Museumonderhoud revolutioneren: CMMS-succes bij de USS Intrepid

toen Hippo-implementatiespecialist Mike Sokulski aankwam om een nieuwe CMMS op de USS Intepid in te richten – een vliegdekschip omgezet tot museum – veronderstelde hij dat onderhoud met pen en papier of spreadsheets werkte. Maar er mocht wel iets nog engers zijn, diep onder de waterlijn…

Mike vreest nu dat, ver van het zonlicht, diep in de buik van het oude oorlogsschip, er iemand was die de onderhoudsafdeling al liep sinds de Intrepid van zijn laatste reis was teruggekeerd. Deze ene persoon kende elk asset in en uit. Ze regelde de ketel door hun hand over een koele pijp te leggen en te "luisteren" door hun vingertoppen. Toen de HVAC perfect was, konden ze een uitgebrande gloeilamp twee verdiepingen verder ruiken. Deze persoon hield van dat schip, en op zijn eigen supernatuurlijke, bezittelijke manier hield het schip hen terug…

Tot op de dag van vandaag laat het hele verhaal Mike schudden. En niet alleen omdat het klinkt als de premise van een matige horrorverhaal. Als professional weet hij dat al uw institutionele kennis opgeslagen in één persoon zijn hoofd, de voorpremiere is van een echte horror. Zodra die ene persoon ziekbelft, naar een nieuwe baan gaat, of met pensioen gaat, verdwijnt al die kennis en know-how met hen.

Hier is iets nog engers: Wat als die persoon… u bent? Wat als u de persoon bent in het museum die deze ene kwetsbare kopie van al die kennis en know-how meedraagt? Nou, dan bent u net een beetje pech verwijderd van de held van een echt levendig eng verhaal. Of u bent de helds directe of indirecte toeziend. Dat is ook slecht. Niemand doet het goed in een horrorverhaal.

OK. Als u vampieren bestond, zocht u naar de dichtstbijzijnde fles heilig water en een paar mooie pittige houten palen. Weerwolven: zilveren kogels. Maar in dit specifieke geval is het beste wapen een vol-gefeatured, cloud-gebaseerde CMMS. Het helpt met een boel issues bovenop het oplossen van het probleem van opgesloten, gemakkelijk te verliezen kennis en know-how. Maar onthoud, aan het begin van elk eng verhaal moeten de hoofpersonages tijd besteden aan het overtuigen van iedereen dat de monsters echt zijn. Dat betekent voordat u een CMMS kunt krijgen, moet u mensen op en neer de organisatieladder overtuigen dat u er een nodig hebt.

Redenen waarom musea een CMMS nodig hebben

De hele reden van musea is om kennis te beschermen en te verspreiden. Uw overheids-onderhoudssysteem opgesloten in één persoon zijn hoofd, gekrabbeld op gemakkelijk te verlies papierfetzen, of vastgeklonken in spreadsheets die aan willekeurige e-mails hangen, gaat tegens de kernmerken van museologie: curatie, preservatie en educatie.

Een vol-gefeaturede, cloud-gebaseerde CMMS als die van Hippo, het systeem waar Mike op de Intrepid was om te helpen implementeren, is specifiek ontworpen om deze doelen te bereiken.

Curatie: Toegankelijke, centrale database

Een goede cloud-gebaseerde CMMS helpt u:

• Al uw data samen te houden zonder aparte, individuele versies, zodat alles altijd up-to-date is
• Al uw data toegankelijk te maken via elk internet-verbonden desktop of mobiel apparaat
• Uw data te presenteren in aanpasbare rapporten

Preservatie: Data geback-up en beveiligd

Een goede CMMS-softwareleverancier patcht en updated de software, beveiligt en backed uw data, en dat alles naadloos, op de achtergrond. U gaat nooit iets verliezen, en alles blijft van u. Voor musea kan eigendom een filosofische vraag zijn. Bezit het museum al die onschatbare kunstwerken echt, of is het slechts de huidige bewaarder, die ze in bewaring houdt voor toekomstige generaties? Nou, voor CMMS-leveranciers is er geen vraag. De data is altijd van u. De leverancier is slechts het oppassen voor u.

Educatie: Werkorders die informeren

Een robuuste werkordersoftware biedt datarijke werkorders die technici alles geven wat ze nodig hebben om downtime te verkorten en tijd aan de sleutel te verhogen, inclusief:

• Stap-voor-stap instructies
• Bedrijfs- en onderhoudshandleidingen
• Interactieve vloerplannen
• Best practices checklists
• Asset werkhistorieken

OK, we zien dat musea en een goede CMMS dezelfde principes delen, maar wat op het praktische, dagelijkse niveau? Hoe lost een CMMS de alledaagse uitdagingen van musea op?

