Is CMMS-software geschikt voor kleine bedrijven?

CMMS-software voor kleine bedrijven

Volgens het Amerikaanse Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy waren er in 2016 28,8 miljoen kleine bedrijven, goed voor 99,7 procent van alle Amerikaanse bedrijven. Deze bedrijven hadden 56,8 miljoen mensen in dienst, wat neerkomt op 48% van alle Amerikaanse werknemers in een breed spectrum van industrie-, dienstverlenende en zakelijke sectoren (United States Small Business Profile, 2016). Kleine bedrijven vormen een vitaal onderdeel van het economische landschap en volgens deze statistieken; ze zijn absoluut een economische kracht waarmee rekening moet worden gehouden.

Dus wat is een klein bedrijf en met welke uitdagingen worden ze geconfronteerd? Om te beginnen variëren kleine bedrijven in grootte, structuur en verkoop. De Amerikaanse Small Business Administration stelt normen voor kleine bedrijven, maar over het algemeen kent het bureau $ 35,5 miljoen aan omzet en 1500 werknemers toe als drempels voor opname in deze categorie. Bij wijze van voorbeeld:kleine bedrijven bestrijken het hele scala aan activiteiten, waaronder bedrijven die door één operator worden gerund en "Mom and Pop"-activiteiten aan de ene kant tot startups, non-profitorganisaties en helemaal tot middelgrote en grote bedrijven aan de andere kant. Naast diversiteit in omvang en reikwijdte binnen de sector van het kleinbedrijf, komen er een aantal uitdagingen; waarvan vele vergelijkbaar zijn met die waarmee grote zakelijke entiteiten worden geconfronteerd. Deze omvatten toegenomen concurrentie op de markt, economische eisen en veranderingen in technologie. Voor kleine bedrijven met meerdere en complexe activa, inspectie-eisen, veiligheidsproblemen en meerdere locaties, is een onderhoudsbeheeraanpak die gelijke tred houdt met deze eisen absoluut noodzakelijk. Om deze redenen hebben kleine bedrijven zich bij hun grootzakelijke tegenhangers aangesloten bij het zoeken naar manieren om hun onderhoudsstrategie te verbeteren.

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als oplossing voor onderhoudsbeheer

Tot voor kort vertrouwden bedrijven van elke omvang voornamelijk op 'potlood en papier' of spreadsheet-benaderingen voor onderhoudsbeheer. Hoewel het in die tijd nuttig was, merken steeds meer bedrijfseigenaren dat deze benaderingen niet voldoen aan hun onderhoudsdoelstellingen, met name als het gaat om de extra kosten die gepaard gaan met de toewijzing van tijd, middelen en personeel. Met het doel om beter, sneller, slimmer en slanker te functioneren, zijn bedrijven gemotiveerd om manieren te vinden om de efficiëntie van hun activiteiten te verbeteren door kosten te verlagen, tijd en middelen te besparen en uiteindelijk een hoger rendement op investering (ROI) te behalen. Met deze beperkingen en doelen op de voorgrond, wenden bedrijfseigenaren zich steeds meer tot Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als hun onderhoudsbeheeroplossing.

Voor degenen die geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen overwegen als alternatief voor handmatige, is het belangrijk op te merken dat CMMS's de voorkeursoplossing voor onderhoudsbeheer zijn geworden voor bedrijven die een breed scala aan industrie-, service- en bedrijfssectoren vertegenwoordigen. Deze geavanceerde en robuuste software voor onderhoudsbeheer maakt gebruik van duizenden datapunten die een gebruiker op elk moment een overzicht geven van de werking van een faciliteit of de status van een afzonderlijk apparaat. Ze hebben de mogelijkheid om voorraadniveaus te bewaken, werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en, belangrijker nog, ze kunnen direct bepalen welke bedrijfsmiddelen routinematig preventief onderhoud vereisen. CMMS'en bieden eigenaren van kleine bedrijven efficiënte software voor facility management die voordelen biedt zoals verhoogde organisatorische efficiëntie, langere levensduur van apparatuur, beter tijdbeheer en arbeidsinzet en uiteindelijk lagere kosten en hogere winsten.

