5 manieren waarop CMMS-software u laserfocust op wat belangrijk is

Natuurlijk wil je efficiënt zijn, maar om dat te doen, moet je eerst al die momentum-dodende, energiezuigende afleidingen verwijderen die je ervan weerhouden je te concentreren op je belangrijkste taken. En eerlijk gezegd is dat meestal niet gemakkelijk. Tenzij je het juiste CMMS hebt.

Met een goed CMMS-platform, boordevol krachtige functies maar ook gebruiksvriendelijk, kunt u:

1. houd de workflow van uw werkorder stromend
2. geef prioriteit aan het werk dat je doet, laat doorgaan
3. houd de voortgang van iedereen in realtime in de gaten
4. een preventief onderhoudsprogramma onderhouden om reactief, ongepland werk te verminderen
5. ontdek belangrijke taken waarvan u misschien niet eens weet

Laten we ze een voor een bekijken.

1. CMMS-software helpt u te voorkomen dat kleine, onnodige taken grote afleiding worden

Een van de beste manieren om een ​​mislukking te garanderen, is om je aandacht te verdelen. Ooit geprobeerd om te rijden en tegelijkertijd een sms te verzenden? Er is een reden waarom het illegaal is.

Wanneer uw werkorderworkflow verstopt raakt met onnodige taken, is het moeilijk om gefocust te blijven. In plaats van het werk te doen dat nu gedaan moet worden, verspil je tijd en moeite aan dingen die veilig hadden kunnen worden uitgesteld of, in sommige gevallen, helemaal niet gedaan hadden kunnen worden.

Is de oplossing om het systeem volledig af te sluiten, zodat jij de enige bent die een werkbon kan genereren? Het zou ervoor zorgen dat alleen belangrijke taken aan de takenlijst worden toegevoegd. Maar hier is het probleem:nu heb je alleen belangrijke taken op je takenlijst, maar je hebt ze niet allemaal. Er wordt veel gemist. Zelfs voor de kleinste operaties kun je niet verwachten dat één persoon alles oppakt wat gedaan moet worden. Het is gewoon niet mogelijk. In plaats daarvan moet u iedereen aanmoedigen om problemen te melden. Iedereen van het onderhoudsteam. Alle operators. Zelfs de mensen van de frontoffice. Als ze iets zien, moeten ze dat snel en gemakkelijk kunnen melden. Op die manier wordt er niets gemist en wordt elke belangrijke taak aan de lijst toegevoegd.

Hier begint een CMMS om uw leven gemakkelijker te maken. Goede wordt geleverd met een verzoekportaal dat u voor iedereen kunt openen. Mensen kunnen snel en eenvoudig aanvragen indienen. E-mails worden niet per ongeluk geschud naar mappen met ongewenste e-mail. Sms'jes worden niet per ongeluk naar de verkeerde nummers gestuurd. Maar nu je met zo'n groot net aan het vissen bent, ga je dingen oppikken die je niet wilt. Het is geweldig als een operator een vreemd geluid opmerkt dat uit de hydraulische pers komt en dit meldt. Maar hoe zit het als een beheerder van de frontoffice meerdere tickets begint in te dienen over de papieren handdoeken in de badkamer?

Dit is waar een CMMS uw leven steeds gemakkelijker maakt. Onthoud dat mensen *tickets* indienen, geen werkorders. Zodra het CMMS de vangst van de dag heeft verzameld, kunt u werkorders maken en werkorders genereren uit tickets waarvan u denkt dat ze belangrijk zijn en "teruggooien" die u niet doet. CMMS-software helpt je te verzamelen wat je nodig hebt en te verwijderen wat je niet nodig hebt.

2. CMMS-software plaatst de belangrijke taken vooraan

Nadat u uw werkorderworkflow van onnodige taken hebt gewist, is het tijd om ze op orde te brengen. Ze zijn allemaal belangrijk en ze worden allemaal gedaan, maar je moet beslissen welke als eerste worden gedaan.

In sommige gevallen ga je prioriteiten stellen op basis van kritiekheid. Stel dat u twee taken heeft, de ene is het vervangen van de dode motor op een transportband en de andere is het vervangen van een reservepomp. Zonder die lopende band komt je hele fulfilment-operatie tot stilstand. Zonder die reservepomp? Vervangen is belangrijk, maar je hebt wel wat ademruimte. Het kan wachten.

