Vragen die u moet stellen voordat u CMMS-software koopt

De wereld van onderhoudsbeheer is geëvolueerd naarmate de marktvraag, economische uitdagingen en technologische vooruitgang bedrijven in een breed scala van industriële sectoren uitdagen. Als reactie op deze omstandigheden is Computerized Maintenance Management Software (CMMS) snel een groeiende industrie geworden die onderhoudsbeheeroplossingen biedt voor bedrijven, groot en klein. Gezien het aantal en de diversiteit aan onderhoudsbeheersystemen op de markt, kan het vinden van een CMMS-oplossing die geschikt is voor uw bedrijf echter ook een extra uitdaging zijn, aangezien bedrijven verschillen in hun unieke behoeften en structuur.

Hoewel CMMS-software veel belooft, hangt het plukken van de potentiële voordelen grotendeels af van het balanceren van de behoeften van het bedrijf, de mogelijkheden van de software en andere branchespecifieke factoren. Door de juiste match te vinden, is het mogelijk om niet alleen uw onderhoudsafdeling, maar uw hele bedrijf te transformeren. Een onderzoek onder 558 bedrijven die CMMS-software gebruiken, rapporteerde een gemiddelde productiviteitsstijging van 28% na de implementatie van hun nieuwe software. Over het algemeen is de beste manier om de juiste onderhoudsbeheeroplossing voor uw organisatie te vinden, te weten welke vragen u aan CMMS-leveranciers kunt stellen.

2 dingen die u moet doen voordat u begint met winkelen voor een CMMS:

1. Stel een CMMS-selectieteam samen

Voordat u op zoek gaat naar een CMMS-oplossing die voor u werkt, moet u overleggen met meerdere belanghebbenden in de bedrijfsvoering van uw bedrijf. Kijk naar degenen die op uw onderhoudsafdeling werken of anderen die met uw externe aannemers en leveranciers werken. Hun inzichten en feedback zijn belangrijk, omdat ze weten wat nodig is om de bedrijfsvoering te verbeteren en hoe ze om moeten gaan met de gevolgen van uitval van apparatuur.

2. Bepaal uw vereisten

Bepaal de functies die u nodig hebt om 100% van uw onderhoudsbeheeractiviteiten over te dragen naar een softwaresysteem. Als u uw huidige CMMS wilt vervangen, overweeg dan de taken die uw huidige systeem mist en let op alle functies die u overbodig vindt.

Maak een lijst met functies die essentieel zijn, evenals een secundaire lijst met kenmerken die u nuttig maar niet noodzakelijk vindt. Kijk naar uw CMMS-selectieteam voor inzichten. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, zijn hier enkele veelgevraagde functies:

• Maandelijkse of driemaandelijkse reparatiekosten voor onderhoud bijhouden
• Stilstand van apparatuur verminderen met tools voor preventief onderhoud
• De behoefte aan papier elimineren
• Eenvoudig werkorderbeheer en werkorderaanvraagformulieren
• Mogelijkheid om werkorders te verwerken met mobiele apparaten (hebben ze ook zowel een iOS- als een Android-app?)
• Methode voor het volgen van de locatie van apparatuur en onderdelen
• Kalendersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten
• De communicatie tussen teamleden en naar het hogere management verbeteren, indien nodig

4 voorbereidende vragen om elke CMMS-leverancier te stellen

Zodra u een algemeen idee heeft van de functieset die uw bedrijf nodig heeft, moet u oplossingen identificeren die mogelijk bij uw organisatie passen (we raden u aan 3 of 4 verschillende leveranciers te kiezen om vergelijkingen te maken). Houd rekening met het volgende wanneer u met leveranciers spreekt:

Zullen ze een demo geven?

