COVID‑19 Veiligheid in Onderwijsinstellingen Waarborgen met CMMS-schoolsoftware

COVID-19 brengt unieke uitdagingen voor iedereen, met name voor faciliteits- en onderhoudsmanagers die verantwoordelijk zijn voor het veilig houden van mensen en het draaiende houden van assets. We willen manieren delen om zowel uw team als organisatie te beschermen tijdens zowel volledige als gedeeltelijke sluitingen en daarna wanneer dingen weer open gaan. We kijken specifiek naar scholen en campuslocaties, maar de informatie geldt voor alle sectoren. De doelen blijven hetzelfde. Mensen veilig houden en assets draaiend houden. Maar er zullen veranderingen komen in *hoe* u dat doet.

Nieuwe sanitatieroosters opstellen met CMMS-software

In het verleden dacht u waarschijnlijk meer in termen van dingen schoon houden. Modderige vloeren wissen en vingerafdrukken van oppervlakken afvegen. Maar nu is schoon niet genoeg. De nieuwe standaard is hoger. Dingen moeten gedesinfecteerd worden. Focus op oppervlakken die regelmatig aangeraakt worden. Deze omvatten:

• Deurklinken
• Lichtschakelaars
• Bureaus
• Leuningen
• Toetsenborden en touchscreens
• Liftknoppen
• Toiletdrukknoppen

De lijst zal variëren volgens uw faciliteit. Bijvoorbeeld, de meeste basisscholen hebben geen liften. Maar als algemene regel: als een oppervlak op enig moment tijdens de dag aangeraakt wordt, desinfecteer het vaak.

De uitdaging is dat dit werk cruciaal is, makkelijk fout gaat, en er geen tijd is voor een leercurve. Het moet goed gedaan worden, direct vanaf het begin.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat oppervlakken correct gedesinfecteerd worden?

Werkordersjablonen gebruiken met CMMS-software om belangrijke informatie consistent te delen

Om ervoor te zorgen dat oppervlakken correct gereinigd worden, bouwt u sjablonen zodat u gemakkelijk belangrijke instructies en informatie in nieuwe werkorders kunt kopiëren. Onthoud, het is niet genoeg om werkorders voor sanitair te hebben. U heeft er nodig die uitleggen *hoe* u zo volledig mogelijk desinfecteert.

U kunt en moet een hoop informatie in een CMMS-werkorder stoppen, inclusief:

• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Digitale afbeeldingen, schema's en documenten
• Complete asset werkorderhistorieën
• Interactieve vloer- en siteplannen

Voor werkorders gerelateerd aan desinfectie, zorg ervoor dat instructies over het correct voorbereiden en veilig gebruiken van de producten zijn opgenomen.

Mengen en hanteren

Dit hangt af van de producten die uw faciliteit gebruikt. In sommige gevallen moet u chemicaliën mengen voordat u ze gebruikt. In andere gevallen komt alles al gemengd. Zorg dat werkorders informatie bevatten over het voorbereiden van de producten, inclusief benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen. Veel reinigingsproducten zijn bijtend, en handschoenen en brillen of gezichtsschermen helpen beschermen tegen contact met huid en ogen.

U moet ook informatie opnemen over welke chemicaliën *niet* gemengd mogen worden. Technici kunnen in de verleiding komen om een beetje van elke reiniger in een "superreiniger" te mengen, maar het resultaat kan giftig zijn. Ammoniak en chloor mengen levert chloramine dampen op, die keel en ogen kunnen branden. Wasalcohol en chloor mengen vormt chlorofoor en zoutzuur. Lage niveaus veroorzaken duizeligheid, hogere niveaus schaden aan huid, ogen, longen, nieren, lever, en uiteindelijk de dood.

Type, volgorde van gebruik en contacttijd

Reinigers zijn niet hetzelfde als desinfectiemiddelen, en voor het beste resultaat moet u de juiste producten in de juiste volgorde gebruiken.

Over het algemeen worden reinigers gebruikt om vet en organisch materiaal te verwijderen voordat gedesinfecteerd wordt. Eenmaal het oppervlak schoongemaakt, kunt u het desinfectiemiddel aanbrengen, dat chemicaliën bevat die bacterien doden. Mensen denken vaak dat veel "elbow grease" de beste manier is om te reinigen, maar bij desinfecteren moet u eerst de producten voldoende contacttijd geven om te werken.

Hoe veilig te mengen en correct te gebruiken van reinigingsproducten kan allemaal gedekt worden in de stap-voor-stap instructies en aanpasbare checklists in de CMMS-werkorder. En door sjablonen te gebruiken, kunt u al deze informatie in elke sanitair-gerelateerde werkorder opnemen. Wanneer u een nieuwe werkorder nodig heeft, begint u met de info-rijke sjabloon, en voegt u eventuele extra informatie toe.

