Waarom CMMS Spreadsheets Overtreft: 10 Belangrijkste Voordelen

Spreadsheets worden veel gebruikt door faciliteits- en onderhoudsmanagers om de activa en operaties die ze bewaken te tracken. Op het oppervlak lijken spreadsheets een redelijke oplossing.

• Meeste bedrijven zijn uitgerust met computergebaseerde spreadsheetapplicaties.
• Ze zijn een verwachte uitgave en hoeven niet gebudgetteerd te worden.
• Meeste werknemers zijn er vertrouwd mee, dus ze zijn een makkelijk te gebruiken oplossing die weinig tot geen training vereist.
• Spreadsheets hebben nogal krachtige rapportagemogelijkheden en kunnen grafieken maken die upper management imponeren.
• Faciliteits- en onderhoudsmanagers kunnen datasamenstellingen maken van activa en grote apparatuur, voorraad, utiliteiten, locaties, leveranciers, verkopers, werknemers, huurders en klanten.

Met al deze voordelen waarom zouden managers kijken naar systemen als geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS), computer-ondersteunde faciliteitsbeheersystemen (CAFM) of faciliteitsbeheersoftware (FMS)? Immers, deze softwaresystemen zijn veel duurder (vergeleken met MS Excel), minder bekend, en vereisen veel tijd en moeite om te implementeren en personeel te trainen.

Ja, het lijkt alsof de voordelen van spreadsheets groot zijn, maar we moeten CMMS voordelen niet zo snel negeren, en in feite, zouden we ze als onderdeel van onze operaties moeten omarmen. De volgende zijn 10 redenen waarom managers CMMS software boven spreadsheets moeten gebruiken:

1. Verbeterde klantenservice voor huurders en klanten

Bedrijven die diensten leveren aan huurders en andere klanten, kunnen de service die ze leveren verbeteren met faciliteitsbeheersoftware en geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS). Deze systemen staan huurders, personeel en andere klanten toe om serviceraanvragen in real-time in te dienen en hebben aanvragen automatisch geroute naar de dienstverlener. Klanten kunnen per e-mail statusupdates ontvangen en eenvoudig de voortgang controleren. Spreadsheets kunnen dit niet leveren, en als managers willen dat klanten op de hoogte blijven van de status van hun aanvragen, moeten ze dit handmatig doen. Handmatig updaten van aanvragers kost veel tijd, is onbetrouwbaar en foutgevoelig. Uiteindelijk zullen klanten en huurders meer tevreden zijn met een bedrijf dat een onderhouds- of faciliteitsbeheersysteem gebruikt dat hen op de hoogte houdt van hun serviceraanvragen.

2. Makkelijke toegang tot kritische documenten

Faciliteitsbeheer fungereert als een gecentraliseerde hub voor belangrijke documenten. Mensen die in faciliteits- en onderhoudsafdelingen werken, hebben vaak toegang nodig tot kritische documenten zoals vloerplannen, bedrijfshandleidingen, garanties, afbeeldingen, leveranciers- en inkoopcontracten, huurovereenkomsten, facturen, inkooporders en meer. Al deze documenten worden eenvoudig opgeslagen en geopend binnen de database. In het afwezigheid van software, kunt u uren of zelfs dagen besteden aan het zoeken naar een bedrijfshandleiding of een mechanische tekening. Spreadsheets zakken in vergelijking met faciliteitsbeheer en CMMS software wanneer het gaat om het beheren en openen van belangrijke documenten.

3. Geautomatiseerde e-mail alerts en herinneringen

Een van de grootste voordelen die CMMS en FMS hebben boven spreadsheets is hun vermogen om geautomatiseerde notificaties en alerts naar verschillende partijen te sturen. De software kan geconfigureerd worden om e-mails en tekstberichten te sturen wanneer belangrijke events verschuldigd zijn. Notificaties worden gestuurd wanneer serviceraanvragen worden gedaan, voorraaditems een kritieke drempel bereiken, preventief onderhoud uitgevoerd moet worden, inspecties verschuldigd zijn, garanties verlopen, of een storing is opgetreden.

