De Ideale CMMS Vinden: Essentiële Functies voor Elke Faciliteit

Het kiezen van de juiste CMMS-software kan overweldigend aanvoelen. Er zijn zoveel verschillende dingen die u moet overwegen, en het hele project heeft veel bewegende delen. Maar het vinden van de juiste CMMS-oplossing is als elke andere complexe taak: alles is mogelijk zodra u het in kleinere stappen opsplitst. De eerste stap is dus een lijst maken van de specifieke problemen die u moet oplossen. Stap twee: vind de CMMS-functies die directe oplossingen bieden.

Om die tweede stap makkelijker te maken, laten we een aantal belangrijke functies van CMMS-software doorlopen, zien hoe ze werken, en ontdekken hoe ze veel van de huidige stress en zorgen uit uw baan kunnen halen.

CMMS-softwarefuncties die het team up-to-date houden tijdens het bewegen

Veel van de uitdagingen waar u mee te maken heeft, komen neer op worstelen met zwakke communicatiekanalen. Omdat het moeilijk is om de juiste informatie naar het team te krijgen, kost het extra werk om iets voor elkaar te krijgen, wat tijd en energie verspilt. Moderne faciliteitsmanagementsoftware maakt het makkelijk om de juiste data in de juiste handen te krijgen.

Top CMMS-softwarefuncties: datarijke werkorders en sjablonen

Met traditionele onderhoudsmanagementmethoden is het vaak lastig om voldoende informatie in werkorders te krijgen. Papier-werkorders hebben onvoldoende ruimte, en DIY-spreadsheets zijn vaak moeilijk leesbaar. Het resultaat?

Technici verspillen veel tijd, wat uw algehele "time on wrench" cijfers drukt. In plaats van op locatie te arriveren met de juiste onderdelen en materialen, ontdekken technici bij het asset dat ze niet hebben wat ze nodig hebben om de klus te klaren. Dat betekent terugrennen naar het kantoor of de voorraadkamer. En zelfs als ze de juiste onderdelen en materialen hebben, missen ze misschien de specifieke know-how. Dit is vooral waar bij junior technici die minder bekend zijn met uw assets en apparatuur. Als ze vastlopen, verspillen ze niet alleen hun eigen tijd maar ook de tijd en aandacht van de ervarenere technici die ze moeten opsporen en overhalen om te helpen.

En nog erger dan een technicus die niet weet hoe een taak te voltooien, is er een die zelfverzekerd taken consistent *fout* uitvoert. Als leden van het onderhoudsteam "gokken", kunt u eindigen met onbetrouwbaar werk dat opnieuw gedaan moet worden of kan leiden tot budgetbrekende falen. En zelfs als een ad-hoc oplossing werkt, heeft u nog het probleem dat u het niet kunt repliceren. Stel: de vorige keer dat de heftruck stopte, kreeg een van de technici hem in tien minuten weer draaiende, en hij had zes weken lang geen probleem. Maar nu is het week zeven, de heftruck ligt weer stil, en niemand kan zich die toverfix herinneren. En de technicus die het weken geleden repareerde? Op vakantie, verhuisd naar een andere baan, of met pensioen gegaan.

Moderne werkordersoftware lost deze problemen op door het makkelijk te maken om alles op te nemen wat technici nodig hebben om zowel efficiënt als correct af te sluiten, inclusief:

• Uitgebreide asset onderhouds- en reparatiehistorieën
• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Digitale O&M-handleidingen, schema's en gerelateerde afbeeldingen
• Gerelateerde onderdelen en materialen
• Interactieve vloerplannen en sitekaarten

Nu wanneer een technicus op locatie arriveert, heeft hij de juiste voorraad en know-how. Werk wordt de juiste manier gedaan, elke keer.

