Wat is een CMMS? Geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem

In de niet-aflatende druk om maximale waarde uit activa te halen, blijven organisaties hun onderhoudsafdelingen onder druk zetten om meer te doen met minder. Maar de oplossing is om slimmer te werken, niet harder. En het begint met CMMS-software.

Wat is een CMMS?

Omdat u het kunt gebruiken om verschillende doelen te bereiken, zijn er verschillende manieren om geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware te beschrijven. Op één niveau is het geavanceerde software die duizenden datapunten vastlegt en gebruikt om alles te leveren, van een breed overzicht van de werking van een faciliteit tot uitgebreide inzichten in afzonderlijke apparatuur. Wat functionaliteit betreft, biedt CMMS-software bedrijven de mogelijkheid om voorraadniveaus te bewaken, werkorders te beheren, programma's voor preventief onderhoud op te zetten en te plannen en snel nauwkeurige rapporten te genereren.

Maar op een ander niveau is het gewoon de oplossing die onderhoudsmanagers nodig hebben. Door processen te automatiseren en workflows te stroomlijnen, wordt uw leven minder stressvol doordat uw werkdag voorspelbaarder wordt.

Hoe werkt een CMMS?

De eenvoudigste manier om te begrijpen hoe het werkt, is door eerst naar twee oudere methoden voor onderhoudsbeheer te kijken, papier en spreadsheets.

Met papier loopt u altijd het risico gegevens te verliezen of te beschadigen. Elke keer dat u een nieuwe werkbon uitkrabbelt, is de kans groot dat u fouten opneemt. En zelfs als je iedereen perfect kopieert, is de kans groot dat iemand dat stuk papier, jouw enige kopie van die kritieke gegevens, kwijtraakt.

Met spreadsheets is het het tegenovergestelde probleem. De kans op het kopiëren en plakken van slechte gegevens is er nog steeds, maar nu heb je vaak te veel kopieën van dezelfde gegevens. Waarom is dit een probleem? Want zodra iemand de informatie op één exemplaar bijwerkt, lopen alle andere losgekoppelde exemplaren niet synchroon. Uiteindelijk werkt iedereen in het team vanuit zijn eigen versie van de waarheid. Iedereen is niet op de hoogte, maar niemand beseft het.

Moderne CMMS-oplossingen lossen beide problemen op door het eenvoudig te maken om gegevens vast te leggen en deze vervolgens veilig, beveiligd en doorzoekbaar te houden. Je kunt het CMMS zien als twee nauw met elkaar verbonden delen, een database en een interface die de onderhoudsafdeling gebruikt om met de database te communiceren. Doordat alle gegevens op één plek staan, werkt iedereen vanuit dezelfde informatie. En elke keer dat iemand in het team de gegevens toevoegt of bijwerkt, kan iedereen de wijzigingen in realtime zien. Eindelijk wordt iedereen goed op de hoogte gehouden.

Verschil tussen SaaS-model en "on-prem"

Een belangrijk aspect van moderne onderhoudsbeheersoftware is hoe het wordt verkocht; in principe koop je het helemaal niet. In plaats daarvan gebruiken CMMS-providers het SaaS-bedrijfsmodel (software as a service), waarbij u abonnementskosten betaalt voor toegang tot de software. Het is bijna hetzelfde als Netflix.

Je koopt geen losse films van Netflix. In plaats daarvan betaalt u voor toegang tot de roterende catalogus. Je hebt dus geen speciale machines in huis nodig. Het enige dat u nodig heeft, is internettoegang. Het is aan Netflix om voor alle servers en software te zorgen. Voor jou is er niets om voor te zorgen en niets te upgraden. En Netflix blijft nieuwe films en functies toevoegen. Zolang je abonnement actief is, kun je zoveel films kijken als je wilt, maar zodra het abonnement afloopt, verlies je de toegang.

Hier is het andere deel. Met een CMMS-provider voegt u veel van uw eigen gegevens toe aan het systeem. Als u besluit het abonnement te beëindigen, zijn die gegevens nog steeds van u. Je kunt het meenemen.

Oudere systemen waren on-prem of on-premises, wat betekende dat je verantwoordelijk was voor het opzetten en runnen van de vereiste IT-infrastructuur. Terug naar de Netflix-analogie, de oude systemen waren net als toen je dvd's kocht. Het was aan jou om de speler te krijgen, en als hij kapot ging, was het aan jou om hem te repareren of te vervangen. Het voor de hand liggende nadeel was dat de enige manier om te upgraden was door meer uit te geven aan meer technologie. Toen de industrie besloot over te stappen op Blu-Ray, was het aan jou om de nieuwe machine te kopen.

Wat zijn de verschillen tussen een CMMS en een EAM?

Over het algemeen komen de verschillen tussen CMMS en EAM neer op de reikwijdte. Kortom, een EAM heeft meer functies en daarom gebruiken meer mensen van meer afdelingen het.

