5 redenen waarom onderhoudsmanagers spreadsheets gebruiken in plaats van CMMS-software

Industrie-experts, academici, onderhouds- en facilitaire managers erkennen en noemen de voordelen van facility managementsoftware in onderzoeksstudies, artikelen en andere bronnen. Softwarebedrijven kunnen bogen op een potentieel hoog rendement op investeringen met implementaties van onderhoudssoftware.

Vaak aangehaald als voordelen van CMMS-software zijn:

• Mogelijkheid om werkorders efficiënt te beheren en te volgen
• Automatische activering van werkorders voor preventief onderhoud
• Geautomatiseerde waarschuwingen voor aankomende evenementen en wanneer de voorraad laag is
• Verbeterde planning en beheer van arbeid
• Verbeterde communicatie tussen onderhoud en andere afdelingen
• Kostenbesparingen behaald door beter voorraadbeheer
• Werkopdrachten, updates en andere transacties worden nauwkeurig geregistreerd en kunnen worden gerapporteerd op
• Genereer duidelijke en nauwkeurige rapporten voor branche-audits en nalevingsinspecties van de regelgeving
• Overal en altijd toegang tot onderhoudsgegevens
• Realtime updates

Waarom houden zoveel onderhouds- en facility managers, ondanks alle voordelen van CMMS, zich nog steeds vast aan spreadsheets om hun activiteiten bij te houden? In een recente enquête , meldde 45% van de facility managers dat ze nog steeds handmatige methoden gebruikten om hun onderhoudsactiviteiten bij te houden, wat aangeeft dat ze "verdrinken in papier". 15% van de managers zei ook dat hun onderhoudstracking helemaal niet was vastgesteld en 67% zei dat hun tracking enigszins was vastgesteld.

Het probleem met spreadsheets

Het kan gerechtvaardigd zijn voor een onderhoudsafdeling om te beginnen met spreadsheets, papieren werkbonnen en een systeem van e-mails en telefoontjes om taken door te geven, maar het succes op lange termijn van deze methoden levert een afnemend rendement op. Spreadsheets zijn immers niet ontworpen met uw onderhoudsafdeling in gedachten. Er kunnen bijvoorbeeld fouten optreden bij het opslaan van wijzigingen in het werkblad als meer dan één persoon verantwoordelijk is voor het bijwerken ervan. In dit geval kunnen uren aan gegevensinvoer verloren gaan of worden opgeslagen. Bovendien sturen spreadsheets geen geplande e-mailwaarschuwingen wanneer preventieve onderhoudstaken eraan komen of wanneer reserveonderdelen bijna op zijn. Ze kunnen ook geen werkorders of inkooporders maken, en het meten van statistieken zoals onderhoudsgeschiedenis, uitvaltijd van apparatuur en arbeidsinzet is handmatig, omslachtig en minder nauwkeurig.

Hoewel we dit artikel begonnen met het noemen van algemene voordelen van onderhoudsbeheersoftware, is het gebruik van de functie voor werkordersoftware om werkorders te beheren. het is ook belangrijk om de nadelen of kosten te bespreken die kunnen komen kijken bij het implementeren van een CMMS. Deze nadelen zijn de belangrijkste redenen waarom onderhouds- en facility managers ervoor blijven kiezen om spreadsheets te gebruiken om onderhoudsactiviteiten bij te houden.

5 redenen waarom managers nog steeds spreadsheets gebruiken in plaats van CMMS-software... en wat we eraan kunnen doen.

1. Gebrek aan steun van het hogere management:

In tijden van economische neergang of financiële problemen krimpen organisaties vaak in om de kosten te compenseren, en een van de eerste afdelingen die getroffen wordt, is onderhoud. Dit komt omdat het hogere management onderhoud doorgaans als een kostenpost beschouwt. Het management heeft de neiging om naar winst-en-verliesrekeningen te kijken met een te vereenvoudigde weergave. Ze verlagen de kosten om de winst op korte termijn te vergroten. Vreemd genoeg tonen onderzoeken aan dat indien correct geïmplementeerd CMMS-software een hoog rendement op de investering oplevert. Nog vreemder, met kortetermijnbezuinigingstactieken, verminderen bedrijven niet het aantal activa (gebouwen en apparatuur), maar verminderen ze de middelen die onderhoudsafdelingen hebben om ze te onderhouden, een duidelijk recept voor een overbelast onderhoudsteam en een verslechterde faciliteit. Het hebben van besluitvormers die op deze manier denken, maakt het erg moeilijk om een ​​geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem op te zetten, aangezien een CMMS alleen als een extra kostenpost wordt beschouwd.

