Essentiële Vragen om te Overwegen Voordat u een CMMS-oplossing Selecteert

De wereld van onderhoudsbeheer heeft zich ontwikkeld naarmate marktvraag, economische uitdagingen en vooruitgang in technologie bedrijven over een breed scala aan industriesectoren uitdagen. In reactie op deze condities is Computerized Maintenance Management Software (CMMS) snel een groeiende industrie geworden die onderhoudsbeheersoplossingen aanbiedt voor bedrijven, groot en klein. Echter, gegeven het aantal en de diversiteit in onderhoudsbeheerssystemen op de markt, kan het vinden van een CMMS-oplossing die de juiste fit is voor uw bedrijf ook een extra uitdaging zijn aangezien bedrijven variëren in hun unieke behoeften en structuur.

Terwijl CMMS-software veel belooft, hangt het oogsten van de potentiële voordelen grotendeels af van het balanceren van de behoeften van het bedrijf, de mogelijkheden van de software, en andere industrie-specifieke factoren. Door de juiste match te vinden, is het mogelijk om niet alleen uw onderhoudafdeling, maar ook uw gehele bedrijf te transformeren. Een enquête onder 558 bedrijven die CMMS-software gebruiken rapporteerde een gemiddelde 28% toename in productiviteit na het implementeren van hun nieuwe software. In het algemeen is de beste manier om door het vinden van de juiste onderhoudsbeheersoplossing voor uw organisatie te navigeren, om de juiste vragen te weten om CMMS-leveranciers te stellen.

2 Dingen Die U Moet Doen Voordat U Begint met Shoppen voor een CMMS:

1. Een CMMS Selectieteam Samenstellen

Voordat u begint met de zoektocht naar een CMMS-oplossing die voor u werkt, moet u overleggen met meerdere stakeholders in de operaties van uw bedrijf. Kijk naar degenen die in uw onderhoudafdeling werken of anderen die met uw buitencontracteurs en leveranciers werken. Hun inzichten en feedback zijn belangrijk, omdat ze weten wat nodig is om operaties te verbeteren, alsook hoe om te gaan met de gevolgen van apparatuurfouten.

2. Uw Vereisten Definiëren

Bepaal de functies die u zult vereisen om 100% van uw onderhoudsbeheersoperaties succesvol over te dragen naar een softwaresysteem. Als u uw huidige CMMS wilt vervangen, overweeg de taken die uw huidige systeem mist terwijl u noteert van eventuele functies die u redundant vindt.

Maak een lijst van functies die essentieel zijn alsook een secundaire lijst van attributen die u nuttig zou vinden maar niet noodzakelijk. Kijk naar uw CMMS-selectieteam voor inzichten. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, hier zijn enkele veelgevraagde functies:

• Maandelijkse of kwartaalmatige onderhoudsreparatiekosten bijhouden
• Apparatuurdowntime verminderen met preventieve onderhoudstools
• De behoefte aan papier elimineren
• Eenvoudig werkuitvoeringsbeheer en werkuitvoeringsaanvraagformulieren
• Mogelijkheid om werkuitvoeringen te verwerken met mobiele apparaten (evenzo, hebben ze zowel een iOS als Android app?)
• Methode voor het tracken van locatie van apparatuur en onderdelen
• Kalendersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten
• Communicatie verbeteren tussen teamleden en naar hoger management, indien nodig

4 Voorlopige Vragen om Elke CMMS Leverancier te Vragen

Eenmaal u een algemeen idee heeft van de functieset die uw bedrijf vereist, moet u oplossingen identificeren die een potentiële match kunnen zijn voor uw organisatie (we suggereren 3 of 4 verschillende leveranciers te kiezen om vergelijkingen te maken). Bij het spreken met leveranciers, houd het volgende in gedachten:

Zullen Ze Een Demo Leveren?

Spring nooit in een systeem, ongeacht de prijs, zonder het eerst te testen. Als de leverancier in staat is om een demonstratie te coördineren die al afgestemd is op de behoeften van uw bedrijf, is dit een stap in de goede richting. Tijdens de CMMS-software demo, verwijs naar uw lijst met vereiste functies om zeker te zijn dat de CMMS aan uw behoeften voldoet. Wees waakzaam voor overmatige functionaliteit die u niet nodig hebt aangezien u waarschijnlijk voor ze zult betalen zelfs als u ze nooit gebruikt.

