Top voornemens voor het nieuwe jaar 2021 met CMMS-software

Als het gaat om goede voornemens voor het nieuwe jaar, zijn de cijfers tegen je. Meer dan 75% van de mensen geeft het op voor eind januari. Hoeveel houden het op de lange termijn vol? Minder dan 8%. Een belangrijke reden waarom mensen falen, is dat ze te veel voornemens maken. Maar in 2021 kun je het onderhoud eindelijk in eigen hand nemen door je op één ding te concentreren.

En het is niet beperkt tot onderhoudsbeheer. Het is lifecycle asset management, proactief preventief onderhoudsbeheer, compleet facility management en zelfs voorraadbeheer.

Uiteindelijk komt het bereiken van al deze doelen neer op de kwaliteit van uw gegevens. Dat betekent dat de beste nieuwjaarsresolutie voor 2021 is om te focussen op data.

En de gemakkelijkste manier om goede onderhoudsgegevens te verkrijgen, deze veilig te bewaren en toegankelijk te maken, en zelfs te benutten - om het voor u te laten werken - is door de juiste CMMS-software te gebruiken.

Onderhoudsgegevens vastleggen met CMMS-software

Als het gaat om het verkrijgen van kwaliteitsgegevens, loont het om zowel actief als passief te zijn. Je hebt programma's nodig om uit te gaan en de gegevens vast te leggen die je nodig hebt om alles soepel te laten verlopen. Maar u hebt ook manieren nodig om moeiteloos gegevens te verzamelen. Het is net als vissen. Soms is de beste manier om een ​​speer te pakken en erop uit te gaan om de vis te zoeken. Andere keren is het logischer om je haak te lokken en te wachten tot de lunch naar je toe komt.

Stel uw SOP's in en standaardiseer ze met CMMS-software

Op dit moment heeft uw afdeling waarschijnlijk tonnen waardevolle gegevens op een onveilige plek. Het loopt rond in de hoofden van senior techneuten.

Je kunt de waarde van die kennis niet onderschatten. Al die opgebouwde, moeizaam verworven knowhow is een enorm voordeel voor de afdeling. Het diagnosticeren van problemen en het oplossen van problemen komt vaak neer op ervaring. Het is net als wanneer je naar de dokter gaat. Niets stelt je meer op je gemak dan ze te horen zeggen:"Oh, ik heb dit al een paar keer eerder gezien."

En je kunt niet onderschatten hoe gemakkelijk je al die knowhow kunt verliezen. Wanneer zelfs maar een paar van uw senior techneuten overstappen of met pensioen gaan, loopt het allemaal met hen de deur uit. Business schools waarschuwen managers voor wat zij key-man risk noemen, waarbij uw succes te nauw verbonden is met een paar werknemers die het bedrijf op elk moment kunnen verlaten. Maar het is vaak erger dan dat. Zelfs als uw senior techneuten voor altijd bij het bedrijf zouden kunnen blijven, zijn ze nog steeds niet in staat om hun knowhow betrouwbaar, consistent en gemakkelijk te delen met de rest van de afdeling.

Dus je moet al die knowhow actief beschermen met een effectief programma voor "kennisoverdracht", en het is gemakkelijker dan het klinkt. Er zijn eigenlijk maar vijf stappen. Als je alles in het CMMS hebt staan, kun je al die kennis afdelingsbreed beschikbaar stellen in de vorm van werkordersjablonen boordevol stapsgewijze instructies en checklists. Iedereen heeft direct toegang, zelfs lang nadat de senior techneuten de afdeling hebben verlaten.

Als bijkomend voordeel heeft u ook uw onderhouds- en reparatietaken gestandaardiseerd, zodat dezelfde werkzaamheden elke keer op dezelfde manier worden uitgevoerd. Dit maakt het updaten en finetunen van uw SOP's een stuk eenvoudiger. Omdat de technici alles op dezelfde manier doen, kunt u wijzigingen aanbrengen en de resultaten nauwkeurig volgen. Wanneer elke techneut de dingen op zijn eigen manier doet, is het veel moeilijker om te weten wat werkt en wat niet. Zie het zo:hoe zou je een recept kunnen verbeteren als elke chef andere ingrediënten zou toevoegen?

Maak het vastleggen van gegevens onderdeel van de workflow met een mobiele onderhoudsapp

U moet het ook gemakkelijk maken om gegevens vast te leggen buiten het formele programma voor kennisoverdracht. Wanneer technici aan een asset werken, merken ze iets op of bedenken ze iets dat de onderhoudsafdeling in toekomstige werkorders zou moeten opnemen.

Met behulp van de functie voor taken en werkorderopmerkingen die is ingebouwd in de mobiele onderhoudsapp, kunnen ze snel communiceren met de onderhoudsafdeling en uitleggen wat ze doen en waarom. En het hele proces is net zo eenvoudig als het verwijderen van hun mobiele apparaat en het intikken van enkele snelle notities. Wanneer hun tijdelijke oplossing of inzicht aan het systeem is toegevoegd, profiteert uiteindelijk de hele afdeling ervan.

Maak gebruik van onderhoudsgegevens met CMMS-software

Zodra u over goede gegevens beschikt, kunt u deze gaan gebruiken om uw leven gemakkelijker te maken. De juiste data werken voor u, en dat betekent dat u minder werk verzet.

Stroomlijn werk door gegevens op te nemen in werkorders voor CMMS-software

We hebben al besproken hoe u met behulp van werkordersjablonen stapsgewijze instructies en checklists aan werkorders kunt toevoegen. Maar ze zijn eigenlijk nog maar het begin. Met de juiste werkordersoftware kunt u snel alle informatie toevoegen die technici nodig hebben om efficiënt af te sluiten, waaronder:

• Interactieve plattegronden en plattegronden
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Digitale schema's, afbeeldingen, O&M-handleidingen en garanties
• Onderhouds- en reparatiegeschiedenis van activa

Laten we eens kijken hoe ze technici helpen meer gedaan te krijgen met minder inspanning.

Ten eerste zorgen de kaarten en plattegronden ervoor dat ze nooit tijd verspillen aan het uitzoeken waar ze heen moeten. Zodra ze een werkorder toegewezen krijgen, gaan ze direct naar de plek waar ze nodig zijn. Ook al is het hun eerste werkdag. Ze komen ook nooit met lege handen aan omdat ze al weten welke onderdelen en materialen ze nodig hebben. Niet meer aankomen bij de asset om alleen maar terug te moeten rennen naar de voorraadkast. Ze hebben niet alleen wat ze nodig hebben, maar weten ook wat ze ermee moeten doen dankzij gedetailleerde instructies en checklists. En wanneer een asset onverwacht kapot gaat, hebben technici toegang tot handleidingen en gedetailleerde onderhouds- en reparatiegeschiedenissen om ze te helpen bij het oplossen van problemen.

Maak een preventief onderhoudsprogramma met CMMS-software

Goede data helpt bij on-demand werkorders, maar waar het uitblinkt is bij preventief onderhoud. En voor zoveel onderhoudsleads is dit hun jaarlijkse nieuwjaarsresolutie:eindelijk een preventief onderhoudsprogramma opstarten. Met goede data en de juiste software voor preventief onderhoud, wordt 2021 het jaar waarin je het eindelijk voor elkaar krijgt.

Wanneer u het programma in grote lijnen opzet, begint u met het bekijken van uw assets en het bepalen van de beste onderhoudsstrategie voor elk ervan. Voor sommigen loopt het op een mislukking uit. Gloeilampen zijn het klassieke voorbeeld. Maar voor veel van hen is het preventief onderhoud. Zodra u weet welke u in uw PM-schema wilt opnemen, moet u de taken en tijdlijnen bepalen. Je moet weten wat je gaat doen en hoe vaak.

Bij taken verdeel je ze in dingen die je zoekt en dingen die je doet. Dus bij een transportband inspecteer je de band op slijtage en voeg je smeermiddel toe. En voor tijdlijnen verdeel je ze in kalender en meter. Sommige PM's doe je naar tijd, andere naar gebruik. Bij een auto wissel je bijvoorbeeld naar winterbanden op basis van het seizoen, maar ververs je de olie op basis van de kilometerstand.

Dat zijn veel beslissingen die moeten worden genomen voor veel activa. In sommige gevallen, vooral voor nieuwere activa, kunt u de aanbevelingen van de fabrikant volgen. Maar voor oudere activa is het logischer om uw gegevens te benutten.

Hoe vaak moet je een PM op je heftruck laten lopen? Controleer hoe vaak het het afgelopen jaar kapot is gegaan en plan vervolgens PM's voor kortere intervallen. Als het de neiging heeft om elke drie maanden kapot te gaan, kunt u elke twee en een half PM's instellen. Uw gegevens vertellen u ook welke taken u moet opnemen. Heeft de heftruck de neiging om te lekken? Maak PM's om de afdichtingen te inspecteren en de vloeistoffen bij te vullen.

Zodra alles is ingesteld in het CMMS, doet de software al het onthouden voor u. Wanneer PM's vervallen, genereert het automatisch werkorders voor preventief onderhoud. Afhankelijk van hoe je ze instelt, kan het ze ook automatisch toewijzen.

Neem dat programma voor preventief onderhoud en maak het nog beter

Terwijl u de hoeveelheid en kwaliteit van uw gegevens opbouwt, kunt u terug blijven gaan en uw programma voor preventief onderhoud verfijnen. Na zes maanden is het misschien logischer om minder vaak naar die heftruck te kijken. Of u kunt overschakelen naar een andere set inspecties en taken. Onthoud dat een groot deel van wat fijnafstemming mogelijk maakt, de algehele consistentie van het onderhoud en de reparaties is. Omdat iedereen hetzelfde werk op dezelfde manier doet, kunt u betrouwbaar volgen welke taken en tijdlijnen werken en wat er moet worden verbeterd.

Het juiste CMMS wordt zelfs geleverd met ingebouwde automatisch gegenereerde rapporten voor uw programma voor preventief onderhoud, zodat u KPI's kunt volgen, zoals het percentage op tijd voltooide PM's. De gegevens kunnen u vertellen of u bijvoorbeeld het aantal resources dat u in preventief onderhoud steekt, moet aanpassen. Je ziet waar de knelpunten zitten, wie meer training nodig heeft en wie meer begeleiding nodig heeft.

Volgende stappen

Het is weer die tijd waarin mensen zichzelf beloften doen over het nieuwe jaar. Als je het zat bent om met 2020 om te gaan, maak dan van 2021 je Jaar van de Gegevens. En de makkelijkste manier om dat te doen is met het juiste CMMS.

Uw volgende stap is dus om contact op te nemen met providers. Zodra ze een idee hebben van je doelen voor 2021, kunnen ze beginnen met het uitleggen van je opties en hoe je dit goede voornemen voor het nieuwe jaar kunt behouden.