Het vaststellen van kriticiteit is eigenlijk een hele kunst en wetenschap op zich, maar op een basisniveau komt het neer op het stellen van één hoofdvraag van elk goed:hoe slecht is slecht? Als dit actief faalt, is het natuurlijk slecht. Maar hoe erg is slecht? Is slecht gewoon een ander woord voor vervelend? Of is het het soort slecht dat je dag kan verpesten? Hoeveel gaat dit kwaad kosten? In andere gevallen kunt u taken opeenvolgend organiseren. Moet u de breekbouten vervangen op de sneeuwblazer die de conciërge gebruikt om de parkeerplaats van de werknemer vrij te maken? Eerst wil je de metalen overheaddeur bevestigen aan de schuur waar de sneeuwblazer is opgeslagen en nu vastzit. Totdat je die deur kunt openen, kun je niet bij de sneeuwblazer komen om hem te repareren.

De belangrijkste afhaalmaaltijd hier is niet hoe u uw werkorders prioriteert. Het is dat je het gemakkelijk kunt doen dankzij het CMMS. Als je je werkorders eenmaal hebt ingesteld, is het over het algemeen een kwestie van hier en daar een paar klikken om ze voorrang te geven.

3. Met CMMS-software kunt u overal, altijd en in realtime werkorders genereren en bijhouden.

Het is een stuk gemakkelijker om op de hoogte te blijven van een project als je direct toegang hebt tot up-to-date informatie erover. Is de monteur al begonnen met de werkorder? Hebben ze het al afgesloten? Wacht je op onderdelen? Hoe meer je weet over de huidige voortgang, hoe gemakkelijker het is om het einde te bereiken.

Om te zien hoe het CMMS dit mogelijk maakt, is het handig om het te vergelijken met traditionele (wat hier gewoon een leuke manier is om verouderd te zeggen) op papier en spreadsheets gebaseerde systemen. Met op papier gebaseerde werkorders is er meestal één exemplaar dat heen en weer wordt doorgegeven van afdelingshoofden aan technici totdat het uiteindelijk helemaal verloren gaat. Zelfs als het systeem zo goed mogelijk werkt, is het omslachtig en traag.

Wilt u een werkorder genereren?

Ga terug naar je bureau en pak je pen en formulieren.

Wilt u de werkorder toewijzen?

Uw technicus moet helemaal terug naar het onderhoudskantoor om hem op te halen.

Nu ze het hebben en zijn begonnen, moeten ze dan weten hoe het met de technicus gaat?

Bel ze terug naar kantoor of ga naar de faciliteit om ze op te sporen.

En dit is wanneer alles soepel verloopt. Met spreadsheets is het echt niet beter. Het lijkt misschien alsof het hebben van een werkordersoftware het delen gemakkelijker maakt. Maar onthoud:je deelt de werkbon niet. In plaats daarvan maakt u een kopie en deelt u die kopie vervolgens. En dat betekent dat er een heleboel losgekoppelde exemplaren rondzweven. Wanneer een van hen wordt bijgewerkt, raken alle andere exemplaren onmiddellijk verouderd. Maar de mensen die ze hebben weten dat niet.

Met een cloudgebaseerd CMMS is alles beter. Zodra er een ticket binnenkomt, ontvang je een melding op je desktop of mobiele apparaat. U kunt het ticket snel bekijken en beginnen met het samenstellen van een werkorder boordevol gegevens. Met een paar goed geplaatste klikken en wat snel scrollen door het menu, kunt u het volgende opnemen:

• aanpasbare checklists
• bijbehorende materialen en onderdelen
• digitale kopieën van reparatie- en onderhoudshandleidingen
• volledige werkordergeschiedenis voor activa
• prioriteit

Als je CMMS echt goed is, heeft het zelfs interactieve plattegronden.

