De definitieve lijst met CMMS-softwarefuncties

CMMS-softwarefuncties die u nodig hebt

Een toenemend aantal bedrijven in een breed spectrum van industrie-, dienstverlenende en zakelijke sectoren zijn tot het besef gekomen dat hun 'potlood en papier'- of spreadsheetbenadering van onderhoudsbeheer niet langer voldoende is. Toegenomen concurrentie op de markt, economische eisen en veranderingen in technologie zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven op zoek zijn naar manieren om hun onderhoudsstrategie te verbeteren. Met het doel om beter, sneller, slimmer en slanker te functioneren, zijn bedrijven gemotiveerd om manieren te vinden om de efficiëntie van hun activiteiten te verbeteren door kosten te verlagen, tijd en middelen te besparen en uiteindelijk een hoger rendement op investering (ROI) te behalen. Om al deze redenen wenden bedrijfseigenaren zich steeds meer tot Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als hun onderhoudsbeheeroplossing.

Voor degenen die een geautomatiseerd onderhoudssysteem overwegen, kan het selecteren van een CMMS-software in eerste instantie een beetje overweldigend lijken, vooral gezien het groeiende aantal leveranciers dat online wordt gevonden. Een goed startpunt in het proces is om eerst te begrijpen wat CMMS-software is en vervolgens vertrouwd te raken met de beschikbare systeemfuncties die er zijn. Met die informatie kunnen weloverwogen beslissingen worden genomen over het vinden van een systeem dat het beste past bij uw bedrijf, de onderhoudsdoelen en het budget.

Wat is geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware (CMMS)?

Om te beginnen kan CMMS-software het best worden omschreven als een groep zeer geavanceerde softwaresystemen die gebruik maken van duizenden datapunten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een individueel apparaat. Deze krachtige, robuuste tools bieden bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud of reparaties nodig hebben. Deze laatste functie – preventief onderhoud (PM) – vormt de steunpilaar van onderhoudssoftware. De mogelijkheid om PM-werkorders te plannen met behulp van variabele en aanpasbare instellingen, op afstand meldingen te verzenden met betrekking tot openstaande, lopende of late werkorders en vervolgens onmiddellijk PM-rapporten te genereren is de trekpleister voor de meeste bedrijven die niet alleen de efficiëntie willen verbeteren en de kosten willen verlagen, maar nemen ook beslissingen over hun activiteiten terwijl ze verder gaan.

CMMS-functielijst

Alle geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware doen in principe ongeveer dezelfde dingen, zoals voorraadbeheer, werkorders, PM-schema's en rapporten. De verschillen hebben voornamelijk betrekking op de manier waarop het systeem wordt ingezet en de veelzijdigheid waarmee hun functies worden uitgevoerd. Het volgende is een lijst van de CMMS-softwarefuncties die het meest gezocht worden door bedrijfseigenaren:

Op locatie versus webgebaseerde CMMS-software – CMMS-systemen zijn beschikbaar in twee basisformaten; cloudgebaseerde software en stand-alone, geïnstalleerde software op locatie. Elk is een uitstekend systeem dat alleen verschilt in de manier waarop het wordt beheerd en geïmplementeerd. Voor stand-alone systemen moet de software op bedrijfscomputers worden geïnstalleerd. Ze vereisen ook bepaalde computersysteemspecificaties, systeembeveiligingssoftware en interne technische ondersteuning om systeemonderhoud en upgrades uit te voeren. Aan de andere kant is cloudgebaseerde software toegankelijk via de server van een leverancier, waarbij alle onderhoud en upgrades op afstand worden uitgevoerd. Afgezien van de kostenverschillen tussen de systemen (waarbij de initiële kosten hoger zijn voor zelfstandige systemen en de langetermijnkosten hoger zijn voor cloudgebaseerde systemen), kunnen zelfstandige systemen meer controle bieden over de beveiliging en het onderhoud van bedrijfsgegevens; maar tegen een meerprijs. Aan de andere kant nemen cloudgebaseerde systemen het werk, de zorgen en de extra kosten uit onderhoud en upgrades.

