Belangrijkste CMMS-functies om onderhoudsoperaties te stroomlijnen

CMMS-softwarefuncties die u nodig heeft

Een toenemend aantal bedrijven in een breed spectrum van industrie-, dienst- en corporate-sectoren is erachter gekomen dat hun "potlood en papier" of spreadsheetbenadering voor onderhoudsbeheer niet langer voldoende is. Verhoogde marktconcurrentie, economische eisen en veranderingen in technologie zijn de hoofredenen waarom bedrijven manieren zoeken om hun onderhoudsstrategie te verbeteren. Met als doel beter, sneller, slimmer en leaner te functioneren, zijn bedrijven gemotiveerd om manieren te vinden om operationele efficiëntie te verbeteren door kosten te verlagen, tijd en middelen te besparen en uiteindelijk een grotere return on investment (ROI) te bereiken. Voor al deze redenen stappen bedrijfseigenaren steeds vaker over op CMMS (Computerized Maintenance Management Software) als hun onderhoudsbeheersoplossing.

Voor degenen die een geautomatiseerd onderhoudssysteem overwegen, kan het selecteren van CMMS-software op het eerste gezicht een beetje overweldigend lijken, vooral gegeven het groeiende aantal leveranciers dat online te vinden is. Een goed startpunt in het proces is om eerst te begrijpen wat CMMS-software is en dan vertrouwd te raken met de beschikbare systeemfuncties. Met die informatie kunnen geïnformeerde beslissingen worden genomen over het vinden van een systeem dat de juiste past voor uw bedrijf, zijn onderhoudsdoelen en budget.

Wat is Computerized Maintenance Management Software (CMMS)?

Om te beginnen, is CMMS-software het best te beschrijven als een groep hoogst geavanceerde softwaresystemen die duizenden datapunten gebruiken die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de operaties van een faciliteit of, alternatief, de status van een individueel stuk apparatuur. Deze krachtige robuuste tools bieden bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren, en direct te bepalen welke van hun activa preventief onderhoud of reparaties vereisen. Deze laatste functie – preventief onderhoud (PO) – vertegenwoordigt de kern van onderhoudssoftware. De mogelijkheid om PO-werkorders in te plannen met variabele en aanpasbare instellingen, op afstand notificaties te versturen met betrekking tot lopende, in uitvoering of late werkorders, en dan direct PO-rapporten te genereren, is de aantrekkingskracht voor de meeste bedrijven die niet alleen willen de efficiëntie verbeteren en kosten verlagen, maar ook beslissingen willen nemen over hun operaties naarmate ze vooruitgaan.

CMMS-functielijst

Alle geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware doet in essentie ongeveer hetzelfde, zoals voorraadscontrole, werkorders, PO-schema's en rapporten. De verschillen hebben voornamelijk betrekking op hoe het systeem wordt geïmplementeerd alsook de veelzijdigheid waarmee hun functies worden uitgevoerd. De volgende is een lijst van de CMMS-softwarefuncties die het meest gezocht worden door bedrijfseigenaren:

On-premise vs Web-based CMMS-software – CMMS-systemen zijn beschikbaar in twee basismodellen; cloud-gebaseerde software en standalone, on-premise geïnstalleerde software. Elk is een uitstekend systeem, verschillend alleen in hoe het beheerd en geïmplementeerd wordt. Standalone systemen vereisen dat de software op bedrijfscomputers wordt geïnstalleerd. Ze vereisen ook bepaalde computerspecificaties, systeembeveiligingssoftware alsook in-house tech support om zich te zorgen om systeembeheer en upgrades. Aan de andere kant, wordt cloud-gebaseerde software benaderd via de server van de leverancier met alle onderhoud en upgrades die op afstand worden geleverd. Behalve de kostenverschillen tussen de systemen (met initiële kosten hoger voor standalone systemen en langetermijnkosten hoger voor cloud-gebaseerde systemen), kunnen standalone systemen meer controle bieden over bedrijfsdatabeveiliging en onderhoud; maar tegen een extra kost. Aan de andere kant, nemen cloud-gebaseerde systemen het werk, de zorgen en de toegevoegde kosten van onderhoud en upgrades weg.

