Inventarissoftware:topfuncties voor onderhoudsbeheer

Ken je dat gevoel dat je je autosleutels niet kunt vinden? Slecht voorraadbeheer is dat gevoel van honderd keer, verspreid over je hele werkweek.

De standaarddefinitie van goed voorraadbeheer is het hebben van de juiste voorraad in de juiste hoeveelheid, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de juiste kosten.

Het is een moeilijke evenwichtsoefening voor een onderhoudsafdeling, maar het is haalbaar. Voorraadbeheersoftware, of beter nog de voorraadbeheermodule die is ingebouwd in een goed geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS), maakt het mogelijk om elk onderdeel van dat doel te bereiken.

Eenvoudige rapporten leveren de juiste voorraad op

Het maakt niet uit hoe vaak u aan een activum werkt met inferieure materialen en onderdelen, u repareert het niet echt. Je schopt het probleem alleen maar een beetje op de lange baan en vult de kalender van de onderhoudsafdeling met meer on-demand werkorders zonder het zelfs maar te beseffen.

Voorraad bijhouden met behulp van de juiste software, maakt veel informatie gemakkelijk toegankelijk, waaronder:

• Huidige niveaus
• Verkopers
• Bezorgdata
• Prijzen
• Serie- en batchnummers
• Garanties

Met elk volledig uitgerust CMMS kunt u rapporten maken met bijna elke combinatie van gegevenspunten. Als u naar historische werkorders voor een activum kijkt en merkt dat de gemiddelde tijd tot falen begon af te nemen rond dezelfde tijd dat u van leverancier veranderde, zijn materialen en onderdelen waarschijnlijk de boosdoeners. Zodra u degene vindt die consistent ondermaats presteren, kunt u snel beginnen met het opschonen van uw voorraad met serie- en batchnummers en uw geld terugverdienen met behulp van garanties.

Aanpasbare drempels leveren de juiste hoeveelheid op het juiste moment

Nu je de juiste voorraad hebt, heb je de juiste hoeveelheden nodig. Je moet ervoor zorgen dat je genoeg hebt, maar niet te veel, wat een nog groter probleem kan zijn.

Inventarisatie kost van begin tot eind geld. Je moet het vooraf betalen en dan moet je betalen om er voor te zorgen. Denk terug aan de laatste keer dat je ijs kocht. Je betaalde in de winkel, wat de initiële kosten waren, maar zodra je thuiskwam, stopte je het in de vriezer, wat de infrastructuur was die je nodig had om te voorkomen dat het ijs soep werd. De kosten van het dragen van de inventaris waren een percentage van de prijs van de vriezer plus de elektriciteit om hem te laten werken. Totdat je dat ijsje op had, betaalde je er continu voor. Door alleen in voorraad te houden wat u waarschijnlijk nodig heeft, schuift u de verantwoordelijkheid terug naar leveranciers, die kunnen profiteren van schaalvoordelen - op manieren die u niet kunt - om de kosten laag te houden.

Het kan verleidelijk zijn om het probleem van het dragen van kosten te negeren en in plaats daarvan te focussen op het gevoel van veiligheid dat ontstaat door veel voorraad te hebben. We zeggen tegen onszelf:"Nu ik zoveel heb, hoef ik me nooit meer zorgen te maken dat ik opraak."

Maar hier is het andere probleem met het dragen van te veel inventaris:als je iets te lang hebt, kan het zijn waarde helemaal verliezen. Onthoud dat je geen zeldzame munten of goede wijnen verzamelt. Voor de onderhoudsafdeling in een productiefaciliteit gaat de voorraad ofwel vanzelf bederven, of het activum waarmee het overeenkomt, zal het einde van zijn gebruiksduur bereiken. Terug naar ons ijsvoorbeeld:of je gaat de houdbaarheidsdatum halen voordat je alles kunt eten, of iedereen in huis besluit plotseling dat ze dat nieuwe ijsvrije dieet volgen. Je inventaris is nu waardeloos.

