Werkorderbeheer vereenvoudigen met een CMMS

Bedrijven in veel industriële sectoren wenden zich steeds meer tot Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als hun facility management-software. Verhoogde efficiëntie, lagere kosten en een hoger rendement op de investering (ROI) zijn de belangrijkste redenen voor bedrijven om traditionele potlood- en papierbenaderingen te verlaten ten gunste van geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen. De huidige CMMS-software maakt een einde aan omslachtige en inefficiënte papieren archiveringssystemen door bedrijven de mogelijkheid te bieden om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben - allemaal binnen de cloudgebaseerde software. Afgezien van de voordelen van organisatorische efficiëntie, heeft deze verbetering ook geleid tot een langere levensduur van de apparatuur, een beter tijdbeheer en een beter arbeidsgebruik en uiteindelijk tot lagere kosten en hogere winsten.

CMMS'en zijn zeer geavanceerde softwaresystemen die gebruik maken van duizenden datapunten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een individueel apparaat. Onderhoudsbeheersoftware vertegenwoordigt robuuste systemen wanneer ze optimaal worden gebruikt. De CMMS-industrie streeft ernaar om op de hoogte te blijven van technologische en industriële veranderingen door voortdurend te evolueren en beter in te spelen op de steeds veranderende behoeften van hun klanten. Recente innovaties in onderhoudsbeheersoftware zijn onder meer veilige cloudgebaseerde interfaces, toegankelijkheid van mobiele apparaten en papierloze functionaliteit die het gebruiksgemak verder vergroten.

In een recent onderzoek uitgevoerd door Hippo CMMS onder 125 kopers, werd werkorderbeheer (d.w.z. reparaties, ongepland onderhoud) door 91% van de respondenten als belangrijk beoordeeld. Deze bevinding, evenals de waarde die kopers hechten aan preventief onderhoud (goedgekeurd door 96% van de respondenten), suggereert dat CMMS-klanten verhoogde operationele efficiëntie als een topdoelstelling beschouwen. Hier is een lijst met zeven manieren waarop de softwaresystemen het beheer van werkorders kunnen vereenvoudigen:

1. Realtime meldingen

Het lijdt geen twijfel dat "tijd geld is" en verspilde tijd kan kostbaar zijn voor de bedrijfsvoering. Bedrijven die afhankelijk zijn van hardcopy-methoden, besteden tijd aan het schrijven van werkorders en deze vervolgens fysiek naar het aangewezen servicepersoneel te sturen. Als die persoon niet aanwezig is om de werkbon in ontvangst te nemen, kan deze enige tijd op zijn of haar bureau blijven liggen voordat deze wordt beoordeeld. Met een CMMS worden alle werkorders binnen het systeem aangemaakt en direct doorgestuurd naar de juiste gebruikers voor onderhoud. Via e-mailnotificaties en/of mobiele alerts is de werkbon binnen enkele seconden binnen. De werkorderbeheersoftware kan ook het werkorderproces volgen, waardoor het mogelijk is om de voortgang van de werkorder van begin tot eind te volgen.

2. Toegankelijk en digitaal werkorderbeheer

Zodra werkorders zijn aangemaakt, is er een digitaal dossier beschikbaar voor alle aangewezen gebruikers. De werkbonnen kunnen worden opgehaald op meerdere apparaten, waaronder desktopcomputers, laptops, tablets en smartphones. In alle gevallen komen de gegevens overeen met het feit dat alle partijen tegelijkertijd dezelfde informatie ontvangen. Werkorders worden aangemaakt in hetzelfde formaat en met verplichte velden om in te vullen. Dit zorgt ervoor dat alle relevante informatie wordt opgenomen. Werkorders bevatten bijvoorbeeld records van wie het verzoek heeft gedaan, relevante contactgegevens, een duidelijke beschrijving van het probleem, inclusief afbeeldingen indien nodig, evenals de locatie van het apparaat dat onderhoud nodig heeft. Het digitale werkbonsjabloon zorgt ervoor dat de informatie duidelijk en leesbaar is en dat er niets verloren gaat of verkeerd wordt geïnterpreteerd.

3. Eenvoudige organisatie, duidelijke prioriteiten

In middelgrote tot grote bedrijven is het niet ongebruikelijk om meerdere openstaande werkorders tegelijk te hebben. Aangezien technici en tijdtoewijzingen beperkt kunnen zijn, is het essentieel dat werkorders worden geprioriteerd op basis van urgentie, voorraden, personeel en tijd. De werkorderbeheersoftware kan zowel vervaldatums als prioriteitsniveaus toewijzen (d.w.z. hoog of laag). Sommige CMMS'en kunnen plattegronden en kaarten weergeven die de locaties van apparatuur identificeren en technici helpen bij het strategisch plannen van de uitvoering van werkorders.

