Waarom CMMS-software essentieel is voor het succes van MKB-bedrijven

CMMS-software voor MKB-bedrijven

Volgens het US Small Business Administration (SBA) Bureau voor Advocacy, waren er in 2016 28,8 miljoen MKB-bedrijven die 99,7 procent van alle Amerikaanse bedrijven vertegenwoordigen. Deze bedrijven hebben 56,8 miljoen mensen in dienst, wat 48% van alle Amerikaanse werknemers vertegenwoordigt over een breed spectrum van industrie-, dienst- en corporate-sectoren (United States Small Business Profile, 2016). MKB-bedrijven vormen een vitaal deel van het economische landschap en volgens deze statistieken; zijn ze zeker een economische kracht om rekening mee te houden.

Wat vormt een MKB-bedrijf en welke uitdagingen staan ze voor? Om te beginnen, MKB-bedrijven variëren in grootte, structuur en omzet. De US Small Business Administration stelt standaarden voor MKB-bedrijven, maar in het algemeen schrijft de instantie $35,5 miljoen in omzet en 1500 werknemers toe als drempelwaarden voor opname in deze categorie. Als voorbeelden dekken MKB-bedrijven de gamut van operaties, inclusief eenmanszaken en "Moeder en Vader" operaties aan de ene kant tot Start-ups, Non-Profit en helemaal tot middelgrote en grote operaties aan de andere kant. Samen met diversiteit in grootte en omvang binnen de MKB-sector, komen een aantal uitdagingen; veel van welke gelijk zijn aan die waar grote bedrijfsentiteiten voor staan. Deze omvatten verhoogde marktconcurrentie, economische eisen en veranderingen in technologie. Voor MKB-bedrijven met meerdere en complexe activa, inspectievereisten, veiligheidszorgen en meerdere sites, is het imperatief een onderhoudsbeheeraanpak te hebben die bij deze eisen blijft. Voor deze redenen hebben MKB-bedrijven zich bij hun grote bedrijfscounterparts aangesloten bij het zoeken naar manieren om hun onderhoudsstrategie te verbeteren.

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als oplossing voor onderhoudsbeheer

Tot voor kort vertrouwden bedrijven van alle groottes primair op "potlood en papier" of spreadsheetbenaderingen voor onderhoudsbeheer. Hoewel nuttig in zijn tijd, vinden een toenemend aantal bedrijfseigenaren nu dat deze benaderingen tekortschieten bij hun onderhoudsdoelstellingen, met name wanneer het gaat om de toegevoegde kosten geassocieerd met tijd, middelen en personeelstoewijzing. Met als doel beter, sneller, slimmer en leaner te functioneren, zijn bedrijven gemotiveerd om manieren te vinden om operationele efficiëntie te verbeteren door kosten te verlagen, tijd en middelen te besparen en uiteindelijk een grotere return on investment (ROI) te bereiken. Met deze beperkingen en doelen op de voorgrond, stappen bedrijfseigenaren steeds vaker over op CMMS (Computerized Maintenance Management Software) als hun onderhoudsbeheersoplossing.

Voor degenen die geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen overwegen als alternatief voor handmatige, is het belangrijk om te weten dat CMMS-systemen de bevorzugde onderhoudsbeheersoplossing zijn geworden voor bedrijven die een breed scala aan industrie-, dienst- en corporate-sectoren vertegenwoordigen. Deze geavanceerde en robuuste onderhoudsbeheersoftware gebruikt duizenden datapunten die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht geven van de operaties van een faciliteit of, alternatief, de status van een individueel stuk apparatuur. Ze hebben de mogelijkheid om voorraaivellen te monitoren, werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren, en het meest belangrijk, ze kunnen direct bepalen welke bedrijfsactiva routinematig preventief onderhoud vereisen. CMMS-systemen bieden MKB-eigenaren een efficiënt faciliteitsbeheersoftware die over tijd voordelen biedt zoals verhoogde organisatorische efficiëntie, verlengde machinelevensduur, beter tijdsbeheer en personeelsinzet en uiteindelijk, verlaagde kosten en verhoogde winsten.