Sommige scholen en campuslocaties maken nieuwe trainingsmateriaal voor technici om ervoor te zorgen dat ze alle informatie hebben die ze nodig hebben om veilig en effectief te werken. Maar het is een proces om iedereen gecertificeerd te krijgen als getraind, en niet iedereen kan tegelijk getraind worden. Om dit om te zeilen, kunt u de profielen van technici controleren voordat u ze taken toewijst om te verzekeren dat ze de vereiste training hebben ontvangen.

Een sanitatierooster toevoegen is slechts één deel van de oplossing. Wat moet u nog anders doen?

Uw preventieve onderhoudsroosters aanpassen met CMMS-software

Los van nieuwe sanitatietaken, moet u ook delen van uw bestaande preventieve onderhoudsrooster vergroten. Als u geen programma heeft, is nu de tijd om er een te starten. Over het algemeen levert preventief onderhoud:

• Verhoogde uptime
• Langere assetlevensduur
• Makkelijker voorraadbeheer
• Verbeterde efficiëntie
• Verhoogde veiligheid

Al deze zijn belangrijk, maar met COVID-19 zijn ze kritiek geworden.

Sommige PM's op een hogere toer zetten

Organisaties in alle sectoren worden gedwongen om elke mogelijke kosten te kappen. En dat betekent dat onderhoudsafdelingen gevraagd worden om meer te doen met minder, met een kleiner aantal technici en een scherpere blik op kosten. Het laatste wat u nu nodig hebt is ongekende downtime op een belangrijk asset. Nu is niet de tijd voor de ketel om te stoppen. Om ervoor te zorgen dat alles wat u nodig hebt online blijft, verhoog de frequentie en hoeveelheid preventief onderhoud op kritieke assets.

Sommige PM's pauzeren

Tegelijkertijd zijn er PM's waar u over na kunt denken om helemaal te stoppen. Voor een basisschool hoeft u bijvoorbeeld de buitenspeeltoestellen niet periodiek te controleren. In de meeste gebieden zijn ze verboden. Op een grote universiteitscampus kunnen afdelingen gepland onderhoud op sommige assets in de keukens van de cafeteria's pauzeren. Meeste ongebruikte assets hebben niet hetzelfde aandachtsniveau nodig.

PM's pauzeren kan ook helpen met rapportages. Aan het einde van de maand hoeft u niet door een berg gemiste PM's te waden die u toch nooit had hoeven doen. Het kan meer zin hebben om ze nu te pauzeren, wat u vrijmaakt om de tijd van uw afdeling te besteden op manieren die beter passen bij de huidige situatie. Denk er zo aan: u heeft misschien een schema om uw gazon elke zondagavond in de zomer te besproeien, maar het heeft geen zin om het schema te volgen als er zondagnamiddag een onweersbui was.

Een goede CMMS stelt u in staat om uw PM-schema met een paar klikken te pauzeren en hervatten.

Overschakelen op verwaarloosde PM's

Met meer tijd om mee te werken, kunt u eindelijk al het preventieve onderhoud inhalen dat op de achterbrander stond. U heeft tijd om in al die kleine projecten te investeren die kunnen optellen tot verhoogde betrouwbaarheid en efficiëntie. U kunt de tijd ook gebruiken om betere workflows voor de toekomst te vestigen. Dat kan het adopteren van CMMS-software omvatten. Zelfs in de beste tijden vinden sommige onderhoudsafdelingen het uitdagend om hun reguliere werkritme te handhaven terwijl ze ook data verzamelen en organiseren om CMMS-software te implementeren. Terwijl productielijnen stil liggen en kantoorruimte niet gebruikt wordt, kunt u uzelf opstellen voor succes voor wanneer dingen weer opgang nemen.

Deel van het plannen van preventief onderhoud is ervoor zorgen dat u de juiste onderdelen en materialen op het juiste moment heeft. Als u gepland bent om het projectiescherm in een lokaal te repareren, hebt u de juiste onderdelen bij de hand om het te doen. Wat is dan de beste manier om voorraad te beheren?

Kritieke toeleveringsketens beveiligen met geautomatiseerd voorraadbeheer met CMMS-software

Het doel van voorraadbeheer is het juiste onderdeel op het juiste moment en tegen de juiste prijs hebben. Als u miscalculeert en het onderdeel niet heeft wanneer u het nodig hebt, kunt u dat meestal compenseren door iets extra te betalen voor expressverzending. Over het algemeen heeft u misschien niet altijd het juiste onderdeel op het juiste moment, maar met wat geduld en geld kunt u het uiteindelijk wel krijgen. Maar COVID-19 zet nieuwe druk op toeleveringsketens. Meer dan ooit is er geen ruimte voor fouten. Met toelevertijden die stijgen, moet u bestellingen lang voordat u op ziet lange termijn plaatsen.