Interactieve kaarten maken het vinden van assets een fluitje van een cent

Een van de oudste musea ter wereld, en momenteel het op een na grootste, de Staatelijke Ermitage in Sint-Petersburg, Rusland, bedekt een totaal van 719.480 vierkante voeten over zes gebouwen. De grootte is moeilijk te verbeeldingen, en zelfs in het laagseizoen wanneer het niet vol zit met menigten, zou het de gemiddelde bezoeker dagen kosten om door alle gebouwen te komen. Bovenop het feit dat het enorm is, roteert het museum, zoals musea wereldwijd, zijn collecties, met seizoensgebonden, jaarlijkse en eenmalige tentoonstellingen het hele jaar door.

Dat musea steeds veranderende doolhoven zijn, vormt een echte uitdaging voor onderhoudsafdelingen, die assets efficiënt moeten vinden. U kunt niet zeggen: "Controleer de stekker achter de sarcofaag," in een PM (preventieve onderhoudswerkorder) als de sarcofaag maar een paar maanden per jaar getoond wordt. Maar een echt goede CMMS biedt interactieve vloerkaarten voor zowel geplande als on-demand werkorders. Technici zien precies waar ze heen moeten, wat tijd bespaart tussen taken en de tijd aan de sleutel verhoogt.

PM's beschermen het onschatbare

De hoog-beveiligde, temperatuur- en vochtigheid gecontroleerde, cameraflits-afwerende koffer rond de Mona Lisa is misschien wat meer dan het gemiddelde museum nodig heeft, maar elk museum moet nadenken over hoe de omgeving van zijn faciliteit de levensduur van zijn collecties verlengt of verkort.

Een vol-gefeaturede CMMS heeft een preventief onderhoudsmodule, wat eigenlijk betekent dat het u laat preventieve onderhoudswerkorders plannen, zodat alles gecontroleerd wordt en kleine issues opgelost worden voordat ze uitgroeien tot grote problemen.

Een goed voorbeeld zou uw brandblussysteem zijn. Het hoeft niet eens die high-tech non-corrosieve, verdampende schuim te zijn. Misschien heeft u gewoon gewone brandblussers door de tentoonstellingen gepositioneerd. U kunt PM's plannen om te controleren of elk correct opgeladen is. Een ander voorbeeld is uw HVAC-systeem. Door routinematige controles en reparaties in te plannen, kunt u ervoor zorgen dat uw schilderijen nooit blootgesteld worden aan hoge vochtigheid.

Het preventieve onderhoudsschema dat u in een CMMS kunt bouwen en beheren, beschermt niet alleen collecties; het beschermt ook inkomstenstromen, die "onschatbaar" zijn op hun eigen manier. De Louvre ontvangt meer dan 9 miljoen bezoekers per jaar, en een groot deel daarvan is in de zomer. Stel u voor wat er gebeurt als de dag voor het piekseizoen een deel van het dak instort. Zelfs als geen van de collecties beschadigd raakt, zou het museum een grote dip in bezoekersaantallen zien. Door routinematig en systematisch de faciliteit te controleren, kunnen musea problemen vroegtijdig detecteren en reparaties plannen voor wanneer ze de minst storing veroorzaken.

Rapportagemodule helpt u praten met het bestuur

Hoewel velen begonnen als particuliere collecties, worden musea nu meestal gedragen door overheden, non-profits, of een Frankenstein-achtige combinatie van beide. Over het algemeen is geld zowel krap als strak gecontroleerd, vooral voor kleinere musea. Zelfs als er geld is, kunnen besturen meer geïnteresseerd zijn in het uitbreiden van collecties dan het ondersteunen van onderhoudsafdelingen.

De rapportagemodule die in een goede CMMS ingebouwd zit, maakt het makkelijker om met het bestuur te communiceren, want plotseling kunt u hun taal spreken: cijfers, grafieken en diagrammen. Bijvoorbeeld, door onderdelen en materialen te tracken, kunt u zien welke assets u het meest kosten om te draaien. Nu, in plaats van het bestuur om geld te vragen om iets te vervangen, kunt u hen de cijfers tonen die uw zaak bewijzen.

CMMS legt uw vreezen te rust

Musea en CMMS-software zijn verwanten, die filosofische principes delen. Tegelijkertijd, op een praktisch, dagelijks niveau, maakt een CMMS het runnen van een museum veel makkelijker. U vindt assets sneller, beschermt de collecties alsook de inkomstenstromen, en spreekt tenslotte een gemeenschappelijke taal met het bestuur.

Als u de persoon bent in de afdeling die al de kennis en know-how in uw hoofd draagt, of u werkt voor deze persoon of zij voor u, is het tijd om uzelf uit dit verhaal te halen en over te schakelen naar iets zonder zoveel problemen die in het donker luisteren en rand-zit-spanning.