Spring nooit in een systeem, ongeacht het prijskaartje, zonder het eerst te testen. Als de leverancier een demonstratie kan coördineren die al is afgestemd op de behoeften van uw bedrijf, is dit een stap in de goede richting. Raadpleeg tijdens de cmms-softwaredemo uw lijst met vereiste functies om er zeker van te zijn dat het CMMS aan uw behoeften voldoet. Wees op uw hoede voor overmatige functionaliteit die u niet nodig heeft, omdat u er waarschijnlijk voor betaalt, zelfs als u ze nooit gebruikt.

Voor welke branche is de software bedoeld?

Sommige CMMS-oplossingen zijn ontworpen voor een bepaald type bedrijf of organisatie. Non-profitorganisaties en kleine bedrijven hebben bijvoorbeeld niet dezelfde tools nodig als bedrijven en ziekenhuizen.

In een medische omgeving kunnen onderhoudsmedewerkers bijvoorbeeld miljoenen dollars aan apparatuur volgen die constant tussen verdiepingen in een ziekenhuis wordt verplaatst. Deze uitrustingsstukken kunnen niet falen omdat levens ervan afhangen. In dit geval moeten onderhoudstaken worden getimed met specifieke intervallen of gekoppeld aan geactiveerde gebeurtenissen die op elk moment kunnen plaatsvinden.

Andere bedrijven hebben mogelijk een oplossing nodig die niet alleen de onderhoudsbehoeften van hun apparatuur en gebouw bewaakt, maar ook de servicevereisten van hun autovloot. Hoewel sommige CMMS-suites beschikken over mogelijkheden voor wagenparkbeheer, beschikt niet elk CMMS over deze functie. Als alternatief kunnen de behoeften van een kleiner kantoor beperkt zijn tot het in goede staat houden van bedrijfskritische machines en het tijdig vervangen van lampen en vacuümfilters.

Is het CMMS gebruiksvriendelijk?

Gebruiksvriendelijkheid staat centraal. U zult geen rendement op uw investering zien als u tijd, middelen en geld verspilt aan het worstelen om uw nieuwe CMMS te begrijpen. Een CMMS is niet alleen voor de technisch onderlegde leden van uw organisatie - het is ontworpen voor iedereen. Dit betekent dat alle medewerkers, van onderhoudstechnici op de begane grond tot managers op C-niveau, uw CMMS dagelijks effectief moeten gebruiken.

Met CMMS, hoe meer gegevens en moeite u invoert, hoe beter het rendement van het systeem zal zijn. Als u een softwaresysteem kiest dat technisch onderlegde vaardigheden vereist, zal het moeilijk zijn om het potentieel van het systeem te realiseren. Als een werknemer moeite heeft om het systeem te leren – of erger nog, weigert het te leren omdat het te frustrerend is – kunnen er fouten optreden; een HVAC-eenheid kan tijdens een warme dag in juli uitvallen of een levensreddend apparaat in een ziekenhuis functioneert mogelijk niet zoals vereist. Een CMMS moet worden gezien als een assistent van de onderhoudsafdeling; een stukje software dat in elke fase van een onderhoudsproces wordt gebruikt. Hoe geavanceerd een CMMS ook is, het heeft alleen waarde als medewerkers het willen en kunnen gebruiken. Door gebruik te maken van gebruiksvriendelijke CMMS-software (vaak bekend als facility management-software) zal het systeemgebruik door alle gebruikers drastisch toenemen.

Vraag bij het spreken met CMMS-leveranciers hoe lang de systeemimplementatie gewoonlijk duurt, en ook hoeveel ondersteuningsoproepen doorgaans worden verwacht van een nieuwe klant binnen de eerste paar maanden. Deze vragen geven u een goed idee van hoe gebruiksvriendelijk hun software werkelijk is.

Is de software webgebaseerd of geïnstalleerd?

Een webgebaseerde CMMS-oplossing (ook wel Software as a Service (SaaS) of cloud computing genoemd) wordt doorgaans gehost door uw provider op hun hardware en beheerd in hun eigen datacenter. Gebruikers hebben er toegang toe via internet, hetzij via een website, hetzij via een specifieke app of softwareoplossing. Aan de andere kant wordt een geïnstalleerd CMMS volledig on-site gehost, wat betekent dat alle hardware door het bedrijf moet worden geïnstalleerd, beheerd en gecontroleerd met behulp van het CMMS.

