Automatiseer hotelonderhoud met CMMS-software

Naar schatting zijn er wereldwijd 700.000 hotelfaciliteiten met een gecombineerde jaarlijkse omzet van $ 830 miljard (Lake, 2016). Alleen al in de VS zijn er 4,9 miljoen kamers die 68% van hun totale jaaromzet uitmaken (Mandelbaum, 2007). Speciale evenementen, spa- en gezondheidsclubfaciliteiten, golf, filmverhuur, parkeren en commerciële huurovereenkomsten vormen het saldo van de horeca-inkomsten. Samen beschouwd, is de hotelindustrie levendig, robuust, uitdagend en een waardevolle economische bijdrager.

In verschillende belangrijke opzichten lijken hotels erg op ziekenhuizen, vooral als het gaat om hun operationeel beheer. Hotels en ziekenhuizen werken bijvoorbeeld met een 24/7 schema, bedienen een breed scala en voortdurend veranderende klanten en beide moeten voldoen aan de hoogste veiligheids- en regelgevende normen. Hoewel ze verschillen in de diensten die ze leveren, moeten efficiënte onderhoudsactiviteiten een prioriteit zijn voor hotels, net als voor zorginstellingen. En met zoveel activa die in een bepaald hotel moeten worden beheerd, is het niet opportuun of veilig om de taak van onderhoudsbeheer alleen over te laten aan handmatige benaderingen.

Om deze redenen en om de noodzaak om concurrerend te blijven en manieren te vinden om hun bedrijfsresultaten te verbeteren, wenden een groeiend aantal hoteleigenaren zich tot CMMS als hun favoriete hotelonderhoudsbeheeroplossing.

Voordat we ingaan op de manier waarop software voor hotelonderhoudsbeheer bijdraagt ​​aan verbeterde facilitaire activiteiten, laten we beginnen met te begrijpen waar CMMS'en over gaan. Geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware, ook wel CMMS-software genoemd, is een krachtig softwaresysteem dat gebruikers een overzicht kan geven van alle bewerkingen van de apparatuur. Het heeft ook de mogelijkheid om informatie te verstrekken over de status van elk afzonderlijk apparaat. Dit alles wordt bereikt door relevante apparatuurinformatie (d.w.z. serienummers, streepjescodes, foto's, inspectiegegevens, eerdere onderhoudsgeschiedenis, onderhoudshandleidingen enz.) in de database van het systeem in te voeren.

De huidige CMMS-systemen maken het voor een groot aantal bedrijven mogelijk om voorraadniveaus te bewaken, werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben. Het is dit laatste kenmerk - preventief onderhoud - dat wordt gezien als het zenuwcentrum van CMMS'en. Dus laten we daar beginnen.

Programma's voor preventief onderhoud (PM)

Tot de introductie van hotelonderhoudsbeheersoftware (vaak bekend als facility managementsoftware), voerden hotelonderhoudsmanagers over het algemeen operationeel onderhoud uit op een "indien nodig"-basis. Dit wordt vaak reactief onderhoud genoemd. Bij dit soort onderhoud werd er alleen aan materieel gewerkt als er iets mis ging of meer specifiek, als er een storing was gemeld. Onderhoud op deze basis is op de lange termijn inefficiënt en bovendien kostbaar omdat uitval van apparatuur meestal niet wordt verwacht. Wat nog belangrijker is, het gebrek aan routine-onderhoud kan ook leiden tot uitval van apparatuur en uiteindelijk tot vervanging ervan. In beide gevallen zijn onverwachte verstoringen in de bedrijfsvoering problematisch, vooral voor hotels die de klok rond draaien. Denk aan de gevolgen voor hotelactiviteiten als er een storing in het HVAC-systeem is, een liftstoring of een sanitairprobleem.

Ze vereisen allemaal onmiddellijke aandacht en veroorzaken tegelijkertijd aanzienlijke overlast voor gasten en personeel. Met de softwarefunctie voor preventief onderhoud van CMMS kunnen PM-programma's worden geïmplementeerd om de meeste, zo niet alle onverwachte defecten aan apparatuur te elimineren, terwijl de hotelactiviteiten behouden blijven en tegelijkertijd de levensduur van de apparatuur wordt verlengd.