Systeemtoegankelijkheidsmogelijkheden – Voor bedrijfseigenaren met grote organisaties, is het kunnen toewijzen van verschillende niveaus van systeemtoegang belangrijk. Bijvoorbeeld, onderhoudsmanagers kunnen uitgebreide toegang tot het systeem hebben terwijl onderhoudstechnici beperkte toegang tot functies of specifieke gebieden van het systeem hebben.

Mobiele apparaattoegankelijkheid – Een van de meest aantrekkelijke functies van CMMS-software is de mogelijkheid om werkorders te plaatsen, voorraad te controleren, onderdelen te bestellen of rapporten te genereren, etc. onderweg. In staat zijn om toegang te krijgen tot een CMMS-dashboard op elk apparaat met internettoegang is een enorme tijdbesparing in vergelijking met het moeten terugkeren naar een kantoor om deze taken te vervullen. CMMS-software mobiele toegankelijkheid vermindert onnodige tijdsvertragingen op veel fronten.

Barcodescanning en fotomogelijkheden – Samen met mobiele apparaattoegankelijkheid komen twee andere belangrijke geïntegreerde functies; barcodescanning en foto's. Beide functies zijn extreem voordelig omdat ze onnodige fouten en verwarring verminderen. Onderhoudstechnici kunnen een foto maken van apparatuur die reparatie nodig heeft en ook een afbeelding scannen van de barcode van een onderdeel dat vervanging nodig heeft. Nauwkeurige werkorders en/of onderdeelaanvragen kunnen onmiddellijk worden gemaakt zonder tijdelijke vertragingen door fouten gemaakt door verwarring over welk stuk apparatuur service nodig heeft of het bestellen van het verkeerde onderdeel.

Architecturale tekeningen – In staat zijn om architecturale tekeningen (bijv. een weergave van een architectonisch ontwerp als plan- en/of elevatieweergaven van een gebouw of structuur) te benaderen vanuit een CMMS-dashboard biedt nog een manier om de exacte locatie van een stuk apparatuur dat service nodig heeft te identificeren. Daarbovenop zal een faciliteit's blauwdruk onder andere alle elektrische en sanitiaire plaatsingen noteren. Deze kunnen vitaal zijn wanneer het gaat om wijzigingen aan een gebouw die het verplaatsen, upgraden of vervangen van apparatuur kunnen omvatten.

Implementatie, Onboarding en lopende ondersteuning – Een kritiek aspect van elk CMMS-softwaresysteem is ervoor zorgen dat het systeem functioneert zoals bedoeld en dat het onderhoudspersoneel het adequaat gebruikt. Dit is waar toegang tot betrouwbare en tijdige ondersteuning van een CMMS-leverancier de lijn kan trekken tussen succes en mislukking voor een bedrijf. De implementatiefase van een geautomatiseerd systeem is cruciaal en omvat het invoeren van gegevens over voorraad, activa en gebruikers alsook het configureren van PO's zoals nodig. Als deze fase niet correct wordt uitgevoerd, zal het systeem niet goed presteren ongeacht hoe goed geïnformeerd de gebruikers zijn. Om die reden biedt de CMMS-leverancier een keuze van in-house audits of remote en telefonische tech support. Er zijn ook een verscheidenheid aan onboarding en lopende hulpbronnen beschikbaar voor gebruikers in de vorm van online handleidingen, video's, e-mail, chat en webinar-opnames alsook telefonische ondersteuning om de operatieve zorgen van gebruikers aan te pakken of een refresher te bieden voor taken die niet routinematig worden uitgevoerd.

Conclusie
Naarmate de populatie van onderhoudsbeheersoftwaregebruikers groeit, groeit ook het aantal CMMS-softwareleveranciers. Om die reden worden bedrijfseigenaren het beste bediend door zich vertrouwd te maken met de systeemformaten, CMMS-softwarefuncties en prijsplannen die de ene van de andere scheiden. De sleutel is om de onderhoudsbeheersdoelen van uw bedrijf te matchen met het juiste product, prijspunt en ondersteuningsdiensten.