2. Hoge kosten vooraf:

Er zijn meer dan 150 softwaresystemen voor onderhoudsbeheer om uit te kiezen, allemaal variërend in prijs- en tariefstructuur. Traditioneel waren de meeste CMMS-implementaties on-premise of geïnstalleerd op pc's. Deze implementaties brachten hoge installatie- en opstartkosten met zich mee, wat managers ervan weerhield om de investering te doen. Er waren te veel "wat als?" Wat als het onderhoudspersoneel weerstand bood aan de nieuwe technologie? Wat als de CMMS-leverancier stopt met het ondersteunen van de applicatie? Wat als de software niet de beloofde resultaten opleverde? Hoe zouden de overstapkosten eruit zien? Al deze onbekenden maakten het idee om onderhoudsbeheersoftware te installeren zeer riskant en het vasthouden aan spreadsheets een comfortabel alternatief. In de afgelopen tien jaar heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar webgebaseerd CMMS met lage opstart- en overstapkosten, waardoor veel van de bovengenoemde risico's teniet zijn gedaan. Bovendien kunt u met de meeste systemen uw historische onderhoudsgegevens, gebruikers, bedrijfsmiddelen en apparatuur gratis migreren naar uw nieuwe systeem. U hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen met het verzamelen van gegevens en u kunt meteen historische onderhoudsrapporten uitvoeren. Eerdere implementatiekosten van het oude systeem gaan nooit verloren bij het migreren naar een nieuw systeem.

3. Verborgen en immateriële kosten:

Op het eerste gezicht is het vrij eenvoudig om de kosten te berekenen van het implementeren van een softwaresysteem voor onderhoudsbeheer. Als u bijvoorbeeld kijkt naar een webgebaseerd CMMS met een onbeperkt aantal gebruikers (niet ongebruikelijk tegenwoordig), kunt u verwachten dat de kosten $ 3.000 aan jaarlijkse softwarelicentiekosten bedragen en een extra $ 1.500 aan training- en initiële installatiekosten. Dat zou $ 4.500 zijn voor het eerste jaar en $ 3.000 per jaar daarna, toch? Helaas is het niet zo eenvoudig. We hebben een aantal immateriële kosten over het hoofd gezien die verband houden met het installeren van geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware (CMMS-software). Sommige hiervan zijn:

a. Kosten die gemoeid zijn met het evalueren van verschillende CMMS-leveranciers:

Vaak over het hoofd gezien is de tijd die nodig is om verschillende softwareleveranciers te evalueren. Managers die dit proces eerder hebben doorlopen, zijn waarschijnlijk gewend aan bezoeken ter plaatse van de softwareleverancier, vluchten, accommodaties, lunches, enz. Met alle tijd en kosten die ermee gemoeid zijn, zullen veel managers weerstand bieden aan het evalueren van onderhoudssoftwareoplossingen. De tijden zijn veranderd en al deze problemen kunnen worden vermeden. De meeste evaluaties van onderhoudssoftware kunnen online worden uitgevoerd via live webinars en gepersonaliseerde demo's. Voorbij zijn de dagen van bezoeken ter plaatse, eten en drinken en onderhandelen over reiskosten.

b. Kosten die gemoeid zijn met de aanschaf van onderhoudssoftware:

Als u voor een grotere organisatie werkt, is er meestal een formeel inkoopproces. Hoe meer formaliteiten, hoe meer tijd en mensen erbij betrokken zijn. Met name het inkopen van software vereist input van verschillende afdelingen; Onderhoud moet de functionele softwarevereisten onderzoeken en beslissen of de kosten binnen hun budget passen, IT moet er zeker van zijn dat de onderhoudssoftware voldoet aan hun beveiligingsvereisten en wettelijke vereisten om ervoor te zorgen dat de service level agreement deugdelijk is. De boekhoudafdeling wil misschien dat het wordt geïntegreerd met hun boekhoudsoftware, terwijl het hogere management misschien op zoek is naar flitsende rapportagefuncties. Met al deze behoeften is het prijskaartje van CMMS-software gewoon aanzienlijk gestegen. Gelukkig hoeven kleinere organisaties niet door al deze hoepels te springen en hebben onderhoudsmanagers de bevoegdheid om de beslissing te nemen met zeer weinig betrokkenheid van andere afdelingen. Grotere organisaties zouden moeten leren hun greep los te maken en onderhoudsmanagers meer autonomie te geven of de behoeften van elke afdeling te verstevigen en in te spelen op de belangrijkste. Als het CMMS een SaaS-deal (Software as a Service) is, is het vrij eenvoudig om uit de regeling te stappen als u niet tevreden bent.

c. Tijd die nodig is voor het opzetten:

Iedereen die ervaring heeft met de implementatie van bedrijfssoftware, weet dat er veel tijd komt kijken bij het opzetten en dat er veel mis kan gaan. Als u werkt in een kleine faciliteit (klein hotel, fabriek) met slechts 50 apparaten en alleen op zoek bent naar geautomatiseerde software voor preventief onderhoud, dan is de opzet vrij eenvoudig. Het enige dat nodig is, is het verkrijgen van een lijst met bedrijfsmiddelen en het opstellen van de onderhoudsschema's. Als u echter toezicht houdt op meerdere faciliteiten met honderden of duizenden activa en u wilt de voorraad, leveranciers, arbeidskosten, leveranciers en reparaties bijhouden, kost het opzetten van het onderhoudsbeheersysteem veel meer tijd. Onderhoudsmanagers zijn zich misschien bewust van de voordelen die CMMS-software kan bieden, maar hebben simpelweg niet de tijd om het systeem op te zetten. Branden blussen en ervoor zorgen dat de systemen werken, heeft voorrang op het opzetten van een nieuw onderhoudsprogramma.

