Onderhoudssoftware versus onderhoudsspreadsheets

Bedrijven die hun eerste stappen zetten naar preventief onderhoud, beginnen vaak met zelfgemaakte onderhoudsspreadsheets. Met een onderhoudsspreadsheet kunt u werkorders registreren, aanstaande onderhoudscycli documenteren en filters gebruiken om de gegevens te manipuleren en lijsten met voltooid werk te produceren. Spreadsheets praten echter niet met elkaar en kunnen geen meldingen sturen naar technici in het veld. Dit betekent dat onderhoudsmanagers en technici moeten vertrouwen op andere systemen zoals e-mail, telefoon, semafoons, kalenders, offline trackers, schema's, handleidingen of zelfs plaknotities om een ​​volledig beeld te krijgen van het werk dat gedaan moet worden.

Hoewel ze meer waarde toevoegen dan alleen pen en papier, hebben spreadsheets duidelijke beperkingen.

Aan de andere kant kunnen onderhoudssoftware zoals geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS) de facility manager, technici en klanten de status van het onderhoud van hun bedrijfsmiddelen en de bijbehorende kosten van dat werk in één uitgebreid systeem laten volgen.

9 voordelen van een CMMS boven een onderhoudsspreadsheet

1. Geautomatiseerde PM-triggers

Software voor preventief onderhoud helpt menselijke fouten te verminderen door ervoor te zorgen dat PM's worden geactiveerd wanneer ze moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van regelgeving of fabrikanten. Een goed CMMS-systeem kan ook PM's activeren op basis van een aantal onderhoudstriggers, waaronder tijd, meter en gebeurtenis.

2. Controle en naleving

Een CMMS digitaliseert uw papieren spoor. Werkorders worden elektronisch gedocumenteerd terwijl u bezig bent, wat auditing een fluitje van een cent maakt.

3. Analyse &rapportage

Doorgaans zal een CMMS met weinig moeite key performance indicators (KPI's) zoals MTBF, MTTR en beschikbaarheid rapporteren. KPI's worden gebruikt om de effectiviteit van de huidige activiteiten te evalueren, om organisatorische en personele beslissingen te nemen en om te bepalen of activa moeten worden gerepareerd om te worden vervangen. Met ingebouwde rapporten kunt u onderhoudsprocessen verfijnen en de beschikbaarheid van activa verbeteren, wat uiteindelijk uw bedrijfsresultaten verbetert.

4. Toegang

Onderhoudsspreadsheets staan ​​op een persoonlijke schijf op een desktopcomputer, met vrij beperkte toegang. Met een cloudgebaseerd CMMS worden de gegevens opgeslagen op een externe server en zijn ze overal via internet toegankelijk. De meeste moderne CMMS-software wordt ook geleverd met een mobiele app, zodat u in het veld via uw telefoon of tablet toegang hebt tot uw CMMS.

5. Centralisatie

Plan, controleer, voorspel, meet prestaties, evalueer en rapporteer allemaal vanuit één systeem.

6. Realtime informatie

Bekijk de onderhoudsactiviteiten van uw organisatie in realtime. Managers kunnen zien welke assets offline zijn, wie aan wat werkt en wat er nog moet gebeuren.

7. Communicatie

Werkverzoeken die in het systeem worden ingediend, kunnen direct naar de juiste mensen worden gestuurd. Technici ontvangen automatisch meldingen, zodat ze weten welk werk eraan zit te komen.

8. Gecentraliseerde database

Uw CMMS is een database met alle apparatuurinformatie, documenten, handleidingen, schema's en afbeeldingen en materialen. Uw technici hoeven geen omvangrijke schema's of handleidingen mee te slepen. Na verloop van tijd wordt dit een opslagplaats voor historische gegevens over uw activa, waardoor u een vollediger beeld krijgt van de prestaties van een item in de loop van de tijd.

9. Beheer van de toeleveringsketen

Een CMMS houdt automatisch de onderdelenvoorraad bij, beheert leveranciers en leveranciers moeiteloos en helpt u de voorraadkosten te optimaliseren. Wanneer onderdelen worden verbruikt tijdens werkorders, put het CMMS de voorraadniveaus in realtime uit. U hoeft niet terug naar het bureau om die stockkaarten bij te werken. Als de voorraad onder het minimumniveau daalt, zal het systeem de vereiste gebruikers of leveranciers op de hoogte stellen om het bestelproces te starten.

Hoewel een onderhoudsspreadsheet op korte termijn de goedkopere optie is, is het niet flexibel en reageert het niet op wat er in uw instelling gebeurt. Dus het vermogen om de kosten die gepaard gaan met uitvaltijd, het bevoorraden van onderdelen en de rapportagetijd van het management te minimaliseren, is op zijn best laag.

Een CMMS stroomlijnt en automatiseert dit alles, en veel oplossingen kunnen worden aangepast aan uw onderhoudsprocessen, ongeacht de grootte van uw organisatie. Een CMMS kan door elk bedrijf in elke marktsector effectief worden ingezet voor efficiënt vermogensbeheer.

Klik hier voor nog 11 redenen om te investeren in onderhoudssoftware.