5 Redenen Waarom Onderhoudsmanagers Nog steeds Spreadsheets Kiezen boven CMMS

Industrie-experts, academici, onderhouds- en faciliteitsmanagers erkennen en citeren de voordelen van faciliteitsbeheersoftware in onderzoeksstudies, artikelen en andere bronnen. Softwarebedrijven roemen potentiële hoge return on investments met onderhoudssoftware implementaties.

Vaak geciteerd als CMMS software voordelen zijn:

• Vermogen om werkorders efficiënt te beheren en te tracken
• Automatisch triggeren van preventieve onderhoudswerkorders
• Geautomatiseerde alerts voor aankomende evenementen en lage voorraad
• Verbeterde planning en beheer van arbeid
• Verbeterde communicatie tussen onderhoud en andere afdelingen
• Kostenbesparingen verkregen door beter voorraadsbeheer
• Werkorders, updates en andere transacties worden accuraat gelogd en kunnen gerapporteerd worden
• Duidelijke en accurate rapporten genereren voor industrie-audits en regelgevende compliance inspecties
• Toegang tot onderhoudsdata overal, altijd
• Real-time updates

Ondanks alle CMMS voordelen, waarom klonken zoveel onderhouds- en faciliteitsmanagers nog steeds aan spreadsheets om hun operaties te tracken? In een recente enquête, rapporteerden 45% van faciliteitsmanagers dat ze nog steeds handmatige methoden gebruikten om hun onderhoudsoperaties te tracken, wat aangeeft dat ze "verdorren in papier". 15% van managers zeiden ook dat hun onderhoudstracking helemaal niet gevestigd was en 67% stelde dat hun tracking enigszins gevestigd was.

Het Probleem met Spreadsheets

Het kan gerechtvaardigd zijn voor een onderhoudsafdeling om te beginnen met spreadsheets, papiergebaseerde werkorders, en een systeem van e-mails en telefoongesprekken om jobs te communiceren, echter het langetermijnsucces van deze methodes biedt afnemende opbrengsten. Immers, spreadsheets zijn niet ontworpen met uw onderhoudsafdeling in gedachten. Bijvoorbeeld, fouten kunnen optreden bij het opslaan van spreadsheetwijzigingen als meer dan één persoon verantwoordelijk is voor het updaten ervan. In dit geval, kunnen uren aan data-invoer verloren gaan of overschreven worden. Bovendien sturen spreadsheets geen geplande e-mail alerts wanneer preventieve onderhoudstaken aankomen of wanneer reserveonderdelen laag lopen. Ze zijn ook niet in staat werkorders of inkooporders te creëren, en het meten van metrics zoals onderhoudshistorie, apparatuurdowntime, en arbeidsbenutting is handmatig, lastig en minder accuraten.

Hoewel we dit artikel begonnen met het noemen van veelvoorkomende voordelen van onderhoudsbeheersoftware, het gebruik van de werkordersoftware functie om werkorders te beheren. is het ook belangrijk om nadelen of kosten te bespreken die mee kunnen komen met het implementeren van een CMMS. Deze nadelen zijn sleutelredenen waarom onderhouds- en faciliteitsmanagers ervoor kiezen om spreadsheets te gebruiken om onderhoudsoperaties te tracken.

5 Redenen Waarom Managers Nog steeds Spreadsheets Kiezen boven CMMS Software…en wat we eraan kunnen doen.

1. Gebrek aan steun van topmanagement:

In tijden van economische downturn of financiële problemen, downsizen organisaties vaak om kosten te compenseren, en een van de eerste afdelingen die beïnvloed wordt is onderhoud. Dit is omdat topmanagement doorgaans onderhoud ziet als een kostenpost. Management heeft de neiging om P&L-statements te bekijken met een oversimpelistische blik. Ze verminderen kosten om korte-termijnwinst te verhogen. Opvallend genoeg tonen studies aan dat correct geïmplementeerd CMMS software hoge return on investment oplevert. Nog vreemder, met korte-termijn downsizing tactieken, verminderen bedrijven niet het aantal activa (gebouwen en apparatuur), maar verminderen ze de middelen die onderhoudsafdelingen hebben om ze te onderhouden, een duidelijk recept voor een overbelast onderhoudsteam en vervallen faciliteit. Hebben beslissers die zo denken, maakt het zeer moeilijk om een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem te implementeren aangezien een CMMS beschouwd wordt als een extra kostenpost.

