Wat kost CMMS-software? Een praktische gids

De beslissing om het onderhoudsbeheer van een bedrijf van een spreadsheet naar een CMMS-systeem (Computerized Maintenance Management Software) te verplaatsen, kan een lang en vaak moeilijk proces zijn. Verandering kan moeilijk zijn – zelfs als het voor het beter is. Zorgen concentreren zich meestal op hoe moeilijk het proces zal zijn, hoe goed het onderhoudspersoneel het zal ontvangen, de hoeveelheid tijd die implementatie zal kosten en natuurlijk wat de CMMS-kosten zullen zijn.

Dingen kunnen nog uitdagender worden zodra de zoektocht naar de juiste en meest kosteneffectieve CMMS voor uw bedrijf begint. Onderhoudsbeheersoftware is in de laatste jaren een bloeiende industrie geworden. Naarmate de vraag naar efficiëntere manieren van het beheren van bedrijfsoperaties groeit, reageren CMMS-leveranciers door verschillende opties, functies en prijslijsten aan te bieden. Een vluchtige zoekopdracht op Google voor de zoekterm "CMMS-bedrijven" produceerde 625.000 website-links. Het is geen wonder dat bedrijfseigenaren en managers het proces van het onderzoeken van onderhoudsbeheersoftware een ontzagwekkende taak vinden. De volgende zijn enkele tips gericht op het wegnemen van de verwarring en frustratie uit uw CMMS-zoektocht.

Uw bedrijfsbehoeftes kennen

Geen twee bedrijven zijn hetzelfde, aangezien verschillen bestaan in grootte, operatiemethoden, faciliteitsstructuur en personeelscultuur. Om de beste CMMS-software voor uw bedrijf te vinden, is het het beste om te beginnen met het overleggen met een team van mensen betrokken bij de operaties van uw faciliteit. Deze kunnen individuen omvatten die in onderhoud werken en/of die externe aannemers en leveranciers zijn. Deze mensen zullen in de beste positie zijn om u te helpen de functies te bepalen die nodig zijn om 100% van uw onderhoudsbeheersoperaties over te zetten naar een geautomatiseerd softwaresysteem. Als team kunt u een lijst maken van functies die vereist zijn alsook een secundaire wenslijst die andere functies omvat die u nuttig zou vinden maar niet noodzakelijk. Hier zijn enkele veelgevraagde functies:

• Maandelijkse of kwartaalmatige onderhoudsreparatiekosten bijhouden
• Machine-stilstand verminderen met preventieve onderhoudstools
• De noodzaak voor papier elimineren
• Eenvoudig werkorderbeheer en werkorder-aanvraagformulieren
• Mogelijkheid om werkorders te verwerken met mobiele apparaten
• Methode voor het bijhouden van de locatie van apparatuur en onderdelen
• Kalendersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten
• Communicatie verbeteren tussen teamleden en naar senior management, indien nodig

Met uw functielijsten voltooid, kunt u nu CMMS-leveranciers zoeken die de functies aanbieden die u zoekt.

Beslissen over een CMMS-implementatie

Het volgende niveau van besluitvorming omvat het bepalen welk CMMS-formaat het beste past bij uw bedrijfsbehoeftes. Hoewel er aanzienlijke overlap is in de CMMS-producten, kunnen ze het meest gemakkelijk worden onderscheiden door hun platforms als "cloud-gebaseerd" of "on-premise". Eenvoudig gezegd, vertrouwen cloud-gebaseerde systemen op de leverancier die data host op hun eigen servers, terwijl on-premise systemen een bedrijf vereisen om zijn data op eigen apparatuur, on-site, te installeren en te hosten. De eerste vertrouwt op de leverancier voor het onderhouden van het systeem, terwijl de laatste vertrouwt op in-house beheer van de systeemsoftware en hardware door een IT-specialist.