Over het algemeen zijn webgebaseerde CMMS-oplossingen veel goedkoper en bieden ze gebruikers een veel hoger ondersteuningsniveau met ondersteuningsfuncties die in het product zijn gestroomlijnd. Maar omdat ze niet op de site worden gehost, hebben gebruikers soms het gevoel dat ze minder controle hebben over hun CMMS, omdat ze geen controle hebben over de hardware waarop hun installatie wordt gehost. Sommige gebruikers zijn van mening dat hun gegevens niet zo veilig zijn op webgebaseerde platforms in vergelijking met het feit dat ze op de site worden gehost. De kwestie van gegevensbeveiliging is een prioriteit voor de geavanceerde SaaS-modellen van vandaag. Lees ons artikel hier voor een gedetailleerde uitleg van webgebaseerde CMMS-beveiliging. Zoals veel webgebaseerde CMMS-providers, gebruikt Hippo 256-bits codering om de gegevens van zijn klanten te beschermen. Bovendien voert het jaarlijks routinematige beveiligingstests uit op zijn hardware, zodat eventuele gaten onmiddellijk worden gedicht. Gezien de kosten van beheerde beveiligingsservices, is het in de praktijk onwaarschijnlijk dat een geïnstalleerd CMMS veiliger is dan een webgebaseerde oplossing.

5 vragen over uw CMMS-prijzen

Het vinden van het juiste CMMS voor uw bedrijf is slechts een deel van de vergelijking. Het andere deel zijn de CMMS-softwarekosten. De werkelijke kosten van het gebruik van CMMS-software zullen van leverancier tot leverancier verschillen, afhankelijk van de gewenste functionaliteiten, het aantal gebruikers en de hoeveelheid gegevens die wordt beheerd. Licenties voor één gebruiker blijken slechts $ 25 per maand te kosten, waarbij de kosten oplopen tot $ 200 per maand, andere jaarlijkse abonnements- of servicekosten niet meegerekend. Om betrouwbare en nauwkeurige informatie over kosten te ontvangen, kunt u het beste verder kijken dan de informatie op de websites van CMMS-leveranciers. Neem de tijd om rechtstreeks met de leverancier te communiceren over het product en de kosten voordat u een CMMS-software koopt door de volgende vragen te stellen:

Berekent de verkoper u voor elke extra gebruiker?

Terwijl sommige CMMS-oplossingen zijn gebouwd rond een vast licentiebedrag, zullen andere een toenemend bedrag in rekening brengen, afhankelijk van het aantal gebruikers dat toegang heeft tot het systeem. Dit probleem moet worden aangepakt om te bepalen of een systeem binnen uw budget past. Systemen die extra gebruikers in rekening brengen, kunnen onbetaalbaar zijn voor snelgroeiende bedrijven. Een beter alternatief kunnen pakketten zijn die een onbeperkt aantal gebruikers toestaan, waardoor zorgen over stijgende kosten worden weggenomen.

Het is ook belangrijk om leveranciers te vragen hoe ze een gebruiker definiëren. Is een gebruiker iemand die alleen toegang heeft tot het systeem, of is een gebruiker iemand die werkorderaanvragen kan doen? Zorg ervoor dat u op dezelfde lijn zit als uw leverancier, zodat u een nauwkeurige schatting kunt maken van de offerte die u zult ontvangen.

Is de prijsstructuur duidelijk?