Top CMMS-softwarefuncties: preventief onderhoud plannen

Het is geweldig om werkorders met veel informatie te hebben, maar u wilt ze niet genereren naarmate problemen opduiken. In plaats daarvan hebt u een asset management oplossing nodig die u voorop zet op de onderhoudsgolf. Enkele on-demand werkorders zijn een feit van het leven, maar door u te richten op preventief onderhoud, kunt u uw assets en apparatuur langer laten mee doen voor minder tijd en geld. Het allerbeste: meer van uw werk wordt gedaan wanneer het het meest zinvol is voor zowel uzelf als andere afdelingen, door de hele organisatie heen. In plaats van een pers laat op vrijdagmiddag te repareren wanneer de lijn op piekproductie zou moeten zijn om maandags deadline te halen, kunnen technici inspecties en routinematig onderhoud tussen shifts op woensdagochtend doen, wanneer de lijn al gepland is om op 75% capaciteit te draaien.

Het is altijd makkelijk om over de voordelen van preventief onderhoud te praten, maar veel lastiger om een robuust programma op te zetten, te plannen en te volgen. Het is soms lastig te weten welke inspecties en onderhoudstaken te doen, ze dan betrouwbaar aan de juiste technici te krijgen, en tenslotte de algemene voortgang van het programma te volgen. Moderne preventieve onderhoudssoftware lost deze problemen op met datarijke PM's, automatische planning en autogegenereerde rapporten vol de juiste KPI's.

Bij het eerste opzetten van een programma heeft het vaak de meeste zin om de aanbevelingen van de fabrikanten voor preventieve onderhoudstaken te volgen. In sommige gevallen stelt u meter-gebaseerde PM's in, in anderen stelt u ze gewoon op tijd in. U kunt ook kiezen tussen drijvende en vaste momenten voor als u een geplande taak een beetje moet opschuiven. Op welke manier dan ook, de software onthoudt alles wat gedaan moet worden en genereert automatisch PM's wanneer ze op het schema verschijnen. Met de kalenderweergave kan iedereen in het team op een oogopslag zien wat er aankomt. En net als bij on-demand werkorders, maakt de software het makkelijk om alle informatie op te nemen die technici nodig hebben om efficiënt te werken. Uiteindelijk is een PM gewoon een werkorder die u van tevoren plant, dus het bevat alle dezelfde soorten informatie. En onthoud, dat betekent dat het alles heeft wat technici nodig hebben om efficiënt af te sluiten.

Periodiek kunt u uw programma nakijken om te zien hoe goed het onderhoudsteam het volgt en hoe goed het werkt. Omdat alle informatie al in de CMMS zit, genereert de software snel rapporten vol onderhoudsmetrieken en KPI's. U weet precies welke onderhoudstaken gedaan zijn en het percentage PM's dat op tijd voltooid is. Bovenop dat kunt u kijken naar welke assets u het meest kosten in tijd en geld, en dan achterwaarts werken om uw PM-schema te finetunen. Bijvoorbeeld, als die heftruck ongeveer elke drie maanden kapotgaat, moet u de PM-frequentie verhogen van elke vier maanden naar elke twee en een half maand.

Top CMMS-softwarefuncties: mobiele app push-notificaties

Maar zelfs als u een wereldklasse preventief onderhoudsprogramma draait, zijn er momenten dat u *moet* on-the-fly aanpassingen aan uw schema maken. Het is gewoon een feit van onderhoudsleven. Wat het frustrerend maakt is hoe moeilijk het kan zijn om die nieuwe, tijdsgevoelige informatie naar het team te krijgen. Onderhoudsteams werken niet aan bureaus in rijen in een kantoor; ze zijn verspreid over de hele faciliteit, vaak over meerdere gebouwen.

Moderne faciliteitsmanagementsoftware lost dit probleem op door het makkelijker te maken om het team te bereiken en hun aandacht te trekken. Met een mobiele app koppelt de software direct aan de ingebouwde functies van apparaten, wat betekent dat als u een technicus naar een andere locatie moet sturen, u snel een push-notificatie kunt sturen. Afhankelijk van de instellingen, trilt of ringt hun mobiele toestel, met een bericht dat boven alles anders op het scherm verschijnt. Geen wachten meer tot ze langs het kantoor komen voor hun volgende werkorder.

