Stroomlijn werkordermanagement met CMMS voor grotere efficiëntie

Bedrijven in veel industrisectoren stappen toenemend over op Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als hun faciliteitsbeheersoftware. Verhoogde efficiëntie, verminderde kosten en een significantere return on investment (ROI) zijn de primaire redenen voor bedrijven om traditionele potlood- en papierbenaderingen te verlaten ten gunste van geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen. Huidige CMMS-software doet af met omslachtige en inefficiënte papieren archiefsystemen door bedrijven de mogelijkheid te bieden om werkorders te tracken, snel accurate rapporten te genereren, en direct te bepalen welke van hun activa preventief onderhoud vereisen – allemaal binnen de cloud-gebaseerde software. Naast de voordelen van organisatorische efficiëntie, heeft deze verbetering ook geleid tot verlengde apparatuurlevensduur, beter tijdsbeheer, en arbeidsbenutting en uiteindelijk, verminderde kosten en verhoogde winsten.

CMMS's zijn hooggesofisticeerde softwaresystemen die duizenden datapunten benutten die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de operaties van een faciliteit of, alternatief, de status van een individueel stuk apparatuur. Onderhoudsbeheersoftware vertegenwoordigt robuuste systemen wanneer ze tot hun volle potentieel gebruikt worden. De CMMS-industrie streeft ernaar om bovenaan technologie en industriële veranderingen te blijven door continu te evolueren en responsiever te zijn op de steeds veranderende behoeften van hun klanten. Recente innovaties in onderhoudsbeheersoftware omvatten veilige cloud-gebaseerde interfaces, mobiele toegankelijkheid, en papierloze functionaliteit die het gebruiksgemak verder vergroten.

In een recent door Hippo CMMS uitgevoerde enquête onder 125 kopers, werd werkordermanagement (d.w.z. reparaties, ongepland onderhoud) als belangrijk gewaardeerd door 91% van de respondenten. Deze bevinding, evenals de waarde die kopers hechten aan preventief onderhoud (ondersteund door 96% van de respondenten), suggereert dat CMMS-klanten verhoogde operationele efficiëntie prioriteren als een topdoel. Hier is een lijst van zeven manieren waarop de softwaresystemen werkordermanagement kunnen vereenvoudigen:

1. Real-time notificaties

Er is geen twijfel dat "tijd geld is" en elke verspilde tijd duur kan zijn voor operaties. Bedrijven die vertrouwen op harde kopie methoden besteden tijd aan het uitschrijven van werkorders en het vervolgens fysiek versturen naar de aangewezen servicepersoneel. Als die persoon niet aanwezig is om de werkorder te ontvangen, kan het enige tijd op zijn of haar bureau liggen voordat het bekeken wordt. Met een CMMS worden alle werkorders binnen het systeem aangemaakt en onmiddellijk doorgestuurd naar de juiste gebruikers voor service. Met behulp van e-mailnotificaties en/of mobiele alerts, wordt de werkorder binnen seconden ontvangen. De werkordermanagementsoftware kan ook het werkorderproces tracken, wat het mogelijk maakt om de werkordervooruitgang van start tot finish te monitoren.

2. Toegankelijk en digitaal werkordermanagement

Eenmaal werkorders aangemaakt, is er een digitaal record beschikbaar voor alle aangewezen gebruikers. De werkorders kunnen opgehaald worden op meerdere apparaten inclusief desktopcomputers, laptops, tablets en smartphones. In alle gevallen zijn de data consistent met alle partijen die dezelfde informatie op hetzelfde moment ontvangen. Werkorders worden in hetzelfde formaat aangemaakt en met verplichte velden die ingevuld moeten worden. Dit zorgt ervoor dat alle relevante informatie शामिल is. Bijvoorbeeld, werkorders bevatten records van wie de aanvraag deed, relevante contactinformatie, een duidelijke beschrijving van het probleem inclusief afbeeldingen waar nodig, alsook de locatie van het stuk apparatuur dat service nodig heeft. De digitale werkordersjabloon zorgt ervoor dat de inhoud helder en leesbaar is en dat niets verloren gaat of misgeïnterpreteerd wordt.

3. Eenvoudige organisatie, duidelijke prioriteiten

In middelgrote tot grote bedrijven is het niet ongebruikelijk om verschillende open werkorders op elk gegeven moment te hebben. Aangezien technici en tijdstoewijzingen beperkt kunnen zijn, is het essentieel dat werkorders geprioriteerd worden op basis van urgentie, materialen, personeel en tijd. De werkordermanagementsoftware kan vervaldagen toewijzen alsook prioriteitsniveaus (d.w.z. hoog of laag). Sommige CMMS's kunnen vloerplannen en kaarten weergeven die apparatuurlocaties identificeren en technici helpen bij het strategisch plannen van werkordervoldoening.

