De voordelen van CMMS bepalen met eenvoudige kosten-batenanalyse

Een positieve Return on Investment (of ROI) is een belangrijke maatstaf om te bewijzen voordat een zakelijke investeringsbeslissing wordt genomen. In de meeste situaties wordt ROI berekend in de context van marketing- en verkoopinvesteringen om de bekendheid of het klantenbestand van een organisatie te vergroten. Behalve dat het een van de belangrijkste meetwaarden is om beslissingen op te baseren, kan het ook een van de moeilijkste meetwaarden zijn om te berekenen, vooral als het gaat om CMMS-systemen.

Laten we eens kijken naar de ROI-formule:CMMS ROI =(Waarde – Kosten) / Kosten

Lijkt simpel toch? Raad nogmaals. Het bepalen van de variabele "waarde" van een CMMS is een complexe taak en wordt steeds moeilijker naarmate uw operaties groter zijn. Omdat waarde wordt gevonden op het gebied van kostenbesparing, kijken facility managers naar onderhoudsgegevens, zoals:

• Levensduur van activa en apparatuur,
• Verminderde uitvaltijd,
• Onderdelen en inventaris,
• Verhoogde productiviteit, en

De ironie hier is dat de waardestatistieken die nodig zijn om verder te gaan met CMMS-aankoopbeslissingen dezelfde zijn die worden gegenereerd door een softwaresysteem van deze aard. Omdat facility managers zich in een kip-tegen-ei-scenario bevinden, worden projecten stopgezet voordat ze zelfs maar beginnen.

Dus hoe pleiten we ervoor om in software te investeren als we de ROI niet kunnen vinden? Het antwoord ligt in de berekening van een andere zakelijke metrische kosten-batenanalyse.

Een kosten-batenanalyse beoordeelt de afweging tussen de voorgestelde voordelen van een project en de kosten ervan. Als de baten opwegen tegen de kosten, dan kan een bedrijf redelijkerwijs verder met een dergelijk project. Als de organisatie constateert dat dit een negatief effect zou hebben op de afdeling, wil ze misschien de redenen opnieuw beoordelen waarom ze CMMS-implementatie in de eerste plaats hebben nagestreefd. Hoe dan ook, het bepalen van de CMMS-voordelen is veel gemakkelijker dan het kwantificeren van een bedrag in dollars voor de waarde, zoals u zou doen bij het berekenen van de ROI.

Zoals de naam al doet vermoeden, bestaat een CMMS-kosten-batenanalyse uit twee variabelen, kosten en baten. Beide variabelen worden echter bepaald door verschillende factoren, die we elk nader zullen onderzoeken.

Voordelen

We raden u aan een lijst te maken van alle CMMS-voordelen voor uw organisatie, zowel tastbaar - u kunt er een geldelijke waarde aan toekennen, als immateriële - intrinsieke voordelen die misschien moeilijker te kwantificeren zijn.

Tastbare CMMS-voordelen

• Verleng de levensduur van activa en apparatuur

Een schat aan onderzoek suggereert dat het implementeren van formele software voor preventief onderhoud de levensduur van activa verlengt. Eén rapport bevestigt dat zonder een PM-programma de verwachte gebruiksduur (EUL) van de activa van een fabrikant met 10-90% zou afnemen, afhankelijk van het specifieke activum.

Een veelgebruikte statistiek die wordt gebruikt door CMMS-industrieonderzoek, stelt dat de gemiddelde toename van de levensverwachting van een asset 20% is wanneer preventief onderhoud regelmatig wordt toegepast. Een vergelijkbare benadering voor het kwantificeren van de PM-implementatie van uw organisatie kan worden gevolgd door een kleine steekproef van kritieke apparatuur/activa te volgen en de geschatte uitvalperiode te meten met en zonder PM.

U kunt ook praten met de fabrikant van het activum om de EUL beter te begrijpen en hoe preventief onderhoud kan helpen.

• Verminderde uitvaltijd

Preventief onderhoud is gemakkelijk te verdedigen door te kijken naar het effect dat het heeft op het verminderen van uitvaltijd van apparatuur. Dit is een belangrijke en kwantificeerbare statistiek, omdat het plannen van onderhoudsprocedures in plaats van te wachten tot activa zonder waarschuwing defect raken, de uptime van de activa aanzienlijk verhoogt. Als uw apparatuur plotseling ongeplande reparatie vereist, vertraagt ​​de algehele productiviteit van uw organisatie, wat enorme gevolgen heeft voor uw bedrijfsresultaten.

