Een eenvoudige gids voor succesvolle implementatie van CMMS-software

U heeft besloten om CMMS-software te gebruiken voor meer uptime en betere tracking. Maar omdat je er nog nooit een hebt geïmplementeerd, kan het proces er intimiderend uitzien. Het goede nieuws is dat het team van Hippo veel succesvolle CMMS-implementaties heeft voltooid. Wij zijn hier om te helpen. Hier is hoe.

Als het gaat om de implementatie van CMMS-software, zijn er geen garanties. Sommigen schatten dat het percentage mislukkingen in alle sectoren zelfs 80% is.

Welke stappen kunt u nemen om succes te garanderen?

Volgens Hippo Implementatie Specialist Carla Prentice is hoe je over je data denkt net zo belangrijk als wat je ermee doet.

Voordat u zelfs maar begint met uw CMMS-implementatie, verandert u hoe u over gegevens denkt

Hier zijn enkele belangrijke stappen die u kunt nemen, zelfs voordat u volledig toegewijd bent aan het verkrijgen van een CMMS:

1. Begin gegevens als waardevol te beschouwen.
2. Ontwikkel processen om het veilig te houden
3. Probeer het te gebruiken voor betere besluitvorming.

Het maakt niet uit of u een grote onderneming bent of een eigenaar van een klein bedrijf die met meerdere rollen jongleert; je kunt altijd bij de basis beginnen. Zoek al die oude papieren O&M-handleidingen, blauwdrukken en garanties op. Ook al werk je misschien nog met op papier of spreadsheet gebaseerde werkorders, die traag en foutgevoelig kunnen zijn, probeer zoveel mogelijk van je gegevens vast te houden. Bewaar uw papierwerk op één plek en maak een back-up van die computerbestanden. Bekijk vervolgens uw on-demand werkorders, op zoek naar trends. Als de gootsteen in de badkamer op de derde verdieping bijvoorbeeld elke drie maanden lekt, probeer dan om de tweeënhalf een PM in te stellen om dit te controleren.

Werken met deze oudere methoden is frustrerend, maar het helpt iedereen de rol van data te begrijpen en te waarderen wat het kan opleveren.

Als je eenmaal klaar bent om een ​​CMMS te implementeren, draait het allemaal om vooruit plannen en dingen in de juiste volgorde doen.

Stel het juiste implementatieteam voor CMMS-software samen

Ongeacht de grootte van uw organisatie, moet u de juiste mensen betrekken bij het opzetten van de CMMS-database.

Na aan veel projecten te hebben gewerkt, moedigt Carla organisaties nu altijd aan om na te denken over manieren om interne steun voor het project te creëren en te bevorderen. Vraag jezelf af:

• Wie moet het project steunen om het tot een succes te maken?
• Wie zal het moeilijkst te overtuigen zijn?
• Hoe kan ik de waarde van het project voor hen aantonen?

Probeer voor die laatste vraag je pitch aan te passen. Wanneer u met techneuten praat, concentreer u dan op hoe een goed CMMS het leven minder stressvol maakt. Wanneer u het werk van tevoren kunt plannen, zijn er minder verrassingen omdat u kleine problemen vindt en oplost voordat ze de kans krijgen om grote problemen te worden. Maar met andere mensen in de organisatie kunt u uitleggen hoe de software u helpt uitgaven te volgen, wat altijd de eerste stap is om kosten te besparen.

In Carla's ervaring hebben senior technici zelden overtuigingskracht nodig. De mythe van de 'oldtimer' die technologie schuwt en weigert te veranderen is precies dat, een mythe. Sterker nog, senior technici zijn vaak de beste aanspreekpunten tussen Hippo en de organisatie. Ze weten alles van de faciliteit en zijn enthousiast over het standaardiseren en stroomlijnen van workflows.

Bovenal moet het team een ​​gevoel van eigenaarschap hebben over zowel de implementatie als de uiteindelijke CMMS-database. Omdat zij degenen zijn die het uiteindelijk het meest gebruiken, moeten ze ervoor zorgen dat het hun workflows en doelen weerspiegelt.

En het is in de volgende stap waar ze dat laten gebeuren.

Beslis hoe je de gegevens in de CMMS-software gaat ordenen

Carla speelt graag computerspelletjes waarin je virtuele werelden bouwt. Als ze met teams werkt om databases op te zetten, wil ze dat ze zich voorstellen dat ze met haar meespelen. “Ik vraag ze zich voor te stellen hoe ze alles gaan organiseren. Wat is de basis? Hoe hangt het allemaal samen?”

Ontwerp een informatiearchitectuur met een duidelijke hiërarchie

Het is de moeite waard om eerst die termen te definiëren. Informatiearchitectuur betekent gewoon hoe u uw gegevens organiseert. Informatiehiërarchie is hoe u sommige gegevens als belangrijker beschouwt.