Voor Welke Industrie Is De Software Bedoeld?

Sommige CMMS-oplossingen zijn ontworpen voor een bepaald type bedrijf of organisatie. Bijvoorbeeld, non-profits en kleine bedrijven gaan niet dezelfde tools nodig hebben als enterprises en ziekenhuizen.

In een medische omgeving, bijvoorbeeld, zouden onderhoudswerkers miljoenen dollars waard apparatuur kunnen tracken die constant tussen verdiepingen in een ziekenhuis verplaatst wordt. Deze apparatuurstukken mogen niet falen aangezien levens ervan afhangen. In dit geval moeten onderhoudstaken getimt worden op specifieke intervallen, of gekoppeld aan getriggerde events die op elk moment kunnen gebeuren.

Andere bedrijven zouden een oplossing kunnen vereisen die niet alleen de onderhoudsbehoeftes van hun apparatuur en gebouw monitort, maar ook de servicevereisten van hun autovloot. Terwijl sommige CMMS-suites vlootbeheermogelijkheden hebben, bezit niet elke CMMS deze functie. Alternatief, de behoeften van een kleiner kantoor zouden beperkt kunnen zijn tot het waarborgen dat bedrijfskritische machines in werkende orde blijven en gloeilampen en stofzuigerfilters op schema worden veranderd.

Is De CMMS Gebruiksvriendelijk?

Bruikbaarheid is de sleutel. U zult geen return on investment zien als u tijd, middelen en geld verspilt met worstelen om uw nieuwe CMMS te begrijpen. Een CMMS is niet alleen voor de tech-savvy leden van uw organisatie — het is ontworpen voor iedereen. Dit betekent dat alle werknemers van de begane grond onderhoudstechnici tot C-level managers uw CMMS op dagelijkse basis effectief moeten kunnen gebruiken.

Met CMMS, hoe meer data en inspanning u invoert, hoe beter de return van het systeem zal zijn. Als u een softwaresysteem kiest dat tech-savvy vaardigheden vereist, dan zal het moeilijk zijn om het potentieel van het systeem te realiseren. Als een werknemer worstelt om het systeem te leren — of erger, weigert het te leren omdat het te frustrerend is – kunnen fouten optreden; een HVAC-unit kan falen op een hete dag in juli of een levensreddend stuk apparatuur in een ziekenhuis kan niet functioneren zoals vereist. Een CMMS moet beschouwd worden als een assistent van de onderhoudafdeling; een stuk software dat op elk stadium van een onderhoudsproces wordt gebruikt. Ongeacht hoe gesofistikeerd een CMMS ook mag zijn, het zal alleen van waarde zijn als werknemers bereid en in staat zijn om het te gebruiken. Systeemopname door alle gebruikers zal dramatisch verhoogd worden door het kiezen van gebruiksvriendelijke CMMS-software (vaak bekend als faciliteitsmanagementsoftware).

Bij het spreken met CMMS-leveranciers, vraag hoe lang systeemimplementatie normaal duurt, en ook hoeveel supportoproepen typisch verwacht worden van een nieuwe klant binnen de eerste paar maanden. Deze vragen zullen u een goed idee geven van hoe gebruiksvriendelijk hun software werkelijk is.

Is De Software Web-gebaseerd Of Geïnstalleerd?

Een web-gebaseerde CMMS-oplossing (ook aangeduid als Software as a Service (SaaS) of cloud computing) wordt typisch gehost door uw leverancier op hun hardware en beheerd in hun eigen datacenter. Gebruikers benaderen het via het Internet, hetzij via een website, of een specifieke app of softwareoplossing. Aan de andere kant, een geïnstalleerde CMMS, wordt volledig on-site gehost, wat betekent dat alle hardware geïnstalleerd, beheerd en gecontroleerd moet worden door het bedrijf dat de CMMS gebruikt.

