Ontdek uw beste CMMS-softwarefuncties

Het kiezen van de juiste CMMS-software kan overweldigend zijn. Er zijn zoveel verschillende dingen waar je rekening mee moet houden, en het hele project heeft veel bewegende delen. Maar het vinden van de juiste CMMS-oplossing is net als elke andere complexe taak:alles is mogelijk als je het in kleinere stappen opdeelt. Het eerste wat u dus moet doen, is een lijst maken van de specifieke problemen die u moet oplossen. Stap twee:zoek de CMMS-functies die directe oplossingen zijn.

Laten we, om die tweede stap gemakkelijker te maken, enkele van de belangrijke functies van CMMS-software doornemen, kijken hoe ze werken en ontdekken hoe ze veel van de huidige stress en zorgen van uw werk kunnen wegnemen.

CMMS-softwarefuncties die het team onderweg op de hoogte houden

Veel van de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd, komen neer op het worstelen met zwakke communicatiekanalen. Omdat het moeilijk is om de juiste informatie bij het team te krijgen, kost het veel extra werk om iets gedaan te krijgen, wat tijd en energie verspilt. Moderne facility management software maakt het gemakkelijk om de juiste data in de juiste handen te krijgen.

Topfuncties van CMMS-software:werkorders vol gegevens en sjablonen

Met ouderwetse onderhoudsbeheermethoden is het vaak moeilijk om voldoende informatie in werkorders te krijgen. Op papier gebaseerde werkbonnen hebben niet genoeg ruimte en doe-het-zelf-spreadsheets zijn vaak moeilijk te lezen. De resultaten?

Technici verspillen veel tijd en verspillen uw totale tijd aan sleutelnummers. In plaats van ter plaatse te komen met de juiste onderdelen en materialen, komen techneuten alleen bij de asset om te ontdekken dat ze niet hebben wat ze nodig hebben om de klus te klaren. Dat betekent terugrennen naar kantoor of voorraadkamer. En zelfs als ze de juiste onderdelen en materialen hebben, kunnen ze de specifieke knowhow missen. Dit geldt met name voor junior technici die minder bekend zijn met uw bedrijfsmiddelen en apparatuur. Wanneer ze een probleem tegenkomen, verspillen ze niet alleen hun eigen tijd, maar ook de tijd en aandacht van de meer ervaren technici die ze moeten opsporen en vervolgens om hulp vragen.

En veel erger dan een techneut die niet weet hoe hij een taak moet voltooien, is iemand die vol vertrouwen taken consequent verkeerd uitvoert. Wanneer leden van het onderhoudsteam het uitvoeren, kunt u onbetrouwbaar werk krijgen dat moet worden overgedaan of zelfs leiden tot budgettaire storingen. En zelfs als een on-the-fly oplossing werkt, heb je nog steeds het probleem dat je deze niet kunt repliceren. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat de laatste keer dat de vorkheftruck stopte met werken, een van de technici hem binnen tien minuten weer aan de gang kon krijgen, en dat hij de komende zes weken nooit een probleem had. Maar nu is het week zeven, de vorkheftruck is weer neer, en deze keer kan niemand zich die magische oplossing herinneren. En de technicus die het weken geleden voor elkaar kreeg? Op vakantie, of verhuisd naar een andere baan, of met pensioen.

Moderne werkordersoftware lost deze problemen op door het eenvoudig te maken om alles op te nemen wat technici nodig hebben om zowel efficiënt als correct af te sluiten, waaronder:

• Uitgebreide onderhouds- en reparatiegeschiedenis van activa
• Stapsgewijze instructies
• Aanpasbare checklists
• Digitale O&M-handleidingen, schema's en gerelateerde afbeeldingen
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Interactieve plattegronden en plattegronden

Wanneer een technicus nu ter plaatse komt, hebben ze de juiste inventaris en knowhow. Het werk wordt elke keer op de juiste manier gedaan.