4. Moeiteloze rapporten over achterstallige werkorders

De werkorderbeheersoftware houdt de voortgang van de uitvoering van de werkorder bij. Werkorderrapporten kunnen worden gefilterd op verschillende indicatoren, zoals in uitvoering, voltooid of achterstallig. Als een vervaldatum niet wordt gehaald, worden managers gewaarschuwd. Dit type monitoring stelt managers in staat om beslissingen te nemen over de toewijzing van personeel, aanwerving en leveringen en om knelpunten voor laat werk te identificeren. Door de werkorderrapporten in de loop van de tijd te bekijken, kunnen managers indien nodig wijzigingen aanbrengen om de efficiëntie van hun activiteiten te verbeteren.

5. Toegankelijke werkorderdocumenten

In de afgelopen jaren zijn CMMS'en geëvolueerd als antwoord op de eisen van de industrie door geavanceerdere, robuustere en gebruiksvriendelijkere toepassingen te worden. Veel onderhoudssystemen bevatten nu bijvoorbeeld koppelingen naar handleidingen voor apparatuur, garantie-informatie, relevante documenten, leverancierscontracten en industrienormen. Aangezien al deze informatie wordt bewaard in de database van de software en toegankelijk is met een paar muisklikken of tikken op een mobiel apparaat, is het niet nodig om handmatig naar belangrijke apparatuurgerelateerde gegevens te zoeken wanneer dat nodig is. Het gemak en de gemakkelijke bereikbaarheid bespaart tijd en energie voor alle betrokkenen bij het werkorderproces.

6. Reparatiegeschiedenis en trendrapporten

CMMS'en kunnen een reparatiegeschiedenisrapport genereren op basis van voltooide werkorders. De rapporten kunnen worden gefilterd op tijdsperioden (d.w.z. dagen, weken, maanden, jaren) op afdelingen en/of op locaties. Met de flexibiliteit om reparatiegeschiedenissen in de loop van de tijd of via andere indicatoren te bekijken, kunnen managers trends in apparatuurstoringen, vervanging van onderdelen, reparatiekosten, arbeidstoewijzing enz. tijd om het te vervangen. Met een reparatiegeschiedenis kunnen managers belangrijke beslissingen nemen over de lopende activiteiten op hun afdelingen.

7. Onderhoudsbeheer voor mobiele apparaten

Een van de belangrijkste ontwikkelingen in de CMMS-functionaliteit is het toevoegen van mobiele toegang tot het dashboard van het onderhoudsbeheersysteem. Gezien het wijdverbreide gebruik van mobiele apparaten in de vorm van smartphones en tablets, heeft deze verandering in de manier waarop klanten onderhoudsbeheersoftware gebruiken nu geautomatiseerd onderhoudsbeheer naar een nieuw niveau van functionaliteit gebracht. Alle CMMS-functies die beschikbaar zijn op computerdesktops zijn ook beschikbaar via de werkorder-app. Met de functie voor mobiele apparaten hoeven gebruikers niet langer te wachten om toegang te krijgen tot een CMMS op hun desktopcomputer. In plaats daarvan hebben ze toegang tot het systeem waar en wanneer ze zich ook bevinden. Het belangrijkste is dat telefoon- en tabletcamera's het voor technici mogelijk maken om afbeeldingen te uploaden van apparatuur die moet worden gerepareerd of onderdelen die moeten worden vervangen. De functie voor het scannen van streepjescodes op mobiele apparaten zorgt er ook voor dat de items waarnaar wordt verwezen exact zijn. Het hebben van afbeeldingen of barcodes verkleint de kans op fouten of verwarring. Dit resulteert opnieuw in een algehele verbetering van de efficiëntie.

Doorlopend onderhoud is een integraal onderdeel van elke operatie en een realiteit die niet over het hoofd kan worden gezien. De productiviteit van een organisatie wordt belemmerd wanneer reparaties niet snel worden uitgevoerd of wanneer reparaties worden uitgesteld omdat de werkorders onduidelijk zijn of vol fouten zitten. Het creëren van geautomatiseerde, gedetailleerde en consistent opgemaakte werkorders elimineert fouten en verwarring en bespaart tijd en energie. De reparatiegeschiedenis die door werkordersoftware wordt gegenereerd, helpt bedrijven op de hoogte te blijven van hun onderhoudsactiviteiten en biedt mogelijkheden om zo nodig weloverwogen beslissingen te nemen.