CMMS-softwarefuncties die *u* up-to-date houden

Goede communicatie is een tweerichtingsweg. Het genoeg niet dat u data naar het team kunt pushen; zij moeten ook met u kunnen delen wat ze aan het doen zijn. Het kan zo simpel zijn als een melding dat ze een werkorder hebben afgesloten, tot iets meer ingewikkelds, zoals de stappen uitleggen die ze ondernemen om een probleem met een nieuw of probleemgevoelig asset te troubleshooten. In alle gevallen moet de onderhoudslead in de lus zitten en op de hoogte zijn van de voortgang van het team. Wanneer u weet waar iedereen is en wat ze doen, is het veel makkelijker om werk te plannen, middelen te beheren en verantwoordelijkheid af te dwingen.

Top CMMS-softwarefuncties: taak- en werkordercommentaren

We weten al dat zowel on-demand als geplande werkorders vol data uitgaan, maar er zijn momenten dat technici er meer aan willen toevoegen. Bijvoorbeeld, een technicus werkt aan een routinematige onderhoudsinspectie ontdekt uitgezogene bedrading die een serieus gezondheids- en veiligheidsrisico vormt. De inspectie was gepland voor ongeveer 20 minuten, maar de technicus kijkt nu naar uren werk. Bovendien hebben ze een extra paar handen nodig om het goed te doen. Omdat de technicus commentaren kan toevoegen aan de taken in de werkorder, weet de onderhoudslead precies wat er gaande is, en kan middelen herverdelen of de rest van het schema herschikken.

Het hoeft niet zo ernstig te zijn als een brandrisico. Soms uploaden technici vragen naar taken, om verduidelijking en tips over best practices. Of uitleggen dat ze halverwege een langere PM lunch moeten halen. Het belangrijste is dat ze een manier hebben om snel en gemakkelijk in contact te blijven met de rest van de afdeling. Een van de grote voordelen is hoe makkelijk het is om de link te zien tussen wat ze zeggen en woran ze werken. Geen context of uitleg nodig wanneer hun commentaar direct gekoppeld is aan een specifieke taak of werkorder.

Top CMMS-softwarefuncties: directe afbeeldingsuploads

En niet alleen kunnen ze commentaren uploaden, ze kunnen ook afbeeldingen uploaden. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden, en er zijn veel momenten dat het sturen van een foto van een probleem aan de onderhoudslead efficiënter is dan het proberen uit te leggen. Hier is nog een geweldig voorbeeld van hoe moderne preventieve onderhoudsapps de bestaande hardware van een mobiel apparaat kunnen benutten. De software koppelt direct aan de ingebouwde camera, wat het makkelijk maakt om afbeeldingen vast te leggen en te uploaden.

Kansen om afbeeldingen te uploaden bestaan op elk punt in het proces. Wanneer een technicus eerste keer op locatie arriveert, kan hij een snel foto maken om de staat van het asset vast te leggen voordat hij begint. Terwijl ze door de bijbehorende taken gaan, kunnen ze foto's uploaden om hun voortgang te loggen, wat vooral handig is bij assets waar onderdelen op elkaar liggen. Bijvoorbeeld, de technicus kan foto's uploaden tijdens het hermonteren van motoronderdelen. Wanneer ze klaar zijn, uploaden ze een laatste afbeelding en vragen ze om een remote visuele inspectie. Als de onderhoudslead wat hij ziet leuk vindt, kan hij de werkorder afsluiten. Als niet, ziet hij precies wat er veranderd moet worden.

Top CMMS-softwarefuncties: geautomatiseerde rapportages met metrische gegevens en KPI's

Tot nu toe hebben we functies besproken die data uitschuiven en ophalen. Nu kijken we naar erent die al die data benut.

