COVID-19-tests doorstaan:onderwijsfaciliteiten en CMMS-schoolsoftware

COVID-19 stelt iedereen voor unieke uitdagingen, vooral voor de faciliteiten- en onderhoudsmanagers die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van mensen en het draaiende houden van bedrijfsmiddelen. We willen manieren delen waarop u zowel uw team als uw organisatie kunt beschermen tijdens zowel volledige als gedeeltelijke sluitingen en wanneer de zaken weer opengaan. We gaan specifiek naar scholen en campussen kijken, maar de informatie is van toepassing op alle sectoren.
De doelen zijn nog steeds hetzelfde. Houd mensen veilig en activa draaiende. Maar er zullen veranderingen zijn in hoe je het doet.

Nieuwe sanitaire schema's instellen met CMMS-software

In het verleden dacht u waarschijnlijk meer in termen van schoonhouden. Modderige vloeren dweilen en met vingerafdrukken bevlekte oppervlakken afvegen. Maar nu is schoon niet genoeg. De nieuwe norm is hoger. Dingen moeten worden ontsmet. Focus op oppervlakken die regelmatig worden aangeraakt. Deze omvatten:

• Deurknoppen
• Lichtschakelaars
• Bureaus
• Leuningen
• Toetsenborden en touchscreens
• Liftknoppen
• Wc-handvatten

De lijst is afhankelijk van uw instelling. De meeste basisscholen hebben bijvoorbeeld geen liften. Maar als algemene regel geldt dat als een oppervlak op enig moment van de dag wordt aangeraakt, het vaak moet worden ontsmet.

De uitdaging is dat dit werk van cruciaal belang is, gemakkelijk verkeerd kan worden gedaan en dat er geen tijd is voor een leercurve. Het moet vanaf het begin goed worden gedaan.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat oppervlakken correct worden ontsmet?

Gebruik werkordersjablonen met CMMS-software om consequent belangrijke informatie te delen

Om ervoor te zorgen dat oppervlakken goed worden schoongemaakt, maakt u sjablonen zodat u belangrijke instructies en informatie gemakkelijk naar nieuwe werkorders kunt kopiëren. Onthoud dat het niet voldoende is om werkbonnen te hebben voor sanitaire voorzieningen. Je hebt er een nodig die uitlegt hoe je zo volledig mogelijk kunt ontsmetten.

U kunt en moet veel informatie in een werkorder voor CMMS-software verwerken, waaronder:

• Stapsgewijze instructies
• Aanpasbare checklists
• Digitale afbeeldingen, schema's en documenten
• Voltooi de geschiedenis van werkorders voor activa
• Interactieve plattegronden en plattegronden

Zorg ervoor dat u voor werkorders met betrekking tot ontsmetting instructies opneemt over hoe u de producten op de juiste manier voorbereidt en veilig gebruikt.

Mengen en hanteren

Deze is afhankelijk van de producten die uw instelling gebruikt. In sommige gevallen moet u chemicaliën mengen voordat u ze gebruikt. In andere komt alles voorgemengd. Zorg ervoor dat werkorders informatie bevatten over hoe de producten moeten worden klaargemaakt, inclusief eventuele vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen. Veel schoonmaakproducten zijn bijtend en handschoenen en veiligheidsbrillen of gezichtsschermen helpen beschermen tegen contact met de huid en ogen.

U moet ook informatie opnemen over welke chemicaliën u niet mag mengen. Technici kunnen in de verleiding komen om een ​​beetje van elke reiniger te mengen tot een 'superreiniger', maar de resultaten kunnen giftig zijn. Het mengen van ammoniak en bleekmiddel zorgt voor chlooraminedampen, die de keel en ogen kunnen verbranden. Door ontsmettingsalcohol en bleekmiddel te mengen, ontstaat chloroform en zoutzuur. Lage niveaus veroorzaken duizeligheid, terwijl hogere niveaus schade aan de huid, ogen, longen, nieren, lever en uiteindelijk de dood veroorzaken.

Type, volgorde van gebruik en contacttijd

Reinigers zijn niet hetzelfde als desinfectiemiddelen en voor het beste resultaat moet je de juiste producten in de juiste volgorde gebruiken.

Over het algemeen worden reinigingsmiddelen gebruikt om vet en organisch materiaal te verwijderen voordat ze worden gedesinfecteerd. Nadat het oppervlak is schoongemaakt, kunt u het desinfectiemiddel aanbrengen, dat chemicaliën bevat die ziektekiemen doden. Mensen denken vaak dat veel "elleboogvet" de beste manier is om schoon te maken, maar bij het desinfecteren moet je de producten eerst voldoende contacttijd geven om in te werken.

Hoe u schoonmaakproducten veilig mixt en op de juiste manier gebruikt, kan allemaal worden behandeld in de stapsgewijze instructies voor werkorders en aanpasbare checklists in de CMMS-werkorder. En door gebruik te maken van sjablonen, kunt u al deze informatie opnemen in elke sanitatiegerelateerde werkorder. Als u een nieuwe werkorder nodig heeft, begint u met de sjabloon boordevol informatie en voegt u vervolgens eventuele aanvullende informatie toe.

