CMMS begrijpen: De sleutel tot slim onderhoudsbeheer

In de onstuimige druk om maximale waarde uit activa te halen, blijven organisaties hun onderhoudsafdelingen onder druk zetten om meer met minder te doen. Maar de oplossing is om slimmer te werken, niet harder. En het begint met CMMS-software.

Wat is een CMMS?

Omdat je het kunt gebruiken om verschillende doelen te bereiken, zijn er verschillende manieren om computerized maintenance management software te beschrijven. Op één niveau is het gesofisticeerde software die duizenden datapunten vastlegt en benut om alles te leveren van een breed overzicht van de operaties van een faciliteit tot uitgebreide inzichten in individuele apparatuurstukken. In termen van functionaliteit biedt CMMS-software bedrijven de mogelijkheid om voorraadvellen te monitoren, werkorders te beheren, preventieve onderhoudsprogramma's op te zetten en in te plannen, en snel nauwkeurige rapporten te genereren.

Maar op een ander niveau is het simpelweg de oplossing die onderhoudsmanagers nodig hebben. Het automatiseren van processen en het stroomlijnen van workflows maakt je leven minder stressvol door je werkdag voorspelbaarder te maken.

Hoe werkt een CMMS?

De makkelijkste manier om te begrijpen hoe het werkt is om eerst te kijken naar twee oudere onderhoudsbeheermethodes, papier en spreadsheets.

Met papier loop je altijd het risico data te verliezen of te corrumperen. Elke keer dat je een nieuwe werkorder uitschrijft, is er een goede kans dat je fouten maakt. En zelfs als je iedereen perfect overkopieert, is er dan een goede kans dat iemand dat ene stuk papier verliest, je ene kopie van die cruciale data.

Met spreadsheets is het het tegenovergestelde probleem. De kans op copy-pasten van slechte data is nog steeds daar, maar nu heb je vaak te veel kopieën van dezelfde data. Waarom is dat een probleem? Omdat zodra iemand de informatie op één kopie update, alle andere losgekoppelde kopieën out of sync zijn. Uiteindelijk werkt iedereen in het team van hun eigen versie van de waarheid. Iedereen is out of the loop — maar niemand realiseert het.

Moderne CMMS-oplossingen lossen beide problemen op door het makkelijk te maken om data vast te leggen en deze dan veilig, beveiligd en doorzoekbaar te houden. Je kunt de CMMS zien als twee nauw verbonden delen, een database en een interface die de onderhoudsafdeling gebruikt om met de database te interacteren. Omdat al de data op één plek zit, werkt iedereen van dezelfde informatie. En elk keer dat iemand in het team data toevoegt of update, kan iedereen de wijzigingen in realtime zien. Uiteindelijk wordt iedereen nauw in de lus gehouden.

Verschil tussen SaaS-model en "on-prem"

Een belangrijk aspect van modern onderhoudsbeheersoftware is hoe het verkocht wordt; basis, je koopt het niet. In plaats daarvan gebruiken CMMS-aanbieders het SaaS (software as a service) bedrijfsmodel waar je een abonnementsfee betaalt voor toegang tot de software. Het is bijna hetzelfde als Netflix.

Je koopt geen individuele films van Netflix. In plaats daarvan betaal je voor toegang to de draaiende catalogus. Dat betekent dat je geen speciale machines thuis nodig hebt. Al wat je nodig hebt is internettoegang. Het is aan Netflix om al de servers en software te verzorgen. Voor je is er niks om te verzorgen en niks te upgraden. En Netflix blijft nieuwe films en functies toevoegen. Zolang je abonnement actief is, kun je zoveel films kijken als je wilt, maar zodra het eindigt, verlies je toegang.

Hier is het andere deel. Met een CMMS-aanbieder, voeg je veel van je eigen data aan het systeem toe. Als je besluit het abonnement te beëindigen, is die data nog steeds van jou. Je kunt het meenemen.

Oudere systemen waren on-prem, of on-premises, wat betekende dat je verantwoordelijk was voor het opzetten en runnen van de vereiste IT-infrastructuur. Terug naar de Netflix-analogie, de oude systemen waren net als toen je DVDs kocht. Het was aan jou om de speler te krijgen, en als hij kapot ging, was het dan aan jou om hem te repareren of te vervangen. Het duidelijke nadeel was dat de enigste manier om te upgraden was door meer geld uit te geven aan meer technologie. Toen de industrie besloot over te stappen op Blu-Ray, was het aan jou om de nieuwe machine te kopen.

Wat zijn de verschillen tussen een CMMS en een EAM?

Over het algemeen komen de verschillen tussen CMMS en EAM neer op scope. Basis, een EAM heeft meer functies en daardoor gebruiken meer mensen uit meer afdelingen het.