Stel je voor dat je hebt besloten om de garage op te ruimen. Waar kan ik de grasmaaier het beste neerzetten? Het moet langs de achterdeur gaan, want dan is het gemakkelijk de achtertuin in te duwen. Hoe zit het met de krik voor het reservewiel? Je gebruikt hem zelden, dus hij kan achter op een lage plank. Nu is het veilig uit de weg. Voor elk item vind je een plek die past bij jouw gebruik.

Het is in principe hetzelfde voor uw gegevens. Je moet manieren vinden om het te organiseren die passen bij hoe je het gebruikt. Volgens Carla nemen veel mensen deze beslissingen op basis van hun branche. Fabrikanten richten zich bijvoorbeeld op activa en apparatuur. Hotels geven echter de voorkeur aan een architectuur die meer op locatie is gebaseerd.

Carla moedigt het team aan om door de faciliteit te lopen en na te denken over hoe ze hun gegevens gaan ordenen. Per kamer? Afdeling? Gaan ze de activa in een kamer verdelen in productielijnen? Moeten ze elke productielijn onderverdelen in afzonderlijke apparaten? Dit zijn belangrijke beslissingen, omdat de manier waarop u de gegevens organiseert, van invloed is op de manier waarop u uw onderhoudsprogramma's bijhoudt.

Kies een naam voor alles wat je nodig hebt om te onderhouden en bij te houden

Omdat namen een groot deel van de architectuur uitmaken, begint Carla er graag vroeg in het proces over te praten. “We kunnen asset-ID's en serienummers gebruiken, maar je moet ook denken vanuit de eindgebruiker. Hoe weten ze dat ze aan het juiste apparaat werken?”

Ze wil dat het implementatieteam de sprong maakt van praten over "de kamer met drie ketels erin" naar "Boiler One, Boiler Two en Boiler Three". Het lijkt heel basic, en dat is het ook. Maar het is ook kritisch. Als u uw activa nauwkeurig wilt volgen, heeft u manieren nodig om er precies over te praten.

Denk er zo over na:wat is het eerste dat een arts leert op de medische school? De namen voor alle delen van het lichaam.

Carla heeft veel ideeën over wat je kunt doen om te slagen. Ze heeft ook advies over het vermijden van enkele veelvoorkomende wegversperringen.

Geef uzelf een redelijke hoeveelheid tijd om de CMMS-implementatie af te ronden

Hoe lang het duurt hangt van veel factoren af, waaronder:

• Industrie
• Kwaliteit van bestaande gegevens
• Aantal activa en uitrusting
• Omvang van het implementatieteam

Het hangt ook af van de leeftijd van de apparatuur. Als u een nieuwere faciliteit met moderne apparatuur heeft, is het gemakkelijker om activa-ID's en serienummers op te sporen. En vaak kunt u digitale handleidingen en schema's rechtstreeks downloaden of aanvragen vanaf de website van de fabrikant. Maar met oudere apparatuur moet iemand misschien namen van bekraste naamplaatjes kopiëren.

Ook de grootte en het aantal voorzieningen speelt een rol. Carla geeft voorbeelden aan beide kanten van het spectrum:een kleinschalige fabricage in één ruimte versus een gated community met veel gebouwen verspreid over meerdere locaties.

De sleutel is om niet te haasten en realistisch te plannen. Een van de belangrijkste manieren waarop Carla implementatieteams helpt, is door met hen samen te werken om redelijke tijdlijnen en bereikbare mijlpalen vast te stellen.

Ontwikkel preventief onderhoud en andere programma's nadat u uw gegevens op orde heeft

Soms hebben organisaties een bestaand preventief onderhoudsplan dat ze willen gebruiken als basis voor hun CMMS-database. Het probleem is dat ze proberen de verkeerde kant op te gaan.

Eerst moet u uw activa, apparatuur en inventaris in de database hebben ingesteld. Je moet alles benoemd en georganiseerd hebben. Vervolgens kunt u beginnen met het opzetten van geplande inspecties en taken.

U kunt geen PM plannen om een ​​activum te inspecteren als dat activum geen naam in het systeem heeft. Er is geen manier om de bijbehorende onderdelen en materialen van de PM op te nemen als u de inventaris niet aan de database hebt toegevoegd.

U kunt een preventief onderhoudsprogramma zien als het dak van het huis dat u aan het bouwen bent. Het is niet mogelijk om eerst het dak te doen.

Volgende stappen

Sommige organisaties kiezen ervoor om veel van het werk zelf te doen. De implementatiespecialisten van Hippo begeleiden hen door het proces, maar de organisatie doet het werk als het gaat om het verzamelen van de gegevens. Carla kan bijvoorbeeld iedereen snel leren hoe afbeeldingen te uploaden, zodat elk record een afbeelding van het bijbehorende item bevat. Maar het is aan iemand van de organisatie om naar de asset te gaan, die foto te maken en deze te uploaden.

Voor andere organisaties is het veel logischer om professionele auditors ter plaatse te halen, en Hippo biedt die mogelijkheid ook. Maar de enige manier om erachter te komen welke optie het beste werkt voor uw specifieke situatie, is door contact op te nemen en verbinding te maken.

Hoe meer we weten over uw uitdagingen en doelen, hoe meer we u kunnen helpen.