• Elimineren van handmatige processen

Een van de grootste CMMS-voordelen die een CMMS-software zijn gebruikers biedt, is verregaande automatisering, en de preventieve onderhoudsmodule van een CMMS is daarop geen uitzondering. Werkorders worden automatisch gegenereerd op een bepaalde frequentie en worden vooraf toegewezen aan een specifieke technicus voor voltooiing.

Verder worden er vooraf e-mailmeldingen verzonden, zowel wanneer het werk moet worden uitgevoerd als om achterstallige projecten te communiceren. Voor managers worden rapporten automatisch op een bepaalde frequentie per e-mail verzonden, waardoor het niet langer nodig is om handmatig gegevens te verzamelen en wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse rapporten te maken.

Onderhoudssoftwaresystemen bevatten ook werkordersjablonen voor apparatuurmodellen. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig nieuwe PM's maken voor units met bestaande modeltypes, wat de gebruikerstijd bespaart en ervoor zorgt dat alle PM's gestandaardiseerd zijn. Sommige systemen kunnen ook worden ingesteld om onderdelen te bestellen wanneer aan de minimumhoeveelheidsdrempels is voldaan.

Door dit niveau van automatisering heeft de onderhoudsmedewerker meer tijd om zich te concentreren op het onderhoud van faciliteiten en apparatuur.

• Verlaag onderhoudskosten

Als u geen formeel preventief onderhoudssysteem heeft, wachten uw technici tot de apparatuur defect raakt en reageren dan. Dit is in veel opzichten erg kostbaar. Ten eerste is correctief onderhoud duurder dan gepland preventief onderhoud.

In één scenario de reparatiekosten van een luchtcompressor werden vergeleken met het preventieve onderhoud. Het ontdekte dat met een PM-programma de compressor eens in de 4 jaar zou moeten worden gerepareerd, wat neerkomt op een kostprijs van $ 236 per jaar. Met preventief onderhoud zou dezelfde compressor in drie jaar gerepareerd moeten worden, tegen een kostprijs van $ 315/jaar.

Hoewel een verschil van $ 79 in eerste instantie misschien niet significant lijkt, moet u eens nadenken over de implicaties van het jaar na jaar onderhouden van tientallen luchtcompressoren, handlers en HVAC-systemen in meerdere faciliteiten. $ 79 leidt al snel tot tienduizenden dollars aan onderhoudsreparaties voor al uw activiteiten.

• Verhoog de productiviteit van werknemers

Naast besparingen op onderhoudsreparatiekosten, maakt een PM-systeem uw onderhoudsteam productiever . Door onderhoud volgens een vast schema te plannen, wordt uw team beter ingezet binnen hun werkuren. Projecten gaan niet over in overuren, aangezien alle taken zorgvuldig worden gepland en gecoördineerd om binnen het tijdsbestek van een normale 8-urige werkdag te passen. Het resultaat is lagere arbeidskosten en een betere balans tussen werk en privé voor het personeel. Deze kleine aanpassingen zijn eenvoudig door te voeren via wendbare kalender- en planningstools binnen het systeem. CMMS-software maakt het gemakkelijk om personeelsplanningen op te halen en aanpassingen door te voeren.

Alle productiviteitsinformatie wordt eenvoudig gevolgd en gecontroleerd via een CMMS-systeem. Einddatums en geschatte voltooiingstijden kunnen worden toegewezen aan werkorders en rapporten worden vervolgens gegenereerd om een ​​uitsplitsing van de prestaties van het onderhoudsteam te tonen.

• Creëer een papierloze omgeving

Op papier gebaseerde onderhoudsactiviteiten kunnen voldoen aan de onmiddellijke vereisten, maar het bijhouden van gegevens wordt een nachtmerrie. Met CMMS-software beweegt de onderhoudsafdeling van werkbonnen en takenlijsten op papier naar geautomatiseerde processen.

Door gegevens op een gecentraliseerde locatie te bewaren, kunnen ze continu worden gevolgd en gemeten, terwijl handmatige methoden geen efficiënte gegevensverzameling mogelijk maken, laat staan ​​diepgaande analyse voor rapportage. Managers merken dan dat ze kostbare werkuren besteden aan het doorzoeken van papier om rapportagegegevens of handgeschreven werkorders te vinden om de onderhoudsgeschiedenis van een asset te bekijken.