Verder worden alerts automatisch gestuurd wanneer werk niet binnen een specifieke tijdperiode is beantwoord. Bijvoorbeeld, als een technicus is geïnformeerd dat een lift buiten dienst is maar niet heeft gereageerd op de notificatie binnen een uur, zal de faciliteitsmanager worden geïnformeerd zodat ze snel kunnen handelen. Het gebruik van spreadsheets resulteert in managers die reactief zijn en vaak handelen wanneer het te laat is. Terwijl, onderhoudssoftware managers en technici in staat stelt proactief te zijn, storingen te voorkomen, en sneller te reageren.

4. Verbeterd preventief onderhoud

Gebouwonderhoudssoftware heeft preventieve en geplande onderhoudsfuncties die automatisch werkorders triggeren volgens een vast schema. Sommige systemen triggeren zelfs taken wanneer metingen een kritieke drempel bereiken (Meter-gebaseerde PMs).  Notificaties kunnen worden gestuurd vóór het geplande evenement alsook wanneer onderhoud verschuldigd is. Als het werk niet is voltooid, worden alerts naar supervisors gestuurd. Zonder software, kan preventief onderhoud gemakkelijk onbehandeld blijven, wat resulteert in meer frequente downtime en hogere reparatiekosten. Spreadsheets gaan niet verder dan documenteren wanneer preventief onderhoud en inspecties gepland zijn, maar gaan niet veel verder. Als preventief onderhoud een prioriteit is in uw organisatie, is het waarschijnlijk het beste om niet op spreadsheets te vertrouwen.

5. Verbeterde rapportagemogelijkheden

We weten allemaal dat als u bevoegd bent met spreadsheets, u enkele geweldige rapporten kunt maken. Upper management is geïmpresseerd wanneer ze worden gepresenteerd met taartdiagrammen, staafdiagrammen, en spreidingsdiagrammen.  Het toont aan dat u uw vak kent en moeite heeft gedaan in de presentatie.

Faciliteits- en onderhoudsbeheersoftware leveren vergelijkbare rapportagemogelijkheden en meer. Naast krachtige rapportageschrijftools, komen softwarepakketten met kant-en-klare rapporten ingebouwd. Dit zijn rapporten die managers vereisen, waaronder; vervallen werkorders, aankomende preventieve onderhoud en inspecties, maandelijkse onderhoudskosten, arbeidskosten en -benutting, apparatuurlevenscyclusanalyse, en voorraadvellen om er een paar te noemen. Stel u voor hoeveel tijd het iemand zou kosten om deze rapporten correct in een spreadsheet te bouwen.

Rapporten kunnen ook worden gepland en automatisch per e-mail verstuurd wanneer vereist. Voor die managers die van hun spreadsheets houden, kunnen CMMS rapporten geëxtraheerd en gewijzigd worden met spreadsheetfuncties. Veel onderhoudssystemen hebben ook aanpasbare dashboards waarmee gebruikers real-time data op sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) kunnen bekijken.

6. Toegankelijkheid

In de laatste tien jaar hebben we een verschuiving gezien naar web-gebaseerde software die toegang via een browser toestaat. Dit geeft gebruikers basis toegang overal, altijd zolang er een internetverbinding is. Meer recent, met de proliferatie van draadloos internet, kunnen softwaregebruikers hun database benaderen vanaf smartphones of tablets. Dezelfde e-mail notificaties en alerts kunnen nu op afstand worden ontvangen, niet beperkend gebruikers tot desktopcomputers. Dit resulteert in snellere reactietijd, minder papier, en betere communicatie. Wanneer het gaat om CMMS software vs spreadsheets, is dit niveau van toegankelijkheid niet haalbaar met spreadsheets.

