De belangrijkste voordelen van een werkorder-app voor efficiënt onderhoudsbeheer

Zes voordelen van een werkorder-app

In de afgelopen jaren zijn CMMS-systemen (Computerized Maintenance Management Software) geëvolueerd in reactie op de vraag van de markt: ze zijn uitgegroeid tot geavanceerde, robuuste en gebruiksvriendelijke applicaties. Een van de meest significante ontwikkelingen in de CMMS-functionaliteit is de toevoeging van mobiele toegankelijkheid als functie. Gegeven het wijdverspreide gebruik van mobiele apparaten zoals smartphones, tablets en laptops, is deze verandering in de manier waarop klanten toegang hebben tot onderhoudsbeheersystemen een echte gamechanger.

1. Maak een einde aan de papierwarboel

De tijd van overvolle archiefkasten hoort het verleden aan. Zowel particulieren als bedrijven gaan steeds vaker voor papierloze processen: facturen, bonnen, brieven en dergelijke worden per e-mail verstuurd. Onderhoudssoftware met mobiele toegang ondersteunt een papierloze werkwijze door werkorders, preventieve onderhoudsschema's, bouwtekeningen en dergelijke beschikbaar te maken zonder printer of archiefruimte. Mobiele toegang tot onderhoudssoftware is bovendien milieuvriendelijk, omdat er minder afval ontstaat wanneer printouts overbodig worden.

2. Real-time notificaties

Het snel kunnen reageren op operationele problemen is een prioriteit voor bedrijven. Onnodig lange stilstandstijden door machinedefecten hebben een direct effect op de winst. Real-time notificaties via een mobiele werkorder-app verkorten de tijd tussen het moment dat een reparatie wordt gemeld en het moment dat deze wordt opgelost. Het versturen van foto's van een reparatielocatie via een mobiel apparaat maakt het onnodig dat een medewerker ter plaatse komt om het probleem te inspecteren. Werkorders kunnen onderweg worden verstuurd, wat de reactietijd verkort. Of het nu gaat om foto's, het genereren van werkorders of push-notificaties bij binnenkomende onderhoudsverzoeken: al dit is mogelijk met CMMS-software met mobiele toegang.

3. Bespaar waardevolle tijd

Naast de milieuvoordelen van papierloos werken is het ook een enorme tijdsbesparing. Bij mobiele toegang hoeft geen tijd meer te worden besteed aan het genereren en archiveren van papieren documenten. Bovendien hebben operationele technici direct toegang tot situatieplannen, voorraadonderdelen, locaties van onderdelen en machines, en machinegegevens, allemaal vanaf hun smartphone of tablet, zonder ter plaatse te hoeven zijn. Omdat CMMS-gebruikers werkorders in het veld kunnen aanmaken via de mobiele app, hoeven ze later niet meer terug te keren naar het kantoor om de database bij te werken. Dit gebeurt automatisch door synchronisatie. Samengevat: deze mobiele voordelen maken CMMS-systemen efficiënte tijdbesparers.

4. Toegang waar en wanneer je wilt

Tegenwoordig zijn CMMS-systemen krachtige en complexe systemen die alle aspecten van faciliteitsbeheer kunnen aan. Tijdens de implementatiefase wordt veel tijd besteed aan het uploaden van gegevens over machines, onderdelen en activa, inclusief bouwtekeningen, specificaties, handleidingen en serienummers. Eenmaal operationeel, is het systeem klaar voor gebruik in het veld of waar de gebruiker ook is. Gebruikers zijn niet langer aan hun desktop vastgebonden om handleidingen, afbeeldingen, specificaties of preventieve onderhoudsschema's in te zien. Met mobiele toegang zijn al deze gegevens in digitaal formaat beschikbaar op een mobiel apparaat.

5. Afbeeldingen uploaden en verzenden

Een van de grote voordelen van mobiele apparaten is dat ze allemaal uitstekende camera's hebben. Bij gebouwonderhoud is een beschikbare camera een onmisbaar hulpmiddel om schade aan een machine of een gebied in het gebouw te documenteren. Eenmaal gefotografeerd, kan de afbeelding aan een werkorder worden gekoppeld, zodat een adequate reparatieplanning kan worden gemaakt. Voor onderhoudssoftware met mobiele toegang geldt: een plaatje zegt meer dan duizend woorden en zorgt voor een effectiever en tijdiger reparatieproces.

6. Barcodescannmogelijkheden

Veel CMMS-systemen beschikken over een scanfunctie die via mobiele apparaten toegankelijk is. Hiermee kunnen barcodes of QR-codes voor alle machines en activa binnen seconden worden gegenereerd. De scanfunctie geeft mobiele gebruikers snelle toegang tot cruciale machinegegevens, open werkorders, onderhoudshistorie, foto's, handleidingen en andere documenten. Ook fungeert het als snelkoppeling voor belangrijke acties zoals het indienen van werkorders, het toevoegen van machinegegevens of het buitendienst stellen van een activum tijdens reparatie. Met mobiele barcodescans is het niet meer nodig om de database te doorzoeken met zoekwoorden en filters voor handleidingen of werkorders aan te maken; een simpele scan met een smartphone of tablet volstaat. De mobiele barcodescanfunctie voegt flexibiliteit toe aan het onderhoudsbeheer op een efficiënte en tijdbesparende manier.

Vandaag de dag kunnen werkorder-apps werkorders van elk web-geïntegreerd mobiel apparaat indienen, bijwerken en afsluiten. Zonder door papieren te hoeven bladeren of terug te lopen naar het bureau om werkorders aan te maken, te wijzigen of bij te werken, hebben technici al hun werkorderbeheerprocessen direct op hun telefoon of tablet. Het toevoegen van mobiele toegang aan onderhoudssoftware-systemen heeft deze systemen getild tot een nieuw niveau van efficiëntie, gemak en winstgevendheid voor bedrijven.