grootste voordelen die CMMS en FMS hebben ten opzichte van spreadsheets, is dat ze geautomatiseerde meldingen en waarschuwingen naar verschillende partijen kunnen sturen. De software kan worden geconfigureerd om e-mails en sms-berichten te verzenden wanneer belangrijke gebeurtenissen moeten plaatsvinden. Er worden meldingen verzonden wanneer serviceverzoeken worden gedaan, voorraadartikelen een kritieke drempel hebben bereikt, preventief onderhoud moet worden uitgevoerd, inspecties moeten worden uitgevoerd, garanties bijna verlopen of er een storing is opgetreden.

Verder worden er automatisch waarschuwingen verzonden wanneer er niet binnen een bepaalde tijd op het werk is gereageerd. Als een monteur bijvoorbeeld een melding heeft gekregen dat een lift buiten dienst is, maar niet binnen een uur op de melding heeft gereageerd, krijgt de facility manager een melding zodat deze snel kan handelen. Het gebruik van spreadsheets leidt ertoe dat managers reactief zijn en vaak handelen als het te laat is. Terwijl onderhoudssoftware managers en technici in staat stelt proactief te zijn, storingen te voorkomen en sneller te reageren.

4. Verbeterd preventief onderhoud

Gebouwonderhoudssoftware heeft functies voor preventief en gepland onderhoud die automatisch werkorders activeren volgens een vast schema. Sommige systemen activeren zelfs taken wanneer de metingen een kritieke drempel hebben bereikt (op meter gebaseerde PM's). Meldingen kunnen voorafgaand aan het geplande evenement worden verzonden en ook wanneer er onderhoud nodig is. Als het werk niet is voltooid, worden waarschuwingen verzonden naar supervisors. Zonder software, preventief onderhoud kan gemakkelijk onbeheerd blijven, wat resulteert in frequentere uitvaltijd en hogere reparatiekosten. Spreadsheets gaan zo ver dat ze documenteren wanneer preventief onderhoud en inspecties gepland zijn, maar gaan niet veel verder. Als preventief onderhoud een prioriteit is in uw organisatie, kunt u waarschijnlijk beter niet vertrouwen op spreadsheets.

5. Verbeterde rapportagemogelijkheden

We weten allemaal dat als u bekwaam bent in het gebruik van spreadsheets, u fantastische rapporten kunt maken. Het hogere management is onder de indruk wanneer ze cirkeldiagrammen, staafdiagrammen en spreidingsdiagrammen krijgen voorgeschoteld. Het laat zien dat je weet waar je het over hebt en wat tijd in de presentatie steekt.

Facility- en onderhoudsbeheersoftware biedt vergelijkbare rapportagemogelijkheden en meer. Afgezien van krachtige hulpprogramma's voor het schrijven van rapporten, worden softwarepakketten geleverd met ingebouwde rapporten. Dit zijn rapporten die managers nodig hebben, waaronder; achterstallige werkorders, aankomend preventief onderhoud en inspecties, maandelijkse onderhoudskosten, arbeidskosten en gebruik, analyse van de levenscyclus van apparatuur en voorraadniveaus om er maar een paar te noemen. Stel je voor hoeveel tijd iemand nodig zou hebben om deze rapporten correct in een spreadsheet op te bouwen.

Rapporten kunnen ook worden gepland en indien nodig automatisch per e-mail worden verzonden. Voor die managers die dol zijn op hun spreadsheets, kunnen CMMS-rapporten worden geëxtraheerd en gewijzigd met behulp van spreadsheetfuncties. Veel onderhoudssystemen hebben ook aanpasbare dashboards waarmee gebruikers realtime gegevens over key performance indicators (KPI's) kunnen bekijken.

6. Toegankelijkheid

In de afgelopen tien jaar hebben we een verschuiving gezien naar webgebaseerde software die toegang via een browser mogelijk maakt. Dit geeft gebruikers in principe overal en altijd toegang, zolang er maar een internetverbinding is. Meer recentelijk, met de verspreiding van draadloos internet, hebben softwaregebruikers toegang tot hun database vanaf smartphones of tablets. Dezelfde e-mailmeldingen en waarschuwingen kunnen nu op afstand worden ontvangen, waardoor gebruikers niet beperkt worden tot desktopcomputers. Dit resulteert in een snellere responstijd, minder papier en betere communicatie. Als het gaat om CMMS-software versus spreadsheets, is dit niveau van toegankelijkheid niet haalbaar met spreadsheets.

