Maximaliseer uw CMMS-ROI: een eenvoudige kosten-batenhandleiding

Een positieve Return on Investment (ROI) is een belangrijke maatstaf om te bewijzen voordat u een zakelijke investeringsbeslissing neemt. In de meeste situaties wordt ROI berekend in de context van marketing- en verkoopinvesteringen om de bekendheid of klantenbasis van een organisatie uit te breiden. Naast het feit dat het een van de belangrijkste maatstaven is om beslissingen op te baseren, kan het ook een van de moeilijkste maatstaven zijn om te berekenen, vooral wanneer het om CMMS-systemen gaat.

Laten we kijken naar de ROI-formule: CMMS ROI = (Waarde – Kosten) / Kosten

Lijkt simpel toch? Raad opnieuw. Het bepalen van de "waarde"-variabele van een CMMS is een complexe taak en wordt steeds moeilijker hoe groter uw operaties zijn. Omdat waarde gevonden wordt in de gebieden van kostenbesparing, kijken faciliteitsmanagers naar onderhoudsdata, zoals:

• Levensduur van activa en apparatuur
• Verminderde downtime
• Onderdelen en voorraad
• Verhoogde productiviteit

De ironie is dat de waardemetricen die nodig zijn om vooruit te gaan met CMMS-aankoopbeslissingen, dezelfde metricen zijn die gegenereerd worden door een softwaresysteem van deze aard. Faciliteitsmanagers bevinden zich in een kip-en-het-ei-scenario, waardoor projecten gestopt worden voordat ze überhaupt beginnen.

Hoe maken we dan het geval voor investeren in software als we de ROI niet kunnen vinden? Het antwoord ligt in de berekening van een andere zakelijke maatstaf: kosten-batenanalyse.

Een kosten-batenanalyse beoordeelt de afweging tussen de voorgestelde voordelen van een project en de kosten ervan. Als de voordelen lijken te wegen tegen de kosten, kan een bedrijf redelijkerwijs vooruitgaan met zo'n project. Als de organisatie vindt dat het een negatieve impact zou hebben op de afdeling, dan wil het misschien de redenen heroverwegen waarom ze CMMS-implementatie in de eerste plaats wilden. Op welke manier ook, het bepalen van CMMS-voordelen is veel eenvoudiger dan het kwantificeren van een dollarbedrag voor de waarde zoals u zou doen bij het berekenen van ROI.

Zoals de naam suggereert, bestaat een CMMS-kosten-batenanalyse uit twee variabelen: kosten en baten. Beide variabelen worden echter bepaald door verschillende factoren, die we nader zullen onderzoeken.

Baten

We raden aan om een lijst te maken van alle CMMS-voordelen voor uw organisatie, zowel tastbaar – u kunt een geldwaarde aan toekennen – als ontastbaar – intrinsieke voordelen die moeilijker te kwantificeren zijn.

Tastbare CMMS-voordelen

• Levensduur van activa en apparatuur verlengen

Er is een schat aan onderzoek die suggereert dat het implementeren van een formeel preventief onderhoudsprogramma de levensduur van activa verlengt. Een rapport bevestigt dat zonder een PM-programma de verwachte bruikbare levensduur (EUL) van een fabricant zijn activa met 10-90% zou afnemen, afhankelijk van het specifieke activum.

Een veelgebruikte statistiek in CMMS-onderzoek stelt dat de gemiddelde toename van de levensverwachting van een activum 20% is wanneer preventief onderhoud regelmatig wordt toegepast. Een vergelijkbare benadering om de PM-implementatie van uw organisatie te kwantificeren, kan genomen worden door een kleine steekproef van kritieke apparatuur/activa te volgen en de geschatte uitvalperiode met en zonder PM te meten.

U kunt ook spreken met de fabrikant van het activum om de EUL beter te begrijpen en hoe preventief onderhoud kan helpen.

• Verminderde downtime

Het is eenvoudig om het geval voor preventief onderhoud te maken door te kijken naar het effect op het verminderen van apparatuurdowntime. Dit is een belangrijke en kwantificeerbare maatstaf, omdat het plannen van onderhoudsprocedures in plaats van wachten tot activa onverwacht uitvallen, de uptime van het activum aanzienlijk verhoogt. Als uw apparatuur plotseling onverwachte reparatie vereist, vertraagt de algehele productiviteit van uw organisatie, wat enorme implicaties heeft voor uw resultaat.

