Top-functies van voorraadbeheersoftware voor gestroomlijnd onderhoudsbeheer

U kent dat gevoel wanneer u uw autosleutels niet kunt vinden? Slecht voorraadbeheer is dat gevoel keer honderd, uitgerekt over uw hele werkweek.

De standaarddefinitie van goed voorraadbeheer is: de juiste voorraad, in de juiste hoeveelheid, op de juiste plek, op het juiste moment en tegen de juiste kosten.

Het is een lastige balansoefening voor een onderhoudsafdeling, maar haalbaar. Voorraadbeheersoftware, of nog beter: de voorraadmodule die ingebouwd zit in een goed computerized maintenance management system (CMMS), maakt het bereiken van elk deel van dat doel mogelijk.

Eenvoudige rapportages leveren de juiste voorraad

Hoe vaak u ook aan een asset werkt met mindere materialen en onderdelen, u lost het probleem niet echt op. U schuift het slechts een beetje op, vult de kalender van de onderhoudsafdeling met meer ongevraagde werkorders, zonder zich ervan bewust te zijn.

Voorraadtracering met de juiste software maakt veel informatie gemakkelijk toegankelijk, waaronder:

• Huidige niveaus
• Leveranciers
• Leverdata
• Prijzen
• Serie- en batchnummers
• Garanties

Elk volledig uitgebreid CMMS laat u rapporten aanmaken met bijna elke combinatie van datapunten. Als u historische werkorders voor een asset bekijkt en ziet dat de gemiddelde tijd tot falen korter werd rond het moment dat u van leverancier wisselde, zijn materialen en onderdelen waarschijnlijk de schuldigen. Zodra u de consistent onderpresterende artikelen identificeert, kunt u uw voorraad snel opruimen via serie- en batchnummers en uw geld terugvorderen via garanties.

Aanpasbare drempels leveren de juiste hoeveelheid op het juiste moment

Nu u de juiste voorraad heeft, hebt u de juiste hoeveelheden nodig. U moet voldoende hebben, maar niet te veel, wat een nog groter probleem kan zijn.

Voorraad kost geld van begin tot eind. U betaalt er vooraf voor en betaalt daarna om ervoor te zorgen. Denk terug aan de laatste keer dat u ijs kocht. U betaalde in de winkel (de voorafgaande kosten), maar zodra u thuis was, stopte u het in de vriezer, de infrastructuur die nodig was om het ijs te voorkomen dat het soep werd. De voorraaddragende kosten waren een percentage van de prijs van de vriezer plus de elektriciteit om hem te laten draaien. Tot het ijs op was, betaalde u er continu voor. Door alleen voorraad te houden wat u waarschijnlijk nodig hebt, verleg u de verantwoordelijkheid terug naar leveranciers, die economies van schaal kunnen benutten – op manieren die u niet kunt – om de draagkosten laag te houden.

Het is verleidelijk om het probleem van draagkosten te negeren en zich te richten op het veiligheidsgevoel dat komt met veel voorraad. We vertellen ons: "Nu ik zoveel heb, hoef ik me nooit meer zorgen te maken over opraken."

Maar hier is het andere probleem met te veel voorraad: als u iets te lang heeft, kan het volledig aan waarde verliezen. Onthoud dat u geen zeldzame munten of fijne wijnen verzamelt. Voor de onderhoudsafdeling in een productiefaciliteit gaat voorraad ofwel van zichzelf bederven, ofwel bereikt de asset waar het bij hoort het einde van zijn levensduur. Terug naar ons ijs-voorbeeld: of u raakt de THT-datum voordat u alles kunt opeten, of iedereen in het huis besluit plotseling dat ze op een nieuwe ijsvrije dieet zitten. Uw voorraad is nu waardeloos.