Topfuncties van CMMS-software:planning voor preventief onderhoud

Het is geweldig om werkorders met veel informatie te hebben, maar u wilt ze niet genereren als er problemen opduiken. In plaats daarvan hebt u een oplossing voor activabeheer nodig die u een voorsprong geeft op de onderhoudscurve. Het hebben van een aantal on-demand werkorders is gewoon een feit van het leven, maar door u te concentreren op preventief onderhoud, kunt u ervoor zorgen dat uw activa en apparatuur langer meegaan voor minder tijd en geld. Het beste van alles is dat er meer van uw werk wordt gedaan wanneer dit het meest zinvol is voor uzelf en andere afdelingen in de hele organisatie. In plaats van een pers te repareren laat op een vrijdagmiddag, wanneer de lijn op piekproductie zou moeten zijn om de deadline van die maandag te halen, kunnen technici op woensdagochtend inspecties en routine-onderhoud uitvoeren tussen ploegendiensten, wanneer de lijn al op 75% van de capaciteit draait. .

Het is altijd gemakkelijk om te praten over de voordelen van preventief onderhoud, maar het is een stuk lastiger om een ​​robuust programma op te zetten, in te plannen en bij te houden. Het is soms lastig om te weten welke inspectie- en onderhoudstaken u moet uitvoeren, deze vervolgens op betrouwbare wijze naar de juiste technici te sturen en uiteindelijk de algehele voortgang van het programma te volgen. Moderne software voor preventief onderhoud lost deze problemen op met PM's boordevol gegevens, automatische planning en automatisch gegenereerde rapporten met de juiste KPI's.

Wanneer u voor het eerst een programma opzet, is het vaak het meest logisch om de aanbevelingen van de fabrikant voor preventieve onderhoudstaken op te volgen. In sommige gevallen stelt u PM's op basis van meters in, terwijl u ze in andere gevallen eenvoudig op tijd instelt. Je kunt ook kiezen tussen zwevend en vast voor wanneer je een geplande taak een beetje moet terugduwen. Hoe dan ook, de software onthoudt alles wat gedaan moet worden en genereert automatisch PM's als ze op het schema komen. Met de kalenderweergave kan iedereen in het team in één oogopslag zien wat er gaat gebeuren. En net als bij on-demand werkorders, maakt de software het eenvoudig om alle informatietechnici op te nemen die nodig zijn om efficiënt te werken. Uiteindelijk is een PM slechts een werkorder die u van tevoren plant, dus het bevat dezelfde soorten informatie. En onthoud, dat betekent dat het alles heeft wat techneuten nodig hebben om efficiënt af te sluiten.

U kunt uw programma regelmatig doornemen om te controleren hoe goed het onderhoudsteam het volgt en hoe goed het werkt. Omdat alle informatie al in het CMMS zit, genereert de software snel rapportages vol onderhoudscijfers en KPI's. U weet precies welke onderhoudstaken zijn uitgevoerd en het percentage PM's dat op tijd is voltooid. Bovendien kunt u beginnen te kijken naar welke activa u het meeste tijd en geld kosten, en vervolgens achteruit werken en uw PM-schema verfijnen. Als die vorkheftruck bijvoorbeeld ongeveer elke drie maanden uitvalt, moet u de PM-frequentie verhogen van elke vier maanden naar elke twee en een half.

Belangrijkste CMMS-softwarefuncties:pushmeldingen voor mobiele apps

Maar zelfs als u een preventief onderhoudsprogramma van wereldklasse uitvoert, zijn er momenten waarop u uw planning on-the-fly moet aanpassen. Het is gewoon een feit van de onderhoudslevensduur. Wat het frustrerend maakt, is hoe moeilijk het kan zijn om die nieuwe, tijdgevoelige informatie bij het team te krijgen. Onderhoudsploegen werken niet aan bureaus in rijen in een kantoor; ze zijn verspreid over de hele faciliteit, vaak over meerdere gebouwen.

Moderne software voor facilitair beheer lost dit probleem op door het gemakkelijker te maken om contact op te nemen en de aandacht van het team te trekken. Met een mobiele app sluit de software rechtstreeks aan op de ingebouwde functies van apparaten, en dat betekent dat wanneer je een techneut nodig hebt om naar een andere site te gaan, je ze snel een pushmelding kunt sturen. Afhankelijk van de instellingen rinkelt of trilt hun mobiele apparaat, met een bericht over al het andere op het scherm. U hoeft niet meer te wachten tot ze langs het kantoor komen voor hun volgende werkorder.

