Regelgevingscompliance in verzorgingstehuizen waarborgen met geavanceerde CMMS-oplossingen

De lange geschiedenis van federale, staatelijke en lokale overheidsbetrokkenheid bij verzorgingstehuizen heeft veel ups en downs, maar over het algemeen is er een stijgende trend in het aantal regelgevingen. Dat betekent dat de onderhoudsafdelingen bij deze faciliteiten steeds grotere compliance-uitdagingen tegenkomen. Wat is de langetermijnoplossing?

Volledig uitgebreide CMMS-software helpt afdelingen compliant te blijven. Een goede CMMS helpt u om:

• compliance-vriendelijke preventieve onderhoudsprogramma's op te zetten
• vlot te blijven en snel aan te passen aan nieuwe regelgeving
• nauwkeurige registraties te bewaren en datarijke rapporten te genereren

Compliance-vriendelijk preventief onderhoud

Er zijn regelgevingen voor zowel hoe dingen gedaan worden als hoe vaak. De preventieve onderhoudmodule in een functierijke CMMS zorgt ervoor dat deze taken op schema worden uitgevoerd en dat niets vergeten wordt. Bijvoorbeeld, verzorgingstehuizen met patiënten met dementie vereisen heel specifieke veiligheidsfuncties. Omdat de patiënten een verhoogd risico lopen om weg te dwalen, met mogelijk rampzalige gevolgen, is de afdeling beveiligd met speciale "verwarende sloten." Verzorgers kunnen ze gemakkelijk instellen en ontgrendelen terwijl patiënten dat niet kunnen, maar alleen omdat ze niet als sloten lijken en de bewegende delen slim verborgen zitten. Als er een losraakt, kunnen vastberaden patiënten ze echter redelijk makkelijk openen. Een CMMS-ondersteund preventief onderhoudsprogramma zorgt ervoor dat deze sloten regelmatig worden gecontroleerd en vastgedraaid.

En met een goede CMMS zijn PM's, net als gewone ongevraagde werkorders, vol informatie om monteurs te helpen dingen zowel op tijd als correct te doen, inclusief:

• Complete asset werkordergeschiedenis
• Geassocieerde onderdelen en materialen
• Gedetailleerde stap-voor-stap instructies
• Digitale versies van O&M handleidingen
• Aanpasbare checklists
• Interactieve vloerplannen

Vlot aanpassen met datarijke werkorders

Op de hoogte blijven van wetenschappelijke veranderingen is zo uitdagend dat verzorgingstehuizen vaak toegewijde compliance-officers hebben. Zelfs voor faciliteiten met officers, vereisen vacatures voor hoog niveau administratieve posities nog steeds dat applicanten een sterke werkende kennis hebben van toepasselijke wetten.

Gelukkig wordt van de hoofd van de onderhoudsafdeling niet verwacht dat hij een encyclopedische kennis heeft van de nieuwste regels en voorschriften. Bijvoorbeeld, u wordt niet verwacht de federale regelgeving voor brandveiligheid uit het hoofd te kennen (die trouwens in het Joint Commission/NFPA Life Safety Book staat. Zelfs alleen de PDF-versie ziet er zwaar uit).

Maar u wordt wel verwacht om efficiënt te communiceren naar uw monteurs eventuele wijzigingen in het beleid en de best practices van de onderhoudsafdeling die het resultaat zijn van nieuwe wetten. Wanneer er een nieuwe federale regelgeving is over hoe en hoe vaak brandalarmen getest moeten worden, moet u het team informeren en de nieuwe beleidsregels afdwingen.

Een goede ziekenhuisonderhoudsbeheersoftware maakt dit veel makkelijker. Zonder een computerized maintenance management system moet u misschien een algemene vergadering bijeenroepen om de wijzigingen te bespreken. Of u kiest ervoor om een e-mail te sturen en te hopen dat iedereen het leest en begrijpt. Met een CMMS hoeft u alleen maar enkele van de werkorders in het bestaande preventieve onderhoudsschema bij te werken. Door de frequentie van de PM's te wijzigen en de aanpasbare stap-voor-stap instructies bij te werken, kunt u ervoor zorgen dat de monteurs alle nieuwe regels volgen.

