Wat kost een CMMS-software?

De beslissing nemen om het onderhoudsbeheer van een bedrijf te verschuiven van een spreadsheet naar een Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-systeem kan een lang en vaak moeilijk proces zijn. Verandering kan moeilijk zijn, zelfs als het ten goede is. Bezorgdheid gaat meestal over hoe moeilijk het proces zal zijn, hoe goed het onderhoudspersoneel het zal ontvangen, hoeveel tijd het kost om het te implementeren en natuurlijk wat het CMMS kost zal zijn.

Het kan nog uitdagender worden als de zoektocht naar het juiste en meest kosteneffectieve CMMS voor uw bedrijf begint. Onderhoudsbeheersoftware is de afgelopen jaren een snelgroeiende industrie geworden. Naarmate de vraag naar efficiëntere manieren om bedrijfsactiviteiten te beheren groeit, blijven CMMS-leveranciers reageren door verschillende opties, functies en prijslijsten aan te bieden. Een vluchtige zoekopdracht op Google naar de trefwoordterm 'CMMS-bedrijven' leverde 625.000 websitelinks op. Het is geen wonder dat bedrijfseigenaren en managers het proces van onderzoek naar onderhoudsbeheersoftware een ontmoedigende taak vinden. Hier volgen enkele tips om de verwarring en frustratie uit uw CMMS-zoekopdracht te halen.

Ken de behoeften van uw bedrijf

Geen twee bedrijven zijn hetzelfde aangezien er verschillen bestaan ​​in grootte, werkwijze, facilitaire structuur en personeelscultuur. Om de beste CMMS-software voor uw bedrijf te vinden, kunt u het beste eerst overleggen met een team van mensen die betrokken zijn bij de activiteiten van uw faciliteit. Dit kunnen personen zijn die in het onderhoud werken en/of externe contractanten en leveranciers zijn. Deze mensen zijn in de beste positie om u te helpen bij het bepalen van de functies die nodig zijn om 100% van uw onderhoudsbeheeractiviteiten met succes over te dragen naar een geautomatiseerd softwaresysteem. Als team kunt u een lijst met functies maken die vereist zijn, evenals een secundaire verlanglijst met andere functies die u nuttig maar niet noodzakelijk vindt. Hier zijn enkele veelgevraagde functies:

• Maandelijkse of driemaandelijkse reparatiekosten voor onderhoud bijhouden
• Stilstand van apparatuur verminderen met tools voor preventief onderhoud
• De behoefte aan papier elimineren
• Eenvoudig werkorderbeheer en werkorderaanvraagformulieren
• Mogelijkheid om werkorders te verwerken met mobiele apparaten
• Methode voor het volgen van de locatie van apparatuur en onderdelen
• Kalendersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten
• De communicatie tussen teamleden en het hogere management verbeteren, indien nodig

Nu uw lijst met functies is voltooid, kunt u nu CMMS-leveranciers zoeken die de functies bieden waarnaar u op zoek bent.

Beslissen over een CMMS-implementatie

Het volgende niveau van besluitvorming betreft het bepalen welk CMMS-formaat het meest geschikt is voor uw bedrijfsbehoeften. Hoewel er een aanzienlijke overlap is in de CMMS-producten, kunnen ze het gemakkelijkst worden onderscheiden door hun platforms als ofwel "cloudgebaseerd" of "on-premises". Simpel gezegd, cloudgebaseerde systemen zijn afhankelijk van de leverancier die gegevens op zijn eigen servers host, terwijl lokale systemen vereisen dat een bedrijf zijn gegevens op zijn eigen apparatuur, ter plaatse, installeert en host. De eerste is afhankelijk van het onderhoud van het systeem door de leverancier, terwijl de laatste afhankelijk is van het interne onderhoud van de systeemsoftware en -hardware door een IT-specialist van het personeel.

Elk platform heeft zowel voordelen als nadelen. Veel klanten voelen zich aangetrokken tot cloudgebaseerde CMMS'en om twee belangrijke redenen:lagere kosten en geen onderhoud. Andere klanten geven de voorkeur aan systemen op locatie omdat ze onderhoudsmanagers volledige controle en aanpasbaarheid van hun gegevens en het systeem bieden. On-premise systeembeheerders kunnen hun systeemonderhoud en upgrades plannen volgens hun eigen schema, terwijl cloudgebaseerd onderhoud en upgrades worden uitgevoerd volgens het schema van de leverancier. Bovendien bieden cloudgebaseerde platforms mobiele toegankelijkheid, terwijl platforms op locatie dat niet doen. Ten slotte is er een aanzienlijk kostenverschil tussen de twee CMMS-platforms, waarbij lokale platforms veel hogere initiële kosten hebben.