CMMS-softwarefuncties die u op de hoogte houden

Goede communicatie is tweerichtingsverkeer. Het is niet genoeg dat u gegevens naar het team kunt pushen; ze moeten in staat zijn om met je te delen wat ze van plan zijn. Het kan zo simpel zijn als een melding dat ze een werkorder hebben afgesloten voor iets meer betrokken, zoals het uitleggen van de stappen die ze nemen om een ​​probleem [BLOG] op te lossen met een nieuw of probleemgevoelig activum. In alle gevallen moet de onderhoudsleider op de hoogte zijn en bovenop de voortgang van het team zitten. Als je weet waar iedereen is en wat ze doen, is het veel gemakkelijker om werk te plannen, middelen te beheren en verantwoording af te dwingen.

Belangrijkste functies van CMMS-software:opmerkingen over taken en werkorders

We weten al dat zowel on-demand als geplande werkorders vol met gegevens de deur uit gaan, maar er zijn momenten waarop technici meer moeten toevoegen. Een technicus werkt bijvoorbeeld aan een routine-onderhoudsinspectie wanneer hij gerafelde bedrading ontdekt die een reeks gezondheids- en veiligheidsrisico's met zich meebrengt. De inspectie zou slechts ongeveer 20 minuten duren, maar de techneut kijkt nu naar uren werk. Bovendien hebben ze een extra paar handen nodig om het werk goed te doen. Omdat de techneut opmerkingen kan toevoegen aan de taken in de werkorder, weet de onderhoudsleider precies wat er aan de hand is en kan hij resources omleiden of de rest van het schema herschikken.

Het hoeft niet iets zo ernstigs te zijn als brandgevaar. Soms kunnen technici vragen naar taken uploaden, om opheldering en tips over best practices te vragen. Of om uit te leggen dat ze halverwege een langere PM moeten lunchen. Het belangrijkste is dat ze een manier hebben om snel en gemakkelijk contact te houden met de rest van de afdeling. Een van de grote voordelen is hoe gemakkelijk het is om het verband te zien tussen wat ze zeggen en waar ze aan werken. Geen behoefte aan context of uitleg wanneer hun opmerking direct verband houdt met een specifieke taak of werkorder.

Topfuncties van CMMS-software:rechtstreekse uploads van afbeeldingen

En ze kunnen niet alleen opmerkingen uploaden, maar ze kunnen ook afbeeldingen uploaden. Een foto zegt meer dan duizend woorden, en het komt vaak voor dat het efficiënter is om de onderhoudsleider een foto van een probleem te sturen dan te proberen het uit te leggen. Hier is nog een goed voorbeeld van hoe moderne apps voor preventief onderhoud gebruik kunnen maken van de bestaande hardware van een mobiel apparaat. De software sluit direct aan op de ingebouwde camera, waardoor het gemakkelijk is om beelden vast te leggen en te uploaden.

Op elk punt in het proces zijn er mogelijkheden om afbeeldingen te uploaden. Wanneer een technicus voor het eerst op de site arriveert, kunnen ze snel een foto maken om de staat van het activum vast te leggen voordat ze aan het werk gaan. Terwijl ze zich een weg banen door de bijbehorende taken, kunnen ze foto's uploaden om hun voortgang te loggen, wat vooral handig is bij het werken aan activa waarbij onderdelen op elkaar zijn geplaatst. De technicus kan bijvoorbeeld foto's uploaden terwijl ze motoronderdelen weer in elkaar zetten. Als ze klaar zijn, kunnen ze een laatste afbeelding uploaden en een visuele inspectie op afstand aanvragen. Als de onderhoudsleider het leuk vindt wat ze zien, kunnen ze de werkorder sluiten. Als ze dat niet doen, kunnen ze precies zien wat ze willen veranderen.

Topfuncties van CMMS-software:geautomatiseerde rapporten met statistieken en KPI's

Tot nu toe hebben we functies besproken die gegevens naar buiten duwen en binnenhalen. Laten we nu eens kijken naar een die al die gegevens gebruikt en benut.