Je kunt EAM zien als een manier om een activum van de wieg tot het graf te beheren, van de initiële planning en ontwerpfases helemaal tot het moment dat de organisatie het decommissioneert en afvoert.

CMMS-software heeft een meer gefocuste scope, en onderhoudsafdelingen gebruiken het om alle aspecten van onderhoud en reparaties voor activa en apparatuur te organiseren en bij te houden.

Voor moderne EAM-oplossingen zit er meestal een complete CMMS in zodat bedrijven activa tijdens hun bruikbare levensfase kunnen beheren.

Welke sectoren gebruiken CMMS?

Een breed scala aan organisaties van verschillende groottes over sectoren heen gebruiken CMMS-oplossingen, waaronder:

• Productie
• Voedsel en drank
• Faciliteitsbeheer
• Gezondheidszorg
• Hotels en resorts
• Non-profitorganisaties
• Detailhandel en horeca
• Onderwijs
• Gemeenten
• Sport en recreatie
• Religieuze instellingen
• Rustgemeenschappen

Er is geen groottelimiet voor het implementeren van een CMMS. Feitelijk kunnen kleine bedrijfseigenaren die eenmanszaken runnen profiteren van de gestroomlijnde workflows die CMMS-oplossingen leveren.

Wat zijn de voordelen van een CMMS?

Er is een lange lijst met voordelen, maar het is de moeite waard om het allemaal te verenigen tot één korte zin.

Het voordeel van CMMS-software is dat het je leven minder stressvol maakt door je werkdag voorspelbaarder te maken.

Hoe helpt het je dit doel te bereiken? Het is door een combinatie van miteinander gerelateerde functies.

Kosten verlagen en stress verminderen met preventief onderhoud

Voor veel organisaties is de preventief onderhoudmodule in CMMS-softwaresystemen de hoofdtrekker.

Een goed gepland preventief onderhoudsprogramma zorgt voor optimale condities voor alle bedrijfsactiva door regelmatig geplande onderhoudsinspecties en taken, wat de levensduur van de apparatuur verlengt terwijl tijd en geld bespaard wordt. Wanneer je kleine problemen kunt vinden en fixen voordat ze grote problemen worden, kun je uitvallen vermijden die productiviteit verlagen en kosten verhogen.

Je kunt preventieve onderhoudsschema's opzetten voor al je activa en apparatuur gebaseerd op de aanbevelingen van de fabrikant, inspectieschema's, en apparatuurprestatiegeschiedenissen. Het beste van alles, je kunt werk inplannen voor wanneer het voor jou werkt. Bijvoorbeeld, in een productiefaciliteit kun je het team routinematige inspecties en taken laten uitvoeren wanneer de lijn al gepland is offline. En je hoeft je nooit zorgen te maken over gemiste PM's omdat de software alerts stuurt gerelateerd aan aankomend werk.

Tijd op de sleutel boosten met mobiele onderhoudsapp

Een groeiende trend is mobiele onderhoudsapps, waarmee onderhoudspersoneel data en functies kan benaderen vanaf elk verbonden apparaat, van elke locatie. Monteurs kunnen checken op nieuwe toewijzingen, open werkorders en PM's benaderen, en cruciale data vastleggen en uploaden, inclusief afbeeldingen en werkorder- en taaknotities.

In plaats van moeten rennen naar het kantoor om papierwerk op te halen en af te leveren, kunnen monteurs alles benaderen terwijl ze op pad blijven, wat ze zowel efficiënter als zelfstandiger maakt.

Monteurs direct waar ze moeten zijn met sitekaarten en vloerplannen

Modern onderhoudsbeheersoftware biedt verschillende manieren om je data te zien en te begrijpen. In sommige gevallen moet je je voorraadkosten in lijstvorm zien. In andere is het makkelijker om je PM-schema uitgeplot op een kalender te begrijpen.

Sitekaarten en vloerplannen zijn een andere manier om je activa en operaties te visualiseren.

Voor nieuwe monteurs zijn ze een onschatbare bron terwijl ze de weg leren vinden in de faciliteiten. In plaats van ze te moeten toewijzen om meer ervaren monteurs te schaduwen, kunnen ze werkorders onafhankelijk voltooien. En voor onderhoudsmanagers kunnen sitekaarten en vloerplannen hen helpen werk efficiënter in te plannen. Bijvoorbeeld, als je al weet dat je monteur een PM gaat uitvoeren op een activum naast het dakterraszwembad, kun je ze ook wat inspecties en taken voor de poolbar toewijzen.