Identificeer eventuele verborgen kosten door in detail met CMMS-leveranciers te praten over hun kostenstructuur. Leg de behoeften van uw bedrijf uit en vraag direct welke vergoedingen u in de toekomst kunt verwachten. Zoals opgemerkt, koppelen niet alle CMMS-systemen de kosten ervan aan het aantal gebruikers dat toegang heeft tot het systeem. Sommige brengen kosten in rekening met het aantal werkorders dat maandelijks wordt ingediend, terwijl andere tarieven hebben die veranderen afhankelijk van het aantal locaties, gebouwen of afdelingen dat uw bedrijf heeft of overneemt.

Als webgebaseerde software een optie is, houd daar dan rekening mee. De prijzen van webgebaseerde software zijn doorgaans flexibeler en beter beheersbaar en beschikbaar in incrementele (jaarlijkse of maandelijkse) betalingen. Als alternatief brengt sitegebaseerde software die op speciale bedrijfsservers moet worden geïnstalleerd, doorgaans hogere initiële kosten met zich mee; en ondanks die kosten moet een bedrijf misschien nog steeds maandelijks of jaarlijks betalen voor licentiekosten en een ondersteuningsabonnement.

Zijn er kortingen beschikbaar?

Veel CMMS-bedrijven bieden een korting aan voor non-profitklanten, langetermijnverplichtingen en andere soorten klanten. Vraag tijdens uw onderzoek aan elke leverancier welke soorten kortingen zij aanbieden. Kortingsbedragen kunnen van leverancier tot leverancier verschillen; neem eventuele toepasselijke kortingen mee in uw overwegingen en uiteindelijke besluitvorming.

Wat is het restitutiebeleid?

Het vinden van het juiste CMMS is hard werken en als u ontevreden bent, is het belangrijk om verhaal te halen. Vraag of de verkoper enige vorm van tevredenheidsgarantie biedt. Lees hoe lang de garantie duurt en wat de voorwaarden zijn. Omdat de installatie en implementatie van CMMS-software een langdurig proces van enkele weken of maanden kan zijn, is een verlengde terugbetalingsperiode redelijk.

Wat zijn de installatiekosten?

De kosten van software-implementatie kunnen duur zijn en een ultieme dealbreaker zijn. Zorg ervoor dat u informeert naar de typische installatiekosten en vraag hoeveel hun klanten doorgaans betalen tijdens hun eerste jaar als klant. Aangezien elk bedrijf verschillende implementatiehindernissen heeft, moet u een buffer in de schatting maken.

Systeemconfiguratie vindt meestal op twee manieren plaats:de klant stelt alles in of de klant betaalt het CMMS-softwarebedrijf om te helpen bij het proces. De beslissing over zelf opzetten moet niet alleen worden geleid door de kosten, maar ook door de beschikbare technische vaardigheden die nodig zijn om het proces uit te voeren. Voor sommige bedrijven kunnen de tijd, middelen en frustratie die gemoeid zijn met een zelfopzetproces ertoe leiden dat de voorkeur wordt gegeven aan het inschakelen van hulp van een leverancier. In dit geval zijn leveranciers misschien meer bereid om te helpen bij het vullen van uw database en om uw personeel op te leiden. Als u geld wilt besparen door uw nieuwe CMMS-software zelf in te stellen, maar het systeem is zo ingewikkeld dat u de hulp van de leverancier nodig heeft, is het misschien niet de juiste software voor u. Over het algemeen zijn webgebaseerde systemen eenvoudiger te implementeren in vergelijking met on-site systemen die speciale hardware vereisen. Het is belangrijk om de kostenverschillen ruim van tevoren in te schatten, mocht u overwegen om u door de leverancier te laten bijstaan.

2 technische ondersteuningsvragen om aan elke CMMS-leverancier te stellen

Zelfs de meest gebruiksvriendelijke software kan gepaard gaan met groeipijnen; de belangrijkste factor is ervoor te zorgen dat een goede opleiding en robuust ondersteunend personeel ervoor kunnen zorgen dat moeilijkheden tot een minimum worden beperkt. Als u van plan bent een CMMS met succes te implementeren, moet u ervoor zorgen dat uw leverancier een team klaar heeft staan ​​om uw bedrijf te ondersteunen. Hier zijn twee vragen aan uw leverancier tijdens uw eerste consult:

Bieden ze training aan?

