CMMS-software selecteren in drie eenvoudige stappen

Het is waarschijnlijk veilig om aan te nemen dat als je dit artikel hebt gevonden, je meer dan waarschijnlijk nadenkt over een alternatief voor je huidige onderhoudsbeheeraanpak. Gelukkig bevindt u zich in goed gezelschap, want er is een groeiend aantal bedrijven van elke omvang en in alle bedrijfstakken die ook op zoek zijn naar efficiëntere manieren om hun activiteiten te beheren en op hun beurt hun bedrijfsresultaten te verbeteren. Toegenomen concurrentie op de markt, economische eisen en technologische veranderingen zijn de belangrijkste drijfveren om een ​​verandering door te voeren. Bedrijfseigenaren realiseren zich ook dat hun traditionele potlood- en papierbenaderingen voor het volgen van bedrijfsactiviteiten beperkt zijn in het voldoen aan de huidige eisen. De oplossing voor een groeiend aantal bedrijven is Computerized Maintenance Management System (CMMS) software.

Wat is een CMMS?

Voor degenen die niet bekend zijn met onderhoudsbeheersystemen:CMMS-software is zeer geavanceerd en maakt gebruik van duizenden datapunten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een afzonderlijk apparaat. Ze zijn zeer geschikt voor bedrijven in een breed scala van industrie-, diensten- en bedrijfssectoren, waaronder productie, mijnbouw, gezondheidszorg en horeca, om er maar een paar te noemen. Qua functionaliteit bieden deze systemen bedrijven de mogelijkheid om voorraadniveaus te bewaken, werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben.
De CMMS-software-industrie streeft ernaar om op de hoogte te blijven van technologische en industriële veranderingen door voortdurend te evolueren en beter in te spelen op de steeds veranderende behoeften van hun klanten. Recente innovaties in onderhoudsbeheersoftware zijn onder meer veilige cloudgebaseerde interfaces, toegankelijkheid van mobiele apparaten en papierloze functionaliteit die het gebruiksgemak verder vergroten. Van al zijn mogelijkheden is preventief onderhoud de enige functie die de meeste bedrijven het meest aanspreekt, omdat het volledig geautomatiseerd is en niet langer afhankelijk is van onderhoudsmanagers voor het plannen van doorlopende onderhoudscontroles. Gebruikt zoals het is ontworpen, biedt CMMS-software bedrijven een kans op grotere efficiëntie en productiviteit met een uitstekend rendement op de investering (ROI) en een hoger bedrijfsresultaat.
Voor degenen die zijn begonnen met het verkennen van de wereld van geautomatiseerd facility management met behulp van facility management software, lijkt de taak misschien een beetje ontmoedigend; niet alleen vanwege het aantal verkopers, maar ook vanwege de verschillende opties en formaten die beschikbaar zijn voor potentiële kopers. Zoals u misschien al heeft ontdekt, is er veel geschreven over het selecteren van het juiste CMMS-softwaresysteem voor uw bedrijf. Hier hoop ik eenvoudig het proces door te consolideren in drie eenvoudige stappen veel van de informatie die er is. Dit helpt bij het stroomlijnen van de aanpak van uw zoekopdracht en helpt u bij het nemen van weloverwogen beslissingen.

Bepaal de vereisten voor CMMS-functies

Een belangrijk uitgangspunt bij het selecteren van een CMMS-software is dat duidelijk is wat u nodig heeft in onderhoudsbeheersoftware en hoe u deze wilt gebruiken. Om deze beslissing te nemen, is het het beste om een ​​team van onderhoudspersoneel te verzamelen om de uitdagingen te bespreken die verband houden met de huidige onderhoudsaanpak en wat nodig is om deze te overwinnen. Sommige bedrijven worstelen bijvoorbeeld met het beheren van werkorders. In deze gevallen is het handig om te beschikken over een geautomatiseerd CMMS-softwaresysteem dat het mogelijk maakt om toegang te krijgen tot het systeem met mobiele apparaten. Voor bedrijven die snel groeien, is het belangrijk om een ​​systeem te selecteren dat het groeipotentieel van een bedrijf accommodeert door te reageren op toenemende en veranderende zakelijke behoeften. Overweeg ten slotte de middelen en mogelijkheden van uw bedrijf. Dit is vooral belangrijk bij het kiezen tussen cloudgebaseerde en on-site CMMS-softwareformaten. Als uw bedrijf geen techneut in huis heeft die het systeem kan onderhouden, kunt u het beste kiezen voor een gebruiksvriendelijk en onderhoudsvrij cloudgebaseerd systeem. Omdat het succes van CMMS-software afhangt van correct en regelmatig gebruik, zal het kiezen van een eenvoudig te gebruiken systeem het onderhoudspersoneel motiveren om het te gebruiken. Om er zeker van te zijn dat de oplossing die u kiest goed past bij uw bedrijf, maakt u een lijst met functies die u zoekt op basis van uw behoeften en mogelijkheden.

Bepaal wat u bereid bent te besteden

De aanschaf van een CMMS-softwaresysteem is een enorme investering in tijd, geld en middelen. Er is een breed scala aan pakketten die een verscheidenheid aan functies en ondersteuning bieden. Let op wat leveranciers in hun basisprijs opnemen, aangezien de goedkopere pakketten vaak geen doorlopende technische ondersteuning bevatten. Terwijl CMMS-software-indelingen op locatie vooraf een hoger prijskaartje hebben, vereisen de cloudgebaseerde indelingen jaarlijkse abonnementskosten. Aangezien tijd geld is, moet u rekening houden met de kosten van de interne implementatie van de CMMS-software in plaats van een audit door de leverancier te laten uitvoeren. Weeg de totale kosten van de CMMS-software zorgvuldig af, inclusief de kosten van interne technische ondersteuning voor onsite systemen en eventuele andere add-onoptiekosten voor alle systeemindelingen en -pakketten.

Overweeg toekomstige behoeften en uitbreidingen

Omdat de overstap naar een CMMS bedoeld is als een verbintenis voor de lange termijn, is het van vitaal belang om na te denken over wat ons te wachten staat. Net zoals veranderingen in de industrie, technologie en het economische klimaat ondernemers hebben gemotiveerd om hun op spreadsheets gebaseerde operations management te vervangen door geautomatiseerde CMMS-software, is het kijken naar de toekomst in termen van bedrijfsgroeipotentieel en verandering belangrijk bij het maken van uw keuze voor een systeem. Hoewel het onmogelijk is om de toekomst te voorspellen, kunnen de groeigeschiedenis van een bedrijf en trends in de sector een hint geven over wat er kan worden verwacht. De belangrijkste punten zijn aanpasbaarheid en uitbreidingspotentieel. Het hebben van een CMMS-softwaresysteem dat robuust en reflexief is, betekent dat het veranderingen kan accommoderen wanneer en als die zich voordoen.

De beslissing om een ​​CMMS aan te schaffen is een grote en moet niet lichtvaardig worden genomen. Neem de tijd en doe je onderzoek. Praat met verschillende leveranciers en stel vragen. Zorg ervoor dat de behoeften, mogelijkheden en het budget van uw bedrijf overeenkomen met het product dat u overweegt.