Je kunt EAM zien als een manier om een ​​asset te beheren van de wieg tot het graf, van de eerste plannings- en ontwerpfasen tot het moment waarop de organisatie het buiten gebruik stelt en verwijdert.

CMMS-software heeft een meer gericht bereik en onderhoudsafdelingen gebruiken het om alle aspecten van onderhoud en reparaties voor activa en apparatuur te organiseren en te volgen.

Voor moderne EAM-oplossingen zit er meestal een compleet CMMS in, zodat bedrijven activa kunnen beheren tijdens hun nuttige levensduur.

In welke sectoren wordt CMMS gebruikt?

Een breed scala aan organisaties van verschillende omvang in verschillende sectoren gebruikt CMMS-oplossingen, waaronder:

• Productie
• Eten en drinken
• Faciliteitsbeheer
• Gezondheidszorg
• Hotels en resorts
• Non-profitorganisaties
• Detailhandel en restaurants
• Onderwijs
• Gemeenten
• Sport en recreatie
• Religieuze instellingen
• Pensioengemeenschappen

Er is geen maximale grootte voor het implementeren van een CMMS. Eigenaren van kleine bedrijven die eenmanszaken zijn, kunnen zelfs profiteren van de gestroomlijnde workflows die CMMS-oplossingen bieden.

Wat zijn de voordelen van een CMMS?

Er is een lange lijst met voordelen, maar het is de moeite waard om het allemaal tot één korte zin te beperken.

Het voordeel van CMMS-software is dat het uw leven minder stressvol maakt door uw werkdag voorspelbaarder te maken.

Hoe helpt het je om dit doel te bereiken? Het is door een combinatie van onderling gerelateerde functies.

Verlaag kosten en verminder stress met preventief onderhoud

Voor veel organisaties is de preventieve onderhoudsmodule in CMMS-softwaresystemen de belangrijkste trekpleister.

Een goed gepland preventief onderhoudsprogramma zorgt voor optimale omstandigheden voor alle bedrijfsmiddelen door middel van regelmatig geplande onderhoudsinspecties en -taken, waardoor de levensduur van de apparatuur wordt verlengd en tijd en geld wordt bespaard. Als u kleine problemen kunt vinden en oplossen voordat ze grote problemen worden, kunt u storingen voorkomen die de productiviteit verlagen en de kosten verhogen.

U kunt preventieve onderhoudsschema's opstellen voor al uw bedrijfsmiddelen en apparatuur op basis van de aanbevelingen van de fabrikant, inspectieschema's en prestatiegeschiedenis van de apparatuur. Het beste van alles is dat u het werk kunt plannen wanneer het voor u werkt. In een fabriek kunt u het team bijvoorbeeld routine-inspecties en taken laten uitvoeren wanneer de lijn al offline moet zijn. En je hoeft je nooit zorgen te maken dat je PM's mist, omdat de software waarschuwingen stuurt met betrekking tot aankomend werk.

Boost tijd op moersleutel met mobiele onderhoudsapp

Een groeiende trend zijn mobiele onderhoudsapps, waarmee onderhoudspersoneel toegang heeft tot gegevens en functies vanaf elk aangesloten apparaat, vanaf elke locatie. Technici kunnen nieuwe opdrachten controleren, openstaande werkorders en PM's openen en kritieke gegevens vastleggen en uploaden, waaronder afbeeldingen en werkorder- en taaknotities.

In plaats van terug naar kantoor te moeten rennen om papierwerk op te halen en af ​​te geven, hebben technici overal toegang tot alles terwijl ze onderweg zijn, waardoor ze zowel efficiënter als zelfvoorzienend zijn.

Breng technici precies daar waar ze moeten zijn met plattegronden en plattegronden

Moderne onderhoudsbeheersoftware biedt verschillende manieren om uw gegevens te zien en te begrijpen. In sommige gevallen moet u uw voorraadkosten in lijstvorm zien. In andere is het gemakkelijker om je PM-schema te begrijpen dat in een kalender is uitgezet.

Plattegronden en plattegronden zijn een andere manier om uw bedrijfsmiddelen en activiteiten te visualiseren.

Voor nieuwe techneuten zijn ze van onschatbare waarde als ze hun weg leren in de faciliteiten. In plaats van hen toe te wijzen aan meer ervaren technici, kunnen ze zelfstandig werkorders uitvoeren. En voor onderhoudsmanagers kunnen plattegronden en plattegronden hen helpen om het werk efficiënter te plannen. Als je bijvoorbeeld al weet dat je techneut een PM gaat uitvoeren op een onderdeel naast het zwembad op het dak, kun je hem ook enkele inspecties en taken voor de bar aan het zwembad toewijzen.