Sommige scholen en campussen creëren nieuw trainingsmateriaal voor technici om ervoor te zorgen dat ze over alle informatie beschikken die ze nodig hebben om veilig en effectief te werken. Maar het is een proces om iedereen als getraind te laten certificeren, en niet iedereen kan tegelijkertijd getraind worden. Om dit te omzeilen, kunt u de profielen van technici controleren voordat u ze taken toewijst om er zeker van te zijn dat ze de vereiste training hebben gekregen.

Het toevoegen van een sanitatieschema is slechts een deel van de oplossing. Wat zou je nog meer anders moeten doen?

Pas uw preventieve onderhoudsschema's aan met CMMS-software

Los van nieuwe sanitaire taken, moet u ook delen van uw bestaande preventieve onderhoudsschema uitbreiden. Als je geen programma hebt, is dit het moment om er een te starten. Over het algemeen levert preventief onderhoud het volgende op:

• Verhoogde uptime
• Langere levensduur van activa
• Eenvoudig voorraadbeheer
• Verbeterde efficiëntie
• Verhoogde veiligheid

Deze zijn allemaal belangrijk, maar met COVID-19 zijn ze cruciaal geworden.

Stel wat PB's op

Organisaties in verschillende sectoren worden gedwongen om op alle mogelijke kosten te besparen. En dat betekent dat van onderhoudsafdelingen wordt gevraagd om meer te doen met minder, met een kleiner aantal monteurs toe te komen en de kosten beter in de gaten te houden. Het laatste dat u op dit moment nodig heeft, is ongeplande uitvaltijd van een belangrijk bedrijfsmiddel. Dit is niet het moment voor de ketel om te stoppen met werken. Om ervoor te zorgen dat alles wat u nodig hebt online blijft, verhoogt u de frequentie en hoeveelheid preventief onderhoud op kritieke bedrijfsmiddelen.

Pauzeer enkele PM's

Tegelijkertijd zijn er enkele PM's die u misschien wilt overwegen om helemaal te stoppen. Voor een basisschool is het bijvoorbeeld niet nodig om de buitenspeelstructuren periodiek te controleren. In de meeste gebieden zijn ze verboden terrein. Op een grote universiteitscampus kunnen afdelingen gepland onderhoud aan een deel van de activa in de keukens van de cafetaria's pauzeren. De meeste inactieve activa hebben niet hetzelfde aandachtsniveau nodig.

Het pauzeren van PM's kan ook helpen bij rapporten. Aan het einde van de maand hoef je niet door een hoop gemiste PM's te waden die je toch nooit had moeten doen. Het kan logischer zijn om ze voor nu te pauzeren, zodat u de tijd van uw afdeling kunt gebruiken op manieren die beter aansluiten bij de huidige situatie. Zie het zo:je hebt misschien een schema om je gazon elke zondagavond in de zomer te besproeien, maar het heeft geen zin om het schema te volgen als er zondagmiddag een onweersbui was.

Met een goede CMMS kun je je PM-schema pauzeren en afspelen met slechts een paar klikken.

Overschakelen naar verwaarloosde PM's

Met meer tijd om mee te werken, kunt u eindelijk al het preventieve onderhoud inhalen dat op een laag pitje stond. U hebt tijd om al die kleine projecten te investeren die kunnen leiden tot verhoogde betrouwbaarheid en efficiëntie. U kunt de tijd ook gebruiken om betere workflows voor de toekomst op te zetten. Dat kan het adopteren van CMMS-software omvatten. Zelfs in de beste tijden vinden sommige onderhoudsafdelingen het een uitdaging om hun normale werktempo vast te houden en tegelijkertijd gegevens te verzamelen en te ordenen om CMMS-software te implementeren. Terwijl de productielijnen stil liggen en de kantoorruimte niet wordt gebruikt, kunt u zichzelf voorbereiden op succes als de zaken weer opstarten.

Onderdeel van het plannen van preventief onderhoud is ervoor te zorgen dat u op het juiste moment over de juiste onderdelen en materialen beschikt. Als je het projectorscherm in een klaslokaal moet repareren, heb je de juiste onderdelen nodig om dit te doen. Dus, wat is de beste manier om voorraad te beheren?

Beveilig kritieke toeleveringsketens met geautomatiseerd voorraadbeheer met CMMS-software

Het doel van voorraadbeheer is om het juiste onderdeel op het juiste moment en tegen de juiste prijs te hebben. Als u een verkeerde berekening heeft gemaakt en niet het onderdeel heeft dat u nodig hebt wanneer u het nodig heeft, kunt u dit meestal goedmaken door een beetje extra te betalen voor expresverzending. Over het algemeen heb je misschien niet altijd het juiste onderdeel wanneer je het nodig hebt, maar met wat geduld en geld kun je het uiteindelijk krijgen. Maar COVID-19 legt nieuwe druk op de toeleveringsketens. Meer dan ooit is er geen ruimte voor fouten. Nu de levertijden toenemen, moet u bestellingen binnen krijgen lang voordat ze op zijn.

