CMMS Onderhoudsbeheer en Musea:A Love Affair

Toen Hippo-implementatiespecialisten Mike Sokulski arriveerden om een ​​nieuw CMMS op te zetten bij de USS Intrepid, een vliegdekschip dat een museum werd, ging hij ervan uit dat hij papier en pen of spreadsheets moest onderhouden. Maar er was misschien nog iets enger, beneden de waterlijn...

Mike vreest nu dat, ver weg van het zonlicht, diep in de kommen van het oude oorlogsschip, iemand de onderhoudsafdeling had geleid sinds de Intrepid was teruggekeerd van zijn laatste reis. Deze ene persoon kende elk goed van binnen en van buiten. Ze stelden de ketel af door hun hand over een koele pijp te leggen en met hun vingertoppen te 'luisteren'. Toen de HVAC precies goed was, konden ze twee niveaus verder een doorgebrande gloeilamp ruiken. Deze persoon hield van dat schip, en op zijn eigen bovennatuurlijke bezitterige manier hield dat schip van hen terug...

Tot op de dag van vandaag maakt het hele ding Mike blind. En niet alleen omdat het klinkt als het uitgangspunt van een middelmatig horrorverhaal. Als professional weet hij dat het opsluiten van al je institutionele kennis in het hoofd van één persoon de opmaat is voor een echte horrorshow. Zodra die ene persoon zich ziek meldt, doorstroomt naar een nieuwe baan of met pensioen gaat, verdwijnt al die kennis en kunde mee.

Hier is nog iets enger:wat als die persoon... jij bent? Wat als jij de persoon in het museum bent die deze ene fragiele kopie van al deze kennis en knowhow bij zich draagt? Nou, dat betekent dat je maar een beetje pech hebt om de held te zijn van een echt eng verhaal dat helemaal van jou is. Of misschien ben je de directe of indirecte supervisor van de held. Dat is ook erg. Niemand doet het goed in een eng verhaal.

OKÉ. Als je tegen vampiers zou vechten, zou je rondkijken naar de dichtstbijzijnde fles heilig water en een paar mooie puntige houten palen. Weerwolven:zilveren kogels. Maar in dit specifieke geval is het beste wapen een volledig uitgerust, cloudgebaseerd CMMS. Het gaat helpen met een heleboel problemen, bovenop het oplossen van het probleem van opgesloten, gemakkelijk verloren kennis en knowhow. Maar onthoud dat aan het begin van een eng verhaal, de hoofdpersonen altijd tijd moeten besteden aan het overtuigen van iedereen dat de monsters echt zijn. Dat betekent dat voordat je een CMMS kunt krijgen, je mensen op en neer op de organisatieladder moet overtuigen dat je er een nodig hebt.

Redenen waarom musea een CMMS nodig hebben

De hele reden voor musea is om kennis te beschermen en te verspreiden. Uw overheidsonderhoudssysteem opgesloten houden in het hoofd van één persoon, neergekrabbeld op gemakkelijk misplaatste stukjes papier of gevangen in spreadsheets die aan willekeurige e-mails zijn gekoppeld, druist in tegen de kerndoelen van museologie:beheer, bewaring en educatie.

Een volledig uitgerust, cloudgebaseerd CMMS zoals dat van Hippo, het systeem dat Mike op de Intrepid zat om te helpen opzetten, is speciaal ontworpen om deze doelen te bereiken.

Beheer:toegankelijke, centrale database

Een goed cloudgebaseerd CMMS helpt u:

• Houd al uw gegevens bij elkaar zonder aparte, individuele versies, zodat alles altijd up-to-date is
• Maak al uw gegevens toegankelijk via elk met internet verbonden desktop of mobiel apparaat
• Presenteer uw gegevens in aanpasbare rapporten

Behoud:gegevens geback-upt en beveiligd

Een goede leverancier van CMMS-software patcht en update de software, beschermt en maakt back-ups van uw gegevens, en het gebeurt allemaal naadloos achter de schermen. Je raakt nooit iets kwijt en alles blijft van jou.

Voor musea kan eigendom een ​​beetje een filosofische vraag zijn. Bezit het museum werkelijk al die onschatbare kunstwerken, of is het slechts de huidige bewaarder die ze in bewaring geeft voor toekomstige generaties? Welnu, voor CMMS-providers is er helemaal geen sprake van. De gegevens zijn altijd van u. De aanbieder past er gewoon voor je op.

Onderwijs:werkorders die informeren

Een robuuste werkordersoftware biedt gegevensrijke werkorders die technici alles geven wat ze nodig hebben om uitvaltijd te verminderen en de tijd op de moersleutel te vergroten, waaronder:

• Stapsgewijze instructies
• Gebruiks- en onderhoudshandleidingen
• Interactieve plattegronden
• Checklists voor beste praktijken
• Werkgeschiedenis van activa

Oké, dus we kunnen zien dat musea en een goed CMMS dezelfde principes delen, maar hoe zit het op het praktische, dagelijkse niveau? Hoe lost een CMMS de dagelijkse uitdagingen op waarmee musea worden geconfronteerd?

