Top CMMS-voornemens voor 2021: Transformeer onderhoudsbeheer

Als het aankomt op nieuwjaarsvoornemens, staan de cijfers tegen je. Meer dan 75% van de mensen geeft op voor het einde van januari. Hoeveel blijven volhouden langdurig? Minder dan 8%. Een grote reden waarom mensen falen is dat ze te veel voornemens maken. Maar in 2021 kun je eindelijk controle krijgen op onderhoud door je te richten op slechts één ding.

En het is niet beperkt tot onderhoudsbeheer. Het is levenscyclusactivabeheer, proactief preventief onderhoudsbeheer, compleet faciliteitsbeheer, en zelfs voorraadbheer.

Uiteindelijk komt het bereiken van al deze doelen neer op de kwaliteit van je data. Dat betekent dat het beste nieuwjaarsvoornemen voor 2021 is om je te richten op data.

En de makkelijkste manier om goed onderhoudsdata te krijgen, het veilig te houden en toegankelijk te maken, en het zelfs te benutten — het voor je laten werken — is om de juiste CMMS-software te krijgen.

Onderhoudsdata vastleggen met CMMS-software

Wanneer het aankomt op het grijpen van kwalitatieve data, betaalt het om zowel actief als passief te zijn. Je hebt programma's nodig om uit te gaan en de data te vangen die je nodig hebt om dingen soepel te laten draaien. Maar je hebt ook manieren nodig om data moeiteloos te verzamelen. Het is net als vissen. Soms is de beste manier een speer te pakken en uit te gaan de vis zoeken. Andere keer heeft het meer zin om je haak te aassen en te wachten tot het lunch bij je aankomt.

Stel je SOPs in en standaardiseer ze met CMMS-software

Op dit moment heeft je afdeling waarschijnlijk tonnen waardevolle data op een minder veilige plek. Het loopt rond in de hoofden van senior monteurs.

Je kunt de waarde van die kennis niet onderschatten. Al die opgebouwde, hard-gewonnen know-how is een enorm voordeel voor de afdeling. Zoveel van de tijd komt het diagnosticeren van problemen en het troubleshooten van oplossingen neer op ervaring. Het is net als wanneer je naar de dokter gaat. Niets stelt je meer gerust dan te horen zeggen: "Oh, ik heb dit al een paar keer gezien."

En je kunt niet onderschatten hoe makkelijk je al die know-how kunt verliezen. Wanneer zelfs maar een paar van je senior monteurs vertrekken of met pensioen gaan, loopt het allemaal met hen mee de deur uit. Bedrijfsscholen waarschuwen managers tegen wat ze "key-man risk" noemen, waar je succes te nauw gebonden is aan een paar werknemers die het bedrijf op elk moment kunnen verlaten. Maar het is vaak erger dan dat. Zelfs als je senior monteurs voor altijd bij het bedrijf kunnen blijven, zijn ze nog steeds niet in staat om hun know-how betrouwbaar, consistent en makkelijk met de rest van de afdeling te delen.

Dus, je moet al die know-how actief beschermen met een effectief "kennisoverdracht" programma, en het is makkelijker dan het klinkt. Er zijn echt maar vijf stappen. Zodra je alles in de CMMS hebt, kun je al die kennis beschikbaar maken over de hele afdeling in de vorm van werkordersjablonen vol met stap-voor-stap instructies en checklists. Iedereen heeft direct toegang, zelfs lang na het vertrek van de senior monteurs.

Als extra voordeel heb je je onderhouds- en reparatietaken ook gestandaardiseerd, wat ervoor zorgt dat hetzelfde werk op dezelfde manier wordt gedaan elke keer. Dit maakt het updaten en fijnafstellen van je SOPs veel makkelijker. Omdat de monteurs alles op dezelfde manier doen, kun je wijzigingen aanbrengen en de resultaten nauwkeurig bijhouden. Wanneer elke monteur dingen op zijn eigen manier doet, is het veel moeilijker te weten wat werkt en wat niet. Denk er zo: hoe kun je een recept verbeteren als elke kok andere ingrediënten toevoegt?

Data vastleggen onderdeel van de workflow maken met een onderhouds mobiele app

Je moet het ook makkelijk maken om data vast te leggen buiten het formele kennisoverdrachtprogramma. Wanneer monteurs aan een activum werken, merken ze iets op of vinden ze iets uit wat de onderhoudsafdeling in toekomstige werkorders zou moeten opnemen.

Met de taken- en werkordercommentaarfunctie die in de mobiele onderhoudsapp ingebouwd is, kunnen ze snel communiceren met de onderhoudsafdeling, uitleggen wat ze doen en waarom. En het hele proces is zo makkelijk als hun mobiele apparaat eruit halen en een paar snelle notities tikken. Zodra hun workaround of inzicht aan het systeem is toegevoegd, baat het de hele afdeling uiteindelijk.

Onderhoudsdata benutten met CMMS-software

Zodra je goede data hebt, kun je beginnen het te gebruiken om je leven makkelijker te maken. De juiste data werkt voor je, en dat betekent dat je minder werk hoeft te doen.