Directe toegang tot gegevens met barcodescanning

Met de mobiele app van de CMMS-software kunnen technici de ingebouwde camera van het apparaat gebruiken om streepjescodes op activa te scannen om direct toegang te krijgen tot kritieke informatie, van serienummers tot openstaande PM's en werkorders.

In veel sectoren moeten technici werken aan activa die er allemaal hetzelfde uitzien. Denk aan de airco-units op het dak van een flatgebouw of de transportbanden in een fabriek. Er zijn ook de bedden in een zorginstelling, de hogedrukreinigers in een wasstraat en de tv's en projectoren in de klaslokalen van een school.

In elk geval kan het voor de techneut moeilijk zijn om te weten aan welke asset hij moet werken. Een snelle scan vertelt hen precies wat ze moeten doen en waar ze het moeten doen.

Verfijn processen en bewijs naleving met geautomatiseerde rapporten

De centrale database maakt het gemakkelijk om gegevens vast te leggen, zodat iedereen up-to-date en op de hoogte blijft.

Maar u kunt meer doen met uw nieuwe betrouwbare gegevens, waaronder het gebruik van het CMMS om deze te gebruiken voor bruikbare, gegevensgestuurde besluitvorming. Met de rapportagemodule kunt u geautomatiseerde rapporten genereren boordevol gemakkelijk leesbare grafieken en inzichtelijke onderhoudsstatistieken en KPI's. Zodra u duidelijk kunt zien waar uw budget naartoe gaat, kunt u op de juiste manier draaien om nieuwe efficiëntieverbeteringen te vinden. Als u het algehele onderhoudsbeeld echt kunt zien en begrijpen, kunt u de juiste beslissingen nemen over specifieke activa en apparatuur, ook wanneer het zinvoller is om te vervangen dan te repareren.

En die rapporten hebben meer dan alleen interne toepassingen. Als het op compliance aankomt, zijn er altijd twee delen:compliant zijn en bewijzen dat je compliant bent. Met gemakkelijk toegankelijke records van al uw onderhoudsactiviteiten, inclusief een activiteitenlogboek voor elke werkorder, kunt u snel en grondig bewijzen dat u voldoet aan de voorschriften, richtlijnen en best practices van de overheid en brancheorganisaties. U krijgt een veiligere faciliteit en voorkomt dure boetes.

Is er een CMMS-kopersgids of hoe kan ik het CMMS vinden dat bij mij past?

Het proces van iedereen is een beetje anders, maar er zijn enkele stappen die u kunt volgen bij het kiezen van een CMMS.

Denk eerst na over de uitdagingen waarmee u momenteel wordt geconfronteerd. Wat wilt u veranderen aan uw onderhoudsprocessen? Wat geeft je de meeste problemen? Voor veel onderhoudsafdelingen is het grootste probleem de afhankelijkheid van reactief onderhoud, waarbij het team activa en apparatuur pas repareert nadat ze hebben gefaald. Voor andere afdelingen kunnen de problemen meer te maken hebben met inefficiënte tracking van middelen en inventaris.

Als je eenmaal je lijst met hoofdpijn hebt, kun je op zoek gaan naar specifieke remedies. Wat snel online onderzoek kan u een idee geven van de belangrijkste CMMS-functies en hoe elk een remedie kan zijn voor uw specifieke problemen. Van daaruit is het tijd om contact op te nemen met providers om een ​​beter begrip te krijgen.

Onthoud echter dat een CMMS meer is dan een basislijst met functies. Je moet ook kijken naar de complete gebruikerservaring, die een stuk breder is dan veel mensen in eerste instantie aannemen. In feite omvat de gebruikerservaring al uw interacties met de CMMS-provider. U moet nadenken over de mensen en processen die zij aanbieden om u te helpen het systeem te implementeren en uw technici te trainen. Als het CMMS eenmaal actief is, welke soorten ondersteuning zijn er dan beschikbaar.

Volgende stappen

De beste manier om te beslissen is om met iets uit de industrie te praten. Het enige wat u hoeft te doen is de juiste provider te vinden.

Hippo heeft veel manieren om te helpen. We kunnen uw vragen beantwoorden, u helpen bij het boeken van een live softwaredemo of zelfs een gratis proefperiode voor u regelen.

Samenvatting CEO

CMMS-softwareoplossingen helpen onderhoudsafdelingen om kritieke activa online te houden voor minder geld door processen te stroomlijnen en betrouwbare gegevens vast te leggen en te benutten. In tegenstelling tot oudere beheersystemen, leeft een modern CMMS in de cloud, zodat iedereen toegang heeft tot up-to-date gegevens. Organisaties in verschillende sectoren kunnen concrete voordelen van de systemen zien, waaronder meer uptime en minder tijd- en geldverspilling. Bij het kiezen van een CMMS is het belangrijk om niet alleen rekening te houden met de functies, maar ook met de volledige gebruikerservaring, inclusief implementatie, training en doorlopende ondersteuning.