Interactieve kaarten maken het vinden van assets een fluitje van een cent

Een van de oudste musea ter wereld, en momenteel de op een na grootste, het Staatsmuseum de Hermitage in St. Petetrsburg, Rusland, beslaat in totaal 719.480 vierkante meter verdeeld over zes gebouwen. De grootte is moeilijk voor te stellen, en zelfs in het laagseizoen, wanneer het niet wordt verstikt door de drukte, zou het de gemiddelde bezoekersdagen kosten om door alle gebouwen te komen. Naast het feit dat het enorm is, roteert het museum, net als musea over de hele wereld, zijn collecties en biedt het het hele jaar door seizoensgebonden, jaarlijkse en eenmalige tentoonstellingen.

Dat musea steeds veranderende doolhoven zijn, vormt een echte uitdaging voor onderhoudsafdelingen, die activa efficiënt moeten vinden. Je kunt niet zeggen:"Controleer de plug achter de sarcofaag", in een PM (preventief onderhoudswerkorder) als de sarcofaag slechts een paar maanden per jaar te zien is. Maar een echt goed CMMS biedt interactieve plattegronden voor zowel geplande als on-demand werkorders. Technici kunnen precies zien waar ze heen moeten, wat tijd bespaart tussen taken en meer tijd op de moersleutel.

PM's beschermen de onbetaalbare

De zeer goed beveiligde, temperatuur- en vochtigheidsgestuurde camera-flitsdeflecterende behuizing rond de Mona Lisa is misschien iets meer dan het gemiddelde museum nodig heeft, maar elk museum moet nadenken over hoe de omgeving van zijn faciliteit de levensduur van zijn collecties verlengt of verkort.

Een volledig uitgeruste CMMS heeft een preventieve onderhoudsmodule, wat in feite betekent dat u werkorders voor preventief onderhoud kunt plannen, zodat alles wordt gecontroleerd en kleine problemen worden opgelost voordat ze zich ontwikkelen tot grote problemen.

Een goed voorbeeld is uw brandblussysteem. Het hoeft niet eens dat hightech niet-corrosieve, verdampende schuim te zijn. Misschien heb je gewoon gewone brandblussers in de exposities. U kunt PM's plannen om te controleren of ze allemaal correct zijn opgeladen. Een ander voorbeeld is uw HVAC-systeem. Door routinecontroles en reparaties te plannen, kunt u ervoor zorgen dat uw schilderijen nooit worden blootgesteld aan hoge luchtvochtigheid.

Het preventieve onderhoudsschema dat u in een CMMS kunt bouwen en beheren, doet meer dan collecties beschermen; het beschermt ook inkomstenstromen, die op hun eigen manier "onbetaalbaar" zijn. Het Louvre ontvangt meer dan 9 miljoen bezoekers per jaar, en een groot deel daarvan is in de zomer. Stel je voor wat er zou gebeuren als de dag voor het hoogseizoen een deel van een dak instortte. Zelfs als geen van de collecties beschadigd zou zijn, zou het museum een ​​grote daling in het aantal bezoekers zien. Door routinematig en systematisch de faciliteit te controleren, kunnen musea problemen vroegtijdig detecteren en vervolgens reparaties plannen voor wanneer ze de minste overlast zullen veroorzaken.

Rapportmodule helpt je om met het bestuur te praten

Hoewel velen van hen begonnen als privécollecties, worden musea tegenwoordig meestal gerund door overheden, non-profitorganisaties of een monstercombinatie van Frankenstein van beide. Over het algemeen is geld zowel strak als streng gecontroleerd, vooral voor kleinere musea. Zelfs als er geld is, kunnen besturen meer geïnteresseerd zijn in het uitbreiden van collecties dan in het ondersteunen van onderhoudsafdelingen.

De rapportagemodule die in een goed CMMS is ingebouwd, maakt het makkelijker om met het bestuur te communiceren omdat je ineens hun taal spreekt:cijfers, grafieken en grafieken. Door bijvoorbeeld onderdelen en materialen bij te houden, kunt u zien welke activa u het meeste kosten om te gebruiken. In plaats van het bestuur alleen maar om geld te vragen om iets te vervangen, kunt u ze nu de cijfers laten zien die uw zaak bewijzen.

CMMS brengt je angsten tot rust

Musea en CMMS-software zijn gelijkgestemden die filosofische principes delen. Tegelijkertijd maakt een CMMS het runnen van een museum op praktisch, dagelijks niveau een stuk eenvoudiger. U zult activa sneller vinden, zowel de collecties als de inkomstenstromen beschermen en eindelijk een gemeenschappelijke taal delen met het bestuur.

Als jij de persoon op de afdeling bent met alle kennis en knowhow in je hoofd, of je werkt voor deze persoon of zij werken voor jou, dan is het tijd om jezelf uit deze verhaallijn te trekken en over te schakelen naar iets zonder zoveel problemen op de loer in het donker en spanning op het puntje van je stoel.