Oudere methoden voor onderhoudsbeheer zijn frustrerend omdat ze zo slecht zijn in het vastleggen van accurate data en het veilig bewaren ervan. U eindigt met volledig onbetrouwbare data. Maar stel voor argumentatie dat u *wel* een papier- of spreadsheet-gebaseerd systeem kunt gebruiken en betrouwbare data krijgt (herinner u, dat kan niet), de vraag is nu: *Wat* kunt u ermee? En het antwoord is: *Zelfs* als u het onmogelijke heeft bereikt, kost het nog steeds veel extra werk om enige waarde uit die cijfers te halen. Snel voorbeeld: u heeft accurate data over hoeveel u de afgelopen zes maanden aan onderhoudsonderdelen en materialen heeft uitgegeven (wat ongelooflijk waardevolle informatie is die u kan helpen middelen en leveranciers efficiënter te beheren), maar het is verspreid over zes maanden aan werkorders en PM's.

Het is er, maar in veel kleine stukjes. En de enigste manier om er insights uit te halen is veel tijd en energie besteden aan het verzamelen van al die kleine stukjes en ze zorgvuldig samen te voegen. En op elke pijnlijke stap is er altijd de kans op een kleine fout, wat de nauwkeurigheid van uw eindcijfers ondermijnt.

Met elke kleine fout (het verkeerde cijfer uit de verkeerde cel kopiëren of vergeten één op te tellen), draait u uw lens een beetje meer uit de focus. En wanneer u uiteindelijk terugstapt en probeert het grote plaatje te zien, is het te vervaagd om van enig nut te zijn.

Moderne faciliteitsmanagementsoftware lost dit probleem op door de juiste data te vangen, het veilig en veilig te bewaren, en het dan voor u te verwerken met autogegenereerde rapporten vol makkelijk leesbare grafieken en inzichtvolle onderhoudsmetrieken en KPI's. Met een paar klikken neemt de software de ruwe data en bouwt het om in actionable intelligence. In plaats van alleen alle kosten die gepaard gaan met het onderhouden van uw assets, weet u nu welk er het meest kost in tijd en middelen. In plaats van alleen alle werkorders voor één specifiek asset, weet u nu of het u meer kost om het draaiende te houden dan het zou kosten om het te vervangen.

CMMS-softwarefuncties die op de achtergrond werken

Net zo waardevol als uw assets en apparatuur is hun bijbehorende data. In een productieomgeving kunt u een pomp of pers hebben die centraal is voor de productielijn. U hebt hem nodig om de lijn draaiende te houden. De data die erbij hoort, voor het onderhoudsteam, is ook cruciaal omdat ze het nodig hebben om die pomp of pers op te houden.

In een recente aflevering van de Asset Champion podcast legt gast John Rimer, CFM van FM360 Facility Management Consulting & Training, de waarde van data uit.

"Want als ik die systemen alleen voor werkorders gebruik, mis ik de boot. Ik moet ervoor zorgen dat we die informatie aggregeren, verzamelen, analyseren en blijven verbeteren. Want zoals we weten, de wereld stopt niet, we moeten blijven veranderen en verbeteren mee."

Met dat in gedachten, laten we kijken naar een functie die op het oppervlak lastiger te zien is, maar toch centraal is voor uw succes.

Top CMMS-softwarefuncties: cloud computing

Laten we nog eens nader kijken naar die oudere onderhoudsmanagementmethoden die vertrouwen op papierwerk of spreadsheets, beide berucht om ofwel belangrijke data te verliezen ofwel oneindige versies van verouderde data vasthouden.