Systeemtoegangsmogelijkheden – Voor bedrijfseigenaren met grote organisaties is het belangrijk om verschillende niveaus van systeemtoegang te kunnen toewijzen. Onderhoudsmanagers hebben bijvoorbeeld uitgebreide toegang tot het systeem, terwijl onderhoudstechnici beperkte toegang hebben tot functies of specifieke delen van het systeem.

Toegankelijkheid van mobiele apparaten – Een van de meest aantrekkelijke eigenschappen van CMMS-software is de mogelijkheid om onderweg werkorders te plaatsen, voorraad te controleren, onderdelen te bestellen of rapporten te genereren, enz. Toegang hebben tot een CMMS-dashboard op elk apparaat met internettoegang bespaart enorm veel tijd in vergelijking met het moeten terugkeren naar een kantoor om deze taken uit te voeren. Mobiele toegankelijkheid van CMMS-software vermindert op veel fronten onnodige vertragingen.

Scannen van streepjescodes en foto's – Naast de toegankelijkheid van mobiele apparaten zijn er nog twee andere belangrijke geïntegreerde functies; barcode scannen en foto's. Beide functies zijn buitengewoon voordelig omdat ze onnodige fouten en verwarring verminderen. Onderhoudstechnici kunnen een foto maken van apparatuur die moet worden gerepareerd en ook een afbeelding scannen van de streepjescode van een onderdeel dat moet worden vervangen. Nauwkeurige werkorders en/of onderdelenorders kunnen onmiddellijk worden gemaakt zonder tijdige vertragingen als gevolg van fouten gemaakt door verwarring over welk apparaat onderhoud nodig heeft of het verkeerde onderdeel bestellen.

Architecturale tekeningen – Toegang krijgen tot bouwkundige tekeningen (d.w.z. een weergave van een architectonisch ontwerp als plattegrond en/of aanzichten van een gebouw of constructie) vanaf een CMMS-dashboard biedt nog een andere manier om de exacte locatie te identificeren van een apparaat dat behoefte heeft aan onderhoud. Buiten dat, zal de blauwdruk van een faciliteit onder andere alle elektrische en sanitaire plaatsingen vermelden. Deze kunnen van vitaal belang zijn als het gaat om het aanbrengen van wijzigingen aan een gebouw waarbij apparatuur kan worden verplaatst, verbeterd of vervangen.

Implementatie, On-boarding en voortdurende ondersteuning – Een cruciaal aspect van elk CMMS-softwaresysteem is ervoor te zorgen dat het systeem werkt zoals het bedoeld is en dat het onderhoudspersoneel het op de juiste manier gebruikt. Dit is waar toegang tot betrouwbare en tijdige ondersteuning van een CMMS-leverancier de grens kan trekken tussen succes en falen voor een bedrijf. De implementatiefase van een geautomatiseerd systeem is van cruciaal belang en omvat het invoeren van gegevens over inventaris, activa en gebruikers, evenals het configureren van PM's indien nodig. Als deze fase niet goed wordt uitgevoerd, zal het systeem niet goed presteren, ongeacht hoe goed de gebruikers op de hoogte zijn. Om die reden biedt de CMMS-leverancier de keuze uit interne audits of technische ondersteuning op afstand en telefonisch. Er is ook een verscheidenheid aan onboarding- en doorlopende bronnen beschikbaar voor gebruikers in de vorm van online handleidingen, video's, e-mail-, chat- en webinar-opnames, evenals telefonische ondersteuning om de operationele zorgen van gebruikers aan te pakken of een opfriscursus te bieden voor taken die mogelijk niet routinematig zijn gedaan.

Conclusie
Naarmate de populatie gebruikers van onderhoudsbeheersoftware blijft groeien, neemt ook het aantal leveranciers van CMMS-software toe. Om die reden kunnen bedrijfseigenaren het beste vertrouwd raken met de systeemindelingen, CMMS-softwarefuncties en prijsschema's die van elkaar scheiden. De sleutel is om de doelstellingen voor onderhoudsbeheer van uw bedrijf te matchen met het juiste product, de juiste prijs en ondersteunende diensten.