De juiste CMMS kiezen: Een eenvoudige 3-stappen gids

Het is waarschijnlijk veilig om aan te nemen dat als u dit artikel gevonden heeft, u meer dan waarschijnlijk denkt over een alternatief voor uw huidige onderhoudsbeheeraanpak. Gelukkig bent u in goed gezelschap, want er is een groeiend aantal bedrijven van alle groottes en in alle industriesectoren die ook op zoek zijn naar efficiëntere manieren om hun operaties te beheren en hun resultaat te verbeteren. Verhoogde marktconcurrentie, economische eisen en technologische veranderingen zijn de primaire motivatoren om een verandering te maken. Bedrijfseigenaren realiseren zich ook dat hun traditionele potlood-en-papier benaderingen voor het bijhouden van bedrijfsoperaties beperkt zijn in het voldoen aan huidige eisen. De oplossing voor een groeiend aantal bedrijven is CMMS-software (Computerized Maintenance Management System).

Wat is een CMMS?

Voor degenen die onbekend zijn met onderhoudsbeheersystemen, is CMMS-software hoogst geavanceerd en gebruikt duizenden datapunten die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de operaties van een faciliteit of, alternatief, de status van een individueel stuk apparatuur. Ze zijn uitstekend geschikt voor bedrijven in een breed scala aan industrie-, dienst- en corporate-sectoren, waaronder productie, mijnbouw, gezondheidszorg en horeca, om er maar een paar te noemen. Wat functionaliteit betreft, bieden deze systemen bedrijven de mogelijkheid om voorraaivellen te monitoren, werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren, en direct te bepalen welke van hun activa preventief onderhoud vereisen.
De CMMS-software-industrie streeft ernaar om bovenaan technologie en industriële veranderingen te blijven door continu te evolueren en responsiever te zijn op de steeds veranderende behoeften van hun klanten. Recente innovaties in onderhoudsbeheersoftware omvatten veilige cloud-gebaseerde interfaces, mobiele toegankelijkheid en papierloze functionaliteit die de gebruiksgemak verder vergroten. Van al zijn mogelijkheden is preventief onderhoud de ene functie die de grootste aantrekkingskracht heeft op de meeste bedrijven, omdat het volledig geautomatiseerd is en niet langer vertrouwt op onderhoudsmanagers om lopende onderhoudscontroles in te plannen. Zoals het ontworpen is, biedt CMMS-software bedrijven een kans op grotere efficiëntie en productiviteit met een uitstekende return on investment (ROI) en een verhoogd resultaat.
Voor degenen die begonnen zijn de wereld van geautomatiseerd faciliteitsbeheer met faciliteitsbeheersoftware te verkennen, kan de taak een beetje ontzagwekkend lijken; niet alleen vanwege het aantal leveranciers, maar ook vanwege de verschillende opties en formaten die beschikbaar zijn voor potentiële kopers. Zoals u misschien al ontdekt heeft, is er veel geschreven over het selecteren van de juiste CMMS-softwaresysteem voor uw bedrijf. Hier hoop ik het proces te vereenvoudigen door veel van de informatie die er buiten is in drie eenvoudige stappen te consolideren. Dit zal helpen om te stroomlijnen hoe u uw zoektocht aanpakt en u dan te leiden bij het nemen van geïnformeerde beslissingen.

CMMS-functie-eisen bepalen

Een belangrijk startpunt bij het selecteren van CMMS-software is duidelijkheid over wat u nodig heeft in een onderhoudsbeheersoftware en hoe u van plan bent het te benutten. Om deze bepaling te maken, is het het beste om een team van onderhoudspersoneel te verzamelen om de uitdagingen te bespreken die geassocieerd zijn met de momenteel gebruikte onderhoudsbenadering en wat er nodig is om ze te overwinnen. Bijvoorbeeld, sommige bedrijven worstelen met het beheren van werkorders. In deze gevallen zal een geautomatiseerd CMMS-softwaresysteem dat het mogelijk maakt om het systeem met mobiele apparaten te benaderen, van nut zijn. Voor bedrijven die snel groeien, is het belangrijk om een systeem te selecteren dat de groeipotentieel van een bedrijf kan accommoderen door te reageren op toenemende en veranderende zakelijke behoeften. Ten slotte, overweeg de middelen en mogelijkheden van uw bedrijf. Dit is met name belangrijk bij het kiezen tussen cloud-gebaseerde en on-site CMMS-softwareformaten. Als uw bedrijf geen eigen tech-persoon heeft die het systeem kan onderhouden, zou het het beste zijn om een gebruiksvriendelijke en onderhoudsvrije cloud-gebaseerde systeem te selecteren. Omdat het succes van CMMS-software afhangt van adequaat en regelmatig gebruik, zal het selecteren van een systeem dat gemakkelijk te gebruiken is, het onderhoudspersoneel motiveren om het aan te nemen. Om ervoor te zorgen dat de oplossing die u kiest een goede past zal zijn voor uw bedrijf, maak een lijst van functies die u zoekt op basis van uw behoeften en mogelijkheden.

Bepaal wat u bereid bent te besteden

Het aankopen van een CMMS-softwaresysteem is een grote investering in termen van tijd, geld en middelen. Er is een breed scala aan pakketten die een verscheidenheid aan functies en ondersteuning bieden. Let op wat leveranciers in hun basisprijs includeren, aangezien de lager geprijsde pakketten vaak geen lopende tech support includeren. Terwijl on-site CMMS-softwareformaten voor een hogere voorafgaande prijs komen, vereisen cloud-gebaseerde formaten jaarlijkse abonnementskosten. Aangezien tijd geld is, reken de kosten van het in-house implementeren van de CMMS-software mee versus het laten uitvoeren van een audit door de leverancier. Weeg de totale kosten van de CMMS-software zorgvuldig af, inclusief de kosten van in-house tech support voor on-site systemen en eventuele add-on optiekosten voor alle systeemformaten en pakketten.

Toekomstige behoeften en expansie overwegen

Omdat de overstap naar een CMMS bedoeld is als een langetermijncommitment, is het overwegen van wat er aankomt vitaal. Net zoals veranderingen in de industrie, technologie en het economische klimaat bedrijfseigenaars gemotiveerd hebben om hun spreadsheet-gebaseerde operatiebeheer te vervangen door geautomatiseerde CMMS-software, is het kijken naar de toekomst in termen van bedrijfsgroeipotentieel en verandering belangrijk bij het maken van uw keuze in een systeem. Hoewel het onmogelijk is om de toekomst te voorspellen, kan de groeigeschiedenis van een bedrijf alsook industrietrends een hint geven in wat verwacht kan worden. De kernkwesties zijn aanpasbaarheid en expansiepotentieel. Een CMMS-softwaresysteem dat robuust en reflexief is, betekent dat het verandering kan accommoderen wanneer en als het gebeurt.

De beslissing om een CMMS aan te schaffen is een grote en mag niet op de lichte been genomen worden. Neem uw tijd en doe uw onderzoek. Praat met meerdere leveranciers en stel vragen. Zorg ervoor dat de behoeften, mogelijkheden en budget van uw bedrijf overeenkomen met het product dat u overweegt.