Met aanpasbare herbesteldrempels stuurt de software automatisch een waarsching, plaatst een order, of beide, zodra de voorraad onder een bepaald niveau daalt. Hiervoor hoeft u alleen de huidige niveaus, voorkeursdrempels, contactgegevens van leveranciers en gemiddelde levertijden in te voeren. Met een volledig CMMS worden materialen en onderdelen gekoppeld aan werkorders. Wanneer een monteur een werkorder afsluit, rekent de software de gebruikte voorraad mee en werkt de database automatisch bij.

Cloud-gebaseerde tracering levert de juiste plek

Actuele, gemakkelijk toegankelijke niveaus zetten uw voorraad waar u het nodig hebt. In tegenstelling tot spreadsheet- of papier- en pen-systemen, steunt modern voorraadbeheer op een centrale database die bereikbaar is vanaf elke internetverbonden desktop of mobiel apparaat. Omdat iedereen dezelfde informatie raadpleegt, is deze altijd actueel. U hoeft nooit meer door oude e-mails te zoeken naar de laatste versie van een bestand.

Voorraad correct gesorteerd

Als u wilt weten hoe u voorraad kunt sorteren, denk dan aan uw winterjas. Afhankelijk van het seizoen hangt hij ofwel vooraan in de hal kast, ofwel helemaal achterin. Voorraad kan op dezelfde manier gesorteerd worden: volgens de kans dat u het nodig hebt. Is er een smeermiddel dat in diverse PM's door de maand heen gebruikt wordt? Bewaar het ergens handig. En de onderdelen voor die zeldzame maar budgetterende storing van een cruciale asset? Die kunnen misschien dichter bij de achterkant, waar ze makkelijk te vinden zijn maar toch uit de weg liggen.

Voorraad gemakkelijk gedeeld

Productiefaciliteiten kunnen enorme complexes zijn, die kleine steden evenaren qua infrastructuur en bevolking. Zelfs kleinere operaties omvatten vaak meerdere, verspreide gebouwen. Cloud-gebaseerd voorraadbeheer creëert een virtueel gedeeld magazijn dat monteurs van overal kunnen raadplegen. Het kunnen delen van voorraad over faciliteiten is met name handig bij kritische onderdelen die duur maar zelden gebruikt worden. In plaats van duplicaten verspreid over de faciliteiten, kan de onderhoudsafdeling er een paar op een centrale locatie hebben, met actuele niveaus beschikbaar voor elke monteur, van overal.

Samen leveren de functies de juiste kosten

Het is niet moeilijk te zien hoe elke functie u geld bespaart.

De juiste voorraad kopen zorgt ervoor dat u niet oneindig dezelfde reparaties blijft maken. Als ongeluk slaat en u slechte materialen of onderdelen krijgt, kunt u uw voorraad snel opruimen, uw garanties bekijken en uw geld terugvorderen.

Automatisch voorraadniveaus in stand houden betekent dat u heeft wat u nodig hebt, wanneer u het nodig hebt. Aanpasbare drempelwaarschuwingen betekenen nooit extra betalen voor spoedlevering. Leverancierslevertijden staan in de software, zodat u van tevoren kunt bestellen en de meest economische verzending kunt kiezen. En omdat u nooit meer draagt dan nodig is, zit u niet met de kosten van het beheren van voorraad, in de hoop dat het niet onbruikbaar, verloren of gestolen raakt voordat u het kunt gebruiken.

Cloud-gebaseerde tracering houdt alles nauwkeurig en up-to-date, wat betekent dat u voorraad kunt opslaan volgens wat het meest gebruikt wordt. En omdat uw data overal en altijd toegankelijk is, is het mogelijk om voorraad over faciliteiten te delen.

Voorraadbeheer is haalbaar

De juiste voorraad in de juiste hoeveelheid, op de juiste plek, op het juiste moment en tegen de juiste kosten kan gedaan worden, maar het vereist de juiste tools en enige voorbereiding. Maar zodra de software en database staan, kunt u de initiële investering van tijd en energie omzetten in echte besparingen in tijd, geld en stress.

Onthoud die verloren sleutels van het begin van het artikel? Nou, u heeft ze net gevonden!