CMMS-voordelen voor kleine bedrijven

Een belangrijk voordeel van onderhoudsbeheersystemen is de aanpasbaarheid ervan. Dit betekent dat de CMMS-onderhoudssoftware kan voldoen aan de individuele behoeften van grote en kleine bedrijven, en met verschillende aantallen activa, gebruikers, locaties en preventief onderhoud. Geautomatiseerde systemen kunnen zich ook aanpassen aan de veranderende behoeften van organisaties naarmate ze groeien en herformuleren. Het gebruik van CMMS-onderhoudssoftware betekent dat het systeem zich aanpast aan de organisatie en niet de organisatie zich aanpast aan het systeem. Het volgende is een lijst met andere functies die zeer geschikt zijn voor kleine bedrijven:

Cloudgebaseerde software – Veel CMMS-software biedt cloudgebaseerde implementatie, wat betekent dat ze toegankelijk zijn via de server van een leverancier met alle onderhoud en upgrades op afstand. Er is geen interne systeemondersteuning of aanvullende beveiligingssoftware nodig. Cloudgebaseerde systemen nemen het werk, de zorgen en de extra kosten weg bij onderhoud en upgrades.

Gebruikerstoegangsmogelijkheden – CMMS'en maken het mogelijk om verschillende niveaus van systeemtoegang voor gebruikers toe te wijzen op basis van beveiliging, rolbeschrijvingen of andere overwegingen. Terwijl onderhoudsmanagers uitgebreide toegang tot het systeem kunnen krijgen, kunnen onderhoudstechnici beperkte toegang krijgen tot specifieke delen van het systeem.

Mobiele toegang en draagbaarheid – Een van de meest aantrekkelijke eigenschappen van CMMS-onderhoudssoftware is de toegang tot mobiele apparaten, waardoor onderhoudstechnici werkorders kunnen plaatsen, voorraadniveaus kunnen controleren, onderdelen kunnen bestellen of rapporten kunnen genereren, enz. terwijl ze in het veld zijn. Toegang krijgen tot een CMMS-dashboard vanaf elk apparaat met een internetverbinding bespaart enorm veel tijd omdat het onnodige vertragingen vermindert wanneer u op kantoorcomputers moet vertrouwen om deze taken uit te voeren.

Mogelijkheid voor het vastleggen van afbeeldingen – De toegankelijkheid van mobiele apparaten maakt het voor onderhoudspersoneel ook mogelijk om beelden vast te leggen via barcodescanning en foto's. Deze CMMS-geïntegreerde functies kunnen apparatuur die gerepareerd moet worden nauwkeurig identificeren en een gescande afbeelding vastleggen van de barcode van een onderdeel dat moet worden vervangen. Beide functies verminderen vaak kostbare vertragingen die worden veroorzaakt door fouten die worden gemaakt met betrekking tot een apparaat dat wordt onderhouden of een onderdeel dat wordt besteld.

Toegang tot bouwkundige tekeningen – Ook bekend als blauwdrukken, zijn bouwkundige tekeningen een weergave van een architectonisch ontwerp als plattegrond en/of aanzichten van een gebouw of constructie. Veel CMMS'en maken het mogelijk om ze te openen vanaf het systeemdashboard en bieden een andere manier om de exacte locatie van apparatuur te identificeren, evenals eventuele elektrische en sanitaire plaatsingen die de werking ervan kunnen beïnvloeden.

CMMS-ondersteuning – CMMS-onderhoudssoftware is zo goed als hoe ze worden geïmplementeerd en gebruikt. Tijdens de implementatiefase van een geautomatiseerd systeem worden alle kritieke gegevens met betrekking tot inventaris, activa en gebruikers ingevoerd, samen met de configuratie van preventieve onderhoudsschema's. CMMS-leveranciers bieden klanten de keuze uit interne audits of externe en telefonische technische ondersteuning voor implementatiedoeleinden. Naast deze ondersteuning nemen veel CMMS-bedrijven in hun systeempakketten een verscheidenheid aan onboarding- en doorlopende bronnen op om gebruikers te helpen bij het gebruik van het systeem in de loop van de tijd. Deze bronnen zijn beschikbaar als online handleidingen, video's, e-mail-, chat- en webinar-opnames, evenals telefonische ondersteuning.

Conclusie

Kleine bedrijven zijn een essentieel onderdeel van de economie. Als zodanig worden ze uitgedaagd om de meest effectieve manieren te vinden om operationele en onderhoudsefficiëntie te bereiken. CMMS'en zijn ontworpen om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van alle bedrijven, nu en naarmate ze in de toekomst blijven groeien en evolueren.