Naarmate CMMS-systemen gebruiksvriendelijker worden en betaalbaar - aanvankelijke belemmeringen voor veel organisaties in het verleden - bedrijven zijn steeds meer bereid afstand te doen van archaïsche, op papier gebaseerde systemen.

• Maak datagestuurde beslissingen

Met CMMS-software kunnen onderhoudsmanagers en supervisors snel toegang krijgen tot gegevens en weloverwogen beslissingen nemen op basis van diepgaande rapportage. Als er honderden werkorders en aankopen maandelijks worden verwerkt, moeten managers de apparatuurgegevens begrijpen om de prestaties ervan te meten.

Onderhoudsbeheersystemen zijn uitgerust met metrische gegevens en KPI's die managers gebruiken om hun afdelingen te monitoren en weloverwogen beslissingen te nemen om processen te verbeteren. Zonder metrische gegevens werken managers op intuïtie en hun onderbuikgevoel ... waarvan we zullen zeggen dat het minder dan nauwkeurig kan zijn.

Immateriële CMMS-voordelen

• Verhoogde zichtbaarheid en transparantie

Vaak over het hoofd gezien als een CMMS-voordeel, is de transparantie die het voor afdelingen oplevert. Er is niets erger dan een supervisor die het team onder de loep neemt over hoe de prestaties moeten worden verbeterd zonder gegevens om dit te ondersteunen.

Onderhoudsbeheersystemen stellen managers en personeel in staat om verwachtingen af ​​te spreken en de prestaties te monitoren om hun methoden aan te passen. Het meten en volgen van gegevens is standaard tijdens de gehele onderhoudsoperatie om een ​​eerlijke omgeving te creëren en de manager te voorzien van solide gegevens om zijn evaluaties te ondersteunen.

• Verbeterde klanttevredenheid

Hoewel het moeilijk kan zijn om te berekenen in hoeverre CMMS-software de klanttevredenheid beïnvloedt, kan men vaststellen dat CMMS een rol speelt. Een van die indicaties wordt weergegeven via het PM-programma van een systeem.

Zoals hierboven aangegeven, helpt preventief onderhoud de uitvaltijd van bedrijfsmiddelen te verminderen en de algehele productiviteit te verhogen. Klanten zijn tevreden als hun bestellingen op tijd en correct worden verzonden, aspecten die niet altijd mogelijk zouden zijn zonder de hulp van geautomatiseerde processen.

• Verbeterde moraal van werknemers

Simpel gezegd, een empowered medewerker is gelukkiger en productiever. CMMS-systemen bieden onderhoudspersoneel eenvoudige hulpmiddelen om hun werk beter en sneller te doen. Wanneer het management systemen koopt met hun personeel in gedachten, geeft dit een enorme boodschap af dat ze worden gewaardeerd en eigenaar zijn van hun eigen taken.

Naarmate het eigendom en de autonomie toenemen, worden werknemers gemotiveerder en presteren ze efficiënter, wat op zijn beurt aanzienlijke productiviteitsvoordelen heeft en de winst verhoogt. Lees hier meer over hoe de motivatie van werknemers de productiviteit beïnvloedt

Bovendien geeft het investeren in een CMMS aan werknemers aan dat het management stappen onderneemt om processen te stroomlijnen die mogelijk verouderd of niet-intuïtief zijn. Managers die een cultuur van continue verbetering willen bevorderen, worden gezien als positieve leiders en rolmodellen voor hun werknemers.

Kosten

Nu we een lijst met CMMS-voordelen hebben, moeten we kijken naar de CMMS-kosten. Als het gaat om kosten in verband met CMMS, moet u rekening houden met zowel directe als indirecte kosten. Voor deze analyse kijken we alleen naar webgebaseerde CMMS-software.

Directe kosten

• Softwarelicentiekosten

Softwarelicentiekosten worden ofwel jaarlijks betaald voor een kleine korting of maandelijks om het waargenomen kopersrisico te verminderen. Ondanks de betalingsperiode lopen deze kosten door en kan de koper optreden als softwareleaser.

Softwarelicentiekosten variëren van leverancier tot leverancier, afhankelijk van hun functies en prijsstructuur. Hoewel leveranciers gewoonlijk licentiekosten per gebruiker in rekening brengen, bieden anderen een creatievere prijsstructuur zoals opladen per faciliteit of gebouw.