Het is mogelijk om dit te doen met papier of spreadsheets, maar CMMS-software is eenvoudiger. Ten eerste gebruikt het de onderdelen en materialen die aan werkorders zijn gekoppeld om de voorraadtellingen in realtime up-to-date te houden. Terug naar het voorbeeld van het projectorscherm. Zodra de werkorder is afgesloten, haalt de software de bijbehorende onderdelen uit de voorraad. U weet altijd precies hoeveel u in reserve heeft. Ten tweede, zodra dat aantal onder het aanpasbare minimum daalt, stuurt de software u een waarschuwing om u te laten weten dat het tijd is om opnieuw te bestellen. De inkoopmodule automatiseert veel van de volgende stappen, waardoor het gemakkelijk is om leveranciers te bereiken.

Schooldivisies en grote campussen met meerdere faciliteiten kunnen ook profiteren van het delen van voorraden. Vanuit de CMMS-software kunnen ze eenvoudig alle voorraden controleren. Vooralsnog zal het een stuk makkelijker zijn om extra onderdelen en materialen uit een tweede faciliteit te halen dan om bij een leverancier te bestellen.

Werk plannen is één ding, ervoor zorgen dat het klaar is een ander. U hebt een manier nodig om ervoor te zorgen dat uw schema voor preventief onderhoud wordt gevolgd. Hoe kun je transparantie creëren en aansprakelijkheid afdwingen?

Volg werkorders met behulp van categorieën en rapporten

Het plannen van sanitaire voorzieningen en preventief onderhoud is de eerste stap, maar daarna moet u taken met betrekking tot COVID-19 volgen om ervoor te zorgen dat er niets tussen de oren glipt. Eén manier is door categorieën toe te voegen aan werkorders voor on-demand en preventief onderhoud. Als u met papier werkt, kunt u iets eenvoudigs doen door de datum te markeren met een gele markeerstift. Bij spreadsheets kunt u een andere kleur voor het lettertype gebruiken. Wanneer u vervolgens rapporten maakt, kunt u alle kritieke werkorders samenvoegen.

Je moet kijken naar

• Aantal voltooide PM's
• Aantal op tijd ingevulde PM's
• Percentage PM's dat op tijd is voltooid

Het is tijdrovend met een op papier of spreadsheet gebaseerd systeem, maar het is te doen. Met CMMS-software en automatisch gegenereerde rapporten is het veel eenvoudiger. Zet alle bijbehorende werkorders en PM's in dezelfde categorie en de software kan alle gegevens ophalen, grafieken maken en KPI's berekenen.

Ongeacht hoe u rapporten opstelt, het is een goed idee om de frequentie te verhogen. Als er hiaten in uw processen zijn, moet u deze meteen vinden en verhelpen.

Op afstand werken met CMMS-software

De noodzaak van social distancing is een van de grootste uitdagingen. Als uw team gewend is om nauw samen te werken, mondeling informatie te delen en over te kunnen lopen en vragen te kunnen stellen wanneer ze vastlopen, heeft COVID-19 een enorm effect. Het kan onmogelijk zijn om effectief te werken als al die dingen die we als vanzelfsprekend beschouwden, schouder aan schouder kunnen werken en face-to-face praten, plotseling verdwijnen. Hoe kun je je team organiseren als niemand zoiets eenvoudigs kan doen als langs je kantoor komen?

U moet nieuwe communicatiekanalen vinden die duidelijk en betrouwbaar zijn. U hebt manieren nodig om informatie te standaardiseren, zodat deze gemakkelijk tussen leden van het team kan worden overgedragen. Bovendien heb je een manier nodig om iedereen op de hoogte te houden, om informatie in realtime bij te werken.

Er zijn een heleboel opties, waaronder groeps-e-mails en telefoonbomen. Als je ze al hebt gebruikt, weet je alles over de nadelen. CMMS-software ondersteund door cloudcomputing houdt uw team verbonden, zelfs van veraf. Alle gegevens van de afdeling worden opgeslagen in één centrale database, waar ze worden geback-upt en beveiligd. Maar het is meer dan veilig, het is toegankelijk. U en uw team kunnen inloggen vanaf elke desktop, laptop of mobiel apparaat met internetverbinding. Als je eenmaal in het CMMS bent, maakt het niet uit waar je bent. U kunt:

• Genereer, wijs toe en volg werkorders
• Plan en volg preventieve onderhoudstaken
• Voorraad controleren
• Automatisch rapporten genereren

Alles wat we hebben behandeld, kunt u op afstand doen.

Hippo CMMS en jij

Het voelt alsof de COVID-19-pandemie alles heeft veranderd en iedereen probeert met veel onzekerheid om te gaan. Maar één ding zal nooit veranderen. We zullen er altijd zijn om te helpen. Als je vragen hebt over CMMS en onderwijsfaciliteiten, of over een andere branche, is dit het moment om contact met ons op te nemen en contact met ons op te nemen.