Bij papiermethoden heeft u maar één exemplaar van de werkorder, en de hoeveelheid informatie die u kunt opnemen is relatief klein. Hoeveel kan iemand op een paar papierkritjes kritselen? En dat beetje data dat u wel heeft, is gemakkelijk te verliezen. Het zit op een dun papiertje, dat letterlijk door de kraken kan vallen. Met spreadsheets eindigt u vaak met geen data verlies, maar wat u overhoudt is erger dan nutteloos.

Laten we de stappen in een spreadsheet-afhankelijke workflow bekijken. U begint met het aanmaken van een spreadsheet-gebaseerde werkorder op uw computer. Nu heeft u één versie, en omdat u hem net schreef, is hij up-to-date. Maar wanneer u hem per e-mail naar een technicus stuurt, eindigt u met twee kopieën. Er is de op uw computer en de in de e-mail. En hier begint het probleem: niets houdt die twee kopieën samen. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de kopie op uw computer, heeft de technicus nog steeds een kopie van de oude. En wanneer de technicus wijzigingen aanbrengt in hun kopie, verandert er niets op uw computer. U bent gegaan van twee exacte kopieën tot twee verschillende versies. Elke wijziging die iemand aan hun bestand maakt, zet iedereen verder achter. Het ergste? Er staat niets op de spreadsheet dat aangeeft dat het maar één van veel versies is. Iedereen denkt dat ze de juiste informatie hebben.

Ooit een gesprek gevoerd met iemand waar u niet eens kon worden over de meest basale feiten? Oudere onderhoudsmanagementmethoden zijn net zo, behalve dat de hele afdeling erbij betrokken wordt. Het is alsof u de ergste Thanksgiving-familiediner moet doorstaan, elke werkdag van uw leven.

Cloud computing lost dit probleem op door één versie van de waarheid te creëren. Zodra nieuwe data in de software wordt ingevoerd, wordt het naar een centrale database gestuurd waar al uw data veilig, beveiligd en real-time up-to-date wordt bewaard. Wanneer iemand uit het onderhoudsteam de software gebruikt, kijkt hij naar dezelfde data als iedereen anders. Niemand werkt met een papiertje dat ze zes uur geleden uit het onderhoudskantoor oppikten. Niemand werkt vanuit een spreadsheet die ze dagen geleden als e-mailbijlage kregen. En het beste? Die accurate, betrouwbare data is overal, altijd, via elk internetverbonden computer of mobiel apparaat beschikbaar.

Top CMMS-softwarefuncties: uitgebreide onboarding en multi-kanaal lopende ondersteuning

Laten we kijken naar een paar andere functies die we als "achter de schermen" kunnen zien.

In de oude tijd van werkorderbeheer en preventieve onderhoudssoftware kocht u ze op dezelfde manier als u een videorecorder kocht. Eenmaal thuis, was het aan u om het op te zetten en draaiende te houden. De relatie tussen u en het videorecorderbedrijf was in essentie "eenmalig", zelfs rekening houdend met de beperkte garantie. Dus, wanneer het bedrijf nog een verkoop wilde maken, brachten ze een nieuw model uit en probeerden u te overtuigen het te kopen.

Moderne onderhoudsmanagementsoftwareleveranciers gebruiken een volledig ander businessmodel, Software as a Service (SaaS). En blijvend bij ons videorecorder-voorbeeld, we kunnen zeggen dat ze eigenlijk hetzelfde zijn als Netflix. In plaats van u een product te verkopen (een stuk software die u zelf moet installeren en draaien), bieden leveranciers een dienst aan (abonnementsgebaseerde toegang tot hun onderhoudssoftware en databeveiliging en -opslag). De relatie tussen u en uw CMMS-leverancier is nu fundamenteel anders. En het is tot uw voordeel.

Er is geen push om u volgend jaar model te verkopen. In plaats daarvan willen leveranciers dat u hun CMMS-oplossing blijft gebruiken, dus ze upgraden het constant, voegen nieuwe functies toe, en helpen ervoor te zorgen dat u alles uit uw investering haalt.