Als centraal kenmerk van software voor hotelonderhoudsbeheer bieden programma's voor preventief onderhoud onderhoudsmanagers de aanpasbaarheid die ze nodig hebben om volledig te bepalen hoe hotelonderhoudsactiviteiten plaatsvinden. Aangezien geen enkele operatie met twee hotels hetzelfde is, is een systeem dat zich kan aanpassen aan de specifieke en misschien veranderende behoeften van een faciliteit absoluut noodzakelijk. Er zijn verschillende manieren waarop PM-schema's kunnen worden ingesteld. Voor nieuwe gebruikers van softwaresystemen voor hotelonderhoudsbeheer begint een goed startpunt met het beoordelen van de reparatiegeschiedenis van apparatuur en de lage gebruikstijden voor specifieke activa. Door de reparatiegeschiedenis te bekijken, kunnen onderhoudsmanagers prioriteit geven aan apparatuur op basis van leeftijd en/of reparatiefrequentie. Een voorbeeld van onderhoud dat wordt uitgevoerd tijdens een lage gebruikstijd in hotels, is het uitvoeren van preventief onderhoud aan reinigingsapparatuur 's avonds nadat alle schoonmaakwerkzaamheden voor de dag zijn afgelopen. Evenzo kunnen loodgietersinspecties worden uitgevoerd tijdens de middagen wanneer de meeste gasten uit hun kamer zijn of tijdens rustige periodes waarin de kamers mogelijk niet bezet zijn.

Andere opties voor PM-planning kunnen inspectiedatums en plaatsingslocaties voor apparatuur omvatten. CMMS'en maken het ook mogelijk om meerdere PM-schema's tegelijkertijd uit te voeren. Ten slotte kunnen door CMMS gegenereerde rapporten van voltooide PM's worden beoordeeld en geëvalueerd. Door dit te doen, kan het onderhoudsbeheer weloverwogen beslissingen nemen over eventuele noodzakelijke aanpassingen aan schema's en/of vervangingen of upgrades van apparatuur.

Geautomatiseerde werkorders

Twee van de grootste problemen bij handmatig gegenereerde werkorders zijn onnodige vertragingen en fouten. Beide zijn kostbaar voor hoteleigenaren in termen van verloren tijd en geld. Met de werkordersoftwarefunctie van CMMS zullen werkorders niet langer dagenlang in het postvak van een onderhoudstechnicus blijven zitten of fouten bevatten die worden veroorzaakt door het onjuist handmatig omzetten van het serienummer van een onderdeel. In plaats daarvan genereren CMMS'en automatisch werkorders waarbij het onderdeel van de apparatuur en het serienummer correct worden geïdentificeerd met behulp van de geïntegreerde barcodescanning en fotomogelijkheden van het systeem. De software stuurt het direct door naar de aangewezen onderhoudsmonteur. Er kunnen ook meldingen worden verzonden naar onderhoudsmanagers om hen van begin tot eind op de hoogte te houden van de voortgang van de werkorder. Al deze taken worden gedaan met slechts een paar muisklikken op een computer of tikken op een smartphone of tablet.

Conclusie

Hotelactiviteiten houden nooit op en dat geldt ook voor de software die toezicht houdt op hun onderhoudsbeheer. Aangezien de reputatie van een hotel voornamelijk gebaseerd is op het bieden van goede service en comfort, is het logisch dat er alles aan wordt gedaan om onverwachte verstoringen in het functioneren van de faciliteiten tot een minimum te beperken. Onderhoudsbeheersoftwaresystemen bieden haar klanten een haalbare en kosteneffectieve oplossing voor dit probleem. CMMS'en maken het voor hotelgasten mogelijk om tevreden naar huis te gaan en voor hoteleigenaren om een ​​hoger bedrijfsresultaat te realiseren.

Referenties:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html