Werk stroomlijnen door data op te nemen in CMMS-software werkorders

We hebben al behandeld hoe het gebruik van werkordersjablonen je helpt stap-voor-stap instructies en checklists aan werkorders toe te voegen. Maar ze zijn echt maar het begin. Met de juiste werkordersoftware kun je snel al de informatie toevoegen die monteurs nodig hebben om efficiënt af te sluiten, inclusief:

• Interactieve sitekaarten en vloerplannen
• Gerelateerde onderdelen en materialen
• Digi schematische afbeeldingen, O&M-handleidingen en garanties
• Activumonderhouds- en reparatiegeschiedenissen

Laten we doorlopen en zien hoe ze monteurs helpen meer te doen met minder moeite.

Eerst, de kaarten en vloerplannen betekenen dat ze nooit tijd verspillen met uitzoeken waar ze heen moeten. Zodra ze een werkorder toegewezen krijgen, gaan ze direct naar precies waar ze nodig zijn. Zelfs als het hun eerste dag op het werk is. Ze komen ook nooit leeghandig aan omdat ze al weten welke onderdelen en materialen ze nodig hebben. Geen rennen meer naar de opslagkast terug. Niet alleen hebben ze wat ze nodig hebben, ze weten ook wat ze ermee moeten doen, dankzij gedetailleerde instructies en checklists. En wanneer een activum onverwacht uitvalt, kunnen monteurs handleidingen en gedetailleerde onderhouds- en reparatiegeschiedenissen raadplegen om te troubleshooten.

Creëer een preventief onderhoudsprogramma met CMMS-software

Goede data helpt bij on-demand werkorders, maar waar het schittert is bij preventief onderhoud. En voor zoveel onderhoudsleiders is dit hun jaarlijkse nieuwjaarsvoornemen: eindelijk een preventief onderhoudsprogramma op gang krijgen. Met goede data en de juiste preventieve onderhoudssoftware is 2021 het jaar dat je het eindelijk voor elkaar krijgt.

Wanneer je het programma opzet, in brede trekken, begin je met kijken naar je activa en de beste onderhoudsstrategie voor elk bepalen. Voor sommigen is het "run to failure". Glühlampen zijn het klassieke voorbeeld. Maar voor veel van hen is het preventief onderhoud. Zodra je weet welke je in je PM-schema wilt opnemen, moet je de taken en tijden bepalen. Je moet weten wat je gaat doen en hoe vaak.

Voor taken, deel je ze op in dingen waar je naar kijkt en dingen die je doet. Dus voor een transportband, inspecteer je de band op slijtage en voeg je smeermiddel toe. En voor tijden, deel je ze in kalender en teller. Sommige PM's doe je volgens tijd, anderen volgens gebruik. Bijvoorbeeld, met een auto verander je naar winterbanden gebaseerd op het seizoen, maar je verandert de olie gebaseerd op de kilometerstand.

Dat is veel beslissingen voor veel activa. In sommige gevallen, zeker voor nieuwe activa, kun je gaan op de aanbevelingen van de fabrikant. Maar voor oudere activa heeft het meer zin om je data te benutten.

Hoe vaak moet je een PM op je heftruck draaien? Check hoe vaak het de afgelopen jaar is uitgevallen, en plan PM's voor kortere intervallen. Als het neigt om elke drie maanden uit te vallen, kun je PM's elke twee en een half maand instellen. Je data vertelt je ook welke taken op te nemen. Krijgt de heftruck vaak lekkages? Maak PM's om de afdichtingen te inspecteren en de vloeistoffen op te vullen.

Zodra alles in de CMMS staat, doet de software al het onthouden voor je. Wanneer PM's vervallen, genereert het automatisch preventieve onderhoudswerkorders. Afhankelijk van hoe je ze instelt, kan het ze ook automatisch toewijzen.

Neem dat preventieve onderhoudsprogramma en maak het nog beter

Naarmate je de hoeveelheid en kwaliteit van je data opbouwt, kun je blijven teruggaan en je preventief onderhoudsprogramma fijnafstellen. Na zes maanden kan het meer zin hebben om die heftruck minder vaak te bekijken. Of je kunt overschakelen naar een andere set inspecties en taken. Onthoud, een groot deel van wat fijnafstellen mogelijk maakt is de algehele consistentie van het onderhoud en de reparaties. Omdat iedereen dezelfde taken op dezelfde manier doet, kun je betrouwbaar bijhouden welke taken en tijden werken en wat verbeterd moet worden.

De juiste CMMS komt zelfs met ingebouwde auto-gegenereerde rapporten voor je preventief onderhoudsprogramma, waarmee je KPI's kunt volgen als het percentage PM's op tijd voltooid. De data kan je vertellen of je het aantal middelen dat je in preventief onderhoud stopt moet aanpassen, bijvoorbeeld. Je kunt zien waar de knelpunten zitten, wie meer training nodig heeft, en wie meer supervisie nodig heeft.

Volgende stappen

Het is die tijd van het jaar weer, waarop mensen zich beloften maken over het nieuwe jaar. Als je er genoeg van hebt om te dealen met 2020, maak 2021 je Jaar van Data. En de makkelijkste manier om dat te doen is met de juiste CMMS.

Dus, je volgende stap is om aanbieders te benaderen. Zodra ze een idee hebben van je doelen voor 2021, kunnen ze beginnen met uitleggen van je opties en hoe je dit nieuwjaarsvoornemen kunt laten vastzitten.