Belangrijkste CMMS-criteria die elke onderhoudsmanager moet evalueren

Vijf dingen waar een onderhoudsmanager op moet letten bij een CMMS

Onderhoudsmanagers zijn verantwoordelijk voor het draaiende houden van faciliteiten. Ze zijn onmisbare schakels in elke organisatie; hun taken variëren in omvang, afhankelijk van de grootte en functie van de faciliteit waar ze werken. Over het algemeen toezien onderhoudsmanagers op de installatie, reparatie en het beheer van het eigendom van de werkgever, waaronder machines, mechanische systemen, gebouwen en andere faciliteitsstructuren. Hun dagelijkse routine omvat zaken die variëren van het vervangen van gloeilampen tot het garanderen dat een cruciale machine wordt gerepareerd of dat waterschade in een gedeelte van een gebouw adequaat wordt aangepakt. Omdat bedrijven afhankelijk zijn van ononderbroken operaties, ligt de verantwoordelijkheid bij onderhoudsmanagers om manieren te zoeken om hun werk op de meest efficiënte en kosteneffectieve manier te doen.

In dit opzicht kiezen een groeiend aantal managers voor CMMS-systemen (Computerized Maintenance Management Software) om hun operaties te sturen. Deze geautomatiseerde software is specifiek ontworpen om onderhoudsbeheer te vereenvoudigen door het gebruik van veilige cloud-gebaseerde interfaces, mobiele toegankelijkheid en papierloze functionaliteit. Met een onderhoudsbeheersysteem kunnen managers werkorders volgen, snel nauwkeurige rapporten genereren en direct bepalen welke van hun activa preventief onderhoud vereisen. Niet alleen is dit hulpmiddel een tijdbesparing voor onderhoudsmanagers, maar bij correct gebruik kan het leiden tot langere levensduur van apparatuur, betere organisatie, verbeterd tijdsbeheer en personeelsinzet, en uiteindelijk tot lagere kosten en hogere winsten.

Hieronder volgen vijf belangrijke CMMS-functies die overwogen moeten worden bij de selectie van onderhoudsbeheersoftware:

1. Gebruiksvriendelijkheid van de CMMS

Onderhoudsbeheersoftwaresystemen zijn ontworpen om gemakkelijk te gebruiken te zijn, zonder dat technische ervaring van de gebruikers wordt vereist. Eenmaal de gegevens van een faciliteit in het systeem zijn ingevoerd, is het gebruik van de software niet moeilijker dan het bedienen van een smartphone-app. Alles wat nodig is, is tikken of klikken op pictogrammen, reageren op prompts en informatie invullen. CMMS-systemen bieden ook draagbaarheid, wat betekent dat ze kunnen worden gebruikt wanneer en waar een technicus ook is. Gebonden zijn aan een desktopcomputer is onnodig, omdat tablets of smartphones gebruikt kunnen worden om werkorders aan te maken, rapporten op te vragen, afbeeldingen te uploaden of te bekijken en preventieve werkplannen te controleren. De software synchroniseert gegevens van verschillende apparaten automatisch, wat de handmatige bijwerking van nieuw ingevoerde gegevens overbodig maakt. Geautomatiseerde onderhoudssystemen geven een nieuwe betekenis aan gebruiksvriendelijke applicaties.

2. Identificeren en voldoen aan directe CMMS-functie-eisen

Elk bedrijf is uniek en zo zijn ook de directe eisen aan onderhoudsbeheer. Sommige bedrijven zijn gehuisvest in één faciliteit, anderen hebben meerdere locaties. In dat laatste geval moeten de opties gericht zijn op onderhoudssoftware die bedrijven met meerdere sites kan accommoderen. Daarnaast moeten onderhoudsmanagers andere behoeften zorgvuldig verkennen, zoals: het aantal technici die de software zullen gebruiken, de behoefte aan verschillende toegangsniveaus, mobiele toegang, de noodzaak om architecturale tekeningen op te nemen en het type benodigde ondersteuning. De meeste onderhoudsbeheersoftware biedt veel van de volgende functies: leveranciersbeheer, preventief onderhoud, werkorderbeheer, machinevolgsysteem, voorraad en onderdelen, barcodescanning, interactieve vloerplannen, onderhoudsrapporten, toegang via mobiele apparaten en voertuigonderhoud.

3. Voldoen aan langetermijn CMMS-functie-eisen

Bedrijven zijn geen statische operaties. Naarmate industrieën en technologieën veranderen, moeten bedrijven meeevolueren. Dit betekent ook dat de onderhoudsbehoeftes van een bedrijf vandaag niet dezelfde hoeven te zijn als die van morgen. Omdat onderhoudsmanagers zich moeten aanpassen aan verandering, moet de onderhoudsbeheersoftware waar ze op vertrouwen dat ook. Voor bedrijven die groei en ontwikkeling in de toekomst voorzien – het ontwikkelen of uitbreiden van hun site, het aankopen van nieuwe apparatuur en/of het vergroten van hun personeel – moet een CMMS deze toekomstige behoeften kunnen faciliteren. Onderhoudsbeheersystemen hebben de mogelijkheid om de behoeften van zich ontwikkelende bedrijven aan te pakken door het mogelijk te maken om extra personeelsgebruikers toe te voegen, faciliteitslocaties uit te breiden of toe te voegen, of nieuwe apparatuur en bedrijfsactiva te upgraden.

4. CMMS-training en ondersteuningsopties

CMMS-software biedt verschillende ondersteuningsniveaus, afhankelijk van de behoeften van de klant. Ondersteuningsopties omvatten onboarding, on-site audits en training. Onderhoudsmanagers hebben ook de optie om gegevens zelf in te voeren of dit door een CMMS-technicus te laten doen. Onboarding en training kunnen online of op locatie plaatsvinden. Er zijn ook opties voor lopende ondersteuning, gebaseerd op de behoeften van het bedrijf. Bij het kiezen van de meest geschikte training en ondersteuning moeten managers de kosten van extra diensten afwegen tegen de tijd, energie en middelen die zonder deze diensten nodig zouden zijn.

5. Integratie van CMMS met andere softwaresystemen

Een van de voordelen van het gebruik van onderhoudsbeheersoftware is de mogelijkheid om te werken met andere softwaresystemen. Voorbeelden zijn de barcodescan- en afbeeldingsupload-functies die integreren met camerasoftware op mobiele apparaten, evenals de auto-sync-functie die gegevens bijwerkt die vanaf verschillende apparaten zijn ingevoerd. De mogelijkheid van onderhoudsbeheersystemen om naadloos met andere software te werken, verhoogt hun waarde als efficiënt en effectief hulpmiddel voor onderhoudsmanagers.

Vandaag de dag worden bedrijven constant geconfronteerd met eisen van de markt en economische omstandigheden. Om hun resultaten te maximaliseren, moeten ze de meest efficiënte manieren van opereren vinden. Voor onderhoudsmanagers bieden CMMS-systemen de rand die nodig is om machines en activa in optimale conditie te houden en met minimale stilstandstijden.