Elk platform komt met voordelen alsook nadelen. Veel klanten worden aangetrokken tot cloud-gebaseerde CMMS-systemen om twee hoofddoeleinden: lagere kosten en geen onderhoud. Andere klanten prefereren on-site systemen omdat ze onderhoudsmanagers volledige controle en aanpasbaarheid van hun data en het systeem bieden. On-premise systeembeheerders kunnen hun systeemonderhoud en upgrades plannen volgens hun eigen schema, terwijl cloud-gebaseerde onderhoud en upgrades worden uitgevoerd volgens het schema van de leverancier. Bovendien bieden cloud-gebaseerde platforms mobiele toegankelijkheid, terwijl on-site platforms dit niet doen. Ten slotte is er een aanzienlijk kostenverschil tussen de twee CMMS-platforms, met on-premise platforms die aanzienlijk hogere voorafgaande kosten hebben.

CMMS-softwarekosten

Zoals vermeld, zijn er verschillen in CMMS-software gebaseerd op de geselecteerde functie- en serviceopties alsook op systeemplatforms. Om te beginnen met het laatste, neigen on-premise platforms ertoe om drie keer meer te kosten dan de jaarlijkse licentiekost van web-gebaseerde systemen. Echter, deze onderhoudsbeheersoftwarekost is een eenmalige betaling omdat er geen extra systeemkosten zijn. Aan de andere kant is de initiële kost voor een cloud-gebaseerd systeem lager, maar over tijd zijn de langetermijnkosten geassocieerd met licentiekosten hoger (bijv. jaarlijks abonnement/licentiekost geschat op $1500 per jaar voor een kleine onderhoudsafdeling). Wat geassocieerde en/of lopende kosten betreft, vereisen on-premise CMMS-platforms hardware, firewalls en antivirussoftware alsook een IT-medewerker die alle aspecten van het systeemfunctioneren zal onderhouden en beheren, inclusief installatie, gegevensinvoer, upgraden, beveiliging en personeelstraining. Cloud-gebaseerde CMMS-systemen vereisen deze toegevoegde kosten niet, omdat systeemondersteuning software-updates, systeemupgrades, beveiliging en tech support omvat. Als waarschuwing: bij het informeren over een cloud-gebaseerd systeem, wees er zeker van of prijsopgaven gebaseerd zijn op betalen per gebruiker, betalen per module (bijv. preventief onderhoud, voorraadsbeheer), betalen per werkorder of een kostenstructuur gebaseerd op een eenmalige licentiekost. Er zijn aanzienlijke kostenverschillen tussen deze diverse prijsmodellen.

Extra CMMS-softwarekosten omvatten in-house gegevensinvoer en online tutorials voor personeels-onboarding. Sommige leveranciers bundelen deze in hun jaarlijkse licentiekosten, maar deze systemen neigen ertoe duurder te zijn dan basale of "bare bones" CMMS-systemen. Veel leveranciers bieden ook on-site inventarisaudits en personeels-onboarding aan, weer tegen extra kosten. In het algemeen, hoe meer opties geselecteerd worden op elk van de onderhoudsbeheerplatforms, hoe duurder ze zullen zijn. Aan het einde moet onthouden worden dat waar on-premise systemen volledige onafhankelijkheid bieden voor CMMS-aankopers, cloud-gebaseerde systemen onderworpen zijn aan een lopende leveranciersrelatie om databeschikbaarheid te behouden.

Conclusie

De overstap naar een CMMS kan een verwarrende, frustrerende, stressvolle en dure proces zijn. Aangezien de CMMS-softwareprijslijst sterk varieert afhankelijk van de geselecteerde functies en platform – variërend van $500 tot $8000 voor licentiekosten en lopende maandelijkse abonnementskosten van $50 tot $250 – is het belangrijk om de behoeften, middelen en budget van uw bedrijf vast te stellen. Het hebben van de juiste informatie voordat u uw beslissing neemt, zal de taak van het vinden van het systeem met de juiste pasvorm veel makkelijker maken. Door de tijd te nemen om een grondige beoordeling uit te voeren van de producten die in de onderhoudsbeheermarktplaats worden gevonden, zullen klanten de beste kans hebben om een CMMS-oplossing te vinden die resulteert in verhoogde organisatorische efficiëntie, verlaagde kosten en verhoogde winsten.