Stroomlijn schoolonderhoud met een CMMS-gestuurd werkordersysteem

Lang geleden zijn de idyllische eenzaalzame scholen van weleer. Scholen kunnen nu gigantische faciliteiten zijn met hun eigen grote onderhoudsafdelingen. Er is geen twijfel dat het moeilijk is om alles draaiende te houden. Maar hoeveel makkelijker zou het zijn met een werkorder-gestuurde CMMS?

Tegenwoordig hebben scholen hun eigen ophaal- en brengbanen, meervoudige speelplaatsen, gehardloopbanen en vaak sportcomplexen compleet met kunstgrasvelden en tribunes. In het midden van deze doolhoven liggen klassenlokalen, gymzalen, mediacentra, cafeteria's, auditoria, computerlabs, wetenschapslabs en bibliotheken. Dingen veilig en compliant houden is een fulltime, jaarrond baan. De meeste medewerkers en leerlingen hebben zomervakantie, maar juli en augustus zijn drukke maanden voor schoolonderhoudsafdelingen, met schema's vol inhaalprojecten.

Laten we de rol verkennen die werkorders kunnen spelen in de gemiddelde dag van een schoolonderhoudsmanager. We kunnen een echte vacature voor een onderhoudsprofessioneel gebruiken om een goed begrip te krijgen van de dagelijkse uitdagingen waar afdelingen voor staan. De volgende beschrijvingen van verantwoordelijkheden zijn direct ontleend aan een vacature voor een basisschool in New Jersey.

Algemeen onderhoud en reparatietaken

Algemeen onderhoud en reparatietaken uitvoeren in diverse gebieden en zoals toegewezen door de Supervisor of Maintenance en in overeenstemming met alle toepasselijke codes en voorschriften

Dit is een goed beginpunt omdat het een groot deel van de gemiddelde dag van een monteur beschrijft. Welke rol zouden werkorders spelen?

In veel gevallen beginnen werkorders als een ticket ingediend door een leraar of ander personeelslid. We kunnen ons de kunstlerares voorstellen die een defecte kraan in haar lokaal opmerkt. Inloggen in de werkordersoftware, voert ze een korte beschrijving van het probleem en de locatie in. De informatie wordt dan automatisch doorgestuurd door de CMMS-software naar de onderhoudscoördinator.

De kunstlerares had waarschijnlijk heel weinig informatie meegedeeld. Maar nu kan de coördinator het ticket uitwerken tot een datarijke werkorder. Aan zijn bureau of op een mobiel apparaat, benadert hij de CMMS en, als het een goede is, voegt hij via de intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface aan de werkorder toe:

• Interactieve vloerplannen
• Lijsten met benodigde onderdelen, inclusief huidige voorraadvragen
• Aanpasbare checklists om actuele best practices te garanderen

Er is nog veel meer wat hij kan toevoegen, maar voor een defecte kraan houdt hij het waarschijnlijk simpel. Vervolgens prioriteert en wijst hij de reparatie toe. Alles hangt af van het relatieve kritikaliteitsniveau van de asset. Is een kraan in de kunstklas cruciaal om de schooldopen te houden? Waarschijnlijk niet. Maar hij moet wel rekening houden met de veiligheid van leerlingen en personeel bij elke werkorder. Dat aspect leidt tot verf-gevlekte handen, wat geen groot issue is. Maar een kapotte schommel op het speelplein met een losse metalen ketting is een direct gevaar voor nieuwsgierige kinderen.

Uiteindelijk krijgt de defecte kraan waarschijnlijk een lage prioriteit. Dat besloten, wijst de coördinator nu de werkorder toe. Omdat hij taken naar elk lid van zijn afdeling stuurt via traceerbare werkorders in de CMMS, weet hij waar iedereen is en wat ze doen. Kijkend over de huidige werkorders, schuift hij de kraanreparatie in de middag van een monteur. Aan het einde van de dag gaat hij terug kijken of de werkorder is afgesloten, welke onderdelen gebruikt zijn en of de monteur notities heeft teruggestuurd.