Wat ons brengt bij deze extra achter-de-schermen functies: onboarding en lopende ondersteuning. Tot nu toe keken we naar functies als oplossingen voor specifieke problemen, en deze zijn niet anders. Maar ze lossen geen problemen op die u nu heeft; in plaats daarvan helpen ze u de uitdagingen te overwinnen die specifiek gerelateerd zijn aan het implementeren en draaien van een CMMS. Wat zijn die uitdagingen?

Een is buy-in verkrijgen. Een goede leverancier heeft meer dan alleen geweldige software; ze hebben ook programma's om ervoor te zorgen dat uw organisatie, over afdelingen heen, de waarde van de faciliteitsonderhoudsoplossing ziet en snel leert de software te gebruiken. Een groot deel is het hebben van op maat gemaakte training voor iedereen, van de CEO tot de onderhoudslead tot de technici.

De andere is hulp krijgen met de werkorderbeheersoftware wanneer u het nodig hebt. Een goede leverancier lost dit op met een supportteam dat kundig en beschikbaar is over verschillende kanalen. Ze moeten een resourcecentrum hebben met relevante artikelen, e-books en video's, evenals live support via telefoon, e-mail en chatvensters op hun website.

Eigenlijk niet iets wat mensen vergeten, maar iets wat ze vergeten *is* een functie. En het is niet zomaar een functie; het is de functie die alle andere functies toegankelijk maakt. Intuïtieve, makkelijk te leren en makkelijk te gebruiken UX-ontwerp. See het als de sleutel van een chique sportwagen. Want ongeacht hoe snel de motor is of hoe glad de banden zijn, die auto gaat nergens heen als u de sleutel niet hebt om hem te starten.

Top CMMS-softwarefunctie: intuïtieve, gebruiksvriendelijke UX

Het is een ding om te zeggen dat goede UX belangrijk is, maar een ander om het helder te definieren. Op een bepaald niveau heeft het zin om het bij "ik kan het niet definiëren, maar ik weet het als ik het zie" te laten. Maar het is de moeite waard om iets specifieker te worden. En we kunnen het beperken tot plaatsing en visuele rommel.

Terug naar ons auto-voorbeeld. Waar zou u kijken als u wilt weten hoe snel u rijdt? Dat moet recht voor u liggen. Of hoeveel benzine u nog in de tank hebt? Een beetje rechts van uw snelheid. Wat als u de radiostation wilt veranderen? Een beetje meer rechts en dan naar beneden. Wanneer dingen zijn waar ze horen, vindt u ze snel. Dat is goede plaatsing.

Blijvend bij het radio-voorbeeld, kunnen we ook visuele rommel begrijpen. Wanneer u naar de radio kijkt, ziet u alleen het ene station waar u nu naar luistert. Het toont niet elk mogelijk radiostation. Als het dat deed, zou de belangrijke informatie verdwijnen in een zee van visuele rommel.

Waarom is dat belangrijk? Onthoud, wanneer u een CMMS implementeert, moet u nadenken over buy-in winnen door de hele afdeling en organisatie heen. Hoe makkelijker de software te leren en te gebruiken is, hoe sneller u een lopende return on investment ziet.

Stap Drie

Zodra u uw lijst met storende problemen heeft en een goed idee van de functies die ze direct kunnen oplossen, is het tijd om contact op te nemen met CMMS-oplossingsleveranciers. De goede beginnen meestal met het proberen zo veel mogelijk te weten te komen over uw huidige uitdagingen. Dan kunnen ze beginnen met u te praten over het oplossen ervan, door de specifieke functies te bespreken die het beste voor u werken. In sommige gevallen dekken ze functies die u al kent. Maar vaak kunnen ze u functies en workflows tonen die u nooit overwogen. Onthoud, een goede leverancier leeft en ademt CMMS-software, wat ze uw beste bron maakt voor informatie, inzichten en advies. Ze weten wat werkt en hoe ze het voor u werkend maken.