Over het algemeen zijn web-gebaseerde CMMS-oplossingen veel minder duur, en ze bieden gebruikers een veel hoger niveau van ondersteuning met ondersteuningsfuncties gestroomlijnd in het product. Toch, omdat ze niet on-site gehost worden, voelen gebruikers soms dat ze minder controle hebben over hun CMMS, aangezien ze geen controle hebben over de hardware waarop hun installatie gehost is. Sommige gebruikers voelen dat hun data niet zo veilig is op web-based platforms vergeleken met het hosten ervan on-site. Het kwestie van databeveiliging is een prioriteit voor de huidige gesofistikeerde SaaS-modellen. Voor een gedetailleerde uitleg van web-based CMMS-beveiliging, lees ons artikel hier. Zoals veel web-gebaseerde CMMS-leveranciers, gebruikt Hippo 256-bit encryptie bij het beschermen van de data van hun klanten. Ook voert het routinematige jaarlijkse beveiligingstests uit op zijn hardware, wat ervoor zorgt dat eventuele gaten onmiddellijk gepatched worden. Rekening houdend met de kosten van beheerde beveiligingsdiensten, is het onwaarschijnlijk dat een geïnstalleerde CMMS in de praktijk veiliger is dan een web-gebaseerde oplossing.

5 Vragen Over Uw CMMS Prijzen

Het vinden van de juiste CMMS voor uw bedrijf is slechts een deel van de vergelijking. Het andere deel is de CMMS-softwarekosten. De werkelijke kosten van het gebruik van CMMS-software zullen variëren van leverancier tot leverancier, afhankelijk van de gewenste functionaliteiten, het aantal gebruikers en de hoeveelheid data die beheerd wordt. Single-user licenties zijn gevonden om te kosten zo laag als $25 per maand met kosten stijgend tot $200 per maand, niet inclusief andere jaarlijkse abonnements- of servicekosten. Om betrouwbare en nauwkeurige informatie over kosten te ontvangen, is het het beste om verder te kijken dan de informatie die op CMMS-leverancierswebsites wordt geleverd. Neem de tijd om direct met de leverancier over het product en kosten te communiceren voordat u een CMMS-software koopt door de volgende vragen te stellen:

Zal De Leverancier U In Rekening Brengen Voor Elke Extra Gebruiker?

Terwijl sommige CMMS-oplossingen rond een vaste licentiekost zijn gebouwd, zullen anderen een toenemend bedrag in rekening brengen afhankelijk van het aantal gebruikers dat toegang heeft tot het systeem. Dit kwestie moet aangepakt worden om te bepalen of een systeem in uw budget past. Systemen die voor extra gebruikers in rekening brengen, kunnen verbodzaam zijn voor snel groeiende bedrijven. Een betere alternatief kunnen pakketten zijn die toestaan voor een onbeperkt aantal gebruikers, wat zorgen over stijgende kosten elimineert.

Het is ook belangrijk om leveranciers te vragen hoe ze een gebruiker definiëren. Is een gebruiker iemand die het systeem alleen benadert, of is een gebruiker iemand die werkuitvoeringsverzoeken kan doen? Zorg ervoor dat u op dezelfde pagina zit als uw leverancier zodat u de offerte die u zult ontvangen nauwkeurig kunt schatten.

Is De Prijsstructuur Heldere?

Identificeer verborgen kosten door in detail met CMMS-leveranciers te praten over hun fee-structuur. Leg de behoeften van uw bedrijf uit en vraag direct welke soorten kosten u kunt verwachten gaandeweg. Zoals opgemerkt, koppelen niet alle CMMS-systemen de kosten aan het aantal gebruikers dat toegang heeft tot het systeem. Sommen rekenen per aantal werkuitvoeringen die maandelijks ingediend worden, terwijl anderen tarieven hebben die veranderen afhankelijk van hoeveel sites, gebouwen of afdelingen uw bedrijf heeft of verwerven.

Als web-gebaseerde software een optie is, neem dit in overweging. Prijzen op web-gebaseerde software is typisch flexibeler en beheersbaarder en beschikbaar in incrementele (jaarlijkse of maandelijkse) betalingen. Alternatief, site-based software die op toegewijde bedrijfsservers geïnstalleerd moet worden, komt typisch met een hogere voorafgaande kosten; en ondanks die kosten, zou een bedrijf nog steeds maandelijks of jaarlijks voor licentiekosten en een ondersteuningsabonnement moeten betalen.

Zijn Er Kortingen Beschikbaar?

Veel CMMS-bedrijven bieden een korting voor non-profit klanten, lange-termijn toezeggingen en andere typen klanten. Tijdens uw onderzoek, zorg ervoor dat u elke leverancier vraagt welke typen kortingen ze aanbieden. Kortingsbedragen kunnen variëren van leverancier tot leverancier; reken eventuele toepasselijke kortingen in uw overwegingen en eindbesluitvorming.

Wat Is Het Restitutiebeleid?