2. Hoge voorafgaande kosten:

Er zijn wel meer dan 150 onderhoudsbeheersoftwaresystemen om uit te kiezen, allemaal variërend in prijs en feestructuur. Traditioneel waren de meeste CMMS implementaties on-premise, of geïnstalleerd op PCs. Deze implementaties omvatten hoge installatie- en setupkosten die managers afschrikt van de investering. Er waren te veel "what ifs?" Wat als het onderhoudspersoneel de nieuwe technologie weerstond? Wat als de CMMS leverancier de applicatie stopte met supporteren? Wat als de software niet de beloofde resultaten produceerde? Hoe zaten de switchkosten? Al deze onbekenden maakten het idee van het installeren van onderhoudsbeheersoftware zeer riskant en het vasthouden aan spreadsheets een comfortabele alternatief. In de laatste tien jaar is er een verschuiving geweest naar web-gebaseerde CMMS met lage voorafgaande en switchkosten, wat veel van de bovenstaande risico's ontkracht. Bovendien staan de meeste systemen u toe uw historische onderhoudsdata, gebruikers, activa en apparatuur gratis naar uw nieuwe systeem te migreren. U hoeft niet opnieuw te beginnen met data verzamelen en u kunt historische onderhoudsrapporten meteen draaien. Eerdere implementatiekosten van het oude systeem gaan nooit verloren bij migratie naar een nieuw systeem.

3. Verborgen en intangibele kosten:

Op het oppervlak is het redelijk makkelijk om de kosten van het implementeren van een onderhoudsbeheersoftwaresysteem te berekenen. Bijvoorbeeld, als u kijkt naar een web-gebaseerde CMMS met onbeperkte gebruikers (niet ongebruikelijk dezer dagen), zou u kunnen verwachten dat de kosten $3.000 per jaar in softwarelicentiekosten zijn en een extra $1.500 in training en initiële setupkosten. Dat zou $4.500 voor het eerste jaar en $3.000/jaar daarna zijn, toch? Helaas is het niet zo simpel. We hebben een aantal intangibele kosten over het hoofd gezien die verbonden zijn met het installeren van geautomatiseerd onderhoudsbeheersoftware (CMMS Software). Enkele van deze zijn:

a. Kosten betrokken bij het evalueren van verschillende CMMS leveranciers:

Vaak over het hoofd gezien is de tijd die het kost om verschillende softwareleveranciers te evalueren. Managers die dit proces eerder doorlopen hebben, zijn waarschijnlijk gewend aan on-site bezoeken van de softwareleverancier, vluchten, accommodaties, lunches, etc. Met al de tijd en kosten betrokken, zullen veel managers evalueren van onderhoudssoftware oplossingen weerhouden. Tijden zijn veranderd, en al deze hassles kunnen vermeden worden. Meeste onderhoudssoftware evaluaties kunnen online worden uitgevoerd via live webinars en gepersonaliseerde demo's. Voorbij zijn de dagen van sitebezoeken, wijn en dine, en onderhandelen over reiskosten.

b. Kosten betrokken bij het aankopen van onderhoudssoftware:

Als u werkt voor een grotere organisatie is er meestal een formeel inkoopproces. Hoe meer formaliteiten, hoe meer tijd en mensen betrokken. Het aankopen van software in het bijzonder, vereist input van verschillende afdelingen; Onderhoud moet de functionele softwarerequirements onderzoeken en beslissen of de kosten in hun budget passen, IT moet ervoor zorgen dat de onderhoudssoftware hun beveiligingseisen haalt, en juridisch moet ervoor zorgen dat de service level agreement klopt. De boekhoudafdeling wil misschien dat het integreert met hun boekhoudsoftware, terwijl topmanagement misschien op zoek is naar flitsende rapportagefuncties. Met al deze behoeften, is de prijs van CMMS software aanzienlijk gestegen. Gelukkig hoeven kleinere organisaties niet door al deze hoeven te springen en hebben onderhoudsmanagers de autoriteit om de beslissing te nemen met zeer weinig betrokkenheid van andere afdelingen. Grotere organisaties zouden leren hun greep los te laten en onderhoudsmanagers meer autonomie te geven of de behoeften van elke afdeling te solidariseren en te voorzien in de belangrijkste. Als de CMMS een SaaS (Software as a Service) deal is, is het tamelijk makkelijk om uit de overeenkomst te komen als ontevreden.

c. Tijd betrokken voor setup: 

Wie ooit ervaring heeft met bedrijfssoftware implementatie weet dat veel tijd betrokken is bij het setup proces en veel kan misgaan. Als u werkt op een kleine faciliteit (klein enkel hotel, productieplant) met slechts 50 stukken apparatuur en alleen zoekt om een geautomatiseerd preventief onderhoudsysteem te krijgen, is de betrokken setup tamelijk simpel. Alles wat vereist is, is een lijst van activa krijgen, en de onderhoudsschema's in te richten. Echter, als u meerdere faciliteiten beheert met honderden of duizenden activa en zoekt om voorraad, verkopers, arbeidskosten, leveranciers, en reparaties te tracken, is de tijd betrokken voor het inrichten van het onderhoudsbeheersysteem veel meer. Onderhoudsmanagers kunnen zich bewust zijn van de voordelen die CMMS software kan leveren, maar hebben simpelweg niet de tijd om het systeem in te richten. Branden blussen en ervoor zorgen dat systemen draaien heeft prioriteit over het inrichten van een nieuw onderhoudsprogramma.

