Is een faciliteitsaudit essentieel voor uw CMMS? Expert advies

Hippo's turn-key onboarding en implementatieoplossingen zorgen ervoor dat u uw computerized maintenance management software (CMMS) zo soepel mogelijk kunt opstarten. En een belangrijk deel van het proces kan een complete faciliteitsaudit zijn.

Maar wat is een faciliteitsaudit, en moet uw bedrijf er een hebben?

Implementatiespecialisten Mike Sokulski en Tyler Syrowitz hebben de wereld over gereisd om bedrijven te helpen hun activa in Hippo's CMMS te krijgen. Mike heeft audits overal gedaan, inclusief een museum in een vliegdekschip, een klein eilandgemeenschap, en zelfs een gevangenis. Tyler heeft gewerkt met klanten door heel Canada en Amerika, inclusief een kersenverwerkingsfabriek en een faciliteit die riet omzet in papier en verpakkingen. Hier delen ze hun inzichten in faciliteitsaudits en hoe bedrijven zich zelf voor succes kunnen opzetten.

Maar eerst, laten we kijken naar audits in het algemeen.

Wat is een faciliteitsaudit?

In het algemeen zijn audits uitgebreide beoordelingen die u helpen een basislijn te vestigen van wat u al heeft, inclusief activa, apparatuur en voorraad, alsmede processen en procedures. Het is een manier om informatie vast te leggen over alles, van wat u heeft tot wat u heeft om ervoor te zorgen. U kunt audits ook categoriseren op basis van wie ze uitvoert. Er zijn dus interne en externe audits.

Dit is een algemene definitie. Er zijn ook specifiekere typen audits, elk met hun eigen processen en doelen.

Wat is een facility management audit?

Hier maakt u zo volledig mogelijk een lijst van alle activa en apparatuur die u heeft, met inbegrip van informatie over hun huidige toestand. U moet ook informatie opnemen over de systemen die u heeft voor onderhoud en reparaties.

Het doel is de faciliteits- of onderhoudsmanager te helpen de best mogelijke beslissingen te nemen over welke proactieve programma's te implementeren, wanneer activa te repareren of te vervangen, en hoe te budgetteren.

Een facility management audit kan omvatten:

• HVAC-systemen
• Verlichting
• Elektrisch
• Sanitair
• Machines
• Voertuigen
• Signalering

Omdat het kijkt naar de programma's en processen die u heeft om het faciliteit te onderhouden, kan de audit ook tools en MRO-voorraad omvatten.

Wat is een faciliteitsveiligheidsaudit?

In plaats van naar activa te kijken, kijkt u hier naar de effectiviteit van uw gezondheids- en veiligheidsbeheerprogramma. In de Verenigde Staten omvat een groot deel van deze audits het controleren op naleving van OSHA-standaarden, die wijdverbreid zijn, en kunnen omvatten:

• Werkplekergonomie
• Gehoorbescherming
• Brandbestrijding
• Materiaalhantering

In de finale fasen van het proces kunnen stakeholders uit de hele organisatie samenwerken om een auditrapport te maken, dat op veel manieren simpelweg een lijst met aanbevelingen is. In sommige gevallen kan het zo simpel zijn als extra signalisatie toevoegen of overstappen op betere anti-slip matten. In andere gevallen kunt u uzelf vinden nieuwe standaard werkprocedures te ontwikkelen. Bijvoorbeeld, nieuwe lock-out/tag-out SOP's.

Snel maar belangrijk: Hippo voert facility management audits uit bij het helpen van organisaties hun CMMS-database in te richten. Hippo biedt geen veiligheidsaudits aan.

Wat is de rol van faciliteitsaudit-checklists?

Hoewel wat u op de checklist opneemt kan afhangen van uw industrie en faciliteit, is het algemene doel voor checklists altijd hetzelfde: ervoor zorgen dat u niets vergeet.

Wanneer u een facility management audit doet, kunt u nieuwe checklists maken voor elk gebied. Later, wanneer u een hoofdlst heeft van al uw activa en apparatuur, kunt u additionele checklists maken om alle bijbehorende documentatie te verzamelen. Bijvoorbeeld, voor elk stuk apparatuur in een productielijn, kunt u een checklist maken zodat u zeker weet dat u de O&M-handboeken, garanties, gerelateerde onderhouds- en reparatiewerkorders, schema's en afbeeldingen heeft.

Dat is audits in het algemeen. Maar wat doet Hippo specifiek voor zijn audits?

Wat is een Hippo CMMS faciliteitsaudit?

Een audit is hoe alle activagegevens die in de database moeten komen, erin komen, legt Mike uit. Een implementatiespecialist komt op locatie en catalogiseert de activa van een faciliteit, inclusief mechanische, elektrische, sanitair en productie. Over het algemeen zijn er drie fasen.