Het vinden van de juiste CMMS is zwaar werk, en als u ontevreden bent, is terugvalopties belangrijk. Vraag of de leverancier een soort van tevredenheidsgarantie aanbiedt. Ontdek hoe lang de garantie duurt en wat de voorwaarden zijn. Omdat installatie en implementatie van CMMS-software een langdurig proces kan zijn van verschillende weken of maanden, is een verlengde restitutieperiode redelijk.

Wat Zijn De Implementatiekosten?

De kosten van software-implementatie kunnen duur zijn en een uiteindelijke dealbreaker. Zorg ervoor dat u informeert over de typische implementatiekosten en vraag hoeveel hun klanten typisch betalen tijdens hun eerste jaar als klant. Aangezien elk bedrijf verschillende implementatiehurdles heeft, bouw een buffer in de schatting.

Systeemsetup vindt typisch plaats op een van twee manieren: de klant stelt alles in of, de klant betaalt het CMMS-softwarebedrijf om in het proces te helpen. De beslissing over self-setup moet niet alleen geleid worden door kosten maar ook door de beschikbare technische vaardigheden die nodig zijn om het proces te ondernemen. Voor sommige bedrijven kunnen de tijd, middelen en frustratie betrokken bij een self-setup proces de beslissing om leveranciershulp te betrekken preferabel maken. In dit geval kunnen leveranciers meer bereid zijn om uw database te vullen en uw personeel te trainen. Als u geld wilt besparen door uw nieuwe CMMS-software zelf in te stellen, maar het systeem is zo gecompliceerd dat u de hulp van de leverancier vereist, is het misschien niet de juiste software voor u. Over het algemeen zijn web-gebaseerde systemen makkelijker te implementeren vergeleken met on-site systemen die toegewijde hardware vereisen. Het is belangrijk om de kostenverschillen goed van tevoren te beoordelen als u overweegt de leverancier te laten helpen.
 

2 Tech Support Vragen om Elke CMMS Leverancier te Vragen

Zelfs de meest gebruiksvriendelijke software kan vergezeld worden van groeipijnen; de belangrijke factor is ervoor zorgen dat passende training en een robuust ondersteuningsteam ervoor kunnen zorgen dat moeilijkheden geminimaliseerd worden. Als u van plan bent om een CMMS succesvol te implementeren, moet u ervoor zorgen dat uw leverancier een team klaar heeft om uw bedrijf te backing. Hier zijn twee vragen aan uw leverancier tijdens uw eerste consultatie:

Bieden Ze Training Aan?

Ontdek of de CMMS-leverancier u zal trainen om databases in te stellen, data in te voeren, preventief onderhoud te plannen en werkuitvoeringen in de wacht te zetten – alsook alle andere diensten die uw team uit uw CMMS nodig heeft. Evenzo, ontdek of training inbegrepen is in uw maandelijkse fee (of de setup-fee). Als ze niet, wat zijn de additionele kosten voor training?
De beste aanpak is om ervoor te zorgen dat een paar sleutelpersonen, zoals management en andere essentiële gebruikers, zo snel mogelijk getraind zijn in de software. Die leiders kunnen dan hun kennis doorgeven aan andere onderhoudsteamlidens over tijd. Informatie op deze manier delen kan u geld besparen als de CMMS-leverancier die u geselecteerd hebt, voor training en ondersteuning in rekening brengt..

Is Ondersteuning Makkelijk Te Bereiken?

Ontdek de tijdsframes waarop ondersteuning bereikt kan worden en, even belangrijk, de verwachte responstijd. Informeer over welke communicatiemethoden beschikbaar zijn voor u? Afhankelijk van de omstandigheden en tijd van de dag, kan e-mail het beste werken terwijl op andere momenten telefoon of chatcommunicatie bevorzugd kan zijn.
Ontdek of het ondersteuningsteam gekwalificeerd is? Met andere woorden, zult u een 800-callcentrernummer bellen waar het technische ondersteuningspersoneel geoutsource is, of zult u interacteren met bemande technici die in staat zijn bugs te corrigeren en de klantervaring te verbeteren?