• Handmatige processen elimineren

Een van de grootste CMMS-voordelen die een CMMS-software aan gebruikers biedt, is uitgebreide automatisering, en de preventieve onderhoudsmodule van een CMMS is hier geen uitzondering. Werkorders worden automatisch gegenereerd op een gegeven frequentie en vooraf toegewezen aan een specifieke technicus voor voltooiing.

Verder worden e-mailmeldingen van tevoren verstuurd, zowel wanneer werk verschuldigd is als om eventuele achterstallige projecten te communiceren. Voor managers worden rapporten automatisch op een gegeven frequentie per e-mail gestuurd, wat de noodzaak elimineert om handmatig data te verzamelen en wekelijkse, maandelijkse of kwartaalrapporten te maken.

Onderhoudssoftwaresystemen bevatten ook werkordersjablonen voor apparatuurtypen. Hierdoor kunnen gebruikers gemakkelijk nieuwe PM's maken voor eenheden met bestaande modeltypen, wat de gebruiker tijd bespaart en ervoor zorgt dat alle PM's gestandaardiseerd zijn. Sommige systemen kunnen ook ingesteld worden om onderdelen te bestellen wanneer minimumhoeveelheidsdrempels bereikt zijn.

Deze mate van automatisering vrijwaart de tijd van onderhoudswerkers om zich te richten op het onderhouden van faciliteiten en apparatuur.

• Onderhoudskosten verlagen

Als u geen formeel preventief onderhoudssysteem hebt, wachten uw technici tot apparatuur uitvalt en reageren ze dan. Dit is op veel manieren erg kostbaar. Ten eerste is correctief onderhoud duurder dan gepland preventief onderhoud.

In één scenario werden de reparatiekosten van een luchtcompressor vergeleken met het preventieve onderhoud. Het bleek dat met een PM-programma de compressor één keer per 4 jaar gerepareerd hoefde te worden, wat vertaalt naar een kosten van $236 per jaar. Zonder preventief onderhoud zou dezelfde compressor in drie jaar gerepareerd moeten worden tegen een kosten van $315 per jaar.

Hoewel een verschil van $79 op eerste gezicht niet significant lijkt, overweeg de implicaties van het serviceeren van tientallen luchtcompressoren, handlers en HVAC-systemen over meerdere faciliteiten jaar na jaar. $79 loopt snel op tot tienduizenden dollars aan onderhoudsreparaties over uw gehele operaties.

• Werknemersproductiviteit verhogen

Naast besparing op onderhoudsreparatiekosten zal een PM-systeem uw onderhoudsteam meer productief maken. Door onderhoud op een vast schema te plannen, wordt uw team beter benut binnen hun werkuur. Projecten lopen niet uit in overuren omdat alle taken zorgvuldig gepland en gecoördineerd zijn om te passen binnen de tijdsbestek van een normale 8-urige werkdag. Het resultaat is lagere arbeidskosten en een betere werk-levenbalans voor personeel. Deze kleine aanpassingen worden eenvoudig gemaakt via flexibele kalender- en planningshulpmiddelen binnen het systeem. CMMS-software maakt het eenvoudig om personeelsplanningen op te roepen en aanpassingen te maken.

Alle productiviteitsinformatie wordt eenvoudig gevolgd en gemonitord via een CMMS-systeem. Vervaldagen en geschatte voltooiingstijden kunnen aan werkorders toegewezen worden en rapporten worden gegenereerd om een prestatie-overzicht van het onderhoudsteam te tonen.

• Een papierloze omgeving creëren

Papiergebaseerde onderhoudsactiviteiten voldoen misschien aan de directe eisen, maar maken recordkeeping een nachtmerrie. Met CMMS-software stapt de onderhoudsafdeling over van werkorders en takenlijsten op papier naar geautomatiseerde processen.

Data centraal opslaan stelt in staat om continu te volgen en te meten, terwijl handmatige methoden niet toelaten op efficiënte dataverzameling, laat staan diepgang analyse voor rapportages. Managers besteden dan kostbare werkuur aan het doorzoeken van papier om rapportagedata of handgeschreven werkorders te vinden om de onderhoudshistorie van een activum te bekijken.

