Hotelonderhoud revolutioneren met CMMS-software

Er worden wereldwijd ongeveer 700.000 hotelfaciliteiten geschat met gecombineerde jaarlijkse opbrengsten van $830 miljard (Lake, 2016). Alleen in de VS zijn er 4,9 miljoen gastenkamers die 68% van de totale jaarlijkse opbrengsten vormen (Mandelbaum, 2007). Speciale evenementen, spa- en gezondheidsfaciliteiten, golf, filmverhuur, parkeergelegenheden en commerciële huurovereenkomsten vormen de rest van de horeca-opbrengsten. Samen genomen is de hotelindustrie levendig, robuust, uitdagend en een waardevolle economische bijdrager.

In diverse belangrijke opzichten zijn hotels erg vergelijkbaar met ziekenhuizen, vooral wat operationeel beheer betreft. Bijvoorbeeld: hotels en ziekenhuizen werken op 24/7-basis, bedienen een brede en constant veranderende klantel en moeten zich allebei houden aan de hoogste veiligheids- en regelgevingsstandaarden. Hoewel ze verschillen in geleverde diensten, moet efficiënt onderhoudsbeheer een prioriteit zijn voor hotels net zo goed als voor gezondheidszorginstellingen. En met zoveel assets die op elk hotel beheerd moeten worden, is het noch praktisch noch veilig om onderhoudsbeheer alleen aan handmatige benaderingen te over laten.

Om deze redenen en de noodzaak om competitief te blijven terwijl men de bottom line verbetert, stappen steeds meer hoteleigenaren over op CMMS als hun favoriete hotelonderhoudsbeheersoplossing.

Voordat we ingaan op de manieren waarop hotelonderhoudsbeheersoftware bijdraagt aan verbeterde faciliteitsoperaties, laten we begrijpen wat CMMS inhoudt. Computerized Maintenance Management Software (CMMS) is een krachtig softwaresysteem dat gebruikers een overzicht geeft van alle apparatuuroperaties. Het kan ook informatie geven over de status van elk individueel stuk apparatuur. Dit wordt bereikt door relevante apparatuurinformatie (serienummers, barcodes, foto's, inspectiegegevens, onderhoudshistorie, handleidingen, etc.) in de database van het systeem in te voeren.

Huidige CMMS-systemen maken het mogelijk voor een breed scala aan bedrijven om voorraadniveaus te monitoren, werkorders te volgen, snelle nauwkeurige rapporten te genereren, en direct te bepalen welke assets preventief onderhoud nodig hebben. Dit laatste kenmerk – preventief onderhoud – wordt gezien als het zenuwcentrum van CMMS. Laten we daar beginnen.

Preventief Onderhoud (PM) Programma's

Voor de introductie van hotelonderhoudsbeheersoftware (vaak bekend als faciliteitsbeheersoftware) voerden hotelonderhoudsmanagers doorgaans operationeel onderhoud uit op een "zo nodig" basis. Dit wordt vaak reactief onderhoud genoemd. Bij dit type onderhoud werd apparatuur alleen aangezien als er iets misging, of specifieker, als een stuk apparatuur als defect werd gemeld. Onderhoud op deze basis is op de lange termijn inefficiënt en duur omdat uitvallen meestal onverwacht zijn. Belangrijker nog, het gebrek aan routinematig onderhoud kan ook leiden tot apparatuurfouten en uiteindelijk vervanging. In beide gevallen zijn onverwachte storingen in operaties problematisch, vooral voor hotels die non-stop functioneren. Overweeg de gevolgen voor hoteloperaties bij een HVAC-storing, een liftdefect of een sanitaire probleem.

Al deze situaties vereisen directe aandacht en veroorzaken ook significante storingen voor gasten en personeel. Met de preventief onderhoudsfunctie van CMMS kunnen PM-programma's geïmplementeerd worden om de meeste, zo niet alle, onverwachte apparatuurstoringen te elimineren, terwijl hoteloperaties gehandhaafd blijven en de levensduur van apparatuur wordt verlengd.

Als centrale functie van hotelonderhoudsbeheersoftware bieden preventieve onderhoudsprogramma's onderhoudsmanagers de aanpasbaarheid die ze nodig hebben om volledig te controleren hoe hotelonderhoudsoperaties verlopen. Aangezien geen twee hoteloperaties gelijk zijn, is een systeem dat zich kan aanpassen aan de specifieke en misschien veranderende behoeften van een faciliteit van vitaal belang. Er zijn verschillende manieren om PM-schema's in te stellen. Voor nieuwe gebruikers van hotelonderhoudsbeheersystemen is een goed startpunt het herzien van reparatiehistorieken en lage gebruiksperiodes voor specifieke assets. Het herzien van reparatiehistorieken helpt managers om apparatuur te prioriteren op leeftijd en/of reparatiefrequentie. Een voorbeeld van onderhoud tijdens lage gebruikstijd in hotels is preventief onderhoud aan schoonmaakapparatuur 's avonds na afloop van alle schoonmaakoperaties. Op dezelfde manier kunnen sanitaire inspecties plaatsvinden tijdens de middagen wanneer de meeste gasten uit hun kamers zijn of tijdens rustige periodes wanneer kamers niet bezet zijn.

Andere opties voor PM-planning kunnen inspectiedata en apparatuurlocaties omvatten. CMMS maken het ook mogelijk om meerdere PM-schema's gelijktijdig te draaien. Ten slotte kunnen CMMS-gegenereerde rapporten van voltooide PM's worden beoordeeld en geëvalueerd. Hierdoor kunnen onderhoudsmanagers geïnformeerde beslissingen nemen over eventuele aanpassingen aan schema's en/of apparatuurvervanging of -upgrades.

Geautomatiseerde Werkorders

Twee van de grootste problemen bij handmatig gegenereerde werkorders zijn onnodige tijdsverlies en fouten. Beide zijn duur voor hoteleigenaren in termen van verloren tijd en geld. Met de werkorderfunctie van CMMS zullen werkorders niet meer dagenlang in de postbus van een technicus liggen of fouten bevatten door handmatig verkeerd overgeschreven serienummers. In plaats daarvan genereren CMMS automatisch werkorders met het juiste apparatuuronderdeel en serienummer, correct geïdentificeerd via de geïntegreerde barcode-scan- en fotomogelijkheden. De software stuurt het direct naar de aangewezen technicus. Notificaties kunnen ook naar onderhoudsmanagers gestuurd worden over de voortgang van de werkorder van start tot finish. Al deze taken worden met een paar muisklikken of tiks op smartphone of tablet uitgevoerd.

Conclusie

Hoteloperaties stoppen nooit en de software die hun onderhoudsbeheer toeziet ook niet. Omdat de reputatie van een hotel primair gebaseerd is op goede service en comfort, is het logisch dat elke inspanning gedaan moet worden om onverwachte storingen in faciliteitsfunctionering te minimaliseren. Onderhoudsbeheersystemen bieden klanten een haalbare en kosteneffectieve oplossing. CMMS maken het mogelijk dat hotelgasten tevreden naar huis gaan en hoteleigenaren een verhoogde bottom line realiseren.

Referenties:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html