4. Moeiteloze rapporten over vervallen werkorders

De werkordermanagementsoftware trackt de werkordervoldoeningvoortgang. Werkorderrapporten kunnen gefilterd worden door verschillende indicatoren zoals in uitvoering, voltooid of vervallen. Als een vervaldatum niet gehaald wordt, zullen managers gealert worden. Dit type monitoring stelt managers in staat om beslissingen te nemen over personeelstoewijzing, aanneming en materialen alsook knelpunten te identificeren voor late werk. Door de werkorderrapporten over tijd te bekijken, kunnen managers veranderingen aanbrengen waar nodig, om de efficiëntie van hun operaties te verbeteren.

5. Toegankelijke werkorderdocumenten

In recente jaren hebben CMMS's geëvolueerd in reactie op industriële eisen door meer gesofisticeerd, robuust en gebruiksvriendelijk te worden. Als voorbeeld, veel onderhoudssystemen bevatten nu links naar apparatuurshandleidingen, garantie-informatie, relevante documenten, leverancierscontracten en industrienormen. Aangezien al deze informatie bewaard wordt in de database van de software en toegankelijk is met een paar klikken van een muis of tikken op een mobiel apparaat, is er geen behoefte om handmatig te zoeken naar belangrijke apparatuurgerelateerde data wanneer het nodig is. De gemak en toegankelijkheid bespaart tijd en energie voor allen betrokken bij het werkorderproces.

6. Reparatiegeschiedenis en trendrapporten

CMMS's kunnen een reparatiegeschiedenisrapport genereren op basis van voltooide werkorders. De rapporten kunnen gefilterd worden op tijdsperiodes (d.w.z. dagen, weken, maanden, jaren) per afdelingen en/of locaties. Met de flexibiliteit van het bekijken van reparatiegeschiedenissen over tijd of via andere indicatoren, kunnen managers trends beoordelen in apparatuurstoringen, onderdelenvervanging, reparatiekosten, arbeidstoewijzing, etc. Als een stuk apparatuur blijkt continue reparatie te vereisen, kan het resultaat zijn dat het tijd is om het te vervangen. Een reparatiegeschiedenis helpt managers bij het nemen van belangrijke beslissingen over de lopende operaties in hun afdelingen.

7. Mobiel apparaat onderhoudsbeheer

Een van de meest significante ontwikkelingen in CMMS-functionaliteit is het toevoegen van mobiele toegang aan het onderhoudsbeheersysteemdashboard. Gegeven het wijdverspreide gebruik van mobiele apparaten in de vorm van smartphones en tablets, heeft deze verandering in hoe klanten onderhoudsbeheersoftware benutten, geautomatiseerd onderhoudsbeheer naar een nieuw niveau van functionaliteit getild. Alle CMMS-functies die beschikbaar zijn op computerdesktops, zijn ook beschikbaar met de werkorderapp. Met de mobiele apparaatfunctie hoeven gebruikers niet langer te wachten om toegang te krijgen tot een CMMS op hun desktopcomputers. In plaats daarvan kunnen ze het systeem benaderen wanneer en waar ze ook zijn. Het meest belangrijk, telefoon- en tabletcamera's maken het mogelijk voor technici om afbeeldingen van apparatuur die reparatie nodig heeft, of onderdelen die vervanging nodig hebben, te uploaden. De barcode-scannerfunctie op mobiele apparaten zorgt er ook voor dat de items waarnaar verwezen wordt exact zijn. Het hebben van afbeeldingen of barcodes vermindert de kans op fouten of verwarring. Nogmaals, dit resulteert in een algehele verbetering in efficiëntie.

Lopend onderhoud is een integraal onderdeel van elke operatie en een realiteit die niet over het hoofd gezien kan worden. De productiviteit van een organisatie wordt belemmerd wanneer reparaties niet tijdig gedaan worden of wanneer reparaties vertraagd zijn omdat werkorders onduidelijk of foutgevoelig zijn. Het creëren van geautomatiseerde, gedetailleerde en consistent geformatteerde werkorders elimineert fouten en verwarring terwijl het ook tijd en energie vermindert. De reparatiegeschiedenissen gegenereerd door een werkordersoftware helpen bedrijven geïnformeerd te blijven over hun onderhoudsoperaties en bieden kansen om weloverwogen beslissingen te nemen zoals nodig.