Wanneer u aanpasbare drempels voor opnieuw bestellen heeft, stuurt de software u automatisch een waarschuwing, plaatst een bestelling of beide zodra de voorraad onder een bepaald niveau zakt. Om dit te laten werken, hoeft u alleen de huidige niveaus, voorkeursdrempels, contactgegevens van leveranciers en gemiddelde doorlooptijden in te voeren. Met een volledig uitgeruste CMMS-software worden materialen en onderdelen gekoppeld aan werkorders. Wanneer een technicus er een sluit, houdt de software rekening met de gebruikte inventaris en werkt de database automatisch bij.

Cloudgebaseerde tracking levert de juiste plaats

Up-to-date, gemakkelijk toegankelijke niveaus plaatsen uw inventaris waar u het nodig hebt. In tegenstelling tot op spreadsheets gebaseerde of papier-en-pensystemen, vertrouwt moderne software voor voorraadbeheer op een centrale database die toegankelijk is vanaf elk met internet verbonden desktop of mobiel apparaat. Omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, is deze altijd actueel. U hoeft nooit meer door oude e-mails te bladeren op zoek naar de nieuwste versie van een bestand.

Voorraad correct gesorteerd

Als je wilt weten hoe je je inventaris moet sorteren, denk dan eens aan je winterjas. Afhankelijk van het seizoen is het ofwel helemaal vooraan in de gangkast of helemaal achterin. Voorraad kan op dezelfde manier worden gesorteerd:afhankelijk van hoe waarschijnlijk het is dat u het nodig zult hebben. Wordt er gedurende de maand een smeermiddel gebruikt in verschillende PM's? Bewaar het ergens handig. En de onderdelen voor die zeldzame maar budgettaire mislukking van een belangrijke asset? Misschien kunnen die dichter bij de achterkant komen, waar ze gemakkelijk te vinden zijn, maar toch uit de weg gaan.

Voorraad eenvoudig gedeeld

Productiefaciliteiten kunnen enorme complexen zijn, die qua infrastructuur en bevolking wedijveren met kleine steden. Bij nog kleinere operaties zijn vaak meerdere, verspreide gebouwen betrokken. Cloudgebaseerde software voor voorraadbeheer creëert een gedeeld virtueel magazijn dat technici overal kunnen controleren. In staat zijn om inventaris over faciliteiten te delen is vooral handig bij het omgaan met kritieke onderdelen die duur zijn maar zelden worden gebruikt. In plaats van duplicaten over de faciliteiten te verspreiden, kan de onderhoudsafdeling er een paar op een centrale locatie hebben, met de huidige niveaus die overal beschikbaar zijn voor elke technicus.

Al met al leveren de functies de juiste kosten op

Het is niet moeilijk om te zien hoe elke functie u geld bespaart.

Door de juiste inventaris te kopen, zorgt u ervoor dat u niet eindeloos dezelfde reparaties uitvoert. Wanneer pech toeslaat en u slechte materialen of onderdelen krijgt, kunt u snel uw voorraad opschonen, uw garanties herzien en uw geld terugkrijgen.

Het automatisch bijhouden van voorraadniveaus betekent dat je hebt wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt. Aanpasbare drempelwaarschuwingen zorgen ervoor dat u nooit extra hoeft te betalen voor spoedleveringen. Doorlooptijden van leveranciers worden opgeslagen in de software, zodat u van tevoren kunt bestellen en de meest voordelige verzending kunt kiezen. En omdat je nooit meer bij je hebt dan je nodig hebt, zit je niet vast aan de kosten van het onderhouden van de inventaris, in de hoop dat het niet nutteloos wordt, of kwijtraakt of gestolen wordt voordat je het kunt gebruiken.

Cloudgebaseerde tracking houdt alles nauwkeurig en up-to-date, wat betekent dat u voorraad kunt opslaan op basis van wat het meest wordt gebruikt. En omdat uw gegevens overal en altijd toegankelijk zijn, is het mogelijk om inventaris te delen tussen faciliteiten.

Voorraadbeheer is haalbaar.

Het is mogelijk om de juiste voorraad in de juiste hoeveelheid, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de juiste kosten te hebben, maar het vereist de juiste tools en wat grondwerk. Maar zodra de software en database zijn ingesteld, kunt u beginnen de initiële investeringen van tijd en energie te gebruiken in echte besparingen in tijd, geld en stress.

Weet je nog die verloren sleutels vanaf het begin van de post? Nou, je hebt ze net gevonden!