d. Tijd betrokken voor training:

Hoewel de operatie en de meer functionele requirements, hoe meer tijd vereist om personeel te trainen op CMMS. Dingen moeilijker maken is een onderhoudsteam dat niet tech-savvy is. In veel organisaties zien we een enorme verscheidenheid in technisch vaardigheidsniveau onder het onderhoudsteam. Afdelingen die ouder zijn in demografische samenstelling, hebben moeilijker nieuw technologieën te adopteren. Aan de lichte kant, naarmate meer Millennials de arbeidsmarkt betreden, zullen we een verschuiving zien naar snellere adoptie en minder weerstand tegen nieuwe technologieën. Dit is niet te zeggen dat oudere generaties geen onderhoudsbeheersoftware kunnen leren, maar het kan impliceren dat uw team meer trainingsuren nodig zal hebben om comfortabel te worden met de software. Houd in gedachten dat veel CMMS leveranciers gratis training aanbieden aan klanten en snel kwaliteits supportdiensten leveren. Ook makkelijker maakt de toenemende trend van gebruiksvriendelijke CMMS software. Leveranciers pushen nieuwe versies van hun software met simpeler design en intuïtieve navigatie om de gebruikerservaring te verbeteren.

e. Software customizing kosten: 

Vaak na het aankopen van onderhoudsbeheersoftware realiseert een bedrijf dat veranderingen gemaakt moeten worden zodat de software beter past bij hun specifieke operationele behoeften. In het verleden, toen CMMS installaties uitsluitend on-premise waren en outright gekocht, werden software customisaties verwacht en kwamen ze met een hoge kost. Vandaag, met meer bedrijven die kiezen voor SaaS regelingen, is het kwestie van het customizen van de software controversieel. Klanten zijn minder bereid grote bedragen te investeren in software customizing fees voor software die ze eigenlijk leasen. Echter, zelfs als onderhoudssoftwareleveranciers geen software maken die gebruikers kunnen customizen, zijn ze bereid om partnerschap aan te gaan met klanten om hun ontwikkelingsbehoeften te luisteren en een deel van de customizingkosten te delen.

4. Hoog risico op mislukking:

De trieste waarheid is dat onderhoudsbeheer installaties niet de beste track record hebben. Sommige studies suggereren misluktpercentages van 40% terwijl anderen zo hoog als 80% rapporteren. Hoge misluktpercentages worden toegeschreven aan slechte implementatieplannen, slechte setup, gebrek aan leveranciersondersteuning, weerstand van gebruikers, en onvoldoende training. Wat de reden ook is, onderhoudssoftwareleveranciers werken harder om software te maken die meer gebruiksvriendelijk is, meer support en betere training bieden.

5. Weerstand van eindgebruikers:

Personeelsweerstand tegen verandering is een grote barrière voor het stappen van spreadsheets naar geautomatiseerd onderhoudsbeheersoftware. Zowel managers als ondergeschikten weerstaan verandering om verschillende redenen. Onderhoudspersoneel ziet CMMS software vaak als een tool om hun prestaties te meten en kan zich gemakkelijk bedreigd of moe voelen voor de verandering. Ze zien het gebruiken ervan ook als extra werk waar ze geen tijd voor hebben. Om weerstand te mitigeren, moeten managers hun personeel vroeg betrekken, het doel van het implementeren van het systeem duidelijk uitleggen (en niet hun prestaties benadrukken), en laten zien hoe het tool hun leven makkelijker maakt.  Eenmaal dat u buy-in heeft van uw team, zullen ze het afstoten van spreadsheets voor onderhoudssoftware ondersteunen.

Conclusie:

De lijst met CMMS voordelen is uitgebreid. In theorie lijkt het een logische oplossing voor elke onderhoudsafdeling. Het zou moeilijk zijn om te conceperen waarom een onderhouds- of faciliteitsmanager zou blijven spreadsheets gebruiken en geen onderhoudsoftwaresysteem implementeren wetende alle voordelen. Als we dichterbij kijken, zien we dat er veel risico's zijn die mee gaan met onderhoudssoftware installaties. Managers zijn terughoudend om de verandering te maken door onvoorziene verborgen kosten, weerstand van personeel, en angst voor mislukking. Echter, CMMS leveranciers adresseren dit door software te produceren die minder duur is met meer flexibele betalingsplannen en meer gebruiksvriendelijke CMMS. Bovendien komen meer tech-savvy onderhoudsmensen de arbeidsmarkt binnen en zijn open voor onderhoudssoftware technologieën.