Oudere methoden voor onderhoudsbeheer zijn frustrerend omdat ze zo slecht zijn in het vastleggen en veilig bewaren van nauwkeurige gegevens. Uiteindelijk blijft u achter met volledig onbetrouwbare gegevens. Maar laten we ter wille van het argument zeggen dat u een op papier of spreadsheet gebaseerd systeem zou kunnen gebruiken en betrouwbare gegevens zou kunnen krijgen (onthoud dat u dat niet kunt), de vraag is nu:wat kunt u ermee doen? En het antwoord is:ook al heb je het onmogelijke bereikt, het zal nog steeds veel extra werk vergen om enige waarde uit die cijfers te halen. Snel voorbeeld:u beschikt over nauwkeurige gegevens over hoeveel u in de afgelopen zes maanden aan onderhoudsonderdelen en -materialen hebt uitgegeven (wat ongelooflijk waardevolle informatie is waarmee u middelen en leveranciers efficiënter kunt beheren), maar het is verspreid over zes maanden aan werkorders en PM's.

Het is er, maar het is in veel kleine stukjes. En de enige manier waarop je er inzichten uit kunt halen, is door veel tijd en energie te steken in het verzamelen van alle kleine stukjes en ze zorgvuldig in elkaar te zetten. En bij elke pijnlijke stap is er altijd de kans dat je een klein foutje maakt, waardoor de nauwkeurigheid van je definitieve cijfers wordt aangetast.

Bij elke kleine fout (het verkeerde nummer kopiëren uit de verkeerde cel of vergeten die mee te nemen), verdraai je je lens een beetje meer onscherp. En als je eindelijk een stap achteruit doet en het grote geheel probeert te zien, is het te wazig om echt van nut te zijn.

Moderne software voor facility management lost dit probleem op door de juiste gegevens vast te leggen, deze veilig te bewaren en deze vervolgens voor u te verwerken met automatisch gegenereerde rapporten boordevol gemakkelijk leesbare grafieken en inzichtelijke onderhoudsstatistieken en KPI's. Met een paar klikken neemt de software de onbewerkte gegevens en bouwt deze om tot bruikbare intelligentie. In plaats van alleen alle kosten te hebben die gepaard gaan met het onderhoud van uw bedrijfsmiddelen, weet u nu welke u het meeste tijd en middelen kost. In plaats van alleen alle werkorders voor één bepaald activum te hebben, weet u nu of het u meer kost om het actief te houden dan om het te vervangen.

CMMS-softwarefuncties die achter de schermen werken

Net zo waardevol als uw bedrijfsmiddelen en apparatuur zijn de bijbehorende gegevens. In een productieomgeving kunt u een pomp of pers hebben die centraal staat in de productielijn. Je hebt het nodig om de line-up te behouden. De bijbehorende gegevens, voor het onderhoudsteam, zijn ook van cruciaal belang omdat ze deze nodig hebben om die pomp of pers draaiende te houden.

In een recente aflevering van de podcast Asset Champion legt gast John Rimer, CFM van FM360 Facility Management Consulting &Training, de waarde van data uit.

“Want als ik die systemen alleen gebruik om werkorders te doen, mis ik de boot. Ik moet ervoor zorgen dat we die informatie verzamelen, verzamelen, analyseren en blijven werken aan verbetering. Want zoals we weten staat de wereld niet stil, we moeten ermee blijven veranderen en verbeteren.”

Laten we met dat in gedachten eens kijken naar een functie die aan de oppervlakte moeilijker te zien is, maar die nog steeds centraal staat in uw succes.

Topfuncties van CMMS-software:cloud computing

Laten we eens nader kijken naar deze ouderwetse onderhoudsbeheermethoden die antwoorden op papierwerk of spreadsheets, die beide berucht zijn omdat ze belangrijke gegevens kwijtraken of eindeloze versies van verouderde gegevens vasthouden.

Met op papier gebaseerde methoden heeft u slechts één exemplaar van de werkorder en is de hoeveelheid informatie die u kunt opnemen relatief klein. Hoeveel kan iemand op een paar stukjes papier krabbelen? En het kleine beetje gegevens dat u wel heeft, gaat gemakkelijk verloren. Het staat op een dun vel papier, dat letterlijk door de kieren kan vallen. Met spreadsheets verlies je vaak nooit gegevens, maar waar je mee vastzit is erger dan nutteloos.

Let’s look at the steps in a spreadsheet-dependant workflow. You start out by creating a spreadsheet-based work order on your computer. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.

Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.

Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. And the best part? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.

Top CMMS software features:comprehensive onboarding and multi-channel ongoing support

Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”

In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.

Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.

There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.

Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?

One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.

The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.

That one critical CMMS software feature everyone forgets

Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.

Top CMMS software feature:intuitive, user-friendly UX

It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.

Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.

Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.

Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.

Step Three

Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.