Een eenvoudige CMMS-software aanschaffen

Zonder twijfel kan de overstap naar een Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-systeem een ​​ontmoedigende ervaring zijn, vooral voor bedrijfseigenaren die al vele jaren vertrouwen op spreadsheets om hun onderhoudsactiviteiten te beheren. Het herkennen van de noodzaak van verandering kan op zich al een uitdaging zijn, omdat het betekent dat u een robuustere en efficiëntere oplossing moet vinden om een ​​methode te vervangen die niet langer voldoet aan de bedrijfsbehoeften. Uw zoektocht naar een eenvoudige CMMS-software begint dus. Bovendien hebben veel bedrijfseigenaren moeite om hun hoofd rond te krijgen bij het adopteren van een geautomatiseerd onderhoudssysteem dat totaal anders is dan de traditionele benaderingen van "potlood en papier". Hier zijn enkele veelvoorkomende vragen die ze stellen:

Zal een CMMS mijn onderhoudsactiviteiten echt verbeteren?
Hoeveel kost een CMMS-software mij in termen van financiële uitgaven, middelen en tijd?
Hoeveel moeite kost het om over te stappen naar een CMMS?
Hoe eenvoudig is een CMMS te bedienen?
Zullen mijn medewerkers daadwerkelijk een CMMS gebruiken?
Hoe zal het CMMS zich aanpassen aan de veranderende behoeften van mijn bedrijf?
Kan ik overal toegang krijgen tot het CMMS?
Bespaart een CMMS mijn bedrijf uiteindelijk geld?

Gezien deze en andere zorgen is het begrijpelijk waarom veel bedrijfseigenaren aarzelen om verder te gaan met een op vergoedingen gebaseerd onderhoudssoftwaresysteem. Gelukkig is er een manier om eerst een proefrit te maken met een gratis eenvoudig CMMS-softwaresysteem. Hoewel deze systemen niet volledig zijn uitgerust of zo aanpasbaar zijn als op vergoedingen gebaseerde CMMS'en, zullen ze ondernemers een idee geven van hoe ze werken en wat ze kunnen doen. Voor sommige bedrijfseigenaren kan de gratis CMMS-software de perfecte oplossing voor de lange termijn zijn, terwijl het voor anderen een opstap kan zijn naar een geavanceerder systeem. Hier zijn enkele dingen waarmee u rekening moet houden bij het aanschaffen van een gratis en eenvoudige versie van geautomatiseerde onderhoudssoftware.

Basisprincipes van een eenvoudige CMMS-software

Een goed startpunt voor degenen die nieuw zijn met geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware, is om eerst te begrijpen waar deze systemen over gaan. De huidige software voor onderhoudsbeheer biedt bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben. Deze verbetering heeft geleid tot een langere levensduur van de apparatuur, een betere organisatie, een beter tijdbeheer en een beter arbeidsgebruik en uiteindelijk tot lagere operationele kosten en hogere bedrijfswinsten.

De kern van een efficiënt beheerde operatie wordt gevormd door goed onderhouden apparatuur en bedrijfsmiddelen. Slecht onderhouden apparatuur leidt over het algemeen tot onverwachte storingen, dure reparaties en vaak vervanging van apparatuur. Regelmatig preventief onderhoud uitvoeren is de beste manier om onvoorziene apparatuurstoringen te voorkomen en tegelijkertijd de levensduur te verlengen. Als het gaat om preventief onderhoud, bieden CMMS'en een checklist van alle taken die betrokken zijn bij het onderhoud van elk apparaat, evenals routineschema's, verzenden van meldingen en herinneringen en genereren van rapporten. Aangezien preventief onderhoud het meest gewaardeerde aspect van een CMMS is, is het belangrijk dat welk geautomatiseerd systeem dan ook, gratis of niet, in staat is om routinematige onderhoudscontroles te controleren.

Functies aangeboden in gratis CMMS-softwaresystemen

Deze systemen worden door een aantal CMMS-leveranciers voornamelijk aangeboden als een proef voor hun op vergoedingen gebaseerde systemen of als een platform voor advertenties. Gratis CMMS-software is beschikbaar in een downloadbaar formaat of als een lokaal formaat, wat betekent dat de software op de server van een bedrijf moet worden gehuisvest en onderhouden. Kortom, gratis onderhoudssoftware is "basis" waar u redelijke preventieve onderhoudsfuncties zult vinden bij sommige leveranciers die nu e-mailmogelijkheden aanbieden. Deze systemen zijn het meest geschikt voor kleinschalige operaties met minder dan 100 activa.

Dingen om op te letten met gratis CMMS

Bij het overwegen om gratis eenvoudige CMMS-software aan te schaffen, denk je meteen aan twee uitspraken:"je krijgt waar je voor betaalt" en "niets in het leven is gratis". Het is belangrijk op te merken dat hoewel de basissoftware gratis of open toegang is, er enkele belangrijke beperkingen zijn die resulteren in extra kosten en tijdsbeperkingen. Hier zijn er een paar die het overwegen waard zijn:

• Toegang tot sommige gratis CMMS-softwaresystemen wordt geleverd met tijdslimieten, zoals 30 of 60 dagen.
• Sommige open access-software zit vol met advertenties.
• Als een on-premise-indeling is geselecteerd, is de gebruiker volledig verantwoordelijk voor het installeren en onderhouden van de software. Bijkomende kosten zijn onder meer een technicus ter plaatse die verantwoordelijk is voor het systeemonderhoud, computerhardware en de aanschafkosten van antivirussoftware.
• Gratis CMMS-systemen worden niet geleverd met routinematige updates van de software.
• Er is geen technische ondersteuning of tutorials beschikbaar met gratis CMMS-software.
• Open access CMMS-software is statisch, wat betekent dat het niet kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een bedrijf.
• Functies zoals mobiele toegang, het scannen van streepjescodes, het uploaden van documenten en andere beeldvorming die standaard beschikbaar zijn met betaalde CMMS-systemen, worden niet meegeleverd met de gratis CMMS-software.

Conclusie

De overstap naar een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem is een enorme beslissing, niet alleen als het gaat om kosten, maar ook als het gaat om de toewijzing van tijd en middelen. Daarom is het volkomen logisch dat ondernemers goed geïnformeerd willen zijn over wat ze kopen voordat ze op de stippellijn tekenen. Een proefrit lijkt alleen een redelijke benadering als het kosteneffectief en met een minimale energie-investering kan worden gedaan. Bewerkingen die het meest kunnen profiteren van gratis CMMS-software zijn die met:

• Minder dan 100 items
• Een beperkte voorraad reserveonderdelen
• Minimaal reactief onderhoud
• Geen technische ondersteuning nodig
• Mobiele toegang niet nodig

Voor bedrijven die binnen deze parameters kunnen werken, kan een gratis eenvoudig CMMS-softwarepakket een uitstekende keuze zijn, hetzij als onderhoudsbeheeroplossing voor de lange termijn of als kortetermijnoptie bij het bepalen of een CMMS een geschikte manier is om onderhoudsactiviteiten in de loop van de tijd te beheren . Als alternatief, als open access CMMS-systemen geen haalbare optie zijn, bieden leveranciers van op vergoedingen gebaseerde systemen demo's op hun systemen aan, evenals mogelijkheden om diepgaande discussies te voeren over hun producten, service-opties en vergoedingsstructuren. Als u zich bewust bent van de hierboven vermelde beperkingen, zal dit een nuttige gids zijn bij het beslissen of het aanschaffen van eenvoudige CMMS-software tegen een vergoeding de juiste route is voor uw bedrijf.