En omdat alles zich in een mobiel toegankelijke CMMS-database bevindt (geen gemakkelijk te verliezen vel papier of een snel verouderde spreadsheet), kijkt iedereen naar dezelfde, altijd up-to-date informatie. Dit is vooral handig wanneer technici notities toevoegen, digitale afbeeldingen uploaden en werkorders afsluiten. Met een CMMS verspil je nooit tijd aan het zoeken naar stukjes papier of het scrollen door oude e-mails op zoek naar verloren gewaande bestandsbijlagen. In plaats daarvan ben je gefocust op wat belangrijk is:waar mensen nu zijn met hun taken.

4. CMMS-software helpt u bij het opzetten en uitvoeren van een PM-programma om reactief, ongepland werk te verminderen

CMMS-software staat om een ​​aantal goede redenen synoniem voor preventief onderhoud. Een volledig uitgerust, gebruiksvriendelijk CMMS-platform maakt het opzetten en afsluiten van PM's zoveel eenvoudiger. En dat is belangrijk vanwege alle tijd, energie, geld en vooral stress, een goed PM-programma bespaart je. Als je eenmaal bent ingesteld om kleine problemen te vinden en op te lossen voordat ze onbeheersbare, budgetbrekende problemen worden, wordt je hele leven gemakkelijker. Hier is hoe.

Ten eerste wordt het werk volgens een schema gedaan, niet willekeurig wanneer dingen onverwachts kapot gaan. Iedereen komt elke dag op het werk en weet precies wat hij gaat doen. Geen verrassingen meer. En omdat het werk ver van tevoren wordt gepland, weet je zeker dat je over de materialen en onderdelen beschikt die je nodig hebt. Geen last-minute gerommel meer in de inventariskast. En niet meer rennen om een ​​asset te repareren om vervolgens te ontdekken dat een cruciaal onderdeel drie dagen in het magazijn van een leverancier zit. Vooruit plannen betekent dat je hebt wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt. Ten tweede zal het altijd goedkoper zijn om de olie te verversen dan een vastgelopen motor te vervangen. Al uw activa gaan langer mee en kosten minder om te blijven draaien.

5. CMMS-software houdt u op de hoogte van alle belangrijke taken, inclusief de taken die in het zicht verborgen zijn.

Soms kun je niet alle belangrijke taken bijhouden omdat je niet weet wat ze allemaal zijn. Klinkt vreemd, toch? Natuurlijk moet je weten wat belangrijk is en wat niet. Kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Welke werkorder van vorige maand heeft u het meeste gekost aan mankracht, materiaal en onderdelen, en productiviteitsverlies?
• Welke activa heeft u de afgelopen zes maanden het meeste gekost om te blijven draaien? Hoeveel heeft het gekost en welk percentage van uw totale budget heeft het opgeslokt?

Als je de antwoorden niet weet en niet weet hoe je ze moet vinden, heb je een CMMS nodig.

Als je de antwoorden niet weet, maar wel kunt vinden na veel tijd en energie te hebben besteed aan een rekenmachine en een stapel papierwerk, heb je een CMMS nodig.

Omdat elk CMMS dat zijn zout waard is, automatisch gegenereerde rapporten heeft vol met KPI's (Key Performance Indicators) die het grote plaatje van onderhoud voor u schetsen. Zodra u weet waar uw geld naartoe gaat, kunt u stappen ondernemen om op die gebieden minder uit te geven. Door vervolgens dezelfde KPI's in de loop van de tijd bij te houden, kunt u uw voortgang volgen. Meer weten over KPI's? Bekijk onze blogpost over wat ze zijn en hoe je ze kunt gebruiken, Klassieke KPI's voor CMMS ROI .

Volgende stappen

Stel je voor hoeveel beter je leven zal zijn met een CMMS-platform. Stel je voor dat je alles regelt vanaf je desktop of mobiele apparaat. Elke werkorder in realtime volgen. Opzetten en uitvoeren van een soepel preventief onderhoudsprogramma. Gebruikmaken van CMMS-gegevens om erachter te komen waar het geld echt naartoe gaat en eindelijk uw budget onder controle te krijgen. Stel je het eens voor.

Neem dan even de tijd om je het leven zonder CMMS te herinneren. Ouderwetse werkbonnen die gemakkelijk verloren gaan of verouderen. Die frustrerende vertraging tussen dingen die gebeuren en je weet ervan. Onvoorspelbaar, reactief onderhoud. Al die onbekenden.

Begin nu met het bellen van CMMS-providers.