Ontdek of de CMMS-leverancier u zal trainen om databases in te stellen, gegevens in te voeren, preventief onderhoud te plannen en werkorders in de wachtrij te plaatsen, evenals andere services die uw team nodig heeft uit uw CMMS. Zoek ook uit of training is inbegrepen in uw maandelijkse vergoeding (of de installatiekosten). Zo niet, wat zijn dan de extra kosten voor training?
De beste aanpak is ervoor te zorgen dat een paar sleutelfiguren, zoals het management en andere essentiële gebruikers, zo snel mogelijk in de software worden getraind. Die leiders kunnen hun kennis vervolgens in de loop van de tijd doorgeven aan andere onderhoudsteamleden. Door op deze manier informatie te delen, kunt u geld besparen als de CMMS-leverancier die u heeft geselecteerd kosten in rekening brengt voor training en ondersteuning.

Is ondersteuning gemakkelijk te bereiken?

Ontdek de termijnen waarop contact kan worden opgenomen met de ondersteuning en, net zo belangrijk, de verwachte responstijd. Informeren naar de communicatiemethoden die voor u beschikbaar zijn? Afhankelijk van de omstandigheden en het tijdstip van de dag kan e-mail het beste werken, terwijl op andere momenten telefonisch of via chat de voorkeur kan worden gegeven.
Wilt u weten of het ondersteuningsteam gekwalificeerd is? Met andere woorden, gaat u een callcenternummer van 800 bellen waar het technische ondersteuningspersoneel is uitbesteed, of heeft u contact met bemande technici die in staat zijn om bugs te corrigeren en de klantervaring te verbeteren?

Voor de meeste klanten die in een CMMS investeren, is het hebben van een gepland preventief onderhoudsprogramma essentieel voor uw bedrijf. Als een systeemfout de functionaliteit van uw preventief onderhoud of een essentiële functie verstoort, is het essentieel dat het probleem zo snel mogelijk wordt opgelost. Het spelen van een telefoontag, 45 minuten in de wacht staan ​​of een werkbon laten doorsturen naar iemand anders kan frustrerend en duur zijn. Informeer hoe en door wie deze zaken worden aangepakt. Ondersteuning is iets waar bedrijven zelden aan denken totdat er een probleem is. Vraag naar ondersteuningsdiensten voordat u een CMMS aanschaft.

3 vragen over uw CMMS-succes op de lange termijn

Wanneer u CMMS-software aanschaft, is het gebruikelijk om u op het heden te concentreren, waarbij u zich zorgen maakt over problemen met betrekking tot installatiekosten en het trainen van werknemers in het gebruik ervan. Te vaak worden problemen met betrekking tot hoe het systeem uw bedrijf in de toekomst zal beïnvloeden naarmate het groeit en evolueert over het hoofd gezien. Zorg ervoor dat u rekening houdt met deze drie factoren die in de toekomst van invloed kunnen zijn op uw bedrijf:

Kan uw CMMS-software meegroeien met uw bedrijf?

Bedrijven zijn dynamisch, wat betekent dat ze in de loop van de tijd veranderen en evolueren. Praat met uw CMMS-leverancier en ontdek of de software kan worden aangepast aan de groei van het bedrijf, zoals het toevoegen van een gebouw, het uitbreiden van het personeelsbestand of het wijzigen van de taken en taken van het onderhoudspersoneel. Ziekenhuizen ervaren bijvoorbeeld voortdurende veranderingen, zoals de introductie van nieuwe apparatuur die dagelijks onderhoud vereist, of de toevoeging van een vloot ambulances die 24/7 onderweg moeten zijn. In dit geval moet een CMMS deze uitdagingen aankunnen. Anticipeer erop dat uw bedrijf waarschijnlijk zal evolueren en dat uw software met u mee moet evolueren. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.