7. LEED-accreditatie

Het implementeren van facility management software en geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) worden erkend als effectieve manieren om het energieverbruik van gebouwen te verminderen. Met CAFM kunnen managers eenvoudig rapporteren over systemen die slecht presteren en tijdig beslissingen nemen over wanneer apparatuur moet worden geüpgraded of onderhoud nodig is. Onderhoudssoftware is uitgerust met rapportagetools die defecte apparatuur identificeren en managers in staat stellen trends te zien. De waarde die de software toevoegt aan programma's voor preventief onderhoud wordt gezien als een stap in de richting van groenere bouwactiviteiten. Dit is de reden waarom het hebben van een onderhoudssoftwaresysteem de faciliteit één punt oplevert voor LEED-accreditatie .

8. Nieuwe records toevoegen

Facility- en onderhoudsbeheersoftware doen het beter bij het vastleggen van gebeurtenissen in vergelijking met spreadsheets. Wanneer een serviceverzoek wordt ingediend, registreert de software automatisch de naam van de aanvrager, contactgegevens, tijd en datum van het verzoek. De software houdt ook bij wie reageerde en wanneer hij of zij reageerde. In feite registreert de software automatisch elke transactie. Stel je voor dat je dit doet met een spreadsheet waarbij meerdere mensen records toevoegen. Het zou bijna onmogelijk zijn.

9. Werkorderbeheer

CMMS en FMS hebben de mogelijkheid om het gehele werkorderproces te stroomlijnen met behulp van werkordersoftware, iets wat niet mogelijk is met spreadsheets. Met onderhoudssoftware kunnen personeel en klanten verzoeken indienen, die kunnen worden goedgekeurd (of afgewezen) en verzonden naar onderhoudspersoneel en externe leveranciers. De software registreert automatisch het tijdstip van aanvragen, wanneer het is ontvangen en elke transactie gedurende het werkorderproces. Foto's, facturen en andere belangrijke documenten kunnen ter referentie aan werkorders worden toegevoegd. Onderhoudsmanagers kunnen eenvoudig gegevens ophalen over responstijd, tijd om te voltooien en kosten. Zoals opgemerkt, worden e-mailmeldingen en waarschuwingen gegenereerd om alle partijen op de hoogte te houden van de status van de werkorder. Betere werkorderbeheerprocessen resulteren ook in een snellere responstijd en verminderen de uitvaltijd van apparatuur.

10. Lagere kosten

Als u momenteel spreadsheets gebruikt, is de kans groot dat er dingen door de kieren vallen. Preventief onderhoud wordt niet uitgevoerd zoals gepland. Er is een omgekeerde relatie met preventief onderhoud en ongepland onderhoud. Uitval van apparatuur en reparatiekosten nemen af ​​naarmate preventief en gepland onderhoud toenemen. Er zijn kostenbesparingen te behalen met betere documentatie en rapportage over de prestaties van leveranciers en technici, het arbeidsgebruik en de prestaties van de apparatuur. CMMS en FMS hebben ook hulpmiddelen voor voorraadbeheer waarmee bedrijven de voorraadniveaus kunnen optimaliseren, de voorraad laag kunnen houden, maar voorraden beschikbaar hebben wanneer dat nodig is - nog een kostenbesparing. Door managers te voorzien van krachtige rapportagetools voor onderhoudssoftware, kunnen ze betere beslissingen nemen die het bedrijf geld besparen.

Doorgaans laten onderhoudssoftwaresystemen een ROI zien in minder dan een jaar en kan een reductie van 5-15% op de onderhoudskosten worden verwacht. De kostenreductie is nog groter als er geen preventief of gepland onderhoudssysteem is en het onderhoud reactief is. Er zijn veel variabelen betrokken bij ROI-berekeningen, maar gezien de CMMS-voordelen die in dit artikel worden beschreven, kan een goed geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) of de implementatie van facility managementsoftware een enorme kostenbesparing opleveren.

SCHRIJVERS OPMERKING:we kunnen uw scepsis begrijpen; een CMMS-bedrijf dat u vertelt waarom onderhoudssoftware geweldig is, kan een beetje onaangenaam zijn. We houden echter niet alleen vast aan ons eigen CMMS-systeem, maar ook aan onderhoudssoftwareoplossingen in het algemeen. En u hoeft ons niet op ons woord te geloven, klik hier om een ​​van de vele succesverhalen van klanten te lezen .