Werkorders voor derden

Aanbevelen van reparaties of procedures die buiten de verantwoordelijkheid, vaardigheid of ervaring vallen, met opgave van het benodigde werk en specificaties die vereist zijn van een externe aannemer.

Dit gebeurt minder vaak op scholen, maar werkorders kunnen gegenereerd worden voor derden. Het installeren van een nieuw zekeringenkastje vereist bijvoorbeeld een gediplomeerde elektromonteur. Er is misschien niemand in de afdeling die het werk veilig of legaal kan doen.

Ondanks dat het werk wordt gedaan door iemand buiten de afdeling, helpt een werkorder alles soepeler te laten verlopen. Het kan informatie bevatten over het vereiste werk en de contactgegevens van de coördinator. Alles in een werkorder hebben komt van pas bij het betalen van de leverancier of het bijhouden van overeenkomsten of garanties.

Voorraadtracering met werkorders

Een adequate voorraad aan onderdelen en materialen die meestal in reparaties gebruikt worden, bijhouden en benodigde materialen aanvragen via de vastgestelde procedures van het district.

Een goede CMMS maakt het bijhouden van voorraad een fluitje van een cent. Eenmaal u uw initiële nauwkeurige tellingen heeft, wordt voorraadtracering afgehandeld door de werkordersoftware. De benodigde onderdelen voor een reparatie kunnen in de werkorder worden opgenomen wanneer deze wordt gegenereerd. Wanneer deze wordt afgesloten, worden de voorraadvragen automatisch aangepast.

De vacature noemt "vastgestelde procedures van het district." Het is moeilijk te weten wat die zijn, maar het is de moeite waard te kijken hoe een goede CMMS voorraadtracering stroomlijnt. Binnen de software kunnen onderdelen en voorraad worden ingesteld met herbesteldrempels. Zodra de nummers onder deze aanpasbare niveaus dalen, kan de CMMS zelf orders versturen, zelfs rekening houdend met huidige levertijden. Of het kan de onderhoudsafdeling per e-mail notificeren dat de niveaus laag zijn. Uw keuze.

Preventief onderhoud en werkordertracering

Zorgen dat alle toepasselijke brandveiligheids-, gezondheids- en milieuregels en wetten worden nageleefd en overtroffen.

Een logboek bijhouden van alle onderhoudsfuncties en uitgevoerde reparaties.

Compliance heeft twee delen: compliant zijn en bewijzen dat u compliant bent. Voor het eerste deel gebruiken afdelingen PM's, wat een speciaal type werkorder is dat van tevoren wordt gepland om ervoor te zorgen dat een grote reparatie of vervanging in de toekomst niet nodig zal zijn. Ze dekken inspecties en klein onderhoud. Voor scholen omvatten PM's het controleren van rookmelders, controleren of brandblussers geladen zijn en of oogdouchen in de wetenschapslabs voorzien zijn. Zodra de PM's aan de CMMS zijn toegevoegd, worden ze terugkerende werkorders. Ze zorgen ervoor dat niets vergeten wordt.

Werkordertracering maakt het tweede deel, bewijzen dat u compliant bent, een fluitje van een cent. Een goede CMMS laat u historische data bekijken, bijna oneindige combinaties van key productivity indicators (KPI's) berekenen en pijnloos rapporten genereren, die vervolgens doorgestuurd kunnen worden naar de relevante overheidsinstanties.

Georganiseerd onderhoudsbeheer

Een coöperatieve en aangename houding tonen te allen tijde, met name in de aanwezigheid van personeel, leerlingen en bezoekers uit de gemeenschap.

OK, werkorders kunnen niet garanderen dat elk lid van uw afdeling aangenaam is. Maar werkorders maken onderhoudsbeheer georganiseerder en daarmee minder stressvol. Plannen is makkelijker dus zijn er minder ongelukkige verrassingen. Werkorders veranderen uw dispositie niet. Maar het gebruik van werkorderticketsystemen en werkordertracering maakt het veel minder waarschijnlijk dat iets op het werk uw dag bedert.