Lees hier ons bericht voor meer informatie over hoe u het beste CMMS voor uw bedrijf kunt onderzoeken . Zodra u een paar leveranciers in gedachten heeft, voegt u hun toepasselijke licentiekosten toe aan uw kosten-batenanalyse.

• Instelkosten

Meestal, maar niet altijd, zijn er opstartkosten verbonden aan het implementeren van een CMMS-systeem. Deze kosten variëren afhankelijk van de leverancier en het vereiste serviceniveau.

Bij Hippo CMMS laat 10% van onze klanten onze technici ter plaatse komen, alle apparatuur controleren en de gegevensintegratie van begin tot eind afhandelen; 75% levert datasheets voor Hippo-integratiespecialisten om te valideren en te importeren; en 15% kiest voor de doe-het-zelf-aanpak.

Site-audits brengen uiteraard hogere instelkosten met zich mee dan het aanleveren van te importeren datasheets. Lees ons bericht hier voor meer informatie over het kiezen van het juiste installatietype voor uw organisatie en hier .

• Trainings- en technische ondersteuningskosten

Het is een goed idee om uw CMMS-budget op te vullen met voldoende ruimte voor eventuele kosten voor training en technische ondersteuning. Een van de meest genoemde redenen voor het mislukken van de CMMS-implementatie is een gebrek aan training en ondersteuning van de leverancier.

Gepersonaliseerde trainingssessies zijn de beste manier om de verschillende functies die een CMMS te bieden heeft goed te begrijpen en kunnen voor elk van uw gebruikers relevant zijn. Het goede nieuws is dat veel leveranciers nu een periode gratis training en technische ondersteuning bieden of deze services bundelen in de licentiekosten.

Steeds meer leveranciers beginnen het belang te begrijpen van het aanbieden van deze essentiële service, dus zorg ervoor dat u ernaar zoekt tijdens uw onderzoeksfase.

Bij Hippo CMMS bieden we initiële training en doorlopende technische ondersteuning gratis.

Indirecte kosten

De kosten die gepaard gaan met veranderende processen en onboarding van personeel bij het implementeren van CMMS-software worden vaak over het hoofd gezien en zijn moeilijk in te schatten. Er is geen echte manier om dit aantal nauwkeurig te kwantificeren, maar het is belangrijk dat u tijd aan dit proces besteedt.

Onboarding omvat verschillende trainingsrondes met alle gebruikers in de loop van een paar maanden tot een jaar, afhankelijk van de grootte van uw onderhoudsteam, de omvang van de geavanceerde functies die u wilt gebruiken en hoe ingrijpend de verandering een geautomatiseerd CMMS zal zijn. zijn van uw huidige activiteiten.

Als je een team van 40 onderhoudsmedewerkers hebt die nog nooit een CMMS-systeem hebben gebruikt, zul je misschien meer weerstand en een steilere leercurve tegenkomen. Maak voldoende tijd vrij om een ​​CMMS in uw activiteiten te integreren en zorg ervoor dat u bij elke stap feedback van uw team krijgt.

Lees ons bericht hier voor meer tips om uw trainingssessies te optimaliseren en te zorgen voor een goede CMMS-implementatie.

Het lijdt geen twijfel dat CMMS-software waarde biedt aan zijn gebruikers. Want waarom zouden anders steeds meer bedrijven aan boord springen en betalen voor een nieuw geautomatiseerd proces? De sleutel is om ervoor te zorgen dat een CMMS uw organisatie voldoende voordeel oplevert om op te wegen tegen de totale kosten van tijd en geld.

Concentreer u bij het identificeren van de kosten op de dollarwaarde van licentievergoedingen, installatiekosten en administratieve manuren die zullen worden gebruikt om het systeem te helpen implementeren. Bepaal voor voordelen de kosten van machinestilstand en het belang van het verlengen van de levensduur van uw bedrijfsmiddelen.

Een solide systeem helpt organisaties ook tijd en geld te besparen door processen te stroomlijnen en de noodzaak om op papier gebaseerde werkorders te sorteren of gegevens te verzamelen te verminderen. Als je eenmaal de kosten en baten van een CMMS hebt bepaald, zorg er dan voor dat je een positief resultaat hebt.

Although this method may not be as accurate as an ROI, it’s sure to give your decision makers the information they need to make a more informed choice.

For a comprehensive overview of researching, comparing, buying, and implementing a CMMS, download our free CMMS guide full of best practices and helpful tips.