d. Betrokken tijd voor training:

Hoe groter de operatie en hoe meer functionele vereisten, hoe meer tijd er nodig is om personeel te trainen in CMMS. Om het moeilijker te maken, is het hebben van een onderhoudsteam dat niet technisch onderlegd is. In veel organisaties zien we een grote verscheidenheid aan technische vaardigheidsniveaus bij het onderhoudsteam. Afdelingen die ouder zijn qua demografie, hebben het moeilijker om nieuwe technologieën toe te passen. Aan de positieve kant, naarmate meer millennials de beroepsbevolking betreden, zullen we een verschuiving zien naar snellere acceptatie en minder weerstand tegen nieuwe technologieën. Dit wil niet zeggen dat oudere generaties onderhoudsbeheersoftware niet kunnen leren, maar het kan betekenen dat uw team meer trainingsuren nodig heeft om vertrouwd te raken met de software. Houd er rekening mee dat veel CMMS-leveranciers gratis training voor klanten aanbieden en snel kwaliteitsondersteuningsservices bieden . Wat het ook makkelijker maakt, is de toenemende trend van gebruiksvriendelijke CMMS-software. Leveranciers brengen nieuwe versies van hun software uit met een eenvoudiger ontwerp en intuïtieve navigatie om de gebruikerservaring te verbeteren.

e. Kosten voor softwareaanpassing:

Vaak realiseert een bedrijf zich na aanschaf van onderhoudsbeheersoftware dat er wijzigingen moeten worden aangebracht zodat de software beter aansluit bij hun specifieke operationele behoeften. In het verleden, toen CMMS-installaties uitsluitend on-premise waren en volledig werden gekocht, werden software-aanpassingen verwacht en kwamen daar hoge kosten bij kijken. Nu steeds meer bedrijven kiezen voor SaaS-arrangementen, is de kwestie van het aanpassen van de software omstreden. Klanten zijn minder bereid om grote bedragen te investeren in softwareaanpassingskosten voor software die ze in wezen leasen. Maar zelfs als leveranciers van onderhoudssoftware geen software maken die gebruikers kunnen aanpassen, zijn ze bereid om samen te werken met klanten om naar hun ontwikkelingsbehoeften te luisteren en een deel van de aanpassingskosten te delen.

4. Hoog risico op falen:

De trieste waarheid is dat onderhoudsbeheerinstallaties niet het beste trackrecord hebben. Sommige studies suggereren een mislukkingspercentage van 40%, terwijl andere zelfs 80% rapporteren. Hoge uitvalpercentages worden toegeschreven aan slechte implementatieplannen, slechte opzet, gebrek aan ondersteuning van leveranciers, weerstand van gebruikers en onvoldoende training. Wat de reden ook is, leveranciers van onderhoudssoftware werken harder om software te maken die gebruiksvriendelijker is, meer ondersteuning en betere training biedt.

5. Weerstand van eindgebruikers:

De weerstand van het personeel tegen verandering is een grote belemmering om over te stappen van spreadsheets naar geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware. Zowel managers als ondergeschikten verzetten zich om verschillende redenen tegen verandering. Onderhoudspersoneel ziet CMMS-software vaak als een hulpmiddel om hun prestaties te meten en kan zich gemakkelijk bedreigd of moe voelen van de verandering. Ze zien het ook als extra werk waar ze geen tijd voor hebben. Om weerstand te verminderen, moeten managers hun personeel vroegtijdig betrekken, duidelijk uitleggen wat het doel is van de implementatie van het systeem (en niet de nadruk leggen op het volgen van hun prestaties), en laten zien hoe de tool hun leven gemakkelijker zal maken. Zodra je de buy-in van je team hebt, ondersteunen ze het weggooien van de spreadsheets voor onderhoudssoftware.

Conclusie:

De lijst met CMMS-voordelen is uitgebreid. In theorie lijkt het een logische oplossing voor elke onderhoudsafdeling. Het is moeilijk voor te stellen waarom een ​​onderhouds- of facilitair manager spreadsheets zou blijven gebruiken en geen onderhoudssoftwaresysteem zou implementeren die alle voordelen kent. Als we de situatie nader bekijken, zien we dat er veel risico's verbonden zijn aan het installeren van onderhoudssoftware. Managers aarzelen om de verandering door te voeren vanwege onvoorziene verborgen kosten, weerstand van personeel en faalangst. CMMS-leveranciers pakken dit echter aan door software te produceren die goedkoper is, met flexibelere betalingsplannen en gebruiksvriendelijker CMMS. Bovendien komen er meer technisch onderlegde onderhoudsmensen op de arbeidsmarkt en staan ​​ze open voor onderhoudssoftwaretechnologieën.