7. LEED accreditatie

Het implementeren van faciliteitsbeheersoftware en geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) worden erkend als effectieve manieren om het energieverbruik van gebouwen te verminderen. CAFM staan managers toe om eenvoudig te rapporteren over systemen die slecht presteren en tijdige beslissingen te nemen over wanneer apparatuur geüpgraded moet worden of onderhoud vereist is. Onderhoudssoftware komt uitgerust met rapportagetools die falende apparatuur identificeren en managers trends laten zien. De waarde die de software toevoegt aan preventieve onderhoudsprogramma's wordt gezien als een stap naar groenere gebouwoperaties. Dit is waarom het hebben van een onderhoudsoftwaresysteem ervoor zorgt dat de faciliteit één punt krijgt voor LEED accreditatie.

8. Nieuwe records toevoegen

Faciliteits- en onderhoudsbeheersoftware doen een betere job bij het vastleggen van events vergeleken met spreadsheets. Wanneer een serviceraanvraag wordt ingediend, maakt de software automatisch een record van de naam van de aanvrager, contactinfo, tijd en datum van de aanvraag. De software maakt ook een record van wie gereageerd heeft en wanneer hij of zij gereageerd heeft. In feite, logt de software automatisch elke transactie. Stel u dit voor met een spreadsheet met meerdere mensen die records toevoegen. Het zou bijna onmogelijk zijn.

9. Werkorderbeheer

CMMS en FMS hebben de mogelijkheid om het gehele werkorderproces te stroomlijnen met behulp van een werkordersoftware, wat niet mogelijk is met spreadsheets. Met onderhoudssoftware op zijn plaats, kunnen personeel en klanten aanvragen indienen, die goedgekeurd (of afgewezen) en uitgezonden kunnen worden naar onderhoudspersoneel en buitenleveranciers. De software logt automatisch aanvraagtijd, wanneer het ontvangen was en elke transactie door het werkorderproces. Foto's, facturen, en andere belangrijke documenten kunnen aan werkorders worden toegevoegd voor referentie. Onderhoudsmanagers kunnen gemakkelijk data ophalen over reactietijd, tijd om te voltooien en betrokken kosten. Zoals vermeld, worden e-mail notificaties en alerts gegenereerd waardoor alle partijen op de hoogte worden gehouden van werkorderstatus. Betere werkorderbeheerprocessen resulteren ook in snellere reactietijd en verminderen apparatuurdowntime.

10. Kostenverlaging

Als u momenteel spreadsheets gebruikt, is de kans groot dat dingen door de mazen van het net glijden. Preventief onderhoud wordt niet uitgevoerd zoals gepland. Er is een inverse relatie tussen preventief en ongepland onderhoud. Apparatuurdowntime en reparatiekosten dalen naarmate preventief en gepland onderhoud toeneemt.  Er zijn kostenbesparingen te behalen met betere documentatie en rapportage over leveranciers- en technicusprestaties, arbeidsbenutting, en apparatuurprestaties.  CMMS en FMS hebben ook voorraadtobeheertools die bedrijven in staat stellen voorraadvellen te optimaliseren, voorraad laag te houden, maar voorraden beschikbaar te hebben wanneer nodig – nog een kostenbesparing. Het voorzien van managers van krachtige onderhoudsoftwarerapporteertools stelt hen in staat betere beslissingen te nemen die het bedrijf geld besparen.

Typisch tonen onderhoudsoftwaresystemen een ROI in minder dan een jaar en een 5-15% reductie in onderhoudskosten kan verwacht worden. De kostenreductie is nog groter als er geen preventief of gepland onderhoudssysteem op zijn plaats is en onderhoud reactief is. Veel variabelen zijn betrokken bij ROI berekeningen, maar gegeven de CMMS voordelen beschreven in dit artikel, kan een correcte geautomatiseerde onderhoudsbeheersysteem (CMMS) of faciliteitsbeheersoftware implementatie een enorme kostenbesparing zijn.

SCHRIJVERS NOTA: We begrijpen uw scepticisme; een CMMS bedrijf dat u vertelt waarom onderhoudssoftware geweldig is, kan een beetje afschrikkend zijn. Echter, we staan niet alleen achter ons eigen CMMS systeem, maar ook achter onderhoudssoftware oplossingen in het algemeen.  En u hoeft niet ons woord voor het zeggen te nemen, klik hier om een van de vele klantsuccesverhalen te lezen.