CMMS-voordelen voor MKB-bedrijven

Een kernvoordeel van onderhoudsbeheersystemen is de aanpasbaarheid. Dit betekent dat de CMMS-onderhoudssoftware kan voldoen aan de individuele behoeften van bedrijven groot en klein, en met verschillende aantallen activa, gebruikers, sites en preventieve onderhoudseisen. Geautomatiseerde systemen hebben ook de mogelijkheid om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van organisaties naarmate ze groeien en hervormen. Het benutten van CMMS-onderhoudssoftware betekent dat het systeem zich aanpast aan de organisatie en niet de organisatie aan het systeem. De volgende is een lijst van andere functies die uitstekend geschikt zijn voor MKB-bedrijven:

Cloud-gebaseerde software – Veel CMMS-software biedt cloud-gebaseerde implementatie, wat betekent dat ze worden benaderd via de server van de leverancier met alle onderhoud en upgrades, die op afstand worden geleverd. Er is geen behoefte aan in-house systeemondersteuning of extra beveiligingssoftware. Cloud-gebaseerde systemen nemen het werk, de zorgen en de toegevoegde kosten van onderhoud en upgrades weg.

Gebruikerstoegangsmoegelijkheden – CMMS-systemen maken het mogelijk om verschillende niveaus van systeemtoegang toe te wijzen aan gebruikers gebaseerd op beveiliging, rolomschrijvingen of andere overwegingen. Waarbij onderhoudsmanagers uitgebreide toegang tot het systeem kunnen krijgen, kunnen onderhoudstechnici beperkte toegang tot specifieke gebieden van het systeem krijgen.

Mobiele toegang en draagbaarheid – Een van de meest aantrekkelijke functies van CMMS-onderhoudssoftware is mobiele apparaattoegang wat het mogelijk maakt voor onderhoudstechnici om werkorders te plaatsen, voorraaivellen te controleren, onderdelen te bestellen of rapporten te genereren, etc. terwijl in het veld. In staat zijn om toegang te krijgen tot een CMMS-dashboard vanaf elk apparaat met een internetverbinding is een enorme tijdbesparing omdat het onnodige tijdsvertragingen vermindert wanneer men moet vertrouwen op kantoor-gebaseerde computers om deze taken te voltooien.

Afbeeldingsopnamemogelijkheden – Het hebben van mobiele apparaattoegankelijkheid maakt het ook mogelijk voor onderhoudspersoneel om afbeeldingen vast te leggen via barcodescanning en foto's. Deze CMMS-geïntegreerde functies kunnen apparatuur die reparatie nodig heeft nauwkeurig identificeren en een gescande afbeelding vastleggen van de barcode van een onderdeel dat vervanging nodig heeft. Beide functies verminderen vaak dure vertragingen geassocieerd met fouten gemaakt met betrekking tot een stuk apparatuur dat geserviced wordt of een onderdeel dat besteld wordt.

Toegang tot architecturale tekeningen – Ook bekend als blauwdrukken, zijn architecturale tekeningen een weergave van een architectonisch ontwerp als plan- en/of elevatieweergaven van een gebouw of structuur. Veel CMMS-systemen maken het mogelijk om ze vanaf het systeemdashboard te benaderen, wat nog een manier biedt om de exacte locatie van apparatuur te identificeren alsook eventuele elektrische en sanitiaire plaatsingen die het functioneren kunnen beïnvloeden.

CMMS-ondersteuning – CMMS-onderhoudssoftware is alleen zo goed als hoe ze geïmplementeerd en gebruikt worden. Tijdens de implementatiefase van een geautomatiseerd systeem worden alle kritieke gegevens over voorraad, activa en gebruikers ingevoerd samen met configuratie van preventieve onderhoudsschema's. CMMS-leveranciers bieden klanten een keuze van in-house audits of remote en telefonische tech support voor implementatiedoeleinden. Naast deze ondersteuning, includeren veel CMMS-bedrijven in hun systeempakketten een verscheidenheid aan onboarding en lopende hulpbronnen om gebruikers te helpen bij systeemgebruik over tijd. Deze hulpbronnen zijn beschikbaar als online handleidingen, video's, e-mail, chat en webinar-opnames alsook telefonische ondersteuning.

Conclusie

MKB-bedrijven zijn een vitaal deel van de economie. Als zodanig worden ze geconfronteerd met de uitdaging om de meest effectieve manieren te vinden om operationele en onderhoudsefficiëntie te bereiken. CMMS-systemen zijn ontworpen om de diverse behoeften van alle bedrijven nu en naarmate ze doorgroeien en evolueren in de toekomst, te voldoen.