Data direct benaderen met streepjescodescannen

Met de mobiele app van CMMS-software kunnen monteurs de ingebouwde camera van het apparaat gebruiken om streepjescodes op activa te scannen om direct toegang te krijgen tot cruciale informatie, van serienummers tot open PM's en werkorders.

In veel industrieën moeten monteurs aan activa werken die er allemaal hetzelfde uitzien. Denk aan de AC-units op het dak van een appartementencomplex of de transportbanden in een productiefaciliteit. Er zijn ook de bedden in een gezondheidszorgfaciliteit, de hoge-druk-reinigers in een autowas, en de TV's en projectoren in een schoolklas.

In elk geval kan het lastig zijn voor de monteur om te weten welk activum te bearbeiden. Een snelle scan vertelt ze precies wat te doen en waar te doen.

Processen fijnafstellen en compliance bewijzen met geautomatiseerde rapporten

De centrale database maakt het makkelijk om data vast te leggen, wat iedereen up-to-date en in de lus houdt.

Maar je kunt meer met je nieuwe betrouwbare data, inclusief het gebruiken van de CMMS om het te benutten in actionable, data-gedreven besluitvorming. Met de rapportagemodule kun je geautomatiseerde rapporten genereren vol met makkelijk te lezen grafieken en inzichtelijke onderhoudsmetrics en KPI's. Zodra je duidelijk kunt zien waar je budget naartoe gaat, kun je goed pivoteren om nieuwe efficiënties te vinden. Ook, echt in staat zijn om het algehele onderhoudsplaatje te zien en te begrijpen helpt je de juiste beslissingen te nemen over specifieke activa en apparatuur, inclusief wanneer het meer zin maakt om te vervangen dan te repareren.

En die rapporten hebben meer dan puur interne gebruiken. Wat betreft compliance, zijn er altijd twee delen: compliant zijn en bewijzen dat je compliant bent. Met makkelijk toegankelijke records van al je onderhoudsactiviteiten, inclusief een activiteitenlogboek voor elke werkorder, kun je snel en grondig compliance bewijzen met overheids- en industrieverenigingsregels, richtlijnen en best practices. Je krijgt een veiliger faciliteit en vermijd dure boetes.

Is er een CMMS-kopersgids, of hoe vind ik de CMMS die geschikt is voor mij?

Ieders proces is een beetje anders, maar er zijn enkele stappen die je kunt volgen bij het kiezen van een CMMS.

Eerst, denk na over de uitdagingen waar je momenteel voor staat. Wat aan je onderhoudsprocessen wil je veranderen? Wat geeft je de meeste problemen? Voor veel onderhoudsafdelingen is het hoofdprobleem de afhankelijkheid van reactief onderhoud, waar het team alleen activa en apparatuur fixt nadat ze zijn uitgevallen. Voor andere afdelingen kunnen de problemen meer gerelateerd zijn aan inefficiënt bijhouden van middelen en voorraad.

Zodra je je lijst met hoofdpijnen hebt, kun je zoeken naar specifieke remedieën. Snel online onderzoek kan je een gevoel geven van de belangrijkste CMMS-functies en hoe elk een remedie kan zijn voor je specifieke problemen. Daarvandaan is het tijd om contact op te nemen met aanbieders om een voller begrip te krijgen.

Onthoud wel dat er meer is aan een CMMS dan een basislijst met functies. Je moet ook kijken naar de complete gebruikerservaring, wat veel breder is dan veel mensen eerst aannemen. Feitelijk dekt de gebruikerservaring al je interacties met de CMMS-aanbieder. Je moet nadenken over de mensen en processen die ze bieden om je te helpen het systeem te implementeren en je monteurs te trainen. Dan, zodra de CMMS draait, welke typen ondersteuning beschikbaar zijn.

Volgende stappen

De beste manier om te beslissen is om te praten met iemand uit de industrie. Al wat je hoeft te doen is de juiste aanbieder vinden.

Hippo heeft veel manieren om te helpen. We kunnen je vragen beantwoorden, je helpen een live software demo boeken, of je zelfs opzetten met een gratis proefversie.

CEO-samenvatting

CMMS-softwareoplossingen helpen onderhoudsafdelingen cruciale activa online te houden voor minder geld door processen te stroomlijnen en betrouwbare data vast te leggen en te benutten. In tegenstelling tot oudere beheersystemen leeft een moderne CMMS in de cloud, wat zorgt dat iedereen toegang heeft tot up-to-date data. Organisaties over alle sectoren heen kunnen concrete voordelen zien van de systemen, waaronder meer uptime en minder verspilde tijd en geld. Bij het kiezen van een CMMS is het belangrijk om niet alleen de functies te overwegen, maar ook de complete gebruikerservaring, inclusief implementatie, training en lopende ondersteuning.