Fase één: on-site catalogiseren van activa

Eerst arriveert een implementatiespecialist op locatie om activa te catalogiseren. Ze lopen door de faciliteit met een camera en tablet, maken foto's, mappen locaties op een digitale vloerplanning en verzamelen informatie. Mike zegt dat hij veel informatie per activum verzamelt, inclusief "serienummers, modelnummers, aan welk elektriciteitspanneel het verbonden is voor het geval u het moet uitschakelen, en voor sommige grotere activa, zelfs motorinformatie."

Elk bedrijf krijgt een audit op maat, maar meestal zijn Mike of Tyler twee tot drie dagen op locatie. In zeldzame gevallen, wanneer het eruitziet alsof het meer dan een week zou duren, begint Hippo te denken over het sturen van beiden.

Een nieuwe trend is bedrijven die barcodes vragen. "Terwijl we de audit doen, bevestigen we barcodes aan de activa... Veel bedrijven vinden het leuk. Ze houden van een nummer waar ze naar kunnen verwijzen," zegt Mike. Het voordeel voor het bedrijf is dat later technici de barcode-tag met een mobiel apparaat kunnen scannen om toegang te krijgen tot alle activagegevens. Aan Mike en Tyler's kant voegt barcoding een paar extra stappen toe. Ze moeten een goede locatie vinden voor de zware tag, die ze dan toevoegen aan de activagegevens samen met de barcode.

Fase twee: off-site database opbouw

Terug op Hippo's kantoren beginnen Mike en Tyler alles samen te voegen. "We nemen al die informatie, wat een hoop is, en we komen er eigenlijk doorheen en bouwen uw database," zegt Mike. Tijden variëren naar de grootte van de database, maar Hippo schat typisch tussen vier en zes weken om alles te laden, zegt Tyler.

Fase drie: preventief onderhoud plannen

Alles hangt af van hoeveel van een preventief onderhoudsschema al aanwezig is. In sommige gevallen hoeven bedrijven alleen hun informatie aan de CMMS toegevoegd te krijgen. In andere helpen Mike en Tyler bedrijven een schema op te zetten. "We proberen onderzoek te doen op de apparatuur en komen met industrie-standaard PM's." Hippo heeft al veel van deze informatie bij de hand, maar Mike en Tyler moeten soms handboeken opsporen en apparatenfabrikanten direct contacteren.

Moet uw bedrijf een faciliteitsaudit krijgen?

Mike stelt voor dat bedrijven zorgvuldig nadenken over de volgende vragen:

• Heeft u een accurate en complete lijst van al uw activa?
• Heeft u iemand in dienst die alles in de database kan laden, en kunt u zich het permitteren om hen af te trekken van hun reguliere taken?
• Liggen uw activa dicht bij elkaar? Of komt de informatie van verschillende locaties en bronnen?

Als een bedrijf op een van de bovenstaande vragen 'nee' antwoordt, moet het serieus over een audit nadenken, zegt Mike. Alternatief kan een bedrijf beslissen door zich één vraag te stellen: Wilt u een turnkey-oplossing? Als het antwoord ja is, is een audit de weg om te gaan.

Tyler heeft een andere vraag die bedrijven zich kunnen stellen: Wilt u efficiënt zijn? Tyler weet dat ervaring zich uitbetaalt bij auditen. Onlangs werkte hij met een bedrijf dat dacht dat het duizenden activa had om in de CMMS te zetten. Toen Tyler op locatie aankwam, realiseerde hij zich dat het aantal eigenlijk in de honderden was. Het bedrijf had elk onderdeel als een activum geteld toen het vaak alleen naar groepen onderling gerelateerde onderdelen hoefde te kijken. "Denk aan uw laptop," zegt Tyler. "U kunt tien activa hebben of één. Zou u zeggen dat het een scherm plus een toetsenbord plus een muis is? Praktisch gezien, voor onderhoud, is het één activum." Als het kapot gaat en u de werkorder schrijft, dan kunt u specifieker zijn over welk onderdeel aandacht nodig heeft, adviseert hij.

Tyler bespaarde dat bedrijf tijd en moeite tijdens de audit. Hij bespaarde de onderhoudsafdeling ook langetermijnfrustratie. Zijn werk voorkomt dat bedrijven hun database opblazen, wat werkordergeneratie en preventief onderhoudplannen moeilijker maakt. "Het kost geld om ons te laten komen, maar we besparen hen geld," legt hij uit.

Hoe bereiden implementatiespecialisten zich voor op een faciliteitsaudit?