Naarmate CMMS-systemen meer gebruiksvriendelijk en betaalbaar worden – eerdere drempels voor veel organisaties – zijn bedrijven steeds meer bereid om afstand te nemen van verouderde papiergebaseerde systemen.

• Datagedreven beslissingen nemen

CMMS-software stelt onderhoudsmanagers en supervisors in staat om snel toegang te krijgen tot data en geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van diepgaande rapportages. Als u honderden werkorders en inkooporders per maand verwerkt, moeten managers zin kunnen geven aan apparatuurrecords om de prestaties te beoordelen.

Onderhoudsbeheersystemen zijn uitgerust met metrics en KPI's die managers gebruiken om hun afdelingen te monitoren en geïnformeerde beslissingen te nemen om processen te verbeteren. Zonder metrics werken managers van intuïtie en hun gevoel… wat we maar zeggen: kan minder nauwkeurig zijn.

Ontastbare CMMS-voordelen

• Verhoogde zichtbaarheid en transparantie

Vaak over het hoofd gezien als CMMS-voordeel is de transparantie die het aan afdelingen brengt. Er is niets erger dan een supervisor die het team afvraagt over hoe de prestaties verbeterd moeten worden zonder data om het te ondersteunen.

Onderhoudsbeheersystemen stellen managers en personeel in staat om afspraken te maken over verwachtingen en prestaties te monitoren om hun methoden aan te passen. Meten en volgen van data is standaard over de hele onderhoudsoperatie om een omgeving van gelijkheid te creëren en de manager met solide data te voorzien om hun evaluaties te ondersteunen.

• Verbeterde klanttevredenheid

Hoewel het moeilijk kan zijn om de mate te berekenen waarin CMMS-software klanttevredenheid beïnvloedt, kan men vaststellen dat CMMS zijn rol speelt. Een van die indicaties wordt getoond via het PM-programma van een systeem.

Zoals hierboven aangegeven, helpt preventief onderhoud downtime op activa te verminderen om de algehele productiviteit te verhogen. Klanten zijn tevreden wanneer hun orders op tijd en correct verzonden worden, aspecten die niet altijd mogelijk zouden zijn zonder de hulp van geautomatiseerde processen.

• Verbeterde medewerkersmoraal

Eenvoudig gezegd: een geëmancipeerde werknemer is gelukkiger en productiever. CMMS-systemen bieden eenvoudige hulpmiddelen voor onderhoudspersoneel om hun werk beter en sneller te doen. Wanneer management systemen aanschaft met hun personeel in gedachte, stuurt dat een enorm signaal dat ze gewaardeerd worden en eigenaarschap hebben over hun taken.

Naarmate eigenaarschap en autonomie toenemen, worden werknemers gemotiveerder en presteren ze efficiënter, wat op zijn beurt significant productiviteitsvoordelen heeft en de bottom line verhoogt. Lees meer over hoe werknemersmotivatie productiviteit beïnvloedt hier.

Daarnaast signaleert investeren in een CMMS aan werknemers dat management stappen onderneemt om processen te stroomlijnen die verouderd of onintuïtief waren. Managers die een cultuur van continue verbetering willen bevorderen, worden gezien als positieve leiders en rolmodellen voor hun werknemers.

Kosten

Nu we een lijst van CMMS-voordelen hebben, moeten we kijken naar de CMMS-kosten. Bij de kosten die geassocieerd zijn met CMMS, moet u rekening houden met zowel directe als indirecte kosten. Voor deze analyse houden we alleen rekening met web-based CMMS-software.

Directe kosten

• Softwarelicentiekosten

Softwarelicentiekosten worden ofwel jaarlijks betaald voor een kleine korting, ofwel maandelijks om de waargenomen koperrisico te mitigeren. Ongeacht de betaalperiode, zijn deze kosten lopend en laten de koper optreden als softwareleaser.

Softwarelicentiekosten verschillen per leverancier, afhankelijk van hun functies en prijsstructuur. Hoewel leveranciers vaak een per-gebruiker licentiekost hanteren, bieden anderen een meer creatieve prijsstructuur aan, zoals kosten per faciliteit of gebouw.

Voor meer informatie over hoe u de beste CMMS voor uw bedrijf kunt onderzoeken, lees ons bericht hier. Zodra u een paar leveranciers in gedachten heeft, vul hun toepasselijke licentiekost in uw kosten/batenanalyse in.