Dit is mogelijk met papier of spreadsheets, maar CMMS-software is makkelijker. Eerst gebruikt het de onderdelen en materialen die aan werkorders gekoppeld zijn om voorraadtellingen real-time up-to-date te houden. Terug naar het projectieschermvoorbeeld. Zodra de werkorder wordt afgesloten, haalt de software de bijbehorende onderdelen van de voorraad af. U weet altijd precies hoeveel u in reserve heeft. Tweedens, zodra dat aantal onder het aanpasbare minimum daalt, stuurt de software een waarschuwing, laatend u weten dat het tijd is om te bestellen. De inkoopmodule automatiseert een groot deel van de volgende stappen, wat het makkelijk maakt om leveranciers te bereiken.

Schoolbesturen en grote campuslocaties met meerdere faciliteiten kunnen ook profiteren van voorraaddeling. Van binnen de CMMS-software kunnen ze alle voorraden eenvoudig controleren. Voorlopig is het veel makkelijker om extra onderdelen en materialen van een tweede faciliteit te halen dan bij een leverancier te bestellen.

Werk plannen is één ding, ervoor zorgen dat het gedaan wordt is een ander. U hebt een manier nodig om ervoor te zorgen dat uw preventieve onderhoudsrooster wordt gevolgd. Hoe kunt u transparantie creëren en verantwoordelijkheid afdwingen?

Werkorders bijhouden met categorieën en rapportages

Sanitatie en preventief onderhoud plannen is de eerste stap, maar dan moet u taken gerelateerd aan COVID-19 bijhouden om ervoor te zorgen dat niets door de kraken glijdt. Een manier is door categorieën toe te voegen aan on-demand en preventief onderhoud werkorders. Als u met papier werkt, kunt u iets simpels doen als de datum markeren met een gele marker. Met spreadsheets kunt u een ander lettertypekleur gebruiken. Dan bij het opbouwen van rapportages kunt u al die cruciale werkorders bijeen trekken.

U moet kijken naar

• Aantal voltooide PM's
• Aantal PM's op tijd voltooid
• Percentage PM's op tijd voltooid

Het is tijdrovend met een papier- of spreadsheet-gebaseerd systeem, maar haalbaar. Met CMMS-software en autogegenereerde rapportages is het veel makkelijker. Zet alle bijbehorende werkorders en PM's onder dezelfde categorie, en de software kan alle data ophalen, grafieken maken en KPI's berekenen.

Ongeacht hoe u rapportages compileert, is het een goed idee om de frequentie te verhogen. Als er gaten in uw processen zitten, moet u ze direct vinden en aanpakken.

Remote werken met CMMS-software

De noodzaak voor sociale distantiëring is een van de grootste uitdagingen. Als uw team gewend is om dicht bij elkaar te werken, informatie mondeling te delen, en te kunnen lopen om vragen te stellen als ze vastlopen, heeft COVID-19 een enorme impact. Het kan onmogelijk voelen om effectief te werken als al die dingen die we van nature vonden, schouder aan schouder werken en face-to-face praten, plotseling verdwijnen. Hoe kunt u uw team organiseren als niemand iets zo simpeels kan doen als bij uw kantoor langskomen?

U moet nieuwe communicatiekanalen vinden die helder en betrouwbaar zijn. U heeft manieren nodig om informatie te standaardiseren zodat het gemakkelijk tussen teamleden beweegt. Daarnaast heeft u een manier nodig om iedereen in de lus te houden, om informatie real-time bij te werken.

Er zijn een boel opties, inclusief groeps-e-mails en telefoonbomen. Als u ze al gebruikt, kent u alle nadelen. CMMS-software ondersteund door cloud computing houdt uw team verbonden, zelfs vanaf ver weg. Alle data van de afdeling wordt opgeslagen in één centrale database, waar het geback-upt en beveiligd wordt. Maar het is meer dan beveiligd, het is toegankelijk. U en uw team kunnen inloggen vanaf elke internetverbonden desktop, laptop of mobiel apparaat. Eenmaal in de CMMS, maakt het niet uit waar u bent. U kunt:

• Werkorders genereren, toewijzen en bijhouden
• Preventieve onderhoudstaken plannen en bijhouden
• Voorraad beheren
• Automatisch rapportages genereren

Alles wat we bespraken, kunt u remote doen.

Hippo CMMS en u

Het voelt alsof de COVID-19-pandemie alles veranderd heeft, en iedereen probeert met veel onzekerheid om te gaan. Maar één ding zal nooit veranderen. We zijn altijd hier om te helpen. Als u vragen heeft over CMMS en onderwijsinstellingen, of over een andere sector, is nu de tijd om contact op te nemen en met ons in verbinding te treden.