Hoe moeilijk is het om de PM's te wijzigen? Helemaal niet moeilijk, en een van de hoofdredenen is dat een goede CMMS wordt ondersteund door een cloud-gebaseerde database, wat het up-to-date en toegankelijk maakt vanaf elk mobiel apparaat. In plaats van te werken met gemakkelijk te verliezen papiertjes of een miljoen verschillende versies van hetzelfde spreadsheetbestand, kijkt iedereen die toegang heeft tot de CMMS naar de meest actuele versie van de data. U hoeft u nooit zorgen te maken over monteurs die per ongeluk een oude, verouderde kopie van een formulier of bestand gebruiken.

Custom auto-gegenereerde rapporten

Compliance heeft twee delen. Er is het compliant-zijn deel. En dan is er het even belangrijke bewijzen-ervan deel. Een volledig uitgebreide CMMS-software maakt beide veel makkelijker.

Laten we een basisvoorbeeld nemen. U moet het gemiddelde bedrag aan tijd vinden dat monteurs nodig hebben om werkorders af te sluiten. Hier kijken we alleen naar ongevraagde werkorders, dus we beantwoorden eigenlijk de vraag "Hoe lang duurt het om iets te repareren nadat iemand merkt dat het kapot is?" Zonder een CMMS moet u eerst al uw ongevraagde werkorders bijeenbrengen. Met papier of spreadsheets hangt het allemaal af van hoe georganiseerd u bent. Misschien heeft u alle papieren in een nette stapel of alle bestanden netjes genaamd en opgeslagen in één map. Als u dat niet heeft, kan het een echte uitdaging zijn al die papieren en individuele bestanden te vinden. Het ergste is door uw e-mailaccount moeten gaan op zoek naar bestanden die nu misschien alleen nog als e-mailbijlagen bestaan.

Stel u vindt ze allemaal. De volgende stap is ze een voor een door te gaan, de hoeveelheid tijd tussen genereren en afsluiten te berekenen. Als u spreadsheets gebruikt, is het misschien een beetje makkelijker, maar wat u ook gebruikt, u kijkt naar een redelijke hoeveelheid klikken en typen. De laatste stap is proberen alles te printen, wat betekent kolommen een miljoen keer herschikken en resizen om alles op één pagina te krijgen.

Met CMMS-software is het volledig anders. Rapporten zijn aanpasbaar en autogegenereerd. U hoeft geen nummers op te sporen. Alles zit al in de software, gegarandeerd nauwkeurig en up-to-date. De CMMS doet alle berekeningen voor u, en print de resultaten netjes geformatteerd uit.

Volgende stappen

Voor verzorgingstehuizen is compliant blijven uitdagend; er zijn veel regels en ze veranderen over tijd. Daarnaast is falen een ernstige zaak. In best-case scenario's krijgt u slechts een boete. Worst-case scenario's gaan over verlies van kwaliteit van leven en letsels of erger voor een paar van onze meest kwetsbaren. Het is vreselijk.

Een goede volledig uitgebreide, datagestuurde ziekenhuisfaciliteitsonderhoudsbeheersoftware maakt compliant blijven veel makkelijker. Als u er geen heeft, of er een heeft maar het niet de resultaten geeft die beloofd werden, is nu de tijd om te beginnen met praten met leveranciers. Zorg ervoor dat u ze vraagt hoe ze met uw data omgaan. Net als in de gezondheidszorg, zal een goede CMMS-provider heel voorzichtig zijn met andermans informatie. Het is uw data en moet altijd van u blijven. De provider zal het gewoon voor u oppassen.