De Ultieme Gids voor het Kiezen van Asset Management Software

Vanwege de lange lijst met voordelen is de beslissing om te investeren in asset management software eenvoudig. Maar het kan lastig zijn om de softwareoplossing te vinden die het beste bij u past. Net als bij elke andere aankoop is de sleutel een goede boodschappenlijst.

Bij het shoppen voor asset management software moet uw lijst ten minste het volgende bevatten:

• Functies
• Gebruiksgemak
• Ondersteuning
• Prijs

U kunt deze lijst uitbreiden op basis van uw specifieke omstandigheden, maar maak hem niet korter. Dit zijn de echt belangrijke punten. Laten we bekijken waarom.

Asset management-functies die uw problemen oplossen

De oplossing met de meeste functies is niet automatisch de beste keuze. Het gaat niet om "hoe meer, hoe beter". In plaats daarvan hebt u de juiste combinatie van functies nodig die aan uw specifieke behoeften voldoen.

Het is alsof u een auto koopt. Elke auto heeft een radio, maar slechts sommigen hebben satellietzenders en extra subwoofers. Voordat u het geld uitgeeft, vraag uzelf af hoe belangrijk die extra bas voor u is. Heeft u ook echt elektronen ramen op de achterbank nodig als er alleen boodschappen in liggen?

Als voorbeeld uit het asset management: bij sommige asset tracking software wordt elk asset individueel getraceerd, wat perfect is in veel sectoren. Als u vijf hydraulische pressen heeft, moet elk apart getraceerd worden. Maar wat met een school die 300 exemplaren van hetzelfde leerboek heeft? Hier heeft het geen zin om elk leerboek een eigen ID te geven. Beter is één assettype met een instelbaar aantal.

Hoe besluit u welke asset management-functies onmisbaar zijn, welke prettig zijn en welke u niet nodig hebt? Omdat u misschien weinig directe ervaring heeft met dergelijke software, kan het lastig zijn om in termen van functies te denken. Ga daarom uit van wat u wel kent. Denk aan de huidige problemen die u wilt oplossen.

Vul de streepjes in.

Ik haat het wanneer ________________________.

Als alleen ________________ niet ______________, hoefde ik niet __________________.

Het kost ons veel tijd en energie om ____________________.

Door de problemen te kennen die u wilt oplossen, ziet u duidelijker op welke functies u zich moet richten. Dat is handig in gesprekken met leveranciers. De eerste vraag die zij stellen is welke problemen u wilt oplossen. Samen kunt u uw functionele eisen bepalen.

Asset management software die gemakkelijk te gebruiken is

Zelfs als software alle benodigde functies heeft, is het nog niet per se de juiste keuze. Als u een functie niet snel kunt vinden en gemakkelijk kunt gebruiken, is het alsof die er niet is. Het is net zo nuttig als uw auto wanneer u de sleutels niet kunt vinden.

Om gebruiksgemak te beoordelen, controleer of alles de verwachte uitstraling en locatie heeft. Goed ontwerp elimineert gokwerk. Neem een goed ontworpen TV-afstandsbediening: de aan/uit-knop zit bovenaan en is waarschijnlijk rood. Als de volumeknoppen niet dicht bij elkaar liggen, is dat slecht ontwerp. Als ze horizontaal in plaats van verticaal staan, ook. Ze zitten niet waar u ze verwacht.

Goed ontwerp gaat verder dan het vermijden van kleine frustraties. Gebruiksgemak beïnvloedt uw project van begin tot eind. Hoe moeilijker de software te leren is, hoe meer tijd en geld u in training moet investeren. Niet alleen kost dat vooraf geld, het ondermijnt ook de moraal van het onderhoudsteam. Als ze gefrustreerd zijn, leidt lage acceptatie tot lage adoptie.

Asset management software ondersteund door de juiste support

U investeert niet alleen in de software, maar ook in de leverancier. In de tijd van on-premises software betaalde u voor de software en licenties en deed u alles zelf, inclusief het opzetten en beheren van de IT-infrastructuur. U hoefde alleen naar de software te kijken bij uw beslissing. Moderne EAM-software is cloud-gebaseerd, wat betekent dat uw leverancier alle hardware, updates en upgrades voor u beheert. Omdat de relatie lopend is, moet u ervoor zorgen dat de leverancier een goede lange-termijnpartner is.

Support beslaat de levensduur van uw abonnement. U heeft een leverancier nodig met een goed trainingsprogramma, dat initiële training tijdens onboarding dekt en daarna ververschering en geavanceerde cursussen biedt. Controleer of ze ook een veelzijdig supportsysteem hebben, met voldoende artikelen, video's en een formaal proces voor hulpverlening.

Asset management software tegen de juiste prijs

De kop hier is enigszins misleidend. In plaats van in termen van prijs te denken, moet u denken in ROI. Onthoud: de reden dat u deze software aanschaft is om geld te besparen. Als het geen rendement op uw investering oplevert, is er iets mis.

Benieuwd welke cijfers u nodig heeft om de mogelijke ROI te berekenen? Hippo heeft een handige ROI Calculator.

Volgende stappen

Ga terug naar boven en vul de streepjes in. Wat zijn de problemen die u wilt oplossen? Begin dan met bellen naar leveranciers. Ontdek welke leveranciers de functies hebben die u nodig hebt. Bekijk een paar demo's om een gevoel te krijgen voor de werking. Begrijp de assets die u wilt traceren en beheren en of een andere software zoals vlootbeheersoftware meer past bij uw organisatie. Controleer gebruiksgemak. U wilt iets dat overzichtelijk is met alles waar u het verwacht. Vraag naar training en support. U kunt het terugbrengen tot één vraag: Investeert deze leverancier in mijn succes? Tot slot, bij de prijs: denk in ROI. U geeft geen geld uit, u bespaart het. Maar u moet een idee hebben van hoe en hoeveel.