Eerst nemen Mike en Tyler contact op met het bedrijf, omdat ze de tijdlijn van het bedrijf en hoe ver de onderhoudsafdeling is in het totale proces moeten weten. Ze moeten dan de logistiek regelen, zoals aankomst- en vertrekdatums vastleggen, veiligheidseisen bekijken en vaststellen wie de on-site contactpersoon zal zijn. In sommige faciliteiten krijgen Mike en Tyler een korte rondleiding en moeten ze een veiligheidsvideo kijken voordat ze alleen gelaten worden om hun werk te doen. In anderen is een manager of lid van de onderhoudsafdeling te allen tijde bij hen.

Om hen te helpen de audit te plannen, verzoeken implementatiespecialisten:

• Leesbare, digitale vloerplannen, meestal als PDF's of CAD's
• Bestaande activa-lijsten
• Huidige PM-schema's
• Piping and instrumentation diagrams (P&ID)

Als een bedrijf barcodes wil, kiest Hippo ervoor om dat van tevoren te weten, zodat de tags direct naar de locatie kunnen worden verzonden.

Hoe moeten bedrijven zich voorbereiden op een faciliteitsaudit?

Hoewel meer voorbereiding een bedrijf doet leidend tot de audit, de soepeler het verloopt. Het hebben van alle gevraagde documenten, vooral schone digitale vloerplannen, maakt het vinden en catalogiseren van activa sneller.

Naast goede kaarten, moedigt Tyler bedrijven aan om goede gidsen te bieden. Iemand van het bedrijf die bekend is met de faciliteit helpt betere toegankelijkheid in de databases te bouwen. Specifiek wil Tyler dat zijn gidsen weten of technici speciale namen hebben voor enige van de activa. Het gebruik van deze namen, die volledig idiosyncratisch kunnen zijn, zorgt ervoor dat de technici en de database dezelfde taal spreken.

Kennisrijke gidsen waarborgen ook nauwkeurigheid. Hoewel Mike en Tyler faciliteiten in veel verschillende industrieën geaudit hebben en allerlei activa gezien hebben, komen ze soms iets nieuws tegen. Tyler auditeerde een faciliteit vol gespecialiseerde machines geïmporteerd uit Italië voor het sorteren en verpakken van kersen, en zijn gids was onmisbaar om de juiste informatie in de CMMS te krijgen.

Mike moedigt bedrijven ook aan om hun activa te rangschikken op criticaliteit, zodat de belangrijkste eerst gedaan worden. Als er aan het einde van de audit tijd over is, kan hij dan doorgaan naar een secundaire lijst met nice-to-haves.

Wat zijn de voordelen van een faciliteitsaudit?

Sommige bedrijven zijn verrast door hoe Hippo's CMMS het trainen van nieuw personeel makkelijker maakt, zegt Mike. In plaats van verteld te krijgen waar alles is, kunnen nieuwe technici toegang krijgen tot informatierijke digitale vloerplannen. In plaats van door een algemene reparatie gelopen te worden, kunnen ze kijken naar historische data voor een activum of een aanpasbare checklist volgen.

Tyler ziet audits als een kans voor onderhoudsafdelingen te zien hoeveel Hippo zich afvraagt en om enthousiasme te verbreiden over het implementeren van nieuwe faciliteitsbeheersoftware. Elk nieuw project vereist een mate van inkoop van personeel om succesvol te zijn, en audits helpen de technologie te introduceren en iedereen aan boord te krijgen.

Volgende stappen

Hippo is er om u te helpen de oplossing te krijgen die het beste voor u werkt, inclusief het beantwoorden van uw vragen over audits en het helpen boeken van een live software demo.

CEO-samenvatting

Faciliteitsaudits zijn een belangrijk deel van het implementatieproces als uw organisatie niet al over een accurate activalenlijst beschikt. Bij een facility management audit verzamelen auditors informatie over al uw activa en apparatuur alsook de bestaande programma's om ze te onderhouden en repareren. Met focus op de huidige toestand is het doel om de onderhouds- of faciliteitsmanager te helpen betere proactieve onderhoud in te stellen en toekomstige kosten te projecteren. Bij een faciliteitsveiligheidsaudit verschuift de focus naar veiligheid, en verzamelen auditors systematisch data over veiligheidsnaleving. Bij het beslissen of u on-site auditors van Hippo wilt inschakelen, moet u kijken naar hoe goed uw huidige registraties zijn, hoe ver uw activa van elkaar af liggen, en of u u kunt permitteren om techs alles te laten verzamelen en in de nieuwe database te punchen. Uiteindelijk is de beste manier om te beslissen in direct overleg met het implementatieteam van uw CMMS-aanbieder.