• Implementatiekosten

Meestal, maar niet altijd, zijn er enkele implementatiekosten verbonden aan het implementeren van een CMMS-systeem. Deze kosten variëren afhankelijk van de leverancier en het vereiste serviceniveau.

Bij Hippo CMMS laten 10% van onze klanten onze engineers on-site komen, alle apparatuur auditen, en de data-integratie van begin tot eind afhandelen; 75% levert databladen aan voor Hippo-integratiespecialisten om te valideren en importeren; en 15% kiest voor de DIY-aanpak.

Locatie-audits omvatten duidelijk hogere implementatiekosten dan het leveren van databladen voor import. Voor meer informatie over hoe u het juiste implementatietype voor uw organisatie kiest, lees ons bericht hier en hier.

• Trainings- en technische ondersteuningskosten

Het is een goed idee om uw CMMS-budget voldoende ruimte te geven om potentiële trainings- en technische ondersteuningskosten te dekken. Een van de meest geciteerde redenen voor CMMS-implementatiefalen is gebrek aan training en ondersteuning van de leverancier.

Gepersonaliseerde trainingsessies zijn de beste manier om de diverse functies die een CMMS te bieden heeft goed te begrijpen en kunnen afgestemd worden op elk van uw gebruikers voor relevantie. Het goede nieuws is dat veel leveranciers nu gratis training en tech-ondersteuning voor een periode aanbieden of deze diensten bundelen in de licentiekost.

Steeds meer leveranciers begrijpen het belang van het aanbieden van deze vitale dienst, dus let erop tijdens uw onderzoeksfase.

Bij Hippo CMMS bieden we initiële training en lopende technische ondersteuning zonder extra kosten aan.

Indirecte kosten

De kosten die geassocieerd zijn met het veranderen van processen en het onborden van personeel bij het implementeren van CMMS-software, worden vaak over het hoofd gezien en zijn moeilijk te schatten. Er is geen echte manier om dit getal nauwkeurig te kwantificeren, maar het is belangrijk dat u tijd besteedt aan dit proces.

Onboarding zal verschillende rondes trainingsessies met alle gebruikers omvatten over een periode van een paar maanden tot een jaar, afhankelijk van de omvang van uw onderhoudsteam, de mate van geavanceerde functies die u wilt gebruiken, en hoe drastisch de verandering is van een geautomatiseerde CMMS ten opzichte van uw huidige operaties.

Als u een team van 40 onderhoudspersoneelsleden hebt die nog nooit een CMMS-systeem hebben gebruikt, kunt u meer weerstand en een steilere leercurve tegenkomen. Reserveer voldoende tijd om een CMMS in uw operaties te integreren en zorg ervoor dat u op elk moment feedback van uw team ontvangt.

Voor meer tips om uw trainingsessies te optimaliseren en een correcte CMMS-implementatie te garanderen, lees ons bericht hier.

Er is geen twijfel dat CMMS-software waarde biedt aan haar gebruikers. Immers, waarom zouden anders steeds meer bedrijven instappen en betalen voor een nieuw geautomatiseerd proces? De sleutel is ervoor te zorgen dat een CMMS uw organisatie voldoende voordeel biedt om de algehele kosten van tijd en geld te compenseren.

Wat de identificatie van kosten betreft, concentreer u op de dollaarwaarde van licentiekosten, implementatiekosten en administratieve uren die gebruikt zullen worden om het systeem te implementeren. Voor voordelen, bepaal de kosten van machinedowntime en het belang van het verlengen van de levensduur van uw activa.

Een solid systeem helpt organisaties ook tijd en geld te besparen door processen te stroomlijnen en de noodzaak te verminderen om door papiergebaseerde werkorders te zoeken of data te verzamelen. Zodra u de kosten en baten van een CMMS hebt bepaald, zorg ervoor dat u met een positief resultaat uitkomt.

Hoewel deze methode misschien niet zo nauwkeurig is als een ROI, zal het uw beslissers zeker de informatie geven die ze nodig hebben om een meer geïnformeerde keuze te maken.

Voor een uitgebreid overzicht van het onderzoeken, vergelijken, kopen en implementeren van een CMMS, download onze gratis CMMS-gids vol met best practices en nuttige tips.