Voor de meeste klanten die investeren in een CMMS, is het hebben van een gepland preventief onderhoudsprogramma kern van uw bedrijf. Als een systeembug de functionaliteit van uw preventief onderhoud of een functie die vitaal is, verstoren, is het essentieel om het probleem ASAP op te lossen. Telefoontag spelen, 45 minuten op wacht staan of een werkuitvoeringsticket doorgestuurd krijgen naar iemand anders kan frustrerend en duur zijn. Informeer over hoe en door wie deze kwesties aangepakt zullen worden. Ondersteuning is iets waar bedrijven zelden over nadenken tot er een probleem is. Informeer over ondersteuningsdiensten voordat u een CMMS koopt.

3 Vragen Over Uw CMMS Succes Op De Lange Termijn

Bij het kopen van CMMS-software is het gebruikelijk om te focussen op het heden met zorgen gecentreerd op kwesties gerelateerd aan implementatiekosten en werknemers trainen in het gebruik ervan. Te vaak worden kwesties gerelateerd aan hoe het systeem uw bedrijf in de toekomst zal beïnvloeden als het groeit en evolueert over het hoofd gezien. Zorg ervoor dat u deze drie factoren overweegt die uw bedrijf in de toekomst kunnen beïnvloeden:

Kan Uw CMMS-software Schalen Naarmate Uw Bedrijf Groeit?

Bedrijven zijn dynamisch wat betekent dat ze veranderen en evolueren over tijd. Praat met uw CMMS-leverancier en ontdek of de software kan aanpassen aan bedrijfsgroei inclusief uitbreiding van een gebouw, personeel vergroten, of onderhoudspersoneel taken en taken veranderen. Ziekenhuizen ervaren bijvoorbeeld lopende veranderingen zoals de introductie van nieuwe apparatuur die dagelijks onderhoud vereist, of de toevoeging van een vloot ambulances die 24/7 op de weg moeten zijn. In dit geval zou een CMMS in staat moeten zijn om deze uitdagingen aan te pakken. Anticipeer dat uw bedrijf waarschijnlijk zal evolueren, en dat uw software met u moet evolueren. Zorg ervoor dat alle details van de uitbreidingsmogelijkheden van de software van tevoren uitgelegd zijn.

Anticipeer de mogelijkheid dat uw bedrijf zal evolueren, en dat uw software in staat moet zijn om met u te evolueren. Zorg ervoor dat alle details van tevoren uitgelegd zijn zodat uw bedrijf niet onverwachts wordt getroffen in het midden van een grote verandering of expansie.

Kan De Data Geëxtraheerd Worden Voor Gebruik In Een Ander CMMS-systeem?

Als uw bedrijf uitgroeit aan de limieten van de software die u selecteert, is het belangrijk dat u niet in de positie komt om vanaf nul te beginnen met een nieuw systeem. Een belangrijk kwestie om te overwegen is, zal de leverancier u toestaan de data opgeslagen op hun systeem te hergebruiken voor gebruik in een nieuw onderhoudsbeheerssoftwaresysteem? Zorg ervoor dat u informeert over de procedure als data-extractie nodig wordt.

Wat Is De Frequentie Van Software-updates?

Gerespecteerde softwarebedrijven hebben een team van ontwikkelaars die altijd werken aan het verbeteren van hun software. Updates zijn gemeen en wijzen erop dat uw CMMS-leverancier geïnvesteerd is in het handhaven van een levenslange relatie met tevreden klanten. In het algemeen wordt web-gebaseerde software vaker bijgewerkt dan software die op een bedrijfseigen server geïnstalleerd is. Echter, deze updates resulteren doorgaans niet in een onderbreking van de dienst. Aangezien verschillen in update-frequentie en geassocieerde downtimes variëren van de ene leverancier tot de andere en van het ene formaat tot het andere, is het het beste om te informeren over hoe frequent software-updates worden uitgegeven, op welk moment ze worden uitgegeven, en wat, als er enige downtime kan worden verwacht tijdens update-installaties.

Om De Juiste CMMS Voor Uw Bedrijf Te Vinden, Moet U Vragen Stellen En Antwoorden Vinden

Als u nog steeds probeert uw onderhoudsbehoeftes bij te houden met een spreadsheet, is het tijd om een CMMS te overwegen als een efficiëntere, productievere en winstgevendere alternatief. Het U.S. Department of Energy rapporteert dat, gemiddeld, bedrijven een 20% afname in apparatuurdowntime rapporteerden zodra onderhoudsbeheerssysteemsoftware geïmplementeerd was. Toch, zelfs met het potentieel voor grote kostenbesparingen, weet u misschien al